1. Những thông tin cơ bản về nhãn hiệu chứng nhận

Khác với nhãn hiệu thông thường được sử dụng để phân biệt sản phẩm, dịch vụ của tổ chức, cá nhân này với tổ chức, cá nhân khác. Theo quy định tại điều 4 Luật Sở hữu trí tuệ, nhãn hiệu chứng nhận là nhãn hiệu mà các tổ chức, cá nhân được chủ sở hữu cho phép sử dụng với mục địch công nhận các đặc trưng về xuất xứ, nguyên liệu, vật liệu, chất lượng, độ an toàn,....hoặc các đặc tính đặc biệt cần lưu ý của sản phẩm. Nói cách khác, nhãn hiệu này được dùng để chứng nhận cho sản phẩm/dịch vụ đã đạt được tiêu chuẩn về các yêu cầu cụ thể. 

Nhãn hiệu chứng nhận được đăng ký bởi một cá nhân hoặc tổ chức để chứng nhận cho sản phẩm/dịch vụ của các tổ chức, cá nhân khác. Do đó, tổ chức đăng ký nhãn hiệu chứng nhận cần có đủ điều kiện để kiểm soát và đảm bảo được về tiêu chuẩn của các sản phẩm hàng hóa mình công nhận. Việc đảm nhận đó giúp cho người tiêu dùng yên tâm trong quá trình sử dụng và hạn chế tình trạng không trung thực của các cá nhân, tổ chức. Để đảm bảo và tạo được sự uy tin đối với khách hàng, chủ đơn đăng ký nhãn hiệu chứng nhận thường là các tổ chức uy tín, hiệp hội hoặc cơ quan nhà nước. 

Phạm vi chứng nhận của nhãn hiệu chứng nhận rất rộng, bao gồm các chứng nhận liên quan tới nguồn gốc xuất xứ, nguyên liệu, vật liệu, cách thức sản xuất hàng hóa, cách thức cung cấp dịch vụ, chất lượng, độ chính xác, độ an toàn,.....Các cá nhân, tổ chức được quyền sử dụng nhãn hiệu chứng nhận bắt buộc phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn của nhãn hiệu chứng nhận và được sự đồng ý của chủ sở hữu nhãn hiệu.

 

2. Điều kiện đăng ký và quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận

2.1. Điều kiện đăng ký nhãn hiệu chứng nhận

Nhãn hiệu chứng nhận là nhãn hiệu được trình bày bởi các chữ cái thông thường, các từ ngữ, hình ảnh hoặc sự kết hợp tạo nên một tổng thể có nhiều yếu tố có nhiều màu sắc hoặc không màu. Nhãn hiệu chứng nhận phải đủ điều kiện để thực hiện chức năng phân biệt giữa sản phẩm, dịch vụ đủ tiêu chuẩn với những sản phẩm, dịch vụ không đủ tiêu chuẩn mà chủ sở hữu nhãn hiệu yêu cầu

Tổ chức cá nhân muốn đăng ký nhãn hiệu chứng nhận phải đủ điền kiện thực hiện chức năng kiểm soát, chứng nhận chất lượng, đặc tính,....hoặc các yêu cầu khác liên quan tới sản phẩm, dịch vụ đăng ký cho nhãn hiệu chứng nhận. Chức năng của chủ sở hữu nhãn hiệu cần được thể hiện thông qua giấy phép hoạt động hoặc các tài liệu có giá trị tương tự để công nhận chức năng đó. Thêm nữa, chủ sở hữu nhãn hiệu chứng nhận không được phép sản xuất hay kinh doanh sản phẩm, dịch vụ đó. 

 

2.2. Quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận

Quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận là tài liệu bắt buộc cần có trong hồ sơ đăng ký nhãn hiệu chứng nhận. Quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận cần thể hiện được những nội dung như thông tin chủ sở hữu nhãn hiệu, điều kiện để được sử dụng nhãn hiệu, thông tin đặc điểm, tính chất của sản phẩm, dịch vụ, phương pháp để đánh giá các đặc tính của hàng hóa, dịch vụ và kiểm soát việc sử dụng nhãn hiệu.

Bên cạnh các nội dung cơ bản cần có, quy chế sử dụng nhãn hiệu cũng cần làm rõ và cung cấp được thông tin về nhãn hiệu, sản phẩm và dịch vụ đi kèm; điều kiện để được chủ sở hữu cho phép sử dụng nhãn hiệu chứng nhận; nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân sở hữu nhãn hiệu; quyền của chủ sở hữu nhãn hiệu và cơ chế giải quyết khi các bên xảy ra tranh chấp. 

 

3. Hồ sơ và quy trình đăng ký nhãn hiệu chứng nhận

Để nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu chứng nhận, các cá nhân, tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai đăng ký nhãn hiệu chứng nhận (mẫu số 04-NH)

- Mẫu nhãn hiệu chứng nhận (dưới dạng file PDF hoặc JPG đảm bảo rõ nét)

- Quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận

- Bản thuyết minh cho tính chất, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ được đăng ký chứng nhận. 

- Chứng từ nộp lệ phí các khoản phí theo quy định

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tổ chức, cá nhân cần tiến hành nộp hồ sơ tại Cục sở hữu trí tuệ Việt Nam. Đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được xử lý theo bốn giai đoạn:

Giai đoạn 1: Thẩm định hình thức

Rà soát các thông tin liên quan tới nhãn hiệu, thông tin sản phẩm, dịch vụ, các tài liệu đính kèm. Nếu đáp ứng đủ yêu cầu, Cục sở hữu trí tuệ sẽ ra thông báo chấp nhận đơn hợp lệ. Trong trường hợp còn thiết sót, chủ đơn cần nhanh chóng tiến hành bổ sung tài liệu phù hợp

Thời gian thẩm định sẽ được thực hiện trong vòng 01 tháng kể từ ngày nộp đơn. 

Giai đoạn 2. Công bố đơn hợp lệ

Sau 02 tháng kể từ ngày có quyết định chấp nhận đơn hợp lệ, đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được đăng tải trên trang công báo sở hữu công nghiệp của Cục sở hữu trí tuệ. 

Giai đoạn 3. Thẩm định nội dung

Nhãn hiệu nộp đơn đăng ký sẽ được đánh giá khả năng đăng ký trong giai đoạn này. Thông qua quá trình thẩm định, nhãn hiệu sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí. Nếu nhãn hiệu đáp ứng được các tiêu chí về yêu cầu cho khả năng phân biệt, nhãn hiệu sẽ được bảo hộ trong phạm vi yêu cầu. 

Thời gian thẩm định nội dung là 09-12 tháng. Tuy nhiên, mốc thời gian trên chưa bao gồm thời gian để sửa chữa những thiếu sót trong quá trình thẩm định nội dung. Nếu cần bổ sung tài liệu, tổ chức cá nhân cần liên hệ Cục sở hữu trí tuệ để làm rõ tài liệu và thông tin cần bổ sung. Nếu không bổ sung kịp thời, đơn đăng ký có thể bị từ chối. 

Giai đoạn 4. Cấp văn bằng bảo hộ

Nếu nhãn hiệu chứng nhận qua quá trình thẩm định nội dung đáp ứng được các yêu cầu về bảo hộ sẽ được ra thông báo cấp văn bằng bảo hộ. Khi đó, cá nhân tổ chức nộp đơn sẽ tiến hành đóng phí cấp văn bằng để chính thức được cấp văn bằng bảo hộ.