Hồ sơ đăng ký tập sự hành nghề công chứng từ gồm những gì?

1. Hồ sơ đăng ký tập sự hành nghề công chứng 

Dựa trên quy định của Thông tư 08/2023/TT-BTP có hiệu lực từ ngày 20/11/2023, việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng không chỉ là một quy trình pháp lý mà còn là bước quan trọng để đảm bảo chất lượng và uy tín trong lĩnh vực công chứng. Theo hướng dẫn này, người đủ điều kiện muốn trở thành người tập sự hành nghề công chứng cần tuân thủ các quy định và chuẩn mực nghiêm ngặt.

Hồ sơ đăng ký tập sự phải đầy đủ và chính xác, bao gồm giấy đề nghị theo mẫu được quy định (TP-TSCC-01a hoặc TP-TSCC-01b) và chứng chỉ tốt nghiệp hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người đã được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài. Những tài liệu này phải được chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu, đảm bảo tính minh bạch và trung thực.

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có trách nhiệm xem xét và ra quyết định đăng ký tập sự trong vòng 07 ngày làm việc. Quy trình này không chỉ giúp kiểm soát chất lượng của những người tập sự mà còn đảm bảo rằng họ đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu của nghề nghiệp công chứng.

Người tập sự hành nghề công chứng, sau khi được đăng ký, sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công chứng, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và lòng tin của cộng đồng trong lĩnh vực này. Đồng thời, quy trình đăng ký tập sự này cũng là bước quan trọng để thúc đẩy sự phát triển và chuyên nghiệp hóa ngành công chứng tại Việt Nam.

2. Thủ tục đăng ký hành nghề công chứng 

Từ ngày 20/11/2023, quy trình đăng ký tập sự hành nghề công chứng đã trải qua một số điều chỉnh quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký tập sự hành nghề công chứng:

- Danh sách Tổ chức Hành nghề Công chứng đủ điều kiện: Đầu tiên, Sở Tư pháp sẽ công bố danh sách các Tổ chức Hành nghề Công chứng đủ điều kiện để nhận tập sự trên trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn đang liên hệ với một tổ chức có đủ điều kiện cho quy trình đăng ký.

- Liên hệ với tổ chức công chứng: Người đủ điều kiện muốn đăng ký tập sự liên hệ với một trong những tổ chức công chứng có tên trong danh sách đã công bố. Tại đây, tổ chức công chứng sẽ chỉ định một công chứng viên đủ điều kiện để hướng dẫn và xác nhận quyết định đăng ký tập sự.

- Nộp hồ sơ đăng ký: Người đăng ký tập sự sẽ nộp hồ sơ đăng ký tập sự trực tiếp tại Sở Tư pháp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu chính hoặc Trung tâm dịch vụ hành chính công. Hồ sơ này sẽ được bao gồm theo quy định của mục 1 trong Thông tư 08/2023/TT-BTP.

- Xem xét và quyết định đăng ký: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp sẽ tiến hành xem xét và đưa ra quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02). Trong trường hợp từ chối đăng ký, Sở Tư pháp phải cung cấp lý do từ chối trong văn bản.

Từ ngày 20/11/2023, Thông tư 08/2023/TT-BTP đã ban hành một quy trình đăng ký tập sự hành nghề công chứng mới nhằm tăng tính minh bạch và đáng tin cậy. Quy trình này yêu cầu người muốn đăng ký tập sự phải liên hệ với ít nhất 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện, và trong trường hợp từ chối nhận tập sự, hồ sơ sẽ được chuyển đến Sở Tư pháp cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương để xem xét và chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Điều này đảm bảo rằng quy trình đăng ký tập sự hành nghề công chứng diễn ra một cách minh bạch và được kiểm soát một cách cẩn thận để đảm bảo sự chính xác và độ tin cậy trong việc hành nghề công chứng.

Quy trình đăng ký tập sự hành nghề công chứng đã thể hiện sự cẩn thận trong việc xem xét hồ sơ, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và đăng ký tập sự. Nó cũng đưa ra một số quy định cụ thể về thời gian xem xét và xác minh các điều kiện đăng ký. Việc mở rộng khả năng liên hệ với nhiều tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện giúp tạo điều kiện thuận lợi cho người muốn đăng ký tập sự, đồng thời cũng củng cố sự cạnh tranh trong lĩnh vực hành nghề công chứng. Nếu một tổ chức từ chối nhận tập sự, người đăng ký có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ tổ chức khác mà họ đã liên hệ.

>> Xem thêm: Quy định về quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

3. Ai không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng? 

Căn cứ vào khoản 5 Điều 3 của Thông tư 08/2023/TT-BTP, quy định về trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng, cụ thể như sau: 

- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật về tội phạm vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý.

- Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

- Người bị mất, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

- Người đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân.

- Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành.

- Người đang làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

- Người được Sở Tư pháp đăng ký tập sự được gọi là người tập sự hành nghề công chứng (sau đây viết tắt là người tập sự). Người tập sự có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.

Bên cạnh đó, từ ngày 20/11/2023, Bộ Tư pháp đã bổ sung 2 đối tượng mới không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng:

- Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

- Người đang làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Hơn nữa, Thông tư 08/2023/TT-BTP cũng đã loại bỏ trường hợp "Người bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, người bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư có hiệu lực hoặc kể từ ngày chấp hành xong quyết định tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư" ra khỏi danh sách những đối tượng không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

Công ty Luật Minh Khuê xin gửi quý khách nội dung sau: Mẫu báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng mới nhất

Nếu quý khách đang đối diện với bất kỳ tình huống pháp lý nào hoặc cần sự giúp đỡ, hãy dễ dàng liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến bằng cách gọi hotline: 1900.6162. Hoặc nếu quý khách ưa thích gửi yêu cầu chi tiết qua email, vui lòng chấp nhận liên hệ qua địa chỉ: lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết đáp ứng nhanh chóng và chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi thắc mắc và vấn đề liên quan đến pháp lý.