Khi nào được Hủy tài liệu lưu trữ? Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ

Trong khoa học lưu trữ và quản trị quốc gia, nếu việc thu thập tài liệu được ví như quá trình bồi đắp phù sa cho kho tàng tri thức, thì việc hủy tài liệu lưu trữ chính là một cuộc "phẫu thuật" tinh vi nhằm thanh lọc và tối ưu hóa hệ thống thông tin. Tuy nhiên, hủy tài liệu không đơn thuần là việc loại bỏ những trang giấy vụn hay xóa đi những tệp tin số; đó là một quyết định pháp lý mang tính chất định đoạt sự tồn tại của các chứng cứ lịch sử và thực tiễn. Một sai lầm trong việc tiêu hủy có thể dẫn đến sự đứt gãy của ký ức tổ chức hoặc làm mất đi những căn cứ pháp lý không thể phục hồi.

Chính vì tính chất hệ trọng đó, Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản dưới luật đã thiết lập một hành lang pháp lý cực kỳ nghiêm ngặt để trả lời cho câu hỏi: Khi nào một tài liệu chính thức hết giá trị? và Ai là người có đủ tư cách pháp nhân để ký lệnh tiêu hủy?. Việc xác định chính xác thời điểm được phép tiêu hủy và thẩm quyền quyết định không chỉ giúp các cơ quan, tổ chức giải phóng không gian lưu trữ, giảm thiểu chi phí quản lý mà còn là "lá chắn" bảo vệ cán bộ lưu trữ trước những rủi ro về trách nhiệm công vụ. 

1. Điều kiện và nguyên tắc cốt lõi trong việc hủy tài liệu lưu trữ

Việc hủy tài liệu lưu trữ không đơn thuần là một thao tác kỹ thuật loại bỏ vật mang tin, mà là một quy trình nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi sự thẩm định kỹ lưỡng về mặt nội dung và giá trị pháp lý. Pháp luật hiện hành đặt ra các điều kiện tiên quyết và nguyên tắc thực thi nghiêm ngặt để đảm bảo sự an toàn cho Phông lưu trữ quốc gia.

1.1. Xác định đối tượng tài liệu được phép tiêu hủy

Theo Điều 16 Luật Lưu trữ 2024, việc hủy tài liệu chỉ được xem xét đối với hai nhóm đối tượng cụ thể sau đây sau khi đã trải qua quy trình xác định giá trị tài liệu khắt khe:

• Tài liệu lưu trữ hết thời hạn lưu trữ: Đây là những hồ sơ, tài liệu đã hoàn thành sứ mệnh hành chính và pháp lý, được Hội đồng xác định giá trị tài liệu đánh giá là không còn giá trị lịch sử, thực tiễn đối với cơ quan, tổ chức và xã hội. Thời hạn lưu trữ được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm đối với tài liệu có thời hạn, riêng tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn tuyệt đối không được tiêu hủy.
• Tài liệu lưu trữ trùng lặp: Trong quá trình hoạt động, các cơ quan thường hình thành nhiều bản sao hoặc các tài liệu trung gian có nội dung đã được bao hàm hoàn toàn trong các tài liệu chính thức khác đang được lưu giữ vĩnh viễn. Việc loại bỏ tài liệu trùng lặp giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và nâng cao hiệu quả quản trị kho tàng.

Việc xác định giá trị tài liệu phải dựa trên các nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp, đảm bảo không bỏ sót những tài liệu có thể mang lại giá trị nghiên cứu trong tương lai.

1.2. Nguyên tắc hủy toàn bộ và không thể khôi phục

Đây là nguyên tắc mang tính sống còn trong nghiệp vụ tiêu hủy, đặc biệt là trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ. Khoản 2 Điều 16 Luật Lưu trữ 2024 quy định: "Khi hủy tài liệu lưu trữ phải bảo đảm hủy toàn bộ tài liệu và không thể khôi phục được".

Đối với tài liệu giấy: Các phương pháp truyền thống như cắt nhỏ, nghiền bột giấy hoặc hóa lỏng phải được thực hiện triệt để. Các mảnh vụn sau khi tiêu hủy phải đảm bảo không thể chắp vá hay tái tạo lại thông tin gốc.

Đối với tài liệu lưu trữ số: Đây là thách thức mới được cụ thể hóa trong Thông tư 05/2025/TT-BNV. Việc tiêu hủy dữ liệu điện tử yêu cầu sử dụng các thuật toán xóa vĩnh viễn, ghi đè hoặc phá hủy vật lý các thiết bị lưu trữ để ngăn chặn các kỹ thuật khôi phục dữ liệu chuyên sâu. Bất kỳ sơ suất nào dẫn đến việc dữ liệu có thể khôi phục được đều bị coi là vi phạm pháp luật và phải chịu chế tài hành chính nặng nề.

2. Hệ thống thẩm quyền quyết định hủy tài liệu

Pháp luật lưu trữ Việt Nam thiết lập một cơ chế phân cấp thẩm quyền rõ rệt nhằm kiểm soát tối đa việc tiêu hủy tài liệu, gắn liền trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan với sự thẩm định của các cơ quan chuyên môn.

2.1. Thẩm quyền tại lưu trữ hiện hành 

Lưu trữ hiện hành là nơi quản lý tài liệu trong giai đoạn đầu của chu trình sống. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu tại đây được phân hóa dựa trên vai trò của cơ quan trong hệ thống nộp lưu tài liệu lịch sử.

Sự hiện diện của "ý kiến thẩm định" từ cơ quan lưu trữ cấp trên là một hàng rào bảo vệ quan trọng, ngăn chặn các quyết định tiêu hủy mang tính chủ quan hoặc thiếu chuyên môn tại cấp cơ sở.

2.2. Thẩm quyền tại hệ thống lưu trữ lịch sử

Khi tài liệu đã được chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử, chúng được coi là tài sản quốc gia. Do đó, việc tiêu hủy tại đây được kiểm soát ở cấp cao nhất :

• Bộ trưởng Bộ Nội vụ: Quyết định hủy tài liệu lưu giữ tại các kho Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương.
• Chủ tịch UBND cấp tỉnh: Quyết định hủy tài liệu lưu giữ tại kho Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

Quy trình này đảm bảo rằng không một tài liệu nào đã đạt đến ngưỡng "giá trị lịch sử" bị tiêu hủy mà không có sự cân nhắc kỹ lưỡng về lợi ích quốc gia và giá trị bền vững của thông tin.

2.3. Thẩm quyền trong hệ thống phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Phông lưu trữ Đảng có những quy định riêng biệt nhưng tương thích với hệ thống pháp luật chung, được thể hiện qua Quy định 383-QĐ/TW năm 2025 :

• Tại cấp Trung ương: Chánh Văn phòng Trung ương Đảng phê duyệt danh mục và quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của Đảng ở Trung ương.
• Tại cấp Tỉnh: Ban Thường vụ Tỉnh ủy phê duyệt danh mục tài liệu và Thường trực Tỉnh ủy quyết định việc hủy tài liệu tại Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
• Tại các cơ quan Đảng cấp dưới: Người đứng đầu cơ quan quyết định hủy sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan lưu trữ Đảng có thẩm quyền.

3. Đặc thù trong quy trình tiêu hủy tài liệu chứa bí mật nhà nước

Tài liệu chứa bí mật nhà nước là đối tượng quản lý đặc biệt, nơi pháp luật Lưu trữ giao thoa với pháp luật Bảo vệ bí mật nhà nước. Sự thay đổi trong Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 2025 và Nghị định 63/2026/NĐ-CP đã tạo ra một quy trình tiêu hủy vô cùng khắt khe nhằm tuyệt đối ngăn chặn rò rỉ thông tin an ninh quốc gia. Tài liệu bí mật nhà nước chỉ được xem xét tiêu hủy khi đã hết thời hạn bảo vệ hoặc khi việc lưu giữ không còn cần thiết và nếu không tiêu hủy sẽ gây nguy hại cho lợi ích quốc gia.

Việc tiêu hủy bí mật nhà nước không chỉ dừng lại ở việc cắt giấy mà phải tuân thủ trình tự an ninh nghiêm ngặt :

• Rà soát và Lập hồ sơ: Danh sách tài liệu tiêu hủy phải ghi rõ số, ký hiệu, trích yếu, độ mật và cơ quan ban hành.
• Hội đồng tiêu hủy: Phải có sự tham gia của đại diện lãnh đạo cơ quan, đại diện đơn vị trực tiếp quản lý bí mật nhà nước và đơn vị bảo mật chuyên trách.
• Vận chuyển và Tiêu hủy: Quá trình vận chuyển đến nơi tiêu hủy phải có phương án bảo vệ, niêm phong và sự giám sát của lực lượng vũ trang nếu cần thiết.
• Hủy tài liệu số bí mật: Nghị định 63/2026/NĐ-CP yêu cầu các cơ quan phải hoàn thành hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước và có công cụ xóa dữ liệu an toàn theo tiêu chuẩn quân sự hoặc an ninh trước tháng 3/2027.

Bất kỳ hành vi vi phạm nào dẫn đến lộ, mất bí mật nhà nước trong quá trình tiêu hủy đều có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội "Cố ý làm lộ bí mật nhà nước" hoặc "Vô ý làm lộ bí mật nhà nước" theo Bộ luật Hình sự.

4. Trình tự thực thi việc hủy tài liệu lưu trữ đúng pháp luật

Để việc tiêu hủy tài liệu diễn ra hợp pháp, các cơ quan và người làm công tác lưu trữ phải thực hiện đầy đủ 03 giai đoạn nghiệp vụ theo hướng dẫn tại Thông tư 06/2025/TT-BNV.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và Thẩm định: Đây là giai đoạn then chốt nhằm ngăn chặn việc tiêu hủy nhầm tài liệu quý hiếm. Cơ quan phải thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ để tham mưu cho người đứng đầu.

Hồ sơ đề nghị thẩm định bao gồm:

• Công văn đề nghị thẩm định gửi cơ quan có thẩm quyền.
• Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ.
• Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp (ghi rõ lý do hủy cho từng tập hồ sơ).
• Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (tóm tắt nội dung khối tài liệu và cơ sở pháp lý để hủy).
• Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu.

Cơ quan thẩm định (Sở Nội vụ hoặc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, thậm chí kiểm tra trực tiếp tài liệu trong kho trước khi ra văn bản đồng ý trong thời hạn 25-30 ngày làm việc.

Giai đoạn 2: Quyết định và Tổ chức thực hiện

Sau khi có văn bản thẩm định đồng ý, người đứng đầu cơ quan ban hành Quyết định hủy tài liệu. Việc thực hiện hủy phải diễn ra trong vòng 15 ngày kể từ ngày có quyết định.

Giai đoạn 3: Lưu trữ hồ sơ sau tiêu hủy

Việc hủy tài liệu kết thúc không có nghĩa là trách nhiệm chấm dứt. Toàn bộ hồ sơ về việc hủy tài liệu (bao gồm tất cả các văn bản từ bước chuẩn bị đến biên bản tiêu hủy cuối cùng) phải được bảo quản tại cơ quan trong thời hạn ít nhất 20 năm. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để cơ quan giải trình trong các đợt thanh tra chuyên ngành hoặc khi có khiếu nại về việc mất mát tài liệu.

Kết luận

Tóm lại, quy trình và thẩm quyền hủy tài liệu lưu trữ là những mắt xích không thể tách rời trong chu trình quản lý tài liệu hiện đại. Việc hủy tài liệu chỉ được coi là hợp pháp khi nó hội tụ đủ hai điều kiện: Sự cạn kiệt về giá trị thực tiễn (thời hạn) và Sự phê chuẩn của cấp có thẩm quyền (trách nhiệm). Khi các cơ quan, tổ chức tuân thủ tuyệt đối các quy định này, họ không chỉ thực hiện tốt công tác quản trị nội bộ mà còn góp phần bảo vệ tính thượng tôn của pháp luật, ngăn chặn mọi hành vi tiêu hủy tùy tiện hoặc có dụng ý che giấu sai phạm.

Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số, việc tiêu hủy tài liệu điện tử còn đặt ra những thách thức mới về an ninh mạng và khôi phục dữ liệu. Do đó, việc nắm vững thẩm quyền quyết định và thực hiện tiêu hủy một cách công khai, minh bạch, có sự giám sát của Hội đồng xác định giá trị tài liệu là yêu cầu cấp thiết. Suy cho cùng, việc hủy đi những tài liệu đã hoàn thành sứ mệnh lịch sử là cách để chúng ta dành chỗ cho những giá trị mới, nhưng mỗi quyết định hủy bỏ phải luôn được thực hiện bằng một bàn tay thận trọng và một tư duy thượng tôn pháp luật. Đó chính là sự chuyên nghiệp và trách nhiệm mà mỗi tổ chức cần hướng tới để bảo đảm sự phát triển bền vững của nền hành chính quốc gia.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!