1. Công văn được hiểu là gì?

Công văn, là một dạng văn bản hành chính phổ biến, thường được sử dụng trong các tổ chức, cơ quan, và doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin và thực hiện các giao dịch giữa các bên liên quan. Công văn được coi là phương tiện giao tiếp chính thức giữa các cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân. Trong môi trường doanh nghiệp và các tổ chức xã hội, việc soạn thảo và sử dụng công văn là điều bình thường để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của mình.

Đặc điểm của công văn: Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật, do đó quy trình ban hành thường đơn giản và nhanh chóng, phù hợp với các tình huống cần giải quyết gấp. Có nhiều loại công văn khác nhau được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau như kinh tế, văn hóa, chính trị, và pháp luật, phù hợp với mục đích cụ thể của từng bên ban hành. Công văn có thể được ban hành bởi cá nhân trong trường hợp văn bản pháp luật hoặc điều lệ tổ chức, doanh nghiệp quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của họ. Công văn không có tính hiệu lực thi hành, và sẽ chấm dứt khi các công việc liên quan được thực hiện hoặc giải quyết. Công văn thường chỉ áp dụng cho các bên liên quan cụ thể và không được áp dụng rộng rãi. Đặc biệt, đối với các công văn hướng dẫn, nếu có tình huống tương tự, cần phải yêu cầu hướng dẫn từ đầu.

2. Công văn có được coi là văn bản quy phạm pháp luật không?

Dựa vào quy định tại Điều 2 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, định nghĩa về văn bản quy phạm pháp luật được cụ thể hóa như sau: Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản chứa đựng các quy định của pháp luật, được ban hành đúng theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, và thủ tục quy định trong Luật này. Những văn bản chứa đựng các quy định pháp luật nhưng việc ban hành chúng không tuân thủ đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, và thủ tục quy định trong Luật này sẽ không được coi là văn bản quy phạm pháp luật.

Theo quy định tại Điều 4 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 (được bổ sung bởi điểm b khoản 1 Điều 1 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi 2020), hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được liệt kê như sau: Hiến pháp; Bộ luật, luật (gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội; Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước; Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tổng Kiểm toán nhà nước, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; Không ban hành thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh); Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp huyện); Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã); Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Dựa vào những quy định trên, có thể nhận thấy rằng Công văn không thuộc loại văn bản quy phạm pháp luật. Do đó, quy trình và thủ tục ban hành Công văn thường được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi để giải quyết các công việc khẩn cấp.

3. Thực trạng sử dụng công văn hiện nay như thế nào?

Thực tiễn việc sử dụng công văn cho thấy những vấn đề như sau:

- Công văn thường được sử dụng để hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở về các vấn đề hành chính. Đây là loại công văn không trực tiếp được ghi nhận trong các văn bản pháp luật, nhưng lại được sử dụng phổ biến mà không gây ra tranh cãi về giá trị pháp lý.

- Có các trường hợp công văn được ban hành chứa đựng các quy định pháp luật. Điều này là thực trạng phổ biến khi công văn được sử dụng thay vì văn bản quy phạm pháp luật. Các công văn này thường không phải trải qua bất kỳ thủ tục nào như thu thập ý kiến từ dân, doanh nghiệp hoặc các cơ quan liên quan, mà hoàn toàn dựa vào ý chí chủ quan của cơ quan ban hành. Điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong cách hiểu giữa các cơ quan quản lý nhà nước và doanh nghiệp, tổ chức. Việc này làm cho công văn trở thành một phần của pháp luật. Tuy nhiên, hiện không có quy định nào yêu cầu các bộ, ngành phải công khai các công văn, dẫn đến việc doanh nghiệp và luật sư gặp khó khăn khi tìm kiếm thông tin. Kết quả là nguy cơ pháp lý luôn luôn tồn tại.

- Công văn thường được sử dụng để hướng dẫn trực tiếp việc thực thi các quy định pháp luật, mặc dù điều này thường được giao cho các văn bản quy phạm pháp luật. Sự tùy ý trong việc hướng dẫn thực thi pháp luật thông qua các công văn gây ra những vấn đề lớn đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Có nhiều trường hợp khi đọc các văn bản pháp luật, ta thấy một sự linh hoạt, nhưng khi đến nghị định, hạn chế lại, và khi đến thông tư, hẹp hơn, và khi đến công văn, ta cảm thấy như bước vào một con đường hẹp. Thực tế, không chỉ lĩnh vực quản lý thuế mà nhiều lĩnh vực khác cũng bị ảnh hưởng bởi việc sử dụng công văn chứa đựng các quy định pháp luật, hoặc yêu cầu vượt quá so với các quy định của pháp luật. Pháp lý chỉ yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ các văn bản pháp quy như luật, nghị định và thông tư. Tuy nhiên, khi có các công văn từ các cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp cũng phải thực hiện theo. Trong một số trường hợp, các công văn này khác biệt hoàn toàn so với các văn bản pháp quy.

Nguyên nhân của tình trạng trên đưa ra như sau: Sự thiếu đầu tư đúng mức vào công tác lập quy định. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, nhiều quan hệ xã hội mới phát sinh mà pháp luật chưa kịp điều chỉnh. Điều này khiến các cơ quan thường ban hành công văn để điều chỉnh những khoảng trống này. Tuy nhiên, việc dự báo xu hướng phát triển của các quan hệ xã hội vẫn còn thiếu sót, dẫn đến việc lập quy định không hiệu quả và gây ra nhiều khoảng trống trong pháp luật. Thủ tục ban hành đơn giản, nhanh chóng mà không được giám sát đầy đủ, chủ yếu dựa vào ý chí của cơ quan ban hành, dẫn đến việc công văn được ban hành và áp dụng một cách không kiểm soát. Việc rà soát, kiểm tra và xử lý công văn chứa quy phạm pháp luật không được thực hiện nghiêm túc, khiến cho nhiều công văn được ban hành mà không tuân thủ đúng quy định pháp luật. Điều này gây ra việc lạm dụng công văn, làm xáo trộn việc áp dụng pháp luật trong thực tế. Chưa có sự xử lý trách nhiệm đối với các chủ thể ban hành công văn chứa quy phạm pháp luật một cách nghiêm túc và triệt để, dẫn đến việc không có sự kiểm soát đối với việc ban hành các công văn này.

Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết: Mẫu công văn chuẩn bản cập nhật mới nhất năm 2023.

Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tới địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!