Cách doanh nghiệp nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên

1. Cách doanh nghiệp quyết toán thuế thu nhập cá nhân giúp nhân viên

Theo quy định của pháp luật tại khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, có quy định cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền cho doanh nghiệp trả thu nhập quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay trong các trường hợp sau:

(1) Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 (ba) tháng trở lên tại một doanh nghiệp trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 (mười hai) tháng trong năm.

Ví dụ 1: Trong năm 2022, Ông X ký hợp đồng 3 tháng trở lên với 2 công ty. Do đó, Ông X không được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho một trong hai công ty này.

(2) Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 (ba) tháng trở lên tại một doanh nghiệp trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 (mười hai) tháng trong năm, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế 10% mà không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Ví dụ 2: Năm 2015, Bà A có thu nhập từ tiền lương theo hợp đồng lao động dài hạn tại Công ty X, đồng thời có thu nhập vãng lai tại các nơi khác là 90 triệu đồng đã khấu trừ thuế TNCN 10%. Như vậy, thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm 2015 của Bà A nhỏ hơn 10 triệu đồng (90 triệu đồng : 12 tháng = 7,5 triệu đồng/tháng), nếu Bà A thuộc diện phải quyết toán thuế và không có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai thì Bà A ủy quyền quyết toán thuế năm 2015 cho Công ty X. Công ty X chỉ quyết toán thuế thay Bà A đối với phần thu nhập do Công ty X trả.

(3) Cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới trong trường hợp tổ chức cũ thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp. Cuối năm người lao động có ủy quyền quyết toán thuế thì doanh nghiệp mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do doanh nghiệp cũ đã cấp cho người lao động (nếu có) để làm căn cứ tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và quyết toán thuế thay cho cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả.

2. Quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân do doanh nghiệp làm giúp nhân viên 

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, các công ty có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Dù có phát sinh hay không phát sinh khấu trừ thuế trong năm, công ty đều phải thực hiện nghĩa vụ này, và nếu có cá nhân nào ủy quyền cho công ty, công ty cũng phải quyết toán thuế thay cho các cá nhân đó.

- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 02/QTT-TNCN)

Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, công ty cần nộp Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 02/QTT-TNCN) tới Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Mẫu tờ khai này yêu cầu thông tin chi tiết về các khoản thu nhập, các khoản giảm trừ, và số thuế đã nộp trong suốt năm. Tờ khai này sẽ được sử dụng để xác định nghĩa vụ thuế của cá nhân và công ty trong năm.

- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần (Mẫu Bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN)

Đối với các cá nhân có thu nhập thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần, công ty cần lập và nộp Phụ lục bảng kê chi tiết (Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN). Mẫu này giúp chi tiết hóa thu nhập và số thuế đã khấu trừ đối với từng cá nhân trong công ty. Mục đích là để cơ quan thuế kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thuế của công ty và từng cá nhân.

- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính theo thuế suất toàn phần (Mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN)

Đối với những cá nhân có thu nhập tính thuế theo thuế suất toàn phần, công ty cũng phải lập một phụ lục bảng kê chi tiết khác (Mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN). Mẫu này tương tự như mẫu trên nhưng áp dụng cho trường hợp tính thuế theo thuế suất toàn phần, không áp dụng lũy tiến. Các cá nhân này có thể bao gồm các lao động có thu nhập từ các nguồn khác ngoài tiền lương, tiền công.

- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN)

Công ty cũng cần nộp Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc (Mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN), trong đó khai báo thông tin về những người phụ thuộc của các cá nhân. Điều này giúp giảm trừ gia cảnh trong quá trình tính thuế thu nhập cá nhân. Mẫu này đặc biệt quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế mà mỗi cá nhân phải nộp, khi có các khoản giảm trừ gia cảnh hợp pháp.

- Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân của các cá nhân ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thay (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN)

Trong trường hợp có các cá nhân ủy quyền cho công ty thực hiện quyết toán thuế thay, công ty phải nộp Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN). Mẫu này xác nhận quyền của công ty trong việc thực hiện thủ tục quyết toán thuế thay cho cá nhân. Đây là giấy tờ cần thiết để đảm bảo sự hợp pháp trong việc công ty thay mặt cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế.

- Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục nếu không phải là người đại diện theo pháp luật thực hiện công việc

Nếu người thực hiện thủ tục quyết toán thuế không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty, công ty cần có Giấy ủy quyền để ủy quyền cho người thực hiện công việc thay cho mình. Giấy này cần ghi rõ quyền hạn và trách nhiệm của người nhận ủy quyền trong việc thực hiện các thủ tục quyết toán thuế. Đây là bước quan trọng nếu người thực hiện thủ tục không phải là giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty.

Lưu ý quan trọng:

• Trong trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ lễ, ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.
• Các mẫu giấy tờ này phải được nộp đầy đủ và chính xác để tránh bị xử lý vi phạm thuế.

3. Tầm quan trọng của việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động 

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng năm là một nghĩa vụ pháp lý của mọi công dân có thu nhập. Đối với người lao động, việc này mang đến những lợi ích quan trọng sau:

(1) Xác định chính xác số thuế phải nộp:

- Tránh nộp thừa: Thông qua việc quyết toán, người lao động có thể so sánh số thuế đã nộp trong năm với số thuế thực tế phải nộp. Nếu nộp thừa, họ có quyền được hoàn lại số tiền chênh lệch.

- Tránh nộp thiếu: Ngược lại, nếu nộp thiếu thuế, người lao động sẽ được yêu cầu bổ sung số tiền còn thiếu để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

(2) Quản lý tài chính cá nhân hiệu quả:

- Hiểu rõ tình hình tài chính: Quyết toán giúp người lao động nắm rõ tổng thu nhập, các khoản chi tiêu được khấu trừ và số thuế phải nộp trong năm. Từ đó, họ có thể xây dựng kế hoạch tài chính cá nhân hợp lý hơn.

- Lập kế hoạch tiết kiệm và đầu tư: Dựa trên số tiền thuế thực tế phải nộp, người lao động có thể điều chỉnh kế hoạch tiết kiệm và đầu tư cho phù hợp.

(3) Bảo vệ quyền lợi hợp pháp:

- Chứng minh thu nhập: Biên bản quyết toán thuế có thể được sử dụng làm bằng chứng về thu nhập khi thực hiện các thủ tục hành chính như xin visa, vay vốn ngân hàng, hoặc tham gia các chương trình bảo hiểm.

- Phản ánh đúng tình hình thu nhập: Quyết toán thuế giúp đảm bảo rằng thu nhập của người lao động được ghi nhận chính xác, tránh tình trạng khai báo gian dối hoặc thiếu sót.

(4) Đóng góp vào ngân sách nhà nước:

- Tham gia xây dựng đất nước: Việc nộp thuế đúng quy định là nghĩa vụ của mỗi công dân, góp phần vào việc xây dựng và phát triển đất nước.

- Tạo nguồn thu cho ngân sách: Thuế TNCN là một trong những nguồn thu quan trọng của ngân sách nhà nước, được sử dụng để đầu tư vào các công trình công cộng, nâng cao chất lượng cuộc sống.

(5) Nâng cao ý thức chấp hành pháp luật:

- Tuân thủ quy định: Quyết toán thuế giúp người lao động rèn luyện tính kỷ luật, tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế.

- Xây dựng xã hội văn minh: Khi mọi người đều chấp hành pháp luật, xã hội sẽ trở nên công bằng và văn minh hơn.

Xem thêm: Cách tính thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Bạn đọc có thắc mắc về vấn đề pháp lý có thể liên hệ qua số tổng đài 19006162 hoặc thông qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn cụ thể.