Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực khi nào?

Trong dòng chảy của cải cách hành chính và chuyển đổi số quốc gia, hệ thống pháp luật về lưu trữ đóng vai trò là "xương sống" bảo đảm an toàn thông tin và giá trị minh chứng của hồ sơ, tài liệu. Ngày 21 tháng 06 năm 2024, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã chính thức thông qua Luật Lưu trữ năm 2024, thay thế cho Luật Lưu trữ năm 2011 vốn đã hoàn thành sứ mệnh lịch sử trong hơn một thập kỷ qua.

Việc xác định chính xác thời điểm có hiệu lực của Luật Lưu trữ năm 2024 không chỉ đơn thuần là ghi nhớ một mốc thời gian hành chính, mà là xác lập thời điểm phát sinh quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý mới của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc quản lý phông lưu trữ quốc gia. Với những quy định đột phá về lưu trữ điện tử, phân cấp thẩm quyền và quản lý tài liệu lưu trữ tư, Luật Lưu trữ năm 2024 đánh dấu một chương mới trong quản trị dữ liệu quốc gia. 

1. Thời điểm có hiệu lực của Luật Lưu trữ năm 2024

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 64 Luật Lưu trữ 2024, văn bản quy phạm pháp luật này sẽ chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Việc xác định một mốc thời gian có độ trễ hơn một năm kể từ ngày thông qua phản ánh tư duy lập pháp thận trọng và khoa học, nhằm đảm bảo các cơ quan, tổ chức có đủ thời gian để kiện toàn bộ máy, chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật và đào tạo nhân lực phù hợp với những yêu cầu mới của luật.

Mốc ngày 01/07/2025 được coi là "giờ G" cho quá trình chuyển đổi số ngành lưu trữ. Trong giai đoạn từ nay đến thời điểm đó, các bộ, ngành và địa phương đang tích cực triển khai các bước chuẩn bị, bao gồm việc xây dựng các Nghị định hướng dẫn thi hành như Nghị định quy định chi tiết về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hay các quy định về kho lưu trữ chuyên dụng. Đây là khoảng thời gian bản lề để các đơn vị văn thư rà soát lại toàn bộ khối lượng tài liệu tồn đọng, phân loại và xác định giá trị tài liệu để sẵn sàng cho lộ trình số hóa toàn diện.

Việc xác định hiệu lực vào giữa năm 2025 cũng giúp đồng bộ hóa với lộ trình thực hiện các chiến lược quốc gia về chuyển đổi số và phát triển Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030. Tài liệu lưu trữ lúc này không còn bị bó hẹp trong các kho chứa vật lý mà trở thành nguồn tài nguyên số quý giá, có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy, phục vụ đắc lực cho hoạt động điều hành và quản lý xã hội.

Sự kiện Luật Lưu trữ 2024 chính thức quy định ngày 03 tháng 01 hằng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam" mang một thông điệp mạnh mẽ về việc khẳng định vai trò của công tác lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Điều này giúp nâng cao nhận thức của xã hội về giá trị của tài liệu, không chỉ là những hồ sơ cũ kỹ mà là bằng chứng lịch sử, là căn cứ pháp lý và là tài sản quốc gia cần được gìn giữ bằng những phương thức hiện đại nhất.

2. Số phận pháp lý của Luật Lưu trữ 2011  

Kể từ thời điểm Luật Lưu trữ 2024 bắt đầu có hiệu lực vào ngày 01/07/2025, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 sẽ chính thức hết hiệu lực thi hành. Sự chấm dứt này đánh dấu sự kết thúc của một giai đoạn quản lý tập trung chủ yếu vào tài liệu giấy và mở ra kỷ nguyên quản trị thông tin đa phương tiện.

Ý nghĩa của việc thay thế văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ có thể được phân tích qua ba góc độ chính. Thứ nhất, đó là sự thích ứng với sự thay đổi của thực tiễn khách quan. Sau 12 năm thi hành, Luật Lưu trữ 2011 đã bộc lộ những khoảng trống pháp lý đáng kể, đặc biệt là sự thiếu vắng các quy định cụ thể về lưu trữ điện tử, việc công nhận giá trị pháp lý của tài liệu số và cơ chế quản lý lưu trữ tư nhân. Việc ban hành luật mới giúp lấp đầy các khoảng trống này, đảm bảo tính thống nhất của hệ thống pháp luật với các luật mới ban hành như Luật Giao dịch điện tử hay Luật An ninh mạng.

Thứ hai, việc thay thế này thể hiện tư duy quản lý mới: chuyển từ "lưu giữ" sang "phát huy giá trị". Luật 2024 đặt trọng tâm vào việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ Nhân dân và phát triển kinh tế - xã hội thay vì chỉ tập trung vào việc bảo quản trong kho kín. Thứ ba, luật mới tạo ra một cơ cấu tổ chức chuyên nghiệp hơn cho hoạt động dịch vụ lưu trữ. Bằng việc quy định hoạt động dịch vụ lưu trữ là ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, luật đã nâng cao tiêu chuẩn chuyên môn đối với các tổ chức, cá nhân tham gia vào quá trình chỉnh lý, số hóa tài liệu, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hồ sơ quốc gia.

Tuy nhiên, sự chuyển giao này không mang tính cắt đoạn tuyệt đối. Để tránh những xáo trộn trong hoạt động nghiệp vụ hằng ngày của hàng vạn cơ quan, tổ chức, nhà làm luật đã thiết kế các điều khoản chuyển tiếp hết sức chi tiết tại Điều 65, cho phép một số quy định của Luật 2011 tiếp tục được áp dụng trong những phạm vi và thời hạn nhất định.

3. Các trường hợp ngoại lệ và quy định chuyển tiếp 

Điều 65 của Luật Lưu trữ 2024 là một "chiếc cầu nối" pháp lý quan trọng, đảm bảo sự ổn định và liên tục của các quan hệ pháp luật đã hình thành trước đó. Luật Lưu trữ 2011 vẫn giữ nguyên giá trị trong một số trường hợp cụ thể để giải quyết các vấn đề tồn đọng hoặc các thủ tục đang được triển khai.

3.1. Các điểm ngoại lệ tại Khoản 1 Điều 65

Khoản 2 Điều 64 Luật Lưu trữ 2024 dẫn chiếu đến các trường hợp (điểm a, b, c, d) Khoản 1 Điều 65 Luật Lưu trữ 2024 mà ở đó các quy định cũ vẫn được ưu tiên áp dụng để đảm bảo tính kế thừa.

Quản lý tài liệu tại cấp xã (Điểm a): Tài liệu được hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã trước ngày 01/07/2025 tiếp tục được quản lý theo quy định hiện hành nhằm phù hợp với điều kiện thực tế về hạ tầng và nhân lực tại cơ sở.

Lộ trình chỉnh lý tài liệu cũ (Điểm b và c): Luật đặt ra một "chiến dịch" tổng lực để giải quyết tài liệu tồn đọng. Trong vòng 05 năm kể từ ngày luật có hiệu lực, các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải hoàn thành việc chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu cũ để nộp vào lưu trữ lịch sử. Tương tự, các kho lưu trữ lịch sử có thời hạn 10 năm để hệ thống hóa lại các khối phông chưa được chỉnh lý theo tiêu chuẩn cũ. Việc cho phép áp dụng các nghiệp vụ của Luật 2011 trong quá trình này là để đảm bảo tính đồng nhất của các khối hồ sơ đã được hình thành theo các tiêu chí phân loại cũ.

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điểm d): Đây là quy định bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động. Các chứng chỉ đã cấp theo Luật 2011 vẫn có giá trị cho đến khi hết thời hạn ghi trên chứng chỉ, cá nhân không cần phải thi lại ngay lập tức khi luật mới có hiệu lực.

3.2. Giá trị của Khoản 5 và Khoản 6 Điều 65 trong việc bảo tồn tính hệ thống

Khoản 5 và Khoản 6 của Điều 65 Luật Lưu trữ 2024 tập trung vào các nguyên tắc cốt lõi về quản lý phông và bảo đảm an toàn dữ liệu. Các quy định này nhấn mạnh việc quản lý tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính khoa học, khách quan và đặc biệt là tính liên tục lịch sử của tài liệu.

Tại sao Luật Lưu trữ 2011 vẫn có giá trị trong các trường hợp này? Đó là bởi vì tài liệu lưu trữ là những bằng chứng lịch sử không thể thay đổi nội dung. Một hồ sơ được lập năm 2015 phải được đánh giá dựa trên bối cảnh chính trị, xã hội và các quy định pháp luật tại thời điểm năm 2015 để xác định đúng giá trị của nó. Việc áp dụng hồi tố các tiêu chuẩn mới của năm 2024 cho những tài liệu quá khứ có thể dẫn đến việc đánh giá sai lệch, thậm chí là tiêu hủy nhầm các tư liệu quý giá. Ngoài ra, việc duy trì các quy định về an toàn và lưu trữ dự phòng giúp các cơ quan duy trì được sự ổn định cho đến khi các hệ thống kho lưu trữ số mới được thiết lập hoàn chỉnh.

4. Những lưu ý quan trọng cho cán bộ văn thư, lưu trữ khi bước vào kỷ nguyên luật mới

Sự thay đổi về luật pháp đòi hỏi sự thay đổi tương ứng về tư duy nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ. Để không bị lạc hậu và tránh các rủi ro pháp lý, các cán bộ cần tập trung vào ba trụ cột chính: chuyển đổi số, quản trị lưu trữ tư và tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp.

4.1. Chuẩn bị lộ trình số hóa và quản trị lưu trữ điện tử

Luật Lưu trữ 2024 chính thức xác lập vị thế của tài liệu lưu trữ số. Cán bộ văn thư cần hiểu rằng "số hóa" không chỉ là việc scan tài liệu giấy thành file PDF, mà là quá trình tạo lập một hệ sinh thái dữ liệu có metadata, có chữ ký số và có khả năng truy xuất lâu dài.

Xác định thành phần tài liệu số: Cần phân biệt rõ giữa tài liệu "born-digital" (tạo lập sẵn ở dạng số) và bản số hóa của tài liệu giấy. Mỗi loại sẽ có quy trình bảo quản khác nhau để đảm bảo tính nguyên vẹn.

Thiết lập quy trình thu nộp số: Cán bộ cần tham mưu xây dựng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành có tích hợp chức năng lưu trữ, cho phép nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ hiện hành ngay khi kết thúc công việc (thời hạn tối đa 01 năm).

Bảo vệ dữ liệu chủ: Đây là khái niệm mới trong luật. Cán bộ lưu trữ phải đảm bảo dữ liệu định danh của tài liệu số không bị sai lệch, ngăn chặn mọi hành vi cài đặt phần mềm độc hại vào hệ thống lưu trữ của cơ quan.

4.2. Cập nhật quy định về lưu trữ tư nhân và dịch vụ lưu trữ

Lần đầu tiên, lưu trữ tư nhân được luật hóa một cách bài bản. Điều này mở ra cơ hội nhưng cũng là thách thức cho các cán bộ lưu trữ tại địa phương trong việc quản lý và hỗ trợ người dân.

Lưu trữ tư nhân là di sản quốc gia: Cán bộ lưu trữ cấp tỉnh, cấp huyện cần chủ động hướng dẫn các gia đình, dòng họ có tài liệu quý hiếm thực hiện thủ tục đăng ký công nhận "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt". Việc này giúp chủ sở hữu nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật bảo quản từ phía Nhà nước, tránh việc tài liệu bị thất lạc hoặc tiêu hủy trái phép.

Kinh doanh dịch vụ lưu trữ: Hoạt động dịch vụ lưu trữ như chỉnh lý, bảo quản, số hóa hiện nay là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Các tổ chức cung cấp dịch vụ phải có tư cách pháp nhân là doanh nghiệp và nhân sự phụ trách phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hợp lệ. Cán bộ lưu trữ tại các cơ quan khi thuê dịch vụ ngoài cần kiểm tra kỹ các điều kiện này để đảm bảo an toàn cho hồ sơ của đơn vị mình.

Kết luận

Ngày 01 tháng 07 năm 2025 chính là cột mốc lịch sử khi Luật Lưu trữ năm 2024 chính thức đi vào đời sống, tạo ra một hành lang pháp lý hiện đại, minh bạch và tương thích với kỷ nguyên số. Việc xác lập lộ trình hiệu lực từ giữa năm 2025 cho thấy sự cân nhắc kỹ lưỡng của cơ quan lập pháp, nhằm dành một khoảng thời gian cần thiết cho các chủ thể chuẩn bị về nguồn lực, hạ tầng kỹ thuật và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn mới.

Sự chuyển giao từ Luật cũ sang Luật mới đòi hỏi các nhà quản trị và người làm công tác lưu trữ phải có cái nhìn chiến lược, chủ động rà soát hệ thống hồ sơ và sẵn sàng cho các quy định về lưu trữ số, lưu trữ tư có giá trị đặc biệt. Trong khoảng thời gian từ nay đến khi Luật chính thức có hiệu lực, việc nghiên cứu kỹ các điều khoản chuyển tiếp và các nghị định hướng dẫn thi hành sẽ là "chìa khóa" để các tổ chức tránh được những sai sót pháp lý không đáng có. Khép lại vấn đề, có thể khẳng định rằng: Sự ra đời của Luật Lưu trữ năm 2024 không chỉ là sự thay đổi về câu chữ pháp lý, mà là bước tiến dài trong việc bảo tồn ký ức dân tộc và xây dựng một nền hành chính hiện đại, thượng tôn pháp luật.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!