Đấu thầu là gì? Những lưu ý quan trọng khi tham gia đấu thầu

Trong kiến trúc kinh tế hiện đại, đấu thầu không đơn thuần là một phương thức giao dịch thương mại, mà là một thiết chế pháp lý đặc thù nhằm tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc sử dụng ngân sách Nhà nước cũng như nguồn vốn tư nhân. Bản chất của đấu thầu chính là một quá trình cạnh tranh có sự giám sát của pháp luật, nơi các chủ thể tham gia phải chứng minh năng lực vượt trội về kỹ thuật, tài chính và kinh nghiệm để giành quyền thực hiện gói thầu hoặc dự án.

Tuy nhiên, đằng sau những cơ hội phát triển dự án và mở rộng thị trường là một hệ thống quy định pháp luật phức tạp với những chuẩn mực khắt khe về trình tự, thủ tục và điều kiện tiên quyết. Việc hiểu sai bản chất của các loại hình đấu thầu hay lơ là trong công tác chuẩn bị hồ sơ có thể dẫn đến những hệ lụy pháp lý nghiêm trọng, từ việc bị loại bỏ tư cách tham gia cho đến các chế tài xử phạt hành chính hoặc cấm tham gia hoạt động đấu thầu trong dài hạn. Chính vì vậy, việc nhận diện đúng khái niệm đấu thầu và nắm vững các "điểm chạm" rủi ro là yêu cầu bắt buộc đối với mọi nhà thầu và chủ đầu tư trên hành trình chinh phục các dự án quy mô lớn. 

1. Đấu thầu là gì ?

Khái niệm đấu thầu trong hệ thống pháp luật Việt Nam đã có sự tiến hóa đáng kể để phù hợp với các chuẩn mực quốc tế và thực tiễn quản lý trong nước. Theo quy định tại Khoản 8 Điều 4 Luật Đấu thầu 2023, đấu thầu không còn được nhìn nhận như một hoạt động thương mại thông thường mà là một quy trình kỹ thuật - pháp lý phức tạp nhằm lựa chọn chủ thể thực hiện hợp đồng cụ thể được quy định như sau:

8. Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết, thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, lựa chọn nhà đầu tư để ký kết, thực hiện hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch, hiệu quả kinh tế và trách nhiệm giải trình.

Định nghĩa pháp lý mới nhất xác định đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết, thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hoặc lựa chọn nhà đầu tư để ký kết, thực hiện hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh. Sự thay đổi này nhấn mạnh vào tính quá trình, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt ở tất cả các giai đoạn từ chuẩn bị, tổ chức đánh giá cho đến khi ký kết hợp đồng.

Việc phân tích các thành tố này cho thấy Luật Đấu thầu 2023 đã mở rộng phạm vi điều chỉnh, không chỉ dừng lại ở các dự án sử dụng vốn nhà nước mà còn bao quát cả các hoạt động lựa chọn nhà đầu tư cho các dự án kinh doanh có sử dụng đất hoặc các lĩnh vực đặc thù. Điều này phản ánh tư duy quản lý hiện đại: Nhà nước không chỉ là người chi tiêu mà còn là người tạo lập môi trường đầu tư thông qua cơ chế đấu thầu cạnh tranh để lựa chọn những người giỏi nhất.

Hệ thống pháp luật hiện hành phân loại rõ ràng các gói thầu để xác định phương thức đánh giá phù hợp. Dịch vụ tư vấn đòi hỏi các tiêu chí về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của chuyên gia và giải pháp kỹ thuật, thường áp dụng phương pháp kết hợp giữa kỹ thuật và giá. Ngược lại, mua sắm hàng hóa và xây lắp tập trung vào tiêu chuẩn kỹ thuật thiết bị và giá dự thầu, nơi sự cạnh tranh về đơn giá thường đóng vai trò quyết định. Đối với các dự án đầu tư kinh doanh, tiêu chí đánh giá lại chuyển sang năng lực tài chính và hiệu quả kinh tế lâu dài mà nhà đầu tư mang lại cho xã hội thông qua dự án.

2. Nguyên tắc trong hoạt động đấu thầu bạn cần nắm vững

Hoạt động đấu thầu không chỉ là việc tuân thủ các bước quy trình mà còn là việc thực thi các triết lý quản trị công. Luật Đấu thầu 2023 tái khẳng định năm nguyên tắc cốt lõi, đóng vai trò là kim chỉ nam cho mọi quyết định của chủ đầu tư và bên mời thầu.

2.1. Tính cạnh tranh

Cạnh tranh là nguyên tắc quan trọng nhất để đảm bảo chủ đầu tư có thể lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất với chi phí hợp lý nhất. Để bảo đảm tính cạnh tranh, nhà thầu khi tham dự phải độc lập về pháp lý và tài chính với chủ đầu tư, bên mời thầu và các đơn vị tư vấn có liên quan.

Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định rất cụ thể về sự độc lập này. Ví dụ, nhà thầu tư vấn lập hồ sơ mời thầu không được phép tham dự thầu chính gói thầu đó để tránh việc cài cắm các tiêu chí mang tính định hướng cho "sân sau" của mình. Sự cạnh tranh còn được thể hiện qua việc khuyến khích đấu thầu rộng rãi, hạn chế các trường hợp chỉ định thầu không cần thiết, và tạo điều kiện cho các doanh nghiệp khởi nghiệp, doanh nghiệp công nghệ cao tham gia.

2.2. Công bằng và minh bạch

Công bằng yêu cầu mọi nhà thầu, bất kể quy mô hay nguồn gốc, đều phải được đối xử bình đẳng. Các tiêu chuẩn đánh giá phải được thiết lập dựa trên tính chất kỹ thuật của gói thầu, không được đưa ra các điều kiện mang tính hạn chế hoặc tạo lợi thế không chính đáng cho một số nhà thầu.

Minh bạch được thực hiện thông qua việc công khai hóa mọi thông tin. Theo Luật 2023, toàn bộ quy trình từ kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thông báo mời thầu, hồ sơ mời thầu cho đến kết quả lựa chọn nhà thầu và các thông tin xử lý vi phạm đều phải được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Sự minh bạch này không chỉ giúp nhà thầu dễ dàng tiếp cận thông tin mà còn tạo cơ chế giám sát từ cộng đồng, giúp đẩy lùi các hành vi tiêu cực và tham nhũng trong đấu thầu.

2.3. Hiệu quả kinh tế và Trách nhiệm giải trình

Hiệu quả kinh tế không có nghĩa là chọn giá thấp nhất. Luật Đấu thầu 2023 khuyến khích việc đánh giá dựa trên "giá trị vòng đời" và "giá đánh giá", tức là xem xét cả chi phí vận hành, bảo trì và các tác động xã hội, môi trường của gói thầu. Một gói thầu có giá thấp nhưng chất lượng kém hoặc chi phí vận hành cao sẽ không được coi là hiệu quả kinh tế.

Trách nhiệm giải trình là một bổ sung quan trọng, yêu cầu người đứng đầu các đơn vị, cá nhân tham gia vào quy trình đấu thầu phải có nghĩa vụ làm rõ thông tin và giải thích về các quyết định của mình trước cơ quan có thẩm quyền và trước các bên liên quan. Điều này tạo ra một hệ thống tự kiểm soát, nơi mỗi bước đi đều phải có căn cứ pháp lý và thực tiễn rõ ràng.

3. Những lưu ý quan trọng dành cho nhà thầu khi tham gia đấu thầu năm 2026

Năm 2026 sẽ là thời điểm hệ thống pháp luật về đấu thầu tại Việt Nam đi vào vận hành ổn định sau các giai đoạn sửa đổi lớn. Nhà thầu cần chuẩn bị kỹ lưỡng về cả năng lực và kiến thức pháp luật để thích ứng với các thay đổi này.

3.1. Điều kiện năng lực và hồ sơ pháp lý

Để tham gia đấu thầu, nhà thầu phải đảm bảo tư cách hợp lệ. Một trong những yêu cầu tiên quyết là phải đăng ký trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Hệ thống này không chỉ là nơi đăng nộp hồ sơ mà còn là "hồ sơ sức khỏe" của doanh nghiệp, nơi lưu giữ lịch sử thực hiện hợp đồng, chất lượng hàng hóa đã cung cấp và các thông tin về xử lý vi phạm.

Nhà thầu cần lưu ý các điều kiện về nhân sự và tài chính. Nghị định 214/2025/NĐ-CP bổ sung các yêu cầu cụ thể đối với tổ chuyên gia và các điều kiện về kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự. Đối với các gói thầu khoa học công nghệ, đòi hỏi nhân sự phải có trình độ và kinh nghiệm thực tế sâu rộng.

3.3. Các hành vi bị cấm 

Hành vi vi phạm trong đấu thầu ngày càng bị kiểm soát chặt chẽ với những chế tài nghiêm khắc. Theo Điều 16 Luật 2023, các hành vi sau đây bị nghiêm cấm tuyệt đối:

• Hối lộ: Đưa, nhận hoặc môi giới hối lộ để làm sai lệch kết quả.
• Thông thầu: Thỏa thuận giữa các nhà thầu để rút hồ sơ, hoặc thỏa thuận giá dự thầu nhằm chia chác thị trường.
• Gian lận: Cố ý cung cấp thông tin sai lệch về năng lực tài chính, nhân sự hoặc kinh nghiệm thực hiện hợp đồng trong hồ sơ dự thầu.
• Cản trở: Các hành vi đe dọa, gợi ý hoặc phá hoại quá trình làm rõ hồ sơ của đối thủ cạnh tranh.
• Chuyển nhượng thầu trái phép: Nhà thầu chính chuyển giao phần việc vượt quá quy định cho nhà thầu phụ hoặc bán thầu cho đơn vị khác.

Hình phạt cho các hành vi này có thể là cấm tham gia đấu thầu từ 01 đến 05 năm trên toàn quốc, hủy thầu, hoặc nặng hơn là truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thiệt hại nghiêm trọng cho ngân sách nhà nước.

3.4. Tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu 

Đối với đấu thầu qua mạng, tính hợp lệ của hồ sơ điện tử là yếu tố sống còn. Nhà thầu cần chú ý đến bảo đảm dự thầu, thường là bảo lãnh ngân hàng hoặc chứng thư bảo lãnh của doanh nghiệp bảo hiểm. Bảo đảm dự thầu không đúng mẫu, thiếu thời gian hiệu lực hoặc sai tên đơn vị thụ hưởng đều dẫn đến việc hồ sơ bị loại ngay lập tức.

Nhà thầu cần tận dụng tính năng hỗ trợ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia để kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi nộp chính thức, tránh các lỗi kỹ thuật đáng tiếc.

4. Phân biệt đấu thầu lựa chọn nhà thầu và đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư

Mặc dù cùng sử dụng cơ chế cạnh tranh, nhưng hai hình thức này có bản chất kinh tế và quy trình thực hiện rất khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt giúp các doanh nghiệp xác định đúng vị thế của mình khi tham gia thị trường.

Đấu thầu lựa chọn nhà thầu thực chất là một quan hệ "thuê khoán". Chủ đầu tư (thường là các cơ quan nhà nước hoặc DNNN) bỏ vốn và thuê nhà thầu thực hiện một công việc cụ thể. Trong quan hệ này, nhà thầu chỉ chịu rủi ro về quá trình thực hiện công việc và được trả tiền công dựa trên khối lượng hoàn thành.

Ngược lại, đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư là quan hệ "hợp tác đầu tư". Nhà đầu tư là người bỏ vốn, tài sản để thực hiện dự án kinh doanh. Họ chịu trách nhiệm toàn bộ về rủi ro thị trường, rủi ro tài chính và chỉ thu được lợi nhuận sau khi dự án đi vào vận hành và đạt hiệu quả.

Luật Đấu thầu 2023 đã tách bạch rõ hai quy trình này để tạo sự linh hoạt. Ví dụ, đối với nhà đầu tư, tiêu chí đánh giá không chỉ là tiền mà còn là các phương án về kỹ thuật, kiến trúc và đóng góp cho ngân sách địa phương trong hàng chục năm tới.

5. Những thay đổi về hạn mức và quy trình 

Một trong những nội dung quan trọng nhất mà nhà thầu và chủ đầu tư cần quan tâm cho lộ trình năm 2026 chính là việc điều chỉnh các hạn mức áp dụng hình thức đấu thầu và sự thay đổi về thẩm quyền phê duyệt.

5.1. Tăng hạn mức áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu

Để đẩy nhanh tiến độ giải ngân vốn đầu tư công, Luật số 90/2025/QH15 và Nghị định 214/2025/NĐ-CP đã nâng đáng kể hạn mức cho các hình thức chỉ định thầu và chào hàng cạnh tranh.

• Chỉ định thầu rút gọn: Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn thuộc dự án, hạn mức tăng từ không quá 500 triệu đồng lên không quá 800 triệu đồng. Đối với gói thầu xây lắp, hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn, hạn mức tăng từ không quá 1 tỷ đồng lên không quá 2 tỷ đồng.
• Chào hàng cạnh tranh: Hạn mức giá gói thầu được áp dụng hình thức này đã tăng mạnh từ không quá 5 tỷ đồng lên không quá 10 tỷ đồng.
• Mua sắm giá trị nhỏ: Gói thầu hoặc nội dung mua sắm có giá trị không quá 50 triệu đồng hiện nay được chủ động quyết định hình thức mua sắm mà không bắt buộc áp dụng đầy đủ quy trình chỉ định thầu rút gọn, miễn là đảm bảo hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Việc nâng hạn mức này cho thấy sự tin tưởng của Nhà nước vào năng lực quản trị của các chủ đầu tư, đồng thời tạo ra nhiều cơ hội hơn cho các doanh nghiệp địa phương tiếp cận nhanh chóng với các gói thầu quy mô vừa và nhỏ.

5.2. Phân cấp mạnh mẽ trong phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Luật số 90/2025/QH15 mang đến một sự thay đổi mang tính cách mạng: Chủ đầu tư hiện nay có thẩm quyền tự tổ chức lập và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu trong mọi trường hợp, bãi bỏ hoàn toàn yêu cầu phải thẩm định KHLCNT từ cơ quan cấp trên.

Sự thay đổi này giúp loại bỏ "nút thắt cổ chai" trong quy trình hành chính, nơi các dự án thường bị chậm trễ hàng tháng trời để chờ đợi một văn bản phê duyệt từ cơ quan chủ quản. Tuy nhiên, quyền hạn đi đôi với trách nhiệm: Chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác và hiệu quả của kế hoạch mà mình đã phê duyệt.

5.3. Hình thức đặt hàng và các ưu đãi công nghệ

Luật mới bổ sung hình thức "Đặt hàng" (Điều 29a mới) nhằm giao trực tiếp cho nhà thầu thực hiện các gói thầu có tính chất đặc thù như sản phẩm dịch vụ công ích, hàng hóa chiến lược hoặc nhiệm vụ khoa học công nghệ trọng điểm.

Đặc biệt, đối tượng hưởng ưu đãi trong đấu thầu đã được mở rộng đáng kể. Không chỉ dừng lại ở các doanh nghiệp sử dụng lao động là thương binh hay người khuyết tật, hệ thống pháp luật mới còn ưu tiên đặc biệt cho các doanh nghiệp khoa học công nghệ, trung tâm đổi mới sáng tạo và các sản phẩm công nghệ số có xuất xứ Việt Nam. Nhà thầu sở hữu các chứng nhận nhãn sinh thái hoặc nhãn năng lượng cũng sẽ được cộng điểm ưu tiên, phản ánh xu hướng "đấu thầu xanh" bền vững.

6. Vai trò của trách nhiệm giải trình trong quy trình đấu thầu hiện đại

Trách nhiệm giải trình không chỉ là một thuật ngữ pháp lý mà là cơ chế bảo vệ sự liêm chính của toàn bộ hệ thống. Tại sao nguyên tắc này lại trở nên quan trọng hàng đầu trong năm 2026?

6.1. Cơ chế kiểm soát quyền lực và phòng chống tiêu cực

Trong một hệ thống mà quyền quyết định được phân cấp mạnh mẽ cho chủ đầu tư, trách nhiệm giải trình đóng vai trò là cái "phanh" để ngăn chặn sự lạm quyền. Khi một nhà thầu kiến nghị về kết quả lựa chọn, chủ đầu tư hoặc bên mời thầu không được phép im lặng hoặc trả lời một cách hời hợt. Họ có nghĩa vụ phải giải thích rõ lý do tại sao hồ sơ của nhà thầu bị loại, dựa trên tiêu chí nào trong hồ sơ mời thầu.

Trách nhiệm giải trình còn được thực hiện trước các cơ quan thanh tra, kiểm tra. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ khi quyết toán hợp đồng để phục vụ cho việc hậu kiểm. Việc lưu vết kỹ thuật trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia khiến cho mọi thay đổi, mọi thao tác của bên mời thầu đều có thể được truy xuất, từ đó tăng cường tính minh bạch và buộc các cá nhân phải thận trọng hơn trong từng quyết định.

6.2. Quy trình giải quyết kiến nghị

Luật Đấu thầu 2023 quy định một quy trình giải quyết kiến nghị rất chặt chẽ để đảm bảo tiếng nói của nhà thầu được lắng nghe.

• Giai đoạn trước khi có kết quả: Nhà thầu có quyền kiến nghị về các nội dung trong hồ sơ mời thầu nếu thấy có dấu hiệu hạn chế cạnh tranh. Chủ đầu tư phải xem xét và có văn bản trả lời trong vòng 07 ngày làm việc.
• Giai đoạn sau khi có kết quả: Nhà thầu có 10 ngày để gửi đơn kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu. Điểm mới tại Nghị định 214/2025/NĐ-CP là nếu nhà thầu rút đơn hoặc kiến nghị sai, họ sẽ không được hoàn trả phí giải quyết kiến nghị.
• Khiếu nại lên người có thẩm quyền: Nếu không thỏa mãn với giải quyết của chủ đầu tư, nhà thầu có quyền gửi đơn lên người có thẩm quyền (ví dụ Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Bộ trưởng). Hội đồng tư vấn sẽ được thành lập để đánh giá độc lập và đưa ra kết luận cuối cùng có tính ràng buộc pháp lý.

Cơ chế này tạo ra sự cân bằng quyền lực, đảm bảo rằng nhà thầu có một sân chơi lành mạnh và có các công cụ pháp lý cần thiết để bảo vệ lợi ích chính đáng của mình trước những quyết định sai trái.

Kết luận

Đấu thầu không chỉ là cuộc đua về giá trị kinh tế hay năng lực kỹ thuật, mà thực chất là một phép thử về tính chuyên nghiệp và năng lực tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Trong một môi trường kinh doanh đang hướng tới sự minh bạch tuyệt đối theo các tiêu chuẩn quốc tế, việc hiểu rõ "luật chơi" và các điểm lưu ý trọng yếu không chỉ giúp nhà thầu gia tăng xác suất trúng thầu mà còn là "lá chắn" bảo vệ uy tín và sự tồn tại của tổ chức trên thị trường. Những sai sót dù nhỏ trong hồ sơ dự thầu hay sự thiếu hụt trong công tác khảo sát thực địa đều có thể trả giá bằng việc mất đi cơ hội kinh doanh hoặc đối mặt với các rủi ro pháp lý ngoài ý muốn.

Do đó, tham gia đấu thầu cần được nhìn nhận dưới lăng kính của quản trị chiến lược dài hạn. Thay vì tiếp cận theo hướng đối phó thủ tục, các đơn vị cần đầu tư bài bản vào đội ngũ nhân sự chuyên trách, am hiểu sâu sắc Luật Đấu thầu và các thông tư hướng dẫn, đồng thời duy trì một hệ thống hồ sơ năng lực trung thực và khoa học. Khi tính minh bạch được thượng tôn và các lưu ý pháp lý được tuân thủ triệt để, đấu thầu sẽ thực sự trở thành động lực thúc đẩy sự phát triển bền vững, tạo ra giá trị thặng dư thực chất cho cả bên mời thầu và cộng đồng doanh nghiệp. Đầu tư cho kiến thức và sự cẩn trọng trong đấu thầu chính là khoản đầu tư mang lại lợi nhuận và sự an toàn bền vững nhất trong bối cảnh kinh tế đầy biến động hiện nay.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!