1. Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được hiểu là các bằng chứng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, và là cơ sở để hạch toán vào sổ sách kế toán.

Một số loại chứng từ kế toán thông dụng là:

- Chứng từ gốc: Là chứng từ được lập đầu tiên có đầy đủ căn cứ pháp lý chứng minh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành (ví dụ: các hoá đơn mua hàng, Biên bản giao nhận tài sản, Giấy biên nhận, các tờ trình được lãnh đạo duyệt, Giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt, bảng chi lương, ăn trưa hàng tháng, chi làm thêm giờ,...).

- Chứng từ ghi sổ: Là căn cứ để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ được lập căn cứ vào chứng từ gốc.

- Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ: Là chứng từ vừa chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành, vừa là căn cứ để ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế đó vào sổ kế toán. Ví dụ: Giấy gửi tiền tiết kiệm, phiếu thu (nợ gốc + lãi tiền vay).

- Chứng từ điện tử: Là chứng từ kế toán mà các yếu tố của nó được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

 

2. Chứng từ ghi sổ là gì?

Chứng từ ghi sổ trong tiếng Anh là Recording vouchers, được hiểu là một tập hợp bao gồm các loại chứng từ khác nhau nhằm thể hiện những số liệu liên quan tới chứng từ gốc. Sổ sẽ được ghi đầy đủ các nội dung khác nhau dựa theo từng sự việc. Kế toán sẽ thông qua việc tổng hợp những chứng từ này để lập chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên, nếu không thể dựa vào chứng từ thì kế toán viên có thể lấy dữ liệu từ bảng tổng hợp để lập nên chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp đó phải có cùng nội dung kinh tế và cùng loại.

Như vậy, khái niệm chứng từ ghi sổ dùng để chỉ về một loại chứng từ được người kế toán sử dụng vào mục đích tập hợp số liệu theo từng sự việc được ghi trong các bản chứng từ gốc, sau đó ghi vào sổ. Nhân viên kế toán sẽ căn cứ vào dữ liệu thể hiện bên trong chứng từ để có thể lập nên chứng từ ghi sổ. Nếu không dựa vào chứng từ thì cũng có thể lấy số liệu từ bảng tổng hợp có cùng nội dung kinh tế, cùng loại mà lập nên chứng từ ghi sổ.

Ngoài việc tập hợp số liệu và ghi vào sổ theo từng nội dung sự việc, chứng từ ghi sổ còn được sử dụng để lập một hoặc nhiều chứng từ gốc nhưng những nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh hoặc đã hoàn thành cần phải tương ứng với nội dung đã ghi trong chứng từ ghi sổ.

Ví dụ chứng từ ghi sổ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu chuyển khoản,...

Thực tế, trong ngành kế toán đã có chứng từ, tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn sẽ yêu cầu kế toán lập chứng từ ghi sổ. Bởi lẽ, chứng từ ghi sổ có ý nghĩa quan trọng trong quá trình hoạt động và làm việc của cơ quan, tổ chức, cụ thể như sau:

- Giúp cấp quản lý dễ dàng kiểm soát và quản lý các chứng từ kế toán.

- Giúp các cán bộ quản lý tài chính, cán bộ thuế theo dõi chứng từ dễ dàng hơn; từ đó việc theo dõi nghiệp vụ kế toán được tiến hành khoa học và thống nhất hơn.

- Giúp việc đối chiếu dữ liệu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng số liệu tổng và phát sinh trở nên đơn giản hơn.

Như vậy, chứng từ ghi sổ có ý nghĩa rất lớn trong việc nắm bắt thông tin, dữ liệu nhằm phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

 

3. Đặc điểm của chứng từ ghi sổ 

Chứng từ ghi sổ mang một số đặc điểm cơ bản sau đây:

- Chứng từ ghi sổ là cơ sở dữ liệu trực tiếp đã tiến hành ghi sổ sách kế toán.

- Việc ghi chứng từ phải dựa theo sự tổng hợp về mặt thời gian được ghi trên sổ đăng ký chứng từ.

- Nội dung được trình bày trong chứng từ ghi sổ phải khớp với nội dung trong Sổ Cái.

- Thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô từ vừa đến lớn; doanh nghiệp nhiều nhân lực tham gia vào hoạt động kế toán; doanh nghiệp cần hoạch toán nhiều tài khoản kế toán.

 

4. Cách ghi chứng từ ghi sổ

4.1. Đặc trưng của hình thức chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ đòi hỏi người kế toán phân loại mọi nghiệp vụ phát sinh được chứng từ ghi nhận và ghi vào sổ theo thứ tự, đồng thời cũng phải ghi đầy đủ vào Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ phải được kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm theo số thứ tự trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Sổ cái

- Các Sổ, thẻ kế toán chi tiết

 

4.2. Trình tự và nội dung chứng từ ghi sổ

Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập bảng Tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển cho Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán duyệt, sau đó được chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và cần phải ghi rõ ngày tháng vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Cuối tháng, kế toán chịu trách nghiệm sẽ khóa sổ và tính tổng tiền của mọi khoản chi tiêu, phát sinh trong một tháng trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Trong đó sẽ bao gồm đầy đủ những khoản sau: tổng tiền phát sinh nợ, tổng tiền phát sinh có, số dư của các khoản ghi trong Sổ Cái. Sau đó sẽ dựa vào sổ cái để lập nên Bảng cân đối phát sinh.

Thời gian ghi trên chứng từ ghi sổ cần thể hiện theo trình tự thời gian xuyên suốt, cụ thể như sau:

- Ghi theo ngày hoặc định kỳ: Kế toán cần dựa theo các chứng từ gốc hoặc bảng thống kê để xem thời gian lập chứng từ diễn ra cụ thể vào ngày tháng năm nào. Sau đó, dựa vào mốc thời gian đó để ghi chép chứng từ ghi sổ vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau cùng là ghi vào Sổ Cái.

- Ghi theo tháng: Thời điểm cuối tháng là thời điểm kế toán tiến hành khóa sổ. Tổng số tiền chi tiêu trong tháng bao gồm tiền phát sinh, tiền hoàn thành công việc cần được kiểm tra và đối chiếu. Từ đó, kế toán lập Bảng cân đối tài khoản.

Nội dung trên chứng từ ghi sổ gồm có:

- Số hiệu riêng

- Thời gian lập chứng từ

- Số tiền, giá trị của chứng từ

- Cộng lũy kế tại vị trí cuối trang chứng từ để chuyển tiếp sang trang sau

- Đầu trang sau phải có số cộng của trang trước

Ngoài ra, khi tạo chứng từ ghi sổ cần kiểm tra rõ số liệu trong các tài liệu liên quan, đảm bảo tổng số tiền phát sinh trong Sổ Cái và sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là khớp.

Như vậy, Luật Minh Khuê vừa gửi đến quý bạn đọc bài viết Chứng từ ghi sổ là gì? Đặc điểm, cách ghi chứng từ ghi sổ? Ví dụ. Nếu có bất kì thắc mắc nào liên quan đến pháp luật, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6162 để đuộc đội ngũ Luật sư tư vấn miễn phí. Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!