Đại lý thu mua hàng hóa có được sử dụng phiếu xuất kho để xuất hàng cho cơ sở ủy thác thu mua ?

1. Đại lý thu mua hàng hoá là gì?

Hiện nay, theo quy định pháp luật không có khái niệm đại lý thu mua hàng hoá, tuy nhiên chúng ta có thể hiểu như sau:

Đại lý là quan hệ, trong đó, một bên (bên đại lí) bằng danh nghĩa của chính mình thực hiện một hoặc một số công việc theo sự ủy thác của bên kia (bên giao đại lí) để hưởng thù lao.

Thu mua là một trong những hoạt động phổ biến trong một doanh nghiệp. Hoạt động thu mua là cung cấp đầy đủ, kịp thời các nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, hàng hóa cho hoạt động thương mại và đảm bảo doanh nghiệp có đủ các vật tư, trang thiết bị cần thiết cho hoạt động thường ngày. Quy trình thu mua của đại lý uỷ thác thu mua và trả hàng hoá thu mua cho cơ sở nhận uỷ thác được tiến hành theo các bước quy định tại từng doanh nghiệp và phải tuân thủ theo quy định pháp luật như các bước: 

- Phê duyệt để thu mua hàng hoá trong doanh nghiệp;

- Ký kết hợp đồng mua bán;

- Giao nhận hàng hoá;

- Kiểm tra, nghiệm thu hàng hoá khi giao nhận hàng hoá;

- Nhập kho và thanh toán hàng hoá.

Như vậy đại lý thu mua hàng hoá được hiểu là một bên đại lý của doanh nghiệp thay doanh nghiệp thực hiện một hoặc một số công việc thu mua theo hợp đồng uỷ thác thu mua của cơ sở uỷ thác. 

2. Quy định về Uỷ thác mua bán hàng hoá?

Căn cứ tại Điều 155 Luật Thương mại 2005 quy định về uỷ thác mua bán hàng hoá. Theo đó, uỷ thác mua bán hàng hoá là hoạt động thương mại bên nhận uỷ thác thực hiện việc mua bán hàng hoá với danh nghĩa của mình theo những điều kiện đã thoả thuận với bên uỷ thác và được nhận thù lao uỷ thác.

Cùng với đó, tại Điều 156, Điều 157, Điều 158  Luật Thương mại 2005 quy định như sau:

- Bên nhận uỷ thác mua bán hàng hoá là thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp với hàng hoá được uỷ thác và thực hiện mua bán hàng hoá theo những điều kiện đã thoả thuận với bên uỷ thác.

- Bên nhận uỷ thác mua bán hàng hoá là thương nhân hoặc không phải thương nhân giao cho bên nhận uỷ thác thực hiện mua bán hàng hoá theo yêu cầu của mình và phải trả thù lao uỷ thác.

- Hàng hoá uỷ thác là tất cả hàng hoá lưu thông hợp pháp đều có thể được uỷ thác mua bán.

Uỷ thác mua bán hàng hoá phải được lập thành hợp đồng uỷ thác hoặc các hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương và nội dung hợp đồng không được trái với quy định của pháp luật (điều 159 Luật Thương mại 2005 ). 

Như vậy  có thể thấy rằng hình thức của hợp đồng phải được lập thành văn bản hoặc hình thức khác có giá trị tương đương. Về mặt pháp lý, hợp đồng bằng miệng và hợp đồng bằng văn bản có giá trị pháp lý ngang nhau. Hình thức khác có giá trị tương đương được quy định tại khoản 15 Điều 3 Luật thương mại 2005: “Các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu và các hình thức khác theo quy định của pháp luật.” Tuy nhiên, khi xảy ra tranh chấp, hợp đồng bằng văn bản sẽ có độ tin cậy và tính khách quan cao hơn so với hợp đồng miệng. 

Theo quy định của pháp luật thì hợp đồng uỷ thác là một hợp đồng dịch vụ mà trong đó đối tượng của hợp đồng là công việc mua bán hàng hoá.

Theo đó xác lập hợp đồng uỷ thác trên cơ sở tự nguyện thỏa thuận nhằm mục đích đề cao tinh thần thiện chí hợp tác trong việc thực hiện cũng như bảo vệ quyền và nghĩa vụ giữa các bên.

3. Có được sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để xuất hàng cho cơ sở uỷ thác thu mua?

Phiếu xuất kho là những chứng từ, văn bản được lập ra để theo dõi cho tiết một số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ trong nhà kho phục vụ cho quá trình sử dụng của doanh nghiệp, cơ quan tổ chức. Ngoài ra, phiếu xuất kho cũng dùng để hoạch toán chi phí sau này cũng như phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp.

Phiếu xuất kho là các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và được quản lý như hoá đơn bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Phiếu xuất khi kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ quan trọng kèm theo hàng hoá để làm căn cứ lưu thông các loại hàng hoá trên thị trường. Loại phiếu này sẽ giúp chứng minh nguồn gốc hàng hoá trong lưu thông và giúp các doanh nghiệp có thể quản lý nội bộ.

Căn cứ tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc áp dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý như sau:

Thứ nhất, Trường hợp công ty nhận nhập khẩu ủy thác hàng hóa:

- Nếu đã nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) khi nhập khẩu thì đơn vị kinh doanh sẽ trả hàng cho cơ sở ủy thác nhập khẩu sử dụng hóa đơn điện tử.

- Nếu chưa nộp thuế GTGT ở bước nhập khẩu thì cơ sở nhận ủy thác khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác cần lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định của pháp luật làm chứng từ để lưu thông hàng hóa.

Thứ hai, Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa

- Khi xuất hàng: Cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ .

- Khi xuất hàng hoá để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu. Cơ sở sẽ sử dụng Phiếu xuất khi kiêm vận chuyển nội bộ làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường.

Thứ ba, Khi xuất hàng hoá để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường. Sau khi tiến hành xong thủ tục cho hàng hoá xuất khẩu, cơ sở lập hoá đơn giá trị gia tăng cho hàng hoá xuất khẩu.

Thứ tư, Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; sử dụng Phiếu xuất kho hàng hoá gửi bán đại lý theo quy định đối với hàng hoá xuất cho cơ sở làm đại lý trong trường hợp tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hoá cho các cơ sở hoạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở.

Cơ sở nhận làm đại lý bán hàng khi bán hàng phải lập hoá đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hoá bán ra gửi về cơ sở mà có hàng hoá điều chuyển hoặc cơ sở có hàng hoá gửi bán để cơ sở giao hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng cho hàng hoá thực tế để tiêu thụ giao cho cơ sở nhận làm đại lý bán hàng.

Quay trở lại với câu hỏi, công ty B làm đại lý thu mua hàng hoá và hưởng hoa hồng của cơ sở uỷ thác thu mua. Vậy khi công ty B xuất hàng thu mua này cho cơ sở uỷ thác thu mua ( hay nói cách khác là trả hàng cho cơ sở uỷ thác thu mua) thì được sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định nêu trên. 

4. Lưu ý khi lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Căn cứ tại khoản 14 Điều 1 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

Trường hợp Phiếu xuất khi kiêm vận chuyển nội bộ trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần thể hiện các thông tin liên quan đến lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển, cụ thể như sau:

- Tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng;

- Tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển;

- Lưu ý, trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Trên đây là bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề Đại lý thu mua hàng hóa có được sử dụng phiếu xuất kho để xuất hàng cho cơ sở ủy thác thu mua? Nếu có vướng mắc liên quan đến bài viết trên, hãy gọi: 1900.6162 để được tư vấn, hỗ trợ qua tổng đài.

Trân trọng./.

BỘ PHẬN TƯ VẤN PHÁP LUẬT - CÔNG TY LUẬT MINH KHUÊ