1. Quản lý đoàn viên về tổ chức

1.1. Hồ sơ đoàn viên

  • Mỗi đoàn viên TNCS Hồ Chí Minh đều có sổ đoàn viên, Huy hiệu Đoàn và Thẻ đoàn viên.
  • Hồ sơ đoàn viên: là sổ đoàn viên theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành, sổ đoàn viên do đoàn cơ sở, chi đoàn cơ sở quản lý. Đối với các trường tương đương cấp huyện trong khối trường học, hồ sơ đoàn viên do đoàn trường quản lý.

1.2. Quản lý đoàn viên

  • Ban chấp hành chi đoàn phải có sổ chi đoàn theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành.
  • Ban chấp hành đoàn cơ sở có sổ danh sách đoàn viên, theo dõi kết nạp đoàn viên và trao Thẻ đoàn viên; sổ giới thiệu và tiếp nhận sinh hoạt đoàn.
  • Hằng năm, ban chấp hành chi đoàn có trách nhiệm ghi nhận xét ưu, khuyết điểm, khen thưởng, kỷ luật và kết quả phân loại đoàn viên vào sổ của từng đoàn viên.
  • Chi đoàn, đoàn cơ sở hàng quý; đoàn cấp huyện, cấp tỉnh và tương đương 06 tháng, 01 năm có trách nhiệm báo cáo đầy đủ tình hình công tác đoàn viên của đơn vị mình đối với đoàn cấp trên trực tiếp.
  • Đoàn viên phải có sổ đoàn viên để lưu kết quả đánh giá, nhận xét, phân loại đoàn viên hằng năm. Khuyến khích các cơ sở Đoàn ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý đoàn viên.

2. Quản lý đoàn viên về tư tưởng

- Thường xuyên và kịp thời nắm bắt những diễn biến tư tưởng của đoàn viên. Biết rõ những băn khoăn, thắc mắc, những khó khăn đang xảy ra của đoàn viên, những tư tưởng không đúng đang chi phối đoàn viên... và kịp thời có hướng giúp đỡ để đoàn viên vượt qua những khó khăn về tư tưởng, sửa chữa những lệch lạc trong suy nghĩ của đoàn viên.

- Quản lý tư tưởng đoàn viên còn là bồi dưỡng tư tưởng cho đoàn viên nhất là đoàn viên mới, làm cho đoàn viên học tập và hiểu rõ lý tưởng cách mạng của Đảng, của Đoàn.

- Tạo điều kiện để đoàn viên được rèn luyện, phấn đấu, Đoàn phải là nơi để đoàn viên trình bày tâm tư, nguyện vọng và tổ chức Đoàn phải quan tâm giúp đỡ.

3. Quản lý đoàn viên về công tác và sinh hoạt

- Ban chấp hành chi đoàn cần phân công nhiệm vụ cho từng đoàn viên, có trách nhiệm kiểm tra đánh giá kết quả công tác hàng tháng của từng đoàn viên.

- Kịp thời biểu dương những đoàn viên hoàn thành tốt và góp ý kiến phê bình nnững đoàn viên không hoàn thành nhiệm vụ của Đoàn giao.

- Phân công công tác cho đoàn viên thông qua việc triển khai thực hiện chương trình “Rèn luyện đoàn viên”.

4. Quản lý đoàn viên đi lao động ở xa, thời gian không ổn định

- Đoàn viên lao động ở xa, thời gian không ổn định là những đoàn viên rời khỏi địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đến địa phương khác để lao động với việc làm và thời gian không ổn định, không có điều kiện sinh hoạt đoàn thường xuyên nơi cư trú.

- Trách nhiệm của đoàn viên:

+ Trước mỗi đợt đi lao động ở xa phải báo cáo với ban chấp hành chi đoàn về địa chỉ nơi đến để chi đoàn, đoàn cơ sở hướng dẫn thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời và giúp đỡ.

+ Khi đến nơi lao động, đoàn viên liên hệ với chi đoàn, đoàn cơ sở nơi đến để đăng ký tham gia sinh hoạt đoàn; được dùng thẻ đoàn viên hoặc giấy chuyển sinh hoạt đoàn để sinh hoạt tạm thời.

- Trách nhiệm của cơ sở đoàn nơi đoàn viên đi:

Chi đoàn lập sổ theo dõi danh sách đoàn viên kèm theo địa chỉ nơi đến của sế đoàn viên đi lao động ở xa, thời gian không ổn định và báo cáo cho đoàn cơ sở để theo dõi. Đoàn cơ sở chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời cho đoàn viên bằng giấy chuyển sinh hoạt hoặc hướng dẫn đoàn viên dùng thẻ đoàn viên để đăng ký sinh hoạt tạm thời.

- Trách nhiệm của cơ sở đoàn nơi đoàn viên đến:

+ Đoàn cơ sở tiếp nhận thủ tục sinh hoạt tạm thời và giới thiệu đoàn viên về các chi đoàn.

+ Những địa bàn tập trung đông đoàn viên là lao động tự do và đã có đăng ký tạm trú thì đoàn cơ sở ở nơi đó có thể thành lập các chi đoàn trực thuộc để tổ chức các hoạt động.

5. Chuyển sinh hoạt Đoàn

5.1. Nguyên tắc

- Đoàn viên khi thay đổi nơi cư trú, đơn vị công tác, học tập phải chuyển sinh hoạt đoàn.

- Chi đoàn, đoàn cơ sở, chi đoàn cơ sở có hách nhiệm chuyển sinh hoạt đoàn cho đoàn viên.

5.2. Quy trình chuyển sinh hoạt đoàn

- Đoàn viên khi chuyển sinh hoạt đoàn thì đề nghị ban chấp hành chi đoàn (hoặc chi đoàn cơ sở) nơi đang sinh hoạt để được chuyển sinh hoạt.

- Trách nhiệm của ban chấp hành chi đoàn:

+ Nhận xét đoàn viên vào sổ đoàn viên và thu đoàn phí đến thời điểm chuyển sinh hoạt đoàn (trường họp đoàn viên sinh hoạt tại chi đoàn cơ sở thì ban chấp hành chi đoàn cơ sở nhận xét, thu đoàn phí và trực tiếp tiến hành thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn cho đoàn viên).

+ Giới thiệu đoàn viên đến đoàn cơ sở để làm tiếp thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn.

+ Tiếp nhận đoàn viên do đoàn cơ sở hoặc chi đoàn cơ sở giới thiệu đến sinh hoạt.

- Trách nhiệm của đoàn cơ sở, chi đoàn cơ sở:

+ Trường hợp đoàn viên chuyển sinh hoạt trong cùng một đoàn cơ sở thì ban chấp hành đoàn cơ sở giới thiệu đoàn viên về sinh hoạt tại chi đoàn mới.

+ Trường hợp đoàn viên chuyển sinh hoạt sang đoàn cơ sở khác thì ban chấp hành đoàn cơ sở giới thiệu đến ban chấp hành đoàn cơ sở mới.

+ Khi tiếp nhận đoàn viên từ nơi khác giới thiệu đến, ban chấp hành đoàn cơ sỏ giới thiệu đoàn viên về sinh hoạt tại chi đoàn trực thuộc.

5.3. Một số trường hợp khác

- Đoàn viên là bộ đội xuất ngũ, chuyển ngành, là học sinh, sinh viên đã tốt nghiệp các trường đang trong thời gian chờ để chuyên lĩnh vực công tác, học tập, lao động mới nếu thời gian chờ từ 03 tháng trở lên thì phải chuyển sinh hoạt về cơ sở đoàn nơi đoàn viên cư trú.

- Chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời:

+ Đoàn viên đi học tập, lao động, công tác, đoàn viên là học sinh, sinh viên trong thời gian nghỉ hè, đi thực tập, thực tế với thời gian không quá 03 tháng thì chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời đến cơ sở đoàn nơi học tập, lao động, công tác hoặc nơi cư trú mới. Đoàn cơ sở (chi đoàn cơ sở) có trách nhiệm làm thủ tục giới thiệu và tiếp nhận đoàn viên chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời.

+ Việc chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời có thể thực hiện bằng thẻ đoàn viên hoặc giấy chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn quy định.

+ Trong thời gian sinh hoạt tạm thời, đoàn viên thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Điều 2, Điều 3 của Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trừ quyền ứng cử, đề cử và bầu cử cơ quan lãnh đạo của Đoàn nơi đang sinh hoạt tạm thời.

+ Đoàn viên chuyển đến những nơi chưa có tổ chức đoàn vẫn phải làm thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn như đã quy định. Khi đến nơi mới, xuất trình hồ sơ và báo cáo với tổ chức đảng, khi chuyển công tác đi nơi khác đề nghị tổ chức đảng nhận xét ưu, khuyết điểm và giới thiệu về ban chấp hành đoàn cơ sở nơi tiếp nhận đoàn viên. Trường hợp nơi đoàn viên lao động, học tập, công tác không có tổ chức đảng, đoàn thì đoàn viên đó phải sinh hoạt Đoàn ở nơi cư trú.

+ Trường hợp do thất lạc hồ sơ đoàn viên thì thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn phải có bản tường trình và xác nhận của cơ sở đoàn nơi chuyển đi, được làm lại hồ sơ tại nơi chuyển đến. Trường hợp còn thẻ đoàn viên hoặc những văn bản xác nhận là đoàn viên, đảm bảo các quy định của Điều lệ Đoàn thì làm lại sổ đoàn viên tại nơi chuyển đến. Các trường hợp khác thì bồi dưỡng, xét kết nạp đoàn viên như Điều 1, Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. .

- Chuyển sinh hoạt đoàn ra nước ngoài

+ Đoàn viên ra nước ngoài công tác, lao đông, học tập thời gian từ trên 3 tháng đêh 12 tháng thì chuyển sinh hoạt đoàn tạm thời. Trước khi ra nước ngoài, đoàn viên báo cáo chi đoàn, đoàn cơ sở nơi đang sinh hoạt. Sau khi kiểm tra quyết định của cấp có thẩm quyền cho đoàn viên ra nước ngoài công tác, lao động, học tập, đoàn cơ sở nơi trực tiếp quản lý đoàn viên câp “Giấy giới thiệu chuyển sinh hoạt đoàn ra ngoài nước” cho đoàn viên (theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành). Khi ra nước ngoài, đoàn viên mang theo giấy chuyên sinh hoạt đoàn để đăng ký tham gia sinh hoạt với tổ chức đoàn nơi đêh. Nếu nơi đến chưa có tổ chức đoàn thì đăng ký danh sách với tổ chức đảng để được theo dõi, giúp đỡ và xác nhận thời gian tham gia hoạt động tại nước ngoài (hồ sơ đoàn viên lưu tại đoàn cơ sở trong nước).

+ Đoàn viên ra nước ngoài từ 1 năm trở lên thì làm thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn. Ban chấp hành chi đoàn nơi đoàn viên đang sinh hoạt ghi nhận xét vào sổ đoàn viên, thu đoàn phí đến thời điểm chuyển sinh hoạt đoàn và giới thiệu lên đoàn cơ sở (trường hợp đoàn viên sinh hoạt tại chi đoàn cơ sở thì ban châp hành chi đoàn cơ sở nhận xét, thu đoàn phí và trực tiếp tiến hành thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn cho đoàn viên). Trên cơ sở đó, ban chấp hành đoàn cơ sở (chi đoàn cơ sở) viết “Giấy giới thiệu chuyển sinh hoạt đoàn ra ngoài nước” (theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành) và giới thiệu đoàn viên đến đoàn cấp cơ sở nơi đoàn viên đến lao động, học tập công tác (hổ sơ đoàn viên lưu tại đoàn cơ sở trong nước). Đoàn cơ sở tiếp nhận và giới thiệu đoàn viên về tham gia sinh hoạt tại một chi đoàn phù hợp. Trường hợp cấp ủy tiếp nhận đoàn viên thì phân công đảng viên trong chi bộ đảng tại cơ sở phụ trách, quản lý đoàn viên trong thời gian ở nước ngoài, đồng thời báo cáo với câp ủy đảng câp trên về việc tiếp nhận đoàn viên.

+ Trường hợp nơi đoàn viên lao động, học tập, công tác chưa có tổ chức đoàn và chưa có tổ chức đảng thì đoàn viên được miễn chuyên sinh hoạt đoàn. Đoàn viên phải đảm bảo có sự liên hệ với tổ chức đoàn nơi sinh hoạt ở Việt Nam.

- Chuyển sinh hoạt đoàn từ nước ngoài về Việt Nam:

+ Trước khi đoàn viên trở về Việt Nam, tổ chức đoàn hoặc cấp ủy (lãnh đạo đơn vị) xác nhận thời gian sinh hoạt tạm thời hoặc thời gian tham gia hoạt động đoàn tại nước ngoài. Khi đoàn viên về Việt Nam, báo cáo chi đoàn (gửi kèm theo bản nhận xét về quá trình tham gia sinh hoạt đoàn ở nước ngoài cho chi đoàn). Ban chấp hành chi đoàn tiếp nhận bản nhận xét và báo cáo đoàn cấp trên trực tiếp về việc tiếp - nhận đoàn viên.

+ Đối với những nơi chưa có tổ chức đoàn nhưng có tổ chức đảng ở ngoài nước thì trước khi về nước đoàn viên đề nghị tổ chức đảng xác nhận thời gian sinh hoạt hoặc tham gia hoạt động tại nước ngoài, khi về Việt Nam báo cáo đoàn cơ sở và gửi kèm theo bản nhận xét về quá trình tham gia sinh hoạt, hoạt động ở nước ngoài (nếu có) và đề nghị đoàn cơ sở chuyển sinh hoạt đoàn về chi đoàn, nộp đoàn phí theo quy định trong thời gian hoạt động, công tác ở nước ngoài. Ban chấp hành đoàn cơ sở tổ chức tiếp nhận và chuyển đoàn viên về chi đoàn phù hợp.

+ Trường hợp đoàn viên được miễn chuyên sinh hoạt đoàn: khi về nước có báo cáo quá trình hoạt động ở nước ngoài, nếu đảm bảo điều kiện theo quy định thì tổ chức cơ sở đoàn thực hiện việc tiếp nhận sinh hoạt đoàn cho đoàn viên theo quy định.