các yếu tố hệ thống hiệp tác của Frederick Winslow Taylor

Khách hàng: Kính thưa Luật sư Minh Khuê, hệ thống hiệp tác của Barnard bao gồm những yếu tố nào? Hãy phân tích và làm rõ các yếu tố đó?

Cảm ơn!

Trả lời:

1. Vài nét về ông Chester Irving Barnard

Ông Chester Irving Barnard (sinh ngày 7 tháng 11 năm 1886 - 7 tháng 6 năm 1961) là nhà điều hành doanh nghiệp người Mỹ , nhà quản trị công, và là tác giả của công trình tiên phong trong lý thuyết quản lý và nghiên cứu tổ chức.

Thời trẻ, Barnard làm việc trong một trang trại, sau đó theo học ngành kinh tế tại Đại học Harvard , kiếm tiền bán đàn piano và điều hành một ban nhạc khiêu vũ. Ông không lấy được bằng Cử nhân Harvard vì ông đã làm công việc bốn năm trong ba năm và không thể hoàn thành một khóa học khoa học, nhưng một số trường đại học sau đó đã cấp bằng tiến sĩ danh dự cho ông.

Barnard gia nhập Công ty Điện thoại và Điện báo Hoa Kỳ (nay là AT&T) vào năm 1909. Năm 1927, ông trở thành chủ tịch của Công ty Điện thoại Bell New Jersey . Trong thời kỳ Đại suy thoái , ông đã chỉ đạo hệ thống cứu trợ của bang New Jersey.

Ông được bầu làm Viện sĩ của Viện Hàn lâm Khoa học và Nghệ thuật Hoa Kỳ năm 1939. Ông là chủ tịch của Tổ chức Dịch vụ Thống nhất (USO), 1942-45. Sau khi nghỉ kinh doanh, ông giữ chức chủ tịch của Quỹ Rockefeller, 1948–52, và là chủ tịch của Quỹ Khoa học Quốc gia, 1952-54. Cuối những năm 1950, ông là một trong những thành viên đầu tiên của Hiệp hội Nghiên cứu Hệ thống Chung .

Cuốn sách mang tính bước ngoặt năm 1938 của ông, "Các chức năng của người điều hành" , đưa ra lý thuyết về tổ chức và chức năng của những người điều hành trong tổ chức. Cuốn sách đã được chỉ định rộng rãi trong các khóa học đại học về lý thuyết quản lý và xã hội học tổ chức. Barnard xem các tổ chức là hệ thống hợp tác hoạt động của con người và lưu ý rằng chúng thường tồn tại trong thời gian ngắn. Theo Barnard, các tổ chức nhìn chung không tồn tại lâu dài vì không đáp ứng được hai tiêu chí cần thiết để tồn tại, đó là tiêu chí: hiệu lực và hiệu quả.

2. Khái quát về yếu tố của hệ thống hiệp tác của Chester Irving Barnard

Dưới ngòi bút của Barnard, định nghĩa về tổ chức rất rộng. Đó là một hệ thống hoạt động gồm hai người trở lên, phối hợp với nhau một cách có ý thức. Nó có thể thích hợp với các hình thức tổ chức về quân sự, tôn giáo, học thuật, công, thương nghiệp. Sự khác biệt giữa các tổ chức chỉ là sự khác nhau về môi trường vật chất và môi trường xã hội, số lượng nhân viên và sự cấu thành của nhân viên... Mỗi tổ chức là một hệ thống. Nó phải được đối xử như một thể thống nhất bởi vì mỗi bộ phận của nó đều có mối liên hệ với các bộ phận khác trong hệ thống.

Barnard cho rằng, một hệ thống, dù ở cấp bậc nào, cũng bao hàm 3 yếu tố phổ biến. Đó là ý nguyện hiệp tác, mục tiêu chung và trao đổi thông tin. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu lần lượt từng yếu tố này với những mục dưới đây.

3. Ý nguyện hiệp tác của hệ thống theo Chester Irving Barnard

Đó là yếu tố đầu tiên, mang tính phổ biến mà tất cả các tổ chức không thể thiếu được. Hàm ý của nó là tự điều khiển mình, giao quyền điều khiển hành vi của cá nhân cho tổ chức và phi cá nhân hóa các hành vi cá nhân.

Tổ chức là do con người hợp thành nhưng cái thật sự cấu thành một tổ chức của hệ thống hiệp tác không phải là con người mà là sự phục vụ, động tác, hoạt động và ảnh hưởng của con người. Do đó, việc bằng lòng phục vụ cho hệ thống hiệp tác là cái không thể thiếu được. Đối với cá nhân, bằng lòng hiệp tác là kết quả cân nhắc giữa sự bằng lòng và sự không bằng lòng của cá nhân về việc tham gia hệ thống hiệp tác đó, bởi vì khi một cá nhân tham gia hệ thống này mà không tham gia hệ thống khác tức là có một số hy sinh nào đó.

Vì vậy, tổ chức cần phải có nhũng hấp dẫn thích đáng về mặt vật chất và xã hội để bù vào sự hy sinh đó, tức là đưa ra một sự kích thích khách quan và thông qua thuyết phục để thay đổi thái độ chủ quan. Sự kích thích khách quan có thể là vật chất (thí dụ tiền) cũng có thể là phi vật chất (thí dụ địa vị, quyền lực...), cũng có thể là những thứ mang tính xã hội (môi trường hòa thuận, được tham gia quyết định công việc...). Thông qua thuyết phục để thay đổi thái độ của cá nhân là một phương pháp kích thích mang tính chủ quan, tức là giáo dục, nêu gương,-kiến nghị v.v... để tác động đến động cơ cá nhân; không dựa vào sự bắt buộc mà liên tục thông qua công tác tư tưởng, kêu gọi sự trung thành, tinh thần đoàn kết, sự tin tưởng vào mục tiêu của tổ chức... để bồi dưỡng tinh thần hiệp tác.

4. Mục tiêu chung của hệ thống theo Chester Irving Barnard

Đây là yếu tố thứ hai mang tính phổ biến của hệ thống hiệp tác, là hộ quả tất nhiên của ý nguyện hiệp tác. Nếu các thành viên của tổ chức không hiểu rõ mục đích hiệp tác và kết quả hiệp tác thì không thể dẫn đến ý nguyện hiệp tác. Đồng thời, nếu mục tiêu của tổ chức không được các thành viên của nó tiếp thu thì không thể dẫn đến hoạt động hiệp tác tốt. Vì vậy, tiếp thu mục tiêu hợp tác và ý nguyện hiệp tác là hai việc hầu như đồng thời xảy ra.

Sự hiểu biết của các thành viên trong tổ chức về mục tiêu chung của tổ chức gồm có sự hiểu biết mang tính hiệp tác, sự hiểu biết mang tính cá nhân và đó là hai điều khác nhau. Cái thứ nhất có nghĩa là các thành viên của tổ chức từ bỏ lập trường cá nhân và đứng trên lợi ích của tổ chức để lý giải mục tiêu chung của tổ chức một cách khách quan. Cái thứ hai có nghĩa là đứng trên lập trường cá nhân để lý giải mục tiêu của tổ chức. Hai sự lý giải đó thường mâu thuẫn với nhau. Khi mục tiêu của tổ chức tương đối đơn thuần, cụ thể thì khả năng phát sinh mâu thuẫn tương đối ít. Nếu ngược lại thì khả năng phát sinh mâu thuẫn tương đối nhiều. Do đó, nhiệm vụ quan trọng của giám đốc điều hành trong tổ chức là khắc phục mâu thuẫn giữa mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của cá nhân, khắc phục mâu thuẫn giữa sự lý giải mang tính hiệp tác và sự lý giải mang tính cá nhân đối với mục tiêu chung.

Một mục tiêu chỉ có thể được coi là một nhân tố của hệ thống khi các thành viên trong hệ thống hiệp tác không cho rằng sự lý giải của họ có sự bất đồng nghiêm trọng. Chỉ khi những người cống hiến cho hệ thống tin tưởng rằng mục tiêư chung cũng là mục tiêu kiên định của tổ chức thì mục tiêu đó mới có thể trở thành cơ sở của hệ thống hiệp tác. Một trong những chức năng của giám đốc điều hành là làm cho các thành viên của tổ chức tin tưởng vào mục tiêu chung; tiến hành công tác giáo dục để cổ vũ tinh thần công nhân viên, đồng thời làm cho các thành viên của tổ chức cảm thấy, thông qua việc thực hiện mục tiêu của tổ chức, lợi ích cá nhân của họ cũng được thỏa mãn.

5. Trao đổi thông tin của hệ thống theo Chester Irving Barnard

Mọi hoạt động đều phải dựa vào việc trao đổi thông tin. Hai yếu tố cơ bản kể trên chỉ có thông qua trao đối thòng tin và kết hợp với nhau mới có thể trở thành quá trình của động thái.

Dưới đây là một số nguyên tắc mà Barnard nêu ra:

Các thành viên của tổ chức phải nắm được các kênh trao đổi thông tin và điều quan trọng nhất là làm cho việc sử dụng các kênh liên lạc trở thành thói quen, đồng thời cố gắng đến mức cao nhất để cố định nó. Trọng điểm thông tin có thể là sắp xếp theo chức vụ hoặc theo con người cụ thể nhưng việc sắp xếp theo chức vụ thường được nhấn mạnh hơn.

Yêu cầu mỗi thành viên của tổ chức đều có một kênh liên lạc chính thức, rõ ràng, tức là mỗi thành viên phải có một cấp trên và báo cáo công việc với cấp trên ấy. Mỗi người phải có quan hệ chính thúc, rõ ràng với tổ chức.

Tuyến trao đổi thông tin chính thức được thiết lập phải là trực tiếp, giảm bớt tầng nấc nhằm tăng nhanh tốc độ trao đổi thòng tin và giảm bớt những sai sót do việc truyền đạt thòng tin qua nhiều tầng nấc gây ra.

Khi truyền đạt thông tin, cần sử dụng mỗi tầng nấc của tuyến trao đổi thông tin hoàn chỉnh. Đó là vì, nếu trong quá trình truyền đạt thông tin, bạn vượt qua một số tầng nấc nào đó thì có thê sản sinh những thông tin trái ngược nhau, đồng thời cũng bất lợi cho việc duy trì uy quyền và chức trách của mỗi tầng nấc.

Năng lực của những nhân viên quản lý các cấp với vai trò là những trung tâm liên lạc thông tin cần phải tương xứng với chức vụ của họ. Điều đó có nghĩa là họ phải có năng lực về mặt kỹ thuật, nhân sự và về mặt tổ chức phi chính thức, hiểu rõ tính chất và tình hình của các cơ cấu bổ trợ, nắm vững nguyên tắc hành động liên quan tới mục tiêu, giải thích được những nhân tố xung quanh và phân biệt được rằng, thông tin đó có uy lực hay không.

Khi tổ chức đang thực hiện chức năng của mình, tuyến trao đổi thông tin không được gián đoạn. Nhiều tổ chức quy định, khi một người giữ chức vụ nào đó không thể thực hiện chức quyền hoặc vắng mặt thì người nào tự động tạm quyền.

Mỗi thông tin đều phải có uy lực, có nghĩa là người thực hiện việc trao đổi thông tin là người giữ “vị trí quyền lực” có liên quan trên thực tế, được mọi người công nhận; thông tin đó là do vị trí ấy phát ra trong phạm vi quyền hạn của nó; thông tin đó là do một cơ quan ở cấp cao hơn ủy quyền phát ra. về mặt này, chức vụ có vai trò hết sức quan trọng. Để làm cho mọi người đều biết ai đảm nhiệm chức vụ gì và chức vụ đó bao hàm những chức quyền gì, cần phải có nghi thức ủy quyền, lễ nhận chức, lễ tuyên thệ khi nhận chức, lệnh bổ nhiệm, hình thức tiếp nhận nhiệm vụ, hình thức giới thiệu v.v... để tạo ý thức tổ chức.

6. Kết thúc vấn đề

Việc xác định 3 yếu tố cơ bản nói trên trong tổ chức chính thức đã giúp Barnard tìm ra những nguyên tắc phổ biến của tổ chức phi chính thức. Barnard định nghĩa tổ chức phi chính thức là một bộ phận không thuộc tổ chức chính thức, không tiếp xúc và không có quan hệ tác động lẫn nhau với những cá nhân và các bộ phận hữu quan thuộc quyền quản lý của tổ chức ấy.

Tổ chức phi chính thức không có bộ máy chính thức và thường không thể nhận thức rõ ràng mục tiêu chung. Những nhân tố về thói quen, quy phạm và tình cảm của nó được sản sinh qua những cuộc tiếp xúc liên quan đến công việc. Barnard cho rằng tổ chức phi chính thức có thể gây ảnh hưởng bất lợi đối với tổ chức chính thức nhưng ít ra nó cũng có 3 tác dụng tích cực đối với tổ chức chính thức.

Tác dụng thức nhất, trao đổi thông tin.

Tác dụng thứ hai, thông qua sự điều tiết ý nguyện hiệp tác để duy trì đoàn kết trong nội bộ tổ chức chính thức.

Tác dụng thứ ba, giữ gìn phẩm chất cá nhân và lòng tự trọng cá nhân.

Tổ chức phi chính thức thường thường tạo điều kiện cho tổ chức chính thức trở thành một bộ phận không thể thiếu được của tổ chức chính thức và hoạt động của nó có thể nâng cao hiệu lực của tổ chức chính thức.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật Minh Khuê (Sưu tầm và Biên soạn)