Đặc điểm của lý thuyết Z. Ưu điểm và nhược điểm của Thuyết Z

1. Lý thuyết Z của William Ouchi

William Ouchi đã phát triển Theory Z sau khi thực hiện một nghiên cứu so sánh về thực tiễn quản lý của Nhật Bản và Mỹ. Lý thuyết Z là một mô hình tích hợp của động lực. Lý thuyết Z cho rằng các tổ chức lớn phức tạp là hệ thống của con người và hiệu quả của chúng phụ thuộc vào chất lượng của chủ nghĩa nhân văn được sử dụng. Một tổ chức loại Z có ba tính năng chính là sự tin tưởng, tinh tế và thân mật.

Sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên của một tổ chức làm giảm xung đột và dẫn đến làm việc nhóm. Sự tinh tế đòi hỏi sự nhạy cảm đối với người khác và mang lại năng suất cao hơn. Sự thân mật bao hàm sự quan tâm, hỗ trợ và kỷ luật không ích kỷ.

2. Sự khác biệt giữa mô hình quản lý doanh nghiệp của Mỹ và Nhật

Sau khi nghiên cứu, William Ouchi phát hiện rằng trong những mặt quan trọng, mô hình quản lý doanh nghiệp của Mỹ có sự khác biệt với mô hình quản lý doanh nghiệp của Nhật Bản.

Cụ thể khác biệt giữa mô hình quản lý doanh nghiệp của Mỹ và Nhật được thể hiện ở bảng dưới đây.

Mô hình tổ chức, quản lý doanh nghiệp kiểu Nhật là một loại hình tổ chức nói chung, không riêng gì ở Nhật Bản. Sự khác biệt về mặt thực chất giữa các loại hình tổ chức còn sâu sắc hơn nhiều so với sự khác biệt về mặt hình thức. Sự khác biệt về mặt thực chất liên quan đến việc bồi dưỡng kỹ năng quản lý cho nhân viên, mà vấn đề chủ yếu là phải hiểu được bí quyết thành công của những xí nghiệp đó, biết được tại sao họ thành công ở Mỹ, sự giống nhau và khác nhau của họ với các loại hình tổ chức của Nhật.

Trong lý luận của ông, cơ cấu tổ chức của phương Tây được coi là mô hình A và mô hình Z. Còn cơ cấu tổ chức của Nhật là mô hình J. Cũng như nhiều giám đốc không thể đơn thuần sử dụng lý luận Z và lý luận Y, còn hững cơ cấu tổ chức thuần túy theo mô hình A hoặc Z là rất ít ỏi. Qua đó, việc tìm hiểu các tổ chức theo mô hình A và mô hình Z sẽ giúp ích cho việc tìm ra xu hướng chủ yếu của các cơ cấu tổ chức. Theo ông, khi người ta nhận thức được sự khác biệt của các loại hình tổ chức thì có thể bắt tay nghiên cứu nguyên nhân khiến cho các tổ chức theo mô hình Z đạt được những thành công không ai sánh kịp.

3. Các đặc điểm của Lý thuyết Z

- Tin tưởng lẫn nhau:

Theo Ouchi, niềm tin, tính toàn vẹn và cởi mở là những thành phần thiết yếu của một tổ chức hiệu quả. Khi sự tin tưởng và cởi mở tồn tại giữa các nhân viên, các nhóm làm việc, công đoàn và quản lý, xung đột sẽ giảm đến mức tối thiểu và nhân viên hợp tác đầy đủ để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

- Liên kết mạnh mẽ giữa Tổ chức và Nhân viên:

Một số phương pháp có thể được sử dụng để thiết lập một liên kết mạnh mẽ giữa doanh nghiệp và nhân viên của mình. Nhân viên có thể được cấp việc làm trọn đời dẫn đến lòng trung thành đối với doanh nghiệp. Trong điều kiện kinh doanh bất lợi, các cổ đông có thể từ bỏ cổ tức để tránh tình trạng nghỉ việc của công nhân. Chương trình khuyến mãi có thể bị chậm lại.

Đối với sự phát triển của nhân viên, cần chú trọng nhiều hơn vào chuyển động ngang làm giảm sự trì trệ. Một kế hoạch nghề nghiệp cho nhân viên nên được thực hiện để mọi nhân viên được đặt đúng chỗ. Điều này sẽ dẫn đến một môi trường làm việc ổn định và thuận lợi hơn.

- Sự tham gia của nhân viên:

Lý thuyết Z gợi ý rằng sự tham gia của nhân viên vào các vấn đề liên quan sẽ cải thiện cam kết và hiệu suất của họ. Ở đây ngụ ý chỉ sự tham gia có ý nghĩa của nhân viên trong quá trình ra quyết định, đặc biệt là trong các vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến họ. Sự tham gia như vậy tạo ra ý thức trách nhiệm và tăng sự nhiệt tình trong việc thực hiện các quyết định, các nhà quản lý hàng đầu đóng vai trò là người hỗ trợ hơn là người ra quyết định.

- Tổ chức tích hợp:

Theo Lý thuyết Z, trọng tâm là chia sẻ thông tin và tài nguyên thay vì trên biểu đồ, bộ phận hoặc bất kỳ cấu trúc chính thức nào. Một tổ chức tích hợp tập trung vào luân chuyển công việc giúp cải thiện sự hiểu biết về sự phụ thuộc lẫn nhau của các nhiệm vụ. Sự hiểu biết như vậy dẫn đến tinh thần nhóm.

- Phối hợp:

Vai trò của người lãnh đạo nên phối hợp những nỗ lực của con người. Để phát triển văn hóa chung và cảm giác giai cấp trong tổ chức, nhà lãnh đạo phải sử dụng các quá trình giao tiếp, tranh luận và phân tích.

- Hệ thống kiểm soát không chính thức:

Hệ thống kiểm soát tổ chức nên được thực hiện không chính thức. Vì mục đích này, cần nhấn mạnh vào sự tin tưởng và hợp tác lẫn nhau hơn là vào các mối quan hệ cấp trên.

- Phát triển nguồn nhân lực:

Người quản lý nên phát triển các kỹ năng mới trong nhân viên. Theo Lý thuyết Z, tiềm năng của mỗi người được công nhận và các nỗ lực được thực hiện để phát triển và sử dụng nó thông qua việc mở rộng công việc, lập kế hoạch nghề nghiệp, đào tạo,...

Do đó, Theory Z là một hệ thống kết hợp các thế mạnh của quản lý Mỹ (tự do cá nhân, chấp nhận rủi ro, ra quyết định nhanh,...) và quản lý Nhật Bản (bảo đảm công việc, ra quyết định nhóm, gắn kết xã hội, quan tâm toàn diện cho nhân viên,...) hệ thống.

Các công ty Nhật Bản hoạt động tại Hoa Kỳ đã sử dụng thành công Theory Z. Sau khi hợp tác giữa các công ty Nhật Bản và Ấn Độ, một số chuyên gia đã đề nghị áp dụng lý thuyết này ở Ấn Độ, ở Maruti Udyog, hợp tác với các động cơ Suzuki của Nhật Bản, một nỗ lực đã được thực hiện áp dụng lý thuyết Z.

Nơi làm việc của họ đã được thiết kế theo mô hình của Nhật Bản, bao gồm các văn phòng mở. Đồng phục tương tự đã được giới thiệu cho tất cả nhân viên bất kể chỉ định của họ. Tương tự, có một căng tin chung cho tất cả. Những thực hành này được dự kiến ​​sẽ tránh sự khác biệt về tình trạng và cảm giác đẳng cấp giữa các nhân viên và do đó tạo điều kiện làm việc theo nhóm trong công ty.

4. Hạn chế của lý thuyết Z

Lý thuyết Z có các hạn chế sau:

- Cung cấp việc làm trọn đời cho nhân viên để phát triển mối liên kết chặt chẽ giữa tổ chức và nhân viên có thể không thúc đẩy nhân viên có nhu cầu cao hơn. Nó chỉ cung cấp bảo mật công việc và có thể không phát triển lòng trung thành giữa các nhân viên.

Một nhân viên có thể rời khỏi tổ chức khi một số doanh nghiệp khác cung cấp việc làm tốt hơn cho anh ta. Hơn nữa, bảo mật công việc hoàn toàn có thể tạo ra sự thờ ơ giữa nhiều nhân viên. Nhà tuyển dụng cũng không muốn giữ chân nhân viên làm việc kém hiệu quả.

- Việc tham gia của nhân viên vào quá trình ra quyết định là rất khó khăn. Các nhà quản lý có thể không thích sự tham gia vì nó có thể làm tổn thương bản ngã và tự do của họ. Nhân viên có thể miễn cưỡng tham gia do sợ chỉ trích và thiếu động lực. Ngay cả khi họ ngồi cùng với quản lý, họ có thể đóng góp ít trừ khi họ hiểu các vấn đề và chủ động. Sự tham gia của tất cả nhân viên cũng có thể làm chậm quá trình ra quyết định.

- Lý thuyết Z đề xuất tổ chức mà không có bất kỳ cấu trúc nào. Nhưng không có cấu trúc có thể có sự hỗn loạn trong tổ chức vì không ai biết ai chịu trách nhiệm với ai.

- Có thể không thể phát triển văn hóa chung trong tổ chức vì mọi người khác nhau về thái độ, thói quen, ngôn ngữ, tôn giáo, phong tục,...

- Lý thuyết Z dựa trên thực tiễn quản lý của Nhật Bản. Những thực hành này đã được phát triển từ văn hóa độc đáo của Nhật Bản. Do đó, lý thuyết có thể không được áp dụng trong các nền văn hóa khác nhau.

Do đó, Theory Z không cung cấp giải pháp hoàn chỉnh cho các vấn đề động lực của tất cả các tổ chức hoạt động dưới các loại môi trường khác nhau. Tuy nhiên, nó không chỉ đơn thuần là một lý thuyết về động lực mà là một triết lý về quản lý.

5. So sánh thuyết Z với thuyết X và thuyết Y

Khi so sánh các học thuyết quản trị, ta thấy chúng giống nhau ở chỗ: các học thuyết này đều xoay quanh việc điều chỉnh hành vi con người, lấy con người là trọng tâm của mọi học thuyết. Mỗi học thuyết đều cố gắng phân tích để nhìn rõ bản chất con người và đưa ra những phương pháp điều chỉnh phù hợp. Các học thuyết còn giống nhau ở điểm là cố gắng tạo ra sự công bằng trong đánh giá, xử phạt, bằng các hệ thống chính sách khen, thưởng, kỷ luật của mình.

Học thuyết X cho rằng tất cả các nhân viên vốn không thích làm việc. Họ phải được “dụ dỗ” để làm việc, và cần giám sát ở mọi cấp độ. Như bạn có thể tưởng tượng, tổ chức thuyết X là nặng nề trong quản lý và nhà quản lý rất “nặng đầu”.

Thuyết Y cung cấp một cái nhìn nhân đạo hơn trong quản lý. Thuyết này cho rằng các nhân viên xem công việc như là một phần của cuộc sống. Họ sử dụng sự sáng tạo của họ để giải quyết vấn đề, tìm ra trách nhiệm và nhiệm vụ mới.

Học thuyết Z đôi khi được coi là một sự “pha trộn” của hai mô hình này, và nghiêng nhiều hơn về phía học thuyết Y, vì nó tập trung vào dài hạn và đề xuất bảo đảm ổn định trong công việc, điều khiển không chính thức, và một mối quan tâm sâu sắc đối với hạnh phúc và phúc lợi của người lao động.