1. Quy định về đăng ký mẫu con dấu cho văn phòng công chứng
Căn cứ theo quy định trong Luật công chứng 2014 văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Văn phòng công chứng sau khi thành lập sẽ làm thủ tục khắc con dấu và đăng ký con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu dấu theo quy định của pháp luật. Vậy văn phòng công chứng sẽ làm thủ tục đăng ký mẫu dấu ở đâu?
Theo quy định của pháp luật văn phòng công chứng được thành lập quy định tại Luật công chứng 2014 nên sẽ không áp dụng việc đăng ký mẫu con dấu theo quy định về đăng ký mẫu con dấu như quy định về đăng ký mẫu con dấu của doanh nghiệp.
Hiện nay để đăng ký mẫu con dấu của văn phòng công chứng sẽ áp dụng theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Tại nghị định này có quy định Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu với tổ chức do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động. Văn phòng công chứng do Sở tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Do vậy, cơ quan đăng ký mẫu dấu của văn phòng công chứng là Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Hồ sơ đăng ký con dấu mới sẽ gồm: Giấy đăng ký hoạt động văn phòng công chứng do Sở tư pháp cấp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ cơ quan đăng ký mẫu dấu sẽ trả kết quả đăng ký mẫu dấu cho văn phòng công chứng.
2. Điều kiện về con dấu của Văn phòng công chứng
Căn cứ theo quy định tại Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định về điều kiện con dấu khi thành lập văn phòng công chứng như sau:
- Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
- Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy.
- Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
3. Văn phòng công chứng được phép có bao nhiêu con dấu
Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu quy định về phạm vi điều chỉnh của Nghị định này tại Điều 1 như sau:
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và chức danh nhà nước.
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP không điều chỉnh đối với những trường hợp sau:
- Việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 và Luật đầu tư 2020
- Dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký
Trong đó, tổ chức kinh tế quy định tại khoản 14 Điều 3 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP là doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.
Theo quy định trên, văn phòng công chứng thuộc đối tượng điều chỉnh của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP. Như vậy, việc sử dụng con dấu theo quy định tại Điều 5 của Nghị định. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây: cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền; cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
Như vậy, về nguyên tắc, văn phòng công chứng chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần thiết mới được cho phép sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp.
4. Những lưu ý khi sử dụng con dấu công chứng
Con dấu là công cụ mà công chứng viên sử dụng để thực hiện nhiệm vụ công chứng của mình. Một con dấu công chứng được đóng trên một tài liệu cho thấy:
- Công chứng viên được nhà nước ủy quyền thực hiện các nhiệm vụ công chứng.
- Người ký kết đã hiện diện trước công chứng viên tại thời điểm công chứng.
- Công chứng viên thực hiện các thủ tục bằng lời nói, và người ký kết xác nhận hoặc tuyên thệ về tính trung thực những gì họ đã ký.
- Danh tính và năng lực của những người ký kết đã được xác minh.
Việc đóng dấu lỗi lên tài liệu có thể bị bên nhận từ chối và có thể gây ra tổn thất tài chính cho người khác. Hơn nữa, những kẻ xấu có thể lợi dụng con dấu công chứng để lừa đảo và yêu cầu công chứng viên thuê luật sư để chứng minh mình vô tội. Nếu không thực sự cẩn thận khi sử dụng con dấu công chứng, chúng ta sẽ dễ gặp phải những sai sót không đáng có. Vì vậy khi đóng dấu công chứng cần phải lưu ý những vấn đề sau:
Cách sử dụng con dấu công chứng
- Trong khi sử dụng dấu công chứng cần lưu ý trong quá trình đóng dấu và cố định tài liệu trên bề mặt bằng phẳng. Hãy giữ con dấu bằng các ngón tay, nhấn xuống và thả ra.
- Kiểm tra xem dấu công chứng hiển thị tất cả các thông tin rõ ràng và có bất cứ thiếu sót nào hay không. Nếu không, cơ quan tiếp nhận có quyền từ chối tài liệu. Dấu ấn công chứng không được đè lên bất cứ văn bản nào trên tài liệu. Nếu không có đủ chỗ để đóng dấu, hãy chuẩn bị các con dấu có kích thước khác nhau và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi dùng.
Cách sửa dấu ấn bị lỗi
Việc đóng dấu công chứng vào một tài liệu rất quan trọng. Dấu công chứng phải sắc nét và rõ ràng, không có vết nhòe hoặc một số thiếu sót khác. Nếu mờ quá, có thể đóng dấu công chứng khác bên cạnh hoặc gần dấu ấn ban đầu (không đè lên, tránh đóng dấu lên lề của tài liệu). Việc cố dùng bút để sửa có thể coi là giả mạo và bị từ chối.
Cách hủy bỏ con dấu công chứng đúng cách
Việc vứt bỏ một con dấu cũ hoặc để nó ở nơi làm việc cũ là không thể chấp nhận được. Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy và sử dụng nó để tạo ra các chứng từ hoặc giấy ủy quyền giả mạo.
Một cách để tiêu hủy con dấu công chứng là cắt nó ra. Nếu có con dấu nổi, hãy tháo các miếng nhựa có khắc thông tin của công chứng viên và cắt thành các miếng nhỏ. Một số nơi yêu cầu hủy bỏ khi công chứng viên hết thời hạn hợp đồng công chứng, trong khi nơi khác yêu cầu nộp con dấu. Do đó, cần tìm hiểu kỹ lưỡng Luật công chứng 2014 để xử lý đúng cách.
Để tham khảo thêm thông tin về vấn đề này, quý khách hàng có thể tìm hiểu tại bài viết: Sự khác biệt của văn phòng công chứng và phòng công chứng? của Luật Minh Khuê.
Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.
Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!
