Quy định về trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ

Trong hệ thống chính trị và hành chính hợp nhất, công tác lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ tự thân của từng cơ quan, đơn vị mà là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý nhà nước, đòi hỏi một cơ chế điều tiết tập trung và xuyên suốt. Trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ chính là sự cụ thể hóa quyền năng của các cơ quan công quyền trong việc thiết lập trật tự, kỷ cương và chuẩn mực cho hoạt động bảo tồn chứng cứ lịch sử của dân tộc.

Trách nhiệm này được phân định một cách khoa học từ cấp Trung ương đến địa phương, với hạt nhân là Chính phủ thực hiện quản lý thống nhất, Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ và các Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện quản lý tại địa phương. Việc xác lập rõ ràng phạm vi trách nhiệm không chỉ nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt nghiệp vụ trên phạm vi toàn quốc, mà còn là cơ sở pháp lý để xác định nghĩa vụ của người đứng đầu trong việc bảo vệ an toàn tuyệt đối phông lưu trữ quốc gia. 

1. Nguyên tắc thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ

Nguyên tắc Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ là hòn đá tảng trong hệ thống pháp luật lưu trữ Việt Nam. Khoản 1 Điều 58 Luật Lưu trữ 2024 khẳng định Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ trên phạm vi cả nước. Sự thống nhất này mang ý nghĩa chiến lược, đảm bảo rằng mọi tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có giá trị lịch sử đều được bảo vệ và phát huy giá trị theo một chuẩn mực chung, không phụ thuộc vào nơi bảo quản hay hình thức chứa đựng thông tin.

Vai trò của Chính phủ trong việc thống nhất quản lý không chỉ dừng lại ở việc ban hành chính sách mà còn thể hiện qua việc điều phối nguồn lực quốc gia. Chính phủ định hướng việc đầu tư vào hạ tầng lưu trữ hiện đại, đặc biệt là Nền tảng Lưu trữ số quốc gia, nhằm kết nối các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương. Điều này tạo ra một dòng chảy thông tin thông suốt, giúp Nhà nước nắm bắt được khối lượng ký ức quốc gia khổng lồ, từ đó phục vụ các mục tiêu an ninh, kinh tế và văn hóa.

Sự thống nhất quản lý này còn nhằm giải quyết các mâu thuẫn trong việc lưu trữ tài liệu giữa các ngành và địa phương. Trước đây, sự rời rạc trong quy định dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán, hư hỏng hoặc tiêu hủy tùy tiện. Luật mới với nguyên tắc thống nhất đã thiết lập các rào cản pháp lý ngăn chặn việc chiếm đoạt, mua bán hoặc làm mất tài liệu lưu trữ do Nhà nước quản lý. Đồng thời, Chính phủ cũng mở rộng phạm vi quản lý sang lưu trữ tư, coi đó là một phần không thể tách rời của di sản tư liệu dân tộc.

Bảng dưới đây mô tả hệ thống chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ được phân định theo Luật Lưu trữ 2024:

2. Bộ Nội vụ cơ quan đầu mối và điều phối chung

Tại Khoản 2 Điều 58, Bộ Nội vụ được giao trọng trách là cơ quan giúp Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ. Đây là cơ quan "tổng kiến trúc sư" cho toàn bộ hệ thống lưu trữ quốc gia, chịu trách nhiệm xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ, từ khâu thu thập đến khi phát huy giá trị tài liệu. Trách nhiệm của Bộ Nội vụ không chỉ là ban hành văn bản mà còn là đảm bảo các quy chuẩn đó được thực thi đồng bộ trong thực tế.

Bộ Nội vụ đóng vai trò quyết định trong việc thẩm định giá trị tài liệu và cho phép hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan trung ương. Thẩm quyền này là công cụ kiểm soát quan trọng để đảm bảo rằng những tư liệu quý giá của dân tộc không bị tiêu hủy vì những sai sót hành chính. Đồng thời, thông qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ thực hiện việc quản lý các hoạt động dịch vụ lưu trữ — một ngành nghề kinh doanh có điều kiện mới được luật hóa. Việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là một bước đột phá nhằm chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân lực tham gia vào các hoạt động như chỉnh lý, số hóa và tu bổ tài liệu.

Trong lĩnh vực lưu trữ điện tử, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 05/2025/TT-BNV, thiết lập một quy trình số hóa chuẩn hóa 5 bước. Đây là hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết giúp các cơ quan, tổ chức chuyển đổi tài liệu giấy sang tài liệu số một cách khoa học, đảm bảo tính xác thực và khả năng khai thác lâu dài. Sự phối hợp của Bộ Nội vụ với các bộ khác không chỉ là sự trao đổi văn bản mà là sự đồng bộ về hạ tầng kỹ thuật, đảm bảo dữ liệu lưu trữ có thể chia sẻ và dùng chung trên quy mô toàn quốc.

Sự giao thoa trách nhiệm giữa Bộ Nội vụ và các cơ quan khác được thể hiện rõ nét qua việc xây dựng các gói dữ liệu chuẩn hóa quốc tế như SIP, AIP và DIP. Việc áp dụng các tiêu chuẩn này không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà là một cam kết về tính bền vững của ký ức số. Bộ Nội vụ đóng vai trò là người đặt ra "luật chơi" nghiệp vụ, trong khi các cơ quan công nghệ sẽ cung cấp "sân chơi" kỹ thuật tương ứng.

3. Vai trò chuyên biệt của Bộ Công an và Bộ Thông tin và Truyền thông

Khoản 3 và Khoản 4 Điều 58 phân định rõ trách nhiệm của Bộ Công an và Bộ Thông tin và Truyền thông, phản ánh hai trụ cột chính của lưu trữ hiện đại: An ninh và Công nghệ. Trong bối cảnh tài liệu lưu trữ ngày càng trở thành mục tiêu của các cuộc tấn công mạng, vai trò của hai bộ này trở nên tối quan trọng để bảo vệ bí mật quốc gia và sự ổn định của hệ thống hành chính.

Bộ Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm kiểm soát các tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ điện tử và an toàn thông tin mạng. Trách nhiệm này bao gồm việc ban hành các quy chuẩn về định dạng tệp tin lưu trữ, giao thức truyền nhận dữ liệu và các biện pháp phòng chống mã độc xâm nhập vào kho lưu trữ số. Sự tham gia của bộ này đảm bảo rằng hệ thống lưu trữ không bị cô lập mà tích hợp hoàn toàn vào kiến trúc Chính phủ điện tử và Chính phủ số. Các quy chuẩn về trung tâm dữ liệu  theo Thông tư 42/2025/TT-BKHCN cũng là một phần không thể tách rời của hạ tầng kỹ thuật lưu trữ số mà các cơ quan phải tuân thủ.

Bộ Công an, với vai trò bảo vệ an ninh quốc gia, quy định các nội dung nghiệp vụ đặc thù đối với tài liệu lưu trữ thuộc ngành công an. Một trong những điểm nhạy cảm nhất là quản lý tài liệu chứa bí mật nhà nước. Bộ trưởng Bộ Công an có thẩm quyền quy định việc giải mật tài liệu trước khi nộp vào lưu trữ lịch sử, cũng như các nguyên tắc thu nộp, bảo quản tài liệu số trong phạm vi ngành mình. Điều này tạo ra một cơ chế bảo vệ nhiều lớp, đảm bảo rằng thông tin mật chỉ được tiếp cận khi đã đủ điều kiện pháp lý, đồng thời ngăn chặn các hành vi chiếm đoạt hoặc rò rỉ thông tin trong quá trình lưu trữ.

Sự giao thoa giữa an toàn thông tin và chuyển đổi số trong lưu trữ là một xu hướng tất yếu. An toàn thông tin không chỉ là việc bảo mật dữ liệu mà còn là bảo vệ tính toàn vẹn và tính khả dụng của tài liệu. Chuyển đổi số tạo ra các kho lưu trữ số khổng lồ, nhưng nếu không có các biện pháp an toàn thông tin mạnh mẽ, những kho tài liệu này sẽ trở nên vô dụng nếu bị thay đổi hoặc không thể truy cập. Bộ Quốc phòng, thông qua Thông tư 76/2025/TT-BQP, đã đóng góp một mắt xích quan trọng bằng cách ban hành quy chuẩn xác thực tài liệu số lâu dài, sử dụng các thuật toán mật mã và chữ ký số chuyên dùng để đảm bảo tài liệu không bị sửa đổi qua hàng thập kỷ.

Bảng so sánh trách nhiệm kỹ thuật giữa các cơ quan chuyên trách:

4. Trách nhiệm của các Bộ, cơ quan ngang Bộ và UBND các cấp

Luật Lưu trữ 2024 đẩy mạnh việc phân cấp quản lý nhà nước, xác định rõ trách nhiệm của địa phương và các bộ ngành chuyên quản tại Khoản 5 và Khoản 6 Điều 58. Điểm nổi bật là việc trao quyền cho các Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ trong việc quy định thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của mình. Đây là một quy định thực tiễn bởi mỗi ngành nghề có những đặc thù riêng về giá trị tài liệu; ví dụ, tài liệu y tế có thời hạn bảo quản khác biệt hoàn toàn với tài liệu xây dựng hay tài liệu tài chính.

Tại cấp địa phương, Ủy ban nhân dân (UBND) các cấp thực hiện quản lý lưu trữ theo lãnh thổ. UBND cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc xây dựng các kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo điều kiện bảo quản an toàn cho khối lượng tài liệu lịch sử khổng lồ của địa phương. Một thay đổi mang tính cách mạng là việc quy định tài liệu của Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã phải được nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Trước đây, tài liệu cấp xã thường bị coi nhẹ, dẫn đến tình trạng mất mát nghiêm trọng các hồ sơ về đất đai và hộ tịch — những thứ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người dân.

Trách nhiệm của UBND cấp xã nay được quy định rõ hơn là đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Điều này đòi hỏi chính quyền cấp xã phải có sự đầu tư nghiêm túc về con người và kỹ thuật để lập hồ sơ công việc ngay từ đầu. Luật cũng quy định Nhà nước ưu tiên nguồn vốn đầu tư công để hiện đại hóa lưu trữ tại địa phương, đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với các di sản tài liệu.

Hệ thống phân cấp quản lý tại địa phương có thể được tóm tắt như sau:

• Cấp Tỉnh: Chủ tịch UBND tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; chỉ đạo số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung; quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn.
• Cấp Xã: Trực tiếp lập hồ sơ công việc; bảo quản tài liệu hiện hành và thực hiện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng thời hạn 05 năm.

Việc rút ngắn thời hạn nộp lưu từ 10 năm xuống còn 05 năm kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành là một thách thức nhưng cũng là động lực để các địa phương đẩy nhanh quá trình chỉnh lý và số hóa tài liệu. Điều này giúp tài liệu được tập trung về các kho chuyên dụng sớm hơn, giảm thiểu nguy cơ hư hỏng do điều kiện bảo quản không đạt chuẩn tại các cơ quan cơ sở.

5. Những điểm mới nổi bật về trách nhiệm quản lý trong Luật Lưu trữ 2024

So với Luật Lưu trữ 2011, Luật năm 2024 đã hiện thực hóa nhiều khái niệm mới, đặc biệt là trong lĩnh vực lưu trữ điện tử và xã hội hóa lưu trữ. Điều 58 của luật mới phản ánh một tư duy quản lý linh hoạt, chuyển từ "kiểm soát" sang "phục vụ" và "đồng hành" cùng các chủ thể trong xã hội.

Một trong những điểm mới quan trọng nhất là việc đưa tài liệu lưu trữ tư vào Phông lưu trữ quốc gia. Trách nhiệm quản lý của Nhà nước nay mở rộng sang việc khuyến khích và tạo điều kiện cho các cá nhân, gia đình, dòng họ bảo vệ di sản của mình. Nhà nước không chiếm hữu tài liệu tư mà đóng vai trò là người bảo trợ kỹ thuật, cho phép ký gửi hoặc tặng cho tài liệu tư có giá trị đặc biệt vào các kho lưu trữ lịch sử để bảo quản vĩnh viễn. Điều này thể hiện một quan điểm tiến bộ: ký ức dân tộc là sự tổng hòa của cả hồ sơ công vụ và những câu chuyện cá nhân.

Trong lưu trữ điện tử, Điều 58 gắn liền với sự thực thi của Chương III về tài liệu lưu trữ số. Luật khẳng định tài liệu lưu trữ số có giá trị pháp lý như bản gốc, tạo hành lang cho việc tiêu hủy tài liệu giấy sau khi đã được số hóa đạt chuẩn (trừ các tài liệu có giá trị đặc biệt). Đây là cơ sở thực tiễn để các cơ quan giải quyết bài toán diện tích kho tàng đang quá tải trầm trọng. Đồng thời, luật mới quy định rõ hơn các hành vi bị nghiêm cấm, như việc truy cập trái phép vào cơ sở dữ liệu lưu trữ hoặc cố ý làm sai lệch thông tin trong hồ sơ số.

Bảng so sánh những thay đổi thực tiễn trong trách nhiệm quản trị:

Kết luận

Việc quy định rõ ràng trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ là "kim chỉ nam" đảm bảo cho mọi hồ sơ, tài liệu — những giá trị vật chất và tinh thần của quốc gia — được bảo quản vẹn toàn và khai thác hiệu quả. Một hệ thống lưu trữ chỉ có thể vận hành trơn tru khi các chủ thể quản lý nhận thức đầy đủ về vai trò và trách nhiệm của mình, không chỉ dừng lại ở việc ban hành văn bản mà còn phải thực thi quyết liệt công tác thanh tra, giám sát và hỗ trợ nghiệp vụ.

Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử, trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ đang đứng trước những yêu cầu mới về tính chủ động và khả năng thích ứng công nghệ. Việc gắn liền trách nhiệm của người đứng đầu với kết quả bảo tồn tài liệu không chỉ nâng cao hiệu lực quản lý mà còn là cam kết mạnh mẽ trong việc giữ gìn bản sắc văn hóa và lịch sử quốc gia. Khép lại nội dung này, có thể khẳng định rằng: Nâng cao trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ chính là củng cố nền tảng dữ liệu cho một nền quản trị quốc gia minh bạch, hiện đại và phát triển bền vững trong tương lai.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!