Chi phí quà tặng Tết 2026 cho khách hàng, nhân viên có được trừ khi tính thuế TNDN?

Sự chuyển dịch của hệ thống pháp luật thuế Việt Nam trong giai đoạn 2025–2026 đánh dấu một bước ngoặt quan trọng với việc ban hành và thực thi đồng bộ Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) 2025, Luật Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) 2024 và các Nghị định hướng dẫn đi kèm như Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Trong bối cảnh đó, việc xử lý chi phí quà tặng Tết Bính Ngọ 2026 không còn đơn thuần là một nghiệp vụ kế toán thông thường mà đã trở thành một bài toán quản trị rủi ro thuế đa chiều. Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ các điều kiện về tính hợp lý, hợp lệ của chi phí, sự phân biệt rạch ròi giữa quà tặng khách hàng và phúc lợi nhân viên, cũng như các ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt mới được áp dụng nhằm bảo vệ tối đa lợi ích tài chính và tuân thủ pháp luật.

1. Điều kiện chung để chi phí quà tặng Tết được tính là chi phí hợp lệ

Hệ thống pháp luật thuế TNDN hiện hành, với nền tảng là Thông tư 96/2015/TT-BTC và các văn bản cập nhật như Luật Thuế TNDN 2025, thiết lập một khung pháp lý chặt chẽ nhưng linh hoạt cho việc ghi nhận chi phí. Để một khoản chi quà tặng Tết 2026 được coi là chi phí được trừ, doanh nghiệp phải vượt qua sự kiểm soát của ba điều kiện cơ bản, mang tính chất "kiềng ba chân" trong quản lý thuế.

Tính thực tế phát sinh và sự liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Nguyên tắc tối thượng của luật thuế TNDN là chi phí phải phục vụ cho mục đích tạo ra thu nhập hoặc duy trì hoạt động của tổ chức kinh tế. Đối với quà tặng Tết cho đối tác và khách hàng, sự liên quan này thể hiện qua việc củng cố quan hệ thương mại, tri ân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới, từ đó trực tiếp hoặc gián tiếp thúc đẩy doanh số. Đối với nhân viên, quà tặng Tết được xem là một phần của chiến lược quản trị nhân sự, thuộc nhóm chi phí phúc lợi trực tiếp nhằm tái tạo sức lao động và gắn kết người lao động với doanh nghiệp.

Kể từ năm 2026, cơ quan thuế sẽ thắt chặt việc kiểm tra tính "thực tế" thông qua việc đối chiếu giữa danh sách nhận quà và hồ sơ đối tác/người lao động. Các khoản chi không chứng minh được đối tượng thụ hưởng cụ thể hoặc quà tặng có giá trị bất thường so với quy mô kinh doanh sẽ bị đặt dưới sự giám sát đặc biệt. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch tặng quà rõ ràng, được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền để làm căn cứ pháp lý ban đầu. Việc tặng quà không có địa chỉ, không có danh sách kèm theo hoặc quà tặng cho những đối tượng không có mối quan hệ kinh tế sẽ bị coi là khoản chi ngoài sản xuất kinh doanh và bị loại bỏ hoàn toàn.

Hóa đơn và chứng từ hợp pháp trong kỷ nguyên số

Điều kiện thứ hai là tính hợp pháp của hồ sơ. Trong bối cảnh hóa đơn điện tử đã trở thành tiêu chuẩn bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sở hữu hóa đơn mua quà tặng là yêu cầu tiên quyết. Tuy nhiên, rủi ro thường nằm ở việc doanh nghiệp quên xuất hóa đơn đầu ra cho hàng biếu tặng. Theo các văn bản hướng dẫn mới nhất áp dụng cho năm 2026, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.

Sự liên kết giữa hóa đơn mua vào và hóa đơn xuất ra giúp cơ quan thuế kiểm soát được dòng luân chuyển hàng hóa. Nếu doanh nghiệp chỉ có hóa đơn đầu vào mà không xuất hóa đơn đầu ra, cơ quan thuế có thể kết luận hàng hóa đó đã được bán trốn thuế hoặc tiêu dùng cá nhân không đúng mục đích doanh nghiệp.

Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt và sự thay đổi từ ngày 01/07/2025

Một trong những thay đổi mang tính đột phá nhất ảnh hưởng đến kỳ quyết toán thuế 2026 là việc hạ ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt. Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế GTGT 2024, các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Quy định này khắt khe hơn rất nhiều so với ngưỡng 20 triệu đồng trước đây. Doanh nghiệp mua giỏ quà Tết, bánh kẹo hay các mặt hàng quà tặng cho nhân viên với tổng giá trị hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên mà chi trả bằng tiền mặt sẽ bị loại bỏ chi phí này khi quyết toán thuế. Các hình thức thanh toán được công nhận bao gồm:

• Chuyển khoản ngân hàng (Séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi).
• Giao dịch bằng thẻ (ATM, tín dụng doanh nghiệp).
• Thanh toán qua ví điện tử của đơn vị hoặc các hình thức thanh toán điện tử hợp pháp khác.

2. Phân biệt chi phí quà tặng cho khách hàng và quà tặng cho nhân viên

Việc phân loại đúng bản chất khoản chi là bước then chốt để áp dụng đúng các định mức khống chế và quy định về thuế. Sai lầm trong việc phân loại có thể dẫn đến việc hạch toán nhầm giữa chi phí bán hàng và chi phí phúc lợi, gây rủi ro bị truy thu thuế TNDN.

Quà tặng khách hàng: Không khống chế định mức nhưng yêu cầu minh bạch

Đối với quà tặng cho đối tác và khách hàng nhân dịp Tết 2026, doanh nghiệp cần lưu ý rằng quy định khống chế 15% đối với các khoản chi quảng cáo, tiếp thị, khánh tiết, quà tặng đã được bãi bỏ từ lâu. Điều này cho phép doanh nghiệp chủ động trong việc chi trả để duy trì quan hệ kinh doanh mà không bị giới hạn bởi tỷ lệ trên tổng chi phí.

Mục đích chính của khoản chi này phải là quảng bá hình ảnh hoặc duy trì mối quan hệ kinh tế. Tuy nhiên, tính hợp lý vẫn bị kiểm soát bởi "giá trị thị trường". Nếu doanh nghiệp mua quà tặng với đơn giá cao bất thường so với mặt bằng chung mà không có giải trình thỏa đáng, cơ quan thuế có quyền ấn định lại giá trị chi phí được trừ. Ngoài ra, nếu quà tặng có in logo, thương hiệu của công ty và được sử dụng trong các chiến dịch quảng cáo, doanh nghiệp có thể hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641) để phản ánh đúng bản chất tiếp thị.

Quà tặng nhân viên: Hạn mức phúc lợi và cách xác định lương bình quân

Khác với quà tặng khách hàng, quà tặng Tết cho nhân viên (dưới dạng hiện vật như giỏ quà, bánh kẹo, voucher quà tặng) được xếp vào nhóm chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn về thuế TNDN, tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi trong năm không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Công thức tính mức khống chế này được xác định như sau:

Mức khống chế tối đa = Tổng quỹ lương thực tế chi trả trong năm/ 12

Nếu doanh nghiệp có 100 nhân viên, tổng quỹ lương cả năm 2025 (chi trả thực tế) là 12 tỷ đồng, thì mức chi phúc lợi tối đa được trừ cho cả năm 2026 là 1 tỷ đồng. Nếu tổng các khoản chi phúc lợi (gồm quà Tết, nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ khó khăn...) vượt quá con số này, phần vượt sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Cần phân biệt rõ:

• Tiền thưởng Tết (Lương tháng 13): Nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính, đây được coi là chi phí tiền lương và không bị khống chế bởi mức 01 tháng lương bình quân nêu trên.
• Quà Tết bằng hiện vật: Thuộc nhóm chi phúc lợi và chịu sự khống chế của định mức 01 tháng lương bình quân.

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT đối với quà tặng Tết 2026

Năm 2026, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thuế GTGT đối với hàng biếu tặng dựa trên các quy định mới nhất của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và chính sách giảm thuế suất theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP.

Nghĩa vụ lập hóa đơn cho mọi trường hợp biếu tặng

Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn cho mọi trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng khách hàng và nhân viên. Không có ngoại lệ cho các món quà giá trị thấp dưới 200.000 đồng; mọi hành vi không xuất hóa đơn đều bị coi là vi phạm pháp luật về hóa đơn.

Về phương thức lập hóa đơn cho quà tặng Tết 2026:

• Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn riêng cho từng người nhận.
• Hoặc lập một hóa đơn tổng cho toàn bộ danh sách khách hàng/nhân viên nhận quà trong ngày. Hóa đơn này phải kèm theo bảng kê chi tiết danh sách người nhận và có chữ ký xác nhận của họ để làm bằng chứng cho việc chuyển giao quyền sở hữu.

Giá tính thuế và thuế suất GTGT 8% hay 10%?

Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu tặng được xác định là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu tặng. Thông thường, nếu doanh nghiệp mua quà từ bên ngoài, giá tính thuế chính là giá mua chưa có thuế GTGT trên hóa đơn đầu vào.

Về thuế suất, doanh nghiệp cần lưu ý Nghị định 174/2025/NĐ-CP áp dụng chính sách giảm thuế GTGT xuống 8% cho nhiều nhóm hàng hóa từ ngày 01/07/2025 đến hết 31/12/2026.

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT sẽ được giảm 20% so với mức tỷ lệ hiện hành khi xuất hóa đơn cho các mặt hàng đủ điều kiện giảm thuế.

Khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chi phí thuế GTGT đầu ra

Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua về làm quà tặng nếu đáp ứng các điều kiện:

• Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT.
• Có hóa đơn GTGT hợp pháp mang tên doanh nghiệp.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên).

Một điểm cập nhật quan trọng trong Nghị định 320/2025/NĐ-CP (áp dụng từ kỳ tính thuế 2025 trở đi) là việc cho phép doanh nghiệp được ghi nhận vào chi phí được trừ đối với khoản thuế GTGT đầu ra của hàng hóa cho, biếu, tặng không thu tiền. Điều này có nghĩa là, toàn bộ giá trị món quà (bao gồm giá vốn + thuế GTGT đầu ra phải nộp thay khách hàng) đều được xem là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, miễn là đáp ứng các điều kiện chung về chi phí.

4. Bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ để bảo vệ chi phí quà tặng trước cơ quan Thuế

Để bảo vệ chi phí quà tặng Tết 2026 khỏi việc bị loại trừ khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị một "pháo đài chứng từ" vững chắc. Sự thiếu hụt bất kỳ mắt xích nào trong quy trình từ phê duyệt đến bàn giao đều tạo ra kẽ hở cho rủi ro pháp lý.

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Doanh nghiệp cần thiết lập một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các thành phần sau:

• Quy chế nội bộ: Phải có quy định về chính sách quà tặng khách hàng và phúc lợi nhân viên trong Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng hoặc Thỏa ước lao động tập thể. Đây là căn cứ pháp lý cao nhất chứng minh khoản chi là có chủ trương và phục vụ kinh doanh.
• Kế hoạch/Tờ trình phê duyệt: Nêu rõ mục đích tặng quà, danh sách đối tượng dự kiến và dự toán kinh phí cho kỳ Tết 2026. Tờ trình này cần được cấp có thẩm quyền (Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc) phê duyệt.
• Hợp đồng và Hóa đơn mua vào: Chứng minh nguồn gốc hàng hóa được mua về để tặng. Lưu ý kiểm tra kỹ thông tin MST và địa chỉ trên hóa đơn điện tử.
• Chứng từ thanh toán: Phải là chứng từ chuyển khoản ngân hàng (Ủy nhiệm chi, báo nợ) nếu hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Đây là điều kiện "cứng" để được khấu trừ thuế và tính chi phí được trừ từ 01/07/2025.
• Biên bản bàn giao/Danh sách ký nhận: Đây là bằng chứng thực tế cho thấy hàng hóa đã rời kho và đến tay người thụ hưởng. Đối với nhân viên, danh sách ký nhận là bắt buộc. Đối với khách hàng, nếu không có biên bản bàn giao, doanh nghiệp cần có chứng từ chuyển phát nhanh hoặc xác nhận giao nhận của đơn vị vận chuyển.
• Hóa đơn xuất ra: Hóa đơn biếu tặng được xuất đúng thời điểm trao quà (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa).

Thời điểm lập hóa đơn – Sai lầm dễ bị phạt

Thời điểm lập hóa đơn là vấn đề mà nhiều kế toán thường làm sai. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua/người nhận, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Ví dụ: Doanh nghiệp giao quà Tết cho khách hàng vào ngày 20/01/2026 thì phải xuất hóa đơn ngay trong ngày 20/01/2026. Việc dồn hóa đơn để xuất vào ngày cuối tháng hoặc sau Tết sẽ bị coi là hành vi lập hóa đơn sai thời điểm. Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính, lỗi lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt từ mức cảnh cáo đến 5 triệu đồng tùy theo số lượng hóa đơn vi phạm.