1. Yêu cầu về giấy tờ pháp lý của cá nhân khi đăng ký doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, các quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được miêu tả như sau:
(1) Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, chủ doanh nghiệp tư nhân.
(2) Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, thành viên.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
(3) Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên.
- Bản sao các giấy tờ như sau:
+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật.
+ Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức. Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài, bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự, và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư.
(4) Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.
- Bản sao các giấy tờ như sau:
+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật.
+ Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức. Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài, bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự, và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư.
2. Quy định về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có quyền ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo các quy định sau:
- Trong trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cần kèm theo văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không yêu cầu công chứng hoặc chứng thực.
- Trong trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải đi kèm với bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa người ủy quyền và tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu từ tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
- Nếu ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành, có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Trong trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, việc ủy quyền phải tuân thủ quy định tại khoản 2 của Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
3. Có nên lấy giấy tờ pháp lý của người khác để đăng ký kinh doanh hay không?
Hiện nay, có nhiều tổ chức và cá nhân muốn đăng ký thành lập doanh nghiệp, nhưng quá trình này không dễ dàng và đòi hỏi phải đáp ứng nhiều điều kiện, bao gồm về chủ thể, ngành nghề, cách đặt tên, yêu cầu góp vốn, và nhiều quy định khác. Để vượt qua những khó khăn này, nhiều chủ thể đã lựa chọn cách nhờ người khác đứng tên trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đại diện họ khi chưa đủ điều kiện để tự mình thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc này không phải là lựa chọn an toàn và đồng thời không đảm bảo tính pháp lý.
Để cảnh báo về những rủi ro khi áp dụng chiến lược này, dưới đây là một số tình huống mà tổ chức và cá nhân có thể phải đối mặt:
Thứ nhất, vi phạm về nghĩa vụ của doanh nghiệp:
Theo Điều 8, Khoản 3 của Luật Doanh nghiệp 2020, người kinh doanh phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo. Trong trường hợp phát hiện thông tin kê khai hoặc báo cáo không chính xác, thiếu đầy đủ, người kinh doanh cần sửa đổi, bổ sung thông tin đó kịp thời. Tương tự, Khoản 4 của Điều 16 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu rõ việc kê khai không trung thực, không chính xác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ bị xử lý.
Theo quy định tại Nghị định số 122/2021/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, các hành vi vi phạm liên quan đến thông tin kê khai doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính. Mức phạt cụ thể được quy định như sau: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Tóm lại, việc nhờ người khác đứng tên trong quá trình đăng ký kinh doanh được coi là hành vi gian dối và sẽ bị xử phạt khi cơ quan có thẩm quyền xác minh được chứng cứ liên quan đến việc vi phạm nêu trên.
Thứ hai, rủi ro về hoạt động của doanh nghiệp:
Khi đề cập đến việc nhờ người khác đứng tên cho doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của người được nhờ đứng tên đều được quy định theo các điều luật hiện hành, đảm bảo tính hợp pháp. Do đó, người chủ doanh nghiệp thực tế, người đóng góp vốn, sẽ không giữ lại bất kỳ quyền lợi hay quản lý nào trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu người được nhờ đứng tên lạm dụng quyền hạn để thực hiện các hoạt động không phù hợp với mục đích ban đầu mà "người đóng góp vốn" không biết đến, có thể gây ra nhiều rủi ro pháp lý và tài chính trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các rủi ro này có thể bao gồm việc chuyển nhượng công ty mà không được sự chấp thuận, thiếu lợi nhuận hoặc không hoạt động, cũng như gánh chịu các nghĩa vụ tài chính, chẳng hạn như nợ có tài sản đảm bảo.
Đối với những tình huống phải nhờ người khác đứng tên cho công ty, người chủ doanh nghiệp cần thiết lập một loạt văn bản nội bộ chi tiết để quy định rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ, cũng như nội dung công việc của người được nhờ đứng tên cho công ty.
Bên cạnh đó, người được thuê/nhờ để đứng tên hộ trong doanh nghiệp cũng cần thận trọng với những rủi ro pháp lý dưới đây:
- Chịu trách nhiệm pháp lý: Trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động trái phép hoặc vi phạm pháp luật, người đứng tên hộ, nếu đang là đại diện pháp luật hợp pháp của doanh nghiệp, sẽ phải chịu trách nhiệm hoặc bồi thường về mọi vi phạm pháp luật, chẳng hạn như lừa đảo, trốn thuế, buôn lậu, kinh doanh trái phép, không trả lương cho nhân viên, và các hành vi khác. Người được thuê đứng tên hộ có thể phải đối mặt với nghĩa vụ nộp phạt hành chính, giải trình trước tòa án, hoặc thậm chí là chịu trách nhiệm hình sự.
- Chịu trách nhiệm về nợ và tài chính: Người đứng tên hộ phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp, giới hạn trong phạm vi số vốn góp vào doanh nghiệp, thậm chí khi họ không có kiến thức về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thời gian và công sức: Trong trường hợp doanh nghiệp vi phạm pháp luật, người đứng tên hộ sẽ mất thêm thời gian và công sức để giải quyết vấn đề. Điều này có thể bao gồm việc làm việc với cơ quan thuế, tham gia các cuộc điều tra, tham gia tòa án, và tương tác với các chủ nợ.
Luật Doanh nghiệp 2020 chi tiết quy định trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Điều 12 của Luật Doanh nghiệp 2020 mô tả người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp, thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp và đại diện cho doanh nghiệp trong các vấn đề dân sự và pháp lý khác theo quy định của pháp luật. Điều này đồng nghĩa với việc người đứng tên hộ, mặc dù chỉ là đứng tên, vẫn phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với mọi thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp do việc vi phạm nghĩa vụ cá nhân.
Bài viết liên quan: Những trường hợp nào phải đăng ký kinh doanh theo quy định?
Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc qua email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi nội dung bài viết!
