1. Phiếu xuất kho được hiểu là gì? 

Phiếu xuất kho là một tài liệu quan trọng được tạo ra để theo dõi chi tiết về số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ được cung cấp cho các bộ phận trong doanh nghiệp hoặc các cơ quan nhà nước sử dụng.

Phiếu xuất kho cũng được sử dụng để đánh giá tình hình mua bán và trao đổi hàng hóa của các đơn vị. Nó cung cấp căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và dịch vụ, cũng như kiểm soát việc sử dụng và thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho cũng là cơ sở để hạch toán chi phí trong tương lai và phục vụ quá trình kiểm tra và giám sát mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp.

Sử dụng phiếu xuất kho trong quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp tăng cường năng suất. Nó hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và giảm thiểu chi phí, tính toán việc nhập kho để đảm bảo quá trình di chuyển hàng hóa trong kho được thực hiện đồng bộ và nhanh chóng hơn. Doanh nghiệp có thể tính toán số lượng hàng hóa và hạch toán hàng tháng để điều chỉnh một cách hợp lý và tránh tình trạng tồn kho quá cao.

Phiếu xuất kho đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý hàng hóa, vật tư, công cụ và dụng cụ được tiêu thị trong kho hàng. Nó cung cấp căn cứ để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa được nhập kho và giúp tính toán các chi phí sản xuất.

Khi xác định được số lượng hàng hóa nhập xuất, doanh nghiệp có thể đánh giá mức tiêu hao vật tư và từ đó điều chỉnh mức độ, đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc. Sau khi nhập kho, số lượng hàng hóa được xác định chính xác theo phận kế toán, mang lại tính chính xác tuyệt đối cho doanh nghiệp.

 

2. Phiếu xuất kho Mẫu số 04-VT

Mẫu phiếu xuất kho 04 - VT là một trong những biểu mẫu vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp và đó là một loại giấy tờ không thể thiếu trong quá trình kế toán, cùng với các mẫu phiếu chi, phiếu nhập kho và phiếu thu. Dưới đây là Phiếu xuất kho được áp dụng cho hộ cá nhân kinh doanh theo hướng dẫn của Thông tư 88//TT-BTC về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hiệu lực từ ngày 1/1/2022.

>> Tải ngay: Phiếu xuất kho Mẫu số 04-VT có hướng dẫn chi tiết file Word

HỘ, CÁ NHÂN KINH DOANH: Nguyễn Văn An

Địa chỉ: Số 10, Đường Trần Phú, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Mẫu số 04 - VT

(Ban hành kèm theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC ngày 11 tháng 10 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 10 tháng 07 năm 2023

Số: PXK-2023-001

- Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn A   Địa chỉ (bộ phận): Phòng Kế toán

- Lý do xuất kho: Cung cấp hàng hóa cho đơn hàng số DH-2023-005

- Địa điểm xuất kho: Kho hàng A, Tầng 2, Tòa nhà ABC

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn Giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
  khăn giấy abc cái 100 69 10000 abc00000
               
  Cộng x x x x x  

 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu đồng.

- Số chứng từ gốc kèm theo: CT-2021-12345.

Ngày 12 tháng 7 năm 2023.

NGƯỜI NHẬN HÀNG
(Ký, họ tên)
THỦ KHO
(Ký, họ tên)
NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ tên)
NGƯỜI ĐẠI DIỆN
HỘ KINH DOANH/
CÁ NHÂN KINH DOANH

(Ký, họ tên)

 

3. Hướng dẫn chi tiết lập phiếu xuất kho Mẫu số 04-VT

Ngoài ra, quy trình lập mẫu phiếu xuất kho cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tuân theo hướng dẫn được quy định trong Mục 2 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC như sau:

- Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa có cùng một kho sử dụng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

- Khi lập phiếu xuất kho, cần ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận); số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và địa điểm xuất kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

- Cột 1: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.

- Cột 2: Ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).

- Cột 3, 4: Ghi đơn giá và thành tiền của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).

- Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế đã xuất kho.

- Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

- Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên (sử dụng giấy than viết 1 lần).

- Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của những người có liên quan trên phiếu xuất kho. Liên 1 được lưu tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh để ghi sổ kế toán, liên 2 được chuyển cho người nhận hàng.

- Trong trường hợp người đại diện hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh đồng thời kiêm nhiệm thủ kho hoặc người lập biểu, người đại diện hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh có thể ký đồng thời các chức danh kiêm nhiệm đó.

4. Quy trình xuất kho

4.1. Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng

Bước 1: Bộ phận kinh doanh hoặc các đơn vị phụ trách sẽ gửi yêu cầu xuất hàng kèm đơn hàng cho kế toán.

Bước 2: Kế toán kiểm tra lượng tồn kho. Nếu đủ, tiến hành xuất kho. Trường hợp không đủ, kế toán thông báo lại cho bộ phận gửi yêu cầu.

Bước 3: Kế toán sử dụng thông tin từ đơn hàng để lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho thực hiện hoạt động xuất hàng. Phiếu xuất kho được in thành nhiều liên để bộ phận liên quan lưu trữ, bao gồm kế toán, thủ kho và vận chuyển tiếp nhận hàng.

Bước 4: Khi thủ kho đã có đủ thông tin cần thiết, chuẩn bị hàng hóa để xuất kho. Phiếu xuất kho phải có đủ chữ ký xác nhận từ các bộ phận như kế toán, thủ kho và vận chuyển hàng hóa.

Bước 5: Thủ kho và kế toán phối hợp để cập nhật thông tin. Thủ kho ghi lại trên thẻ kho và kế toán ghi nhật ký xuất kho để cập nhật thông tin liên quan.

4.2. Quy trình xuất kho sản xuất

Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu gửi yêu cầu cho ban giám đốc hoặc phòng kế hoạch sản xuất.

Bước 2: Các bộ phận có thẩm quyền nhận và phê duyệt yêu cầu.

Bước 3: Kế toán nhận yêu cầu và kiểm tra lại hàng trong kho. Nếu đủ nguyên vật liệu, kế toán cho phép xuất kho. Trường hợp không đủ, kế toán phản hồi lại cho các bộ phận yêu cầu.

Bước 4: Thủ kho thực hiện xuất kho theo yêu cầu và ký nhận.

Bước 5: Thủ kho và kế toán cùng phối hợp để cập nhật thông tin về hàng hóa tồn kho.

4.3. Quy trình xuất để chuyển kho

Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi yêu cầu cho ban giám đốc, chi tiết về địa điểm đi và đến của hàng hóa, mức độ cần thiết và mục đích chuyển kho.

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt yêu cầu. Nếu từ chối, quy trình kết thúc. Nếu đồng ý, ban giám đốc sẽ chuyển yêu cầu cho kế toán.

Bước 3: Kế toán và kho thống nhất về chính sách, số lượng hàng chuyển và thời gian chuyển. Kế toán lập phiếu kho tương ứng.

Bước 4: Các hàng hóa sau khi kiểm tra kỹ và có biên bản xác nhận sẽ được xuất kho và nhập kho mới. Biên nhận có đủ chữ ký của các bên liên quan.

Bước 5: Kế toán tiếp nhận thông tin và cập nhật vào hệ thống.

Bài viết liên quan: Mẫu Phiếu xuất kho 2023 mới nhất bằng Excel (Có Tải File) 

Mọi thắc mắc hay trục trặc về vấn đề pháp lý, vui lòng gọi hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để chúng tôi có thể hỗ trợ quý khách hàng một cách kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm và đồng hành của quý khách hàng cùng Luật Minh Khuê.