1. Các quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán theo luật kế toán
Các quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán được quy định chi tiết tại Luật kế toán 2015; Nghị định 174/2016 hướng dẫn luật kế toán
Các quy định liên quan đến việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán theo luật kế toán hiện hành được xác định cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin tài chính. Theo những quy định cụ thể sau:
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất 12 tháng tình từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc ngày kết thúc công việc kế toán.
- Trách nhiệm tổ chức bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán thuộc về người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
- Thời hạn lưu trữ cụ thể cho tài liệu kế toán được quy định như sau: Tài liệu kế toán không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, phải được bảo quản ít nhất mà 05 năm; Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm phải được lưu trữ ít nhất 10 năm trừ khi có quy định khác từ pháp luật.
- Tài liệu kế toán có tính dữ liệu và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng được lưu trữ vĩnh viễn.
Nơi lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán của mỗi đơn vị được lưu trữ tại kho lưu trữ thuộc sở hữu của chính đơn vị đó và để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của các tài liệu này trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải tuân thủ mọi quy định và nắm vững quy tắc về bảo quản tài liệu theo quy định của pháp luật.
Trong trường hợp một đơn vị kế toán không tổ chức bộ phận hoặc không có kho lưu trữ riêng tại địa điểm của mình, họ có thể lựa chọn thuê một tổ chức hoặc cơ quan chuyên nghiệp về lưu trữ tài liệu kế toán và việc này phải được thực hiện dưới sự ký kết của một hợp đồng tuân thủ quy định của pháp luật.
- Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cũng như các chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo các giấy tờ chứng nhận liên quan, cần phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán tại Việt Nam hoặc theo sự thuê ngoài của một tổ chức lưu trữ tại Việt Nam tất cả tuân thủ quy định của pháp luật. Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam người đại diện pháp luật của đơn vị sẽ đưa ra quyết định về nơi lưu trữ tài liệu kế toán, trừ khi có quy định khác từ pháp luật.
- Tài liệu kế toán của đơn vị trong trường hợp giải thể , phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc khi có các dự án kết thúc bao gồm tất cả các tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ cũng như tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.
- Tài liệu kế toán của đơn vị trong trường hợp chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu liên quan đến quá trình chuyển đổi sẽ được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi mà cơ quan có thẩm quyền quyết định về chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc đơn vị chuyển đổi đơn vị.
- Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị trong trường hợp chia tách đơn vị được quản lý như: tài liệu kế toán có thể phân chia thì sẽ được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới nếu không được phân chia sẽ lưu trữ tại đơn vị gốc hoặc cơ quan có thẩm quyền quyết đinh về chia, tách đơn vị.
- Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.
- Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng được lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan.
- Tài liệu kế toán là tài liệu hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp. Tài liệu kế toán ghi lại các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý tốt các tài liệu kế toán để đưa những hoạch định mang tính chiến lược kinh doanh đồng thời bảo đảm được bí mật thông tin của doanh nghiệp. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ và bảo quản theo quy định của pháp luật. Nếu doanh nghiệp làm mất hay làm hư hỏng thì tài liệu kế toán sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
2. Tài liệu kế toán bao gồm những loại tài liệu nào?
Theo quy định tại khoản 18 Điều 3 Luật kế toán 2015 quy định cụ thể thì Tài liệu kế toán được hiểu là một tập hợp đa dạng của các văn bản, thông tin và dữ liệu quan trọng liên quan đến quá trinh kế toán và quản lý tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là những tài liệu cần thiết để ghi chép và theo dõi mọi hoạt động tài chính và kế toán của tổ chức giúp quản lý hiểu rõ tình hình tài chính ra quyết định và tuân thủ các quy định pháp luật.
Tài liệu kế toán có thể được phân chia thành nhiều loại chính bao gồm:
- Chứng từ kế toán
- Sổ kế toán
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
- Báo cáo kiểm toán
- Báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
3. Tài liệu kế toán được lưu trữ trên phương tiện điện tử như thế nào?
Theo quy định tại điều 10 của nghị định số 174/2016/NĐ-CP về việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử các quy định sau đây được áp dụng:
- Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi được vào lưu trữ trên phương tiện điện tử phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Điều này đảm bảo tính nhất quán và an toàn của dữ liệu kế toán.
- Lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn về bảo mật và an toàn thông tin dữ liệu đồng tài liệu phải được duyệt để tra cứu trong thời hạn lưu trữ quy định.
- Trong trường hợp các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kế toán nhà nước nếu chọn lựa lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử, họ phải được thực hiện việc in ra giấy tờ sổ kế toán tổng hợp và ký xác nhận, đóng dấu nếu có theo quy định. Quá trình in giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Đối với các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp, họ phải tuân thủ quy định của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc này.
- khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra giám sát và kiểm toán theo quy định đơn vị kế toán có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán đã lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có). Điều này nhằm cung cấp tài liệu kế toán theo yêu cầu và thời hạn của cơ quan có thẩm quyền.
Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết sau: Hạch toán là gì? Hạch toán kế toán là gì? Phương pháp hạch toán
Bài viết trên Luật Minh Khuê sẽ gửi tới bạn đọc chi tiết về vấn đề Các quy định về bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán theo luật kế toán hiện hành. Trong bài viết có mục nào chưa hiểu hay bạn đọc có bất kỳ thắc mắc về vấn đề pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 19006162 hoặc liên hệ qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn cụ thể
