1. Kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng là gì?

Người sở hữu giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng cần theo học thực tập tại một tổ chức hành nghề công chứng. Họ có thể tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện để yêu cầu thực tập tại đó. Trong trường hợp không thể tự liên hệ được, họ có thể đề nghị Sở Tư pháp tại địa phương mà họ muốn thực tập để sắp xếp thực tập tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện.

Thời gian thực tập hành nghề công chứng (gọi tắt là thời gian thực tập) kéo dài 12 tháng đối với những người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng và 06 tháng đối với những người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng. Thời gian thực tập hành nghề công chứng bắt đầu từ ngày người thực tập được ghi tên vào Danh sách người thực tập của Sở Tư pháp.

Người thực tập hành nghề công chứng được hướng dẫn về các kỹ năng cần thiết và thực hiện các công việc liên quan đến công chứng theo sự chỉ đạo và phân công của công chứng viên hướng dẫn. Họ phải chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn đối với các công việc này. Tuy nhiên, họ không được phép ký văn bản công chứng.

Khi kết thúc thời gian thực tập, người thực tập hành nghề công chứng phải viết báo cáo bằng văn bản về kết quả của thực tập, kèm theo nhận xét của công chứng viên hướng dẫn và xác nhận từ tổ chức hành nghề công chứng mà họ đã thực tập. Báo cáo này phải được gửi đến Sở Tư pháp tại nơi họ đã đăng ký thực tập. Sau đó, họ sẽ được đăng ký để tham gia kiểm tra kết quả thực tập hành nghề công chứng. Những người đạt yêu cầu trong kiểm tra này sẽ nhận được giấy chứng nhận kết quả kiểm tra thực tập hành nghề công chứng.

2. Đối tượng đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng?

Theo quy định của Điều 17 Khoản 1 của Thông tư số 08/2023/TT-BTP, từ ngày 20/11/2023, những cá nhân sau đây sẽ được đăng ký tham gia kỳ kiểm tra kết quả thực tập hành nghề công chứng:

- Những người đã được công nhận là đã hoàn thành thực tập theo quy định tại Điều 12 của Thông tư số 08/2023/TT-BTP.

Điều này có nghĩa rằng người tập sự sẽ được công nhận là đã hoàn thành thực tập hành nghề công chứng khi họ đáp ứng các điều kiện sau đây:

+ Người tập sự phải đáp ứng đủ điều kiện để được thực tập và không thuộc vào bất kỳ trường hợp nào không được phép đăng ký tham gia thực tập.

+ Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải đủ điều kiện để hướng dẫn tập sự và không thuộc vào bất kỳ trường hợp nào yêu cầu thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình hướng dẫn tập sự.

+ Người tập sự đã hoàn thành thời gian thực tập, đã nộp báo cáo kết quả thực tập, sổ nhật ký thực tập đúng thời hạn, và tuân theo các yêu cầu được quy định trong Thông tư này cùng với biểu mẫu đi kèm. Họ cũng phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác mà người tập sự cần thực hiện.

- Những người đã đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra trước đó nhưng đã nộp đơn xin hoãn tham dự và đã được Hội đồng kiểm tra kết quả thực tập hành nghề công chứng cho phép hoãn tham dự kỳ kiểm tra đó.

- Những người đã tham dự kỳ kiểm tra trước đó, nhưng không đạt được yêu cầu trong kỳ kiểm tra đó, trừ trường hợp họ không đạt yêu cầu trong ba kỳ kiểm tra trước đó mà họ đã tập sự lại.

3. Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng

Để đăng ký tham dự kiểm tra kết quả thực tập hành nghề công chứng, người tập sự có thể gửi hồ sơ trực tiếp đến Sở Tư pháp nơi họ đã đăng ký tập sự, hoặc có thể gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua Trung tâm dịch vụ hành chính công. Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra kết quả thực tập hành nghề công chứng bao gồm các tài liệu sau đây:

(1) Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả thực tập hành nghề công chứng (theo Mẫu TP-TSCC-10).

(2) Quyết định công nhận hoàn thành thực tập hành nghề công chứng.

(3) Báo cáo kết quả thực tập hành nghề công chứng.

(4) Giấy tờ chứng minh việc đã nộp phí thẩm định tiêu chuẩn và điều kiện hành nghề công chứng.

Các giấy tờ được quy định tại (2), (3), (4) phải là bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu.

Nếu người tập sự được hoãn tham dự kỳ kiểm tra trước đó, họ chỉ cần nộp Giấy đăng ký tham dự kiểm tra, trong đó phải ghi rõ thông tin về việc được hoãn tham dự kỳ kiểm tra trước đó.

Cần lưu ý rằng, trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp sẽ thông báo bằng văn bản cho người đăng ký tham dự kiểm tra về việc đủ điều kiện để đề nghị Bộ Tư pháp cho phép họ tham dự kiểm tra. Trong trường hợp từ chối, thông báo sẽ nêu rõ lý do từ chối tham dự kiểm tra.

(Theo Điều 17, Khoản 3 và 4, Thông tư 08/2023/TT-BTP)

4. Nguyên tắc kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng

Dựa theo Điều 14 của Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 04 năm 2015, hướng dẫn về thực tập hành nghề công chứng, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xác định các nguyên tắc cơ bản cho việc kiểm tra kết quả thực tập hành nghề công chứng, bao gồm: Nghiêm túc, công bằng, khách quan, trung thực và hiệu quả.

- "Nghiêm túc" đề cập đến tư duy coi trọng và chấp nhận một cách nghiêm ngặt các yêu cầu áp đặt lên mình, thể hiện qua thái độ và hành động. Đây là sự tiếp cận với tinh thần hoài nghi tự nhiên, với mức độ cân nhắc và đáng tin cậy trong những lời nhận xét.

- "Công khai" liên quan đến việc cung cấp thông tin chính thống về văn bản, hoạt động hoặc nội dung cụ thể liên quan đến quá trình kiểm tra kết quả thực tập.

- "Công bằng" chỉ sự tương xứng giữa quyền và nghĩa vụ của người tập sự trong quá trình kiểm tra kết quả thực tập. Nó ám chỉ sự hợp lý và không thiên vị, đánh dấu sự đúng đắn trong việc đánh giá.

- "Khách quan" đề cập đến việc nhìn nhận sự vật và sự việc một cách thực tế, không bị ảnh hưởng bởi sự thiên vị, để đảm bảo quyết định cuối cùng là sáng suốt.

- "Trung thực" là một phẩm chất quan trọng bao gồm đáng tin cậy, trung thành, công bằng và chân thành, tạo nên cuộc sống tích cực, lành mạnh và hạnh phúc.

- "Hiệu quả" ám chỉ khả năng tạo ra kết quả như mong muốn.

Tuân thủ quy định của Luật công chứng, Thông tư số 04/2015/TT-BTP và các quy định pháp luật khác liên quan. Xem thêm: Mẫu báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng mới nhất

5. Nội dung, hình thức kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng

Luật Minh Khuê phân tích cụ thể như sau:

5.1. Nội dung kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng

Nội dung kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng bao gồm các khía cạnh sau:

- Kiểm tra về pháp luật công chứng, chứng thực, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và quy định pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng.

- Kỹ năng tiếp nhận và phân loại yêu cầu công chứng, kiểm tra tính xác thực và tính hợp pháp của các tài liệu trong hồ sơ yêu cầu công chứng, và xác định khả năng và hành vi dân sự của các cá nhân tham gia ký kết hợp đồng và giao dịch.

- Kỹ năng ứng xử với người yêu cầu dịch vụ công chứng, tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. Điều này bao gồm việc giải thích về quyền, nghĩa vụ và lợi ích pháp lý của người yêu cầu công chứng, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của quá trình công chứng, và kỹ năng giải thích lý do từ chối yêu cầu công chứng.

- Kỹ năng nghiên cứu và đề xuất cách giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng.

- Kỹ năng soạn thảo hợp đồng và giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng, kiểm tra tính xác thực và tính hợp pháp của dự thảo hợp đồng và giao dịch mà người yêu cầu công chứng đã soạn thảo sẵn, và kỹ năng xác minh.

- Kỹ năng công chứng bản dịch, chứng thực bản sao và chữ ký trong giấy tờ và văn bản.

- Kỹ năng soạn thảo lời chứng.

- Kiểm tra, sắp xếp và phân loại hồ sơ đã được công chứng và chứng thực để đưa vào lưu trữ.

- Kỹ năng khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng.

- Kỹ năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng.

- Các kỹ năng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.

5.2. Hình thức kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng

Quy trình kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được thực hiện thông qua những hình thức như sau:

- Phần kiểm tra đầu tiên là bài kiểm tra viết, thời gian thực hiện là 180 phút.

- Phần kiểm tra thứ hai là bài kiểm tra trắc nghiệm trên máy tính. Trong trường hợp không thể tổ chức kiểm tra trên máy tính, sẽ thực hiện bài kiểm tra trắc nghiệm trên giấy.

Thông tư số 08/2023/TT-BTP có hiệu lực từ ngày 20/11/2023 và thay thế Thông tư số 04/2015/TT-BTP ban hành ngày 15/4/2015.

Bài viết liên quan: Hồ sơ đăng ký tập sự hành nghề công chứng mới nhất

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn về pháp luật của quý khách hàng thông qua số tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!