1. Đơn vị trực thuộc là gì?

Đơn vị trực thuộc là các đơn vị hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp, bao gồm các đơn vị sự nghiệp (các trường đào tạo, viện nghiên cứu, trung tâm, ...), các đơn vị trực thuộc hoạt động kinh doanh, các đơn vị trực thuộc không hoạt động kinh doanh và các đơn vị khác được thành lập theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp được quy định trong Luật thống kê là các chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, không phân biệ hạch toán độc lập hay phụ thuộc. Những đơn vị này đối tượng phải cung cấp thông tin thống kê thông qua các cuộc điều tra thống kê của Nhà nước.

Đối với các cơ quan hành chính nhà nước là một bộ phận cấu thành của một bộ máy nhà nước. Cơ quan hành chính nhà nước được thành lập và hoạt động trên nguyên tắc và trình tự nhất định, theo đó trên phương diện được giao trong phạm vi quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ nhà nước đã giáo cho. Sự phụ thuộc của các đơn vị trong cơ quan hành chính nahf nước là sự phụ thuộc hai chiều. Đó là phụ thuộc theo chiều ngang và chiều dọc. Cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương phụ thuộc vào cơ quan hành chính nhà nước cấp trên tương ứng (phục thuộc dọc); Cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyề chung ở địa phương phụ thuộc vào cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp; cơ quan chuyên miin thuộc Ủy ban nhân dân phụ thuộc vào Ủy ban nhân dân cùng cấp (phụ thuộc ngang).

Mỗi loại hình đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp thường có những đặc điểm, tính chất pháp lý riêng tùy theo nhu cầu sử dụng của mỗi chủ thể doanh nghiệp. Đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp gồm Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Địa điểm kinh doanh. 

Mục đích thành lập các đơn vị trực thuộc: Việc thành lập đơn vị trực thuộc có thể do nhiều mục đích khác nhau, tuy nhiên mục đích cuối cùng là để hỗ trợ, mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Để thành lập được các đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục đăng ký hoạt động của các chi nhánh, văn phòng đại diện. Do đó, doanh nghiệp phải gửi thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

+ Nội dung thông báo bao gồm:

  • Mã số doanh nghiệp;
  • Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
  • Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập;
  • Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện;
  • Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
  • Thông tin đăng ký thuế;
  • Họ và tên, nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;
  • Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;

Ngoài ra, kèm theo thông báo quy định cần phải có :

  • Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội động quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
  • Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh văn phòng đại diện;
  • Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

+ Thời hạn giải quyết: trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện. Trong trường hợp hồ sơ chứ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Đối với trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký haotj động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

+ Lưu ý: doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Cụ thể, đối với hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện:

  • Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
  • Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh văn phòng đại diện;
  • Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

Đối với thông báo lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điaảm kinh doanh đến Phòng đăng ký kunh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh. Thông báo lập địa điểm kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc do người đứng đầu chi nhánh ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.

Như vậy, Phòng đăng ký kinh doanh là nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Đối với trường hợp lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thì cần thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thờ hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Phòng đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

 

2. Quy định về các đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp

2.1. Chi nhánh

Chi nhánh là một đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, chi nhánh được thành lập nhằm mục đích mở rộng quy mô, thị trường kinh doanh của doanh nghiệp. Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoăc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Về ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập chi nhánh để tiến hành kinh doanh các ngành, nghề khác với doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải làm thủ tục bổ sung ngành, nghề.

Về địa điểm được phép đặt chi nhánh, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh,  văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính và có thể thành lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài. Như vậy, doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh trong địa bàn tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính hoặc tại tỉnh/thành phố khác và có thể là ở nước ngoài.

Về phạm vi hoạt động: Chi nhánh được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo quyền. Chi nhánh được đăng ký mã số thuế và con dấu riêng.

Về vấn đề kê hai thuế, hạch toán kế toán: Chi nhánh có thể hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

+ Đối với chi nhánh hạch toán độc lập cần thực hiện: kê khai thuế môn bài, thuế gia trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh. Khai thuế thu nhập các nhân tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của tổ chức trả thu nhập.

+ Đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc:

  • Chi nhánh cùng tỉnh với trụ sở chính: kê khai thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng tại cơ quan thuế trụ sở chính;
  • Chi nhánh khác tỉnh với trụ sở chính: kê khai thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng tại cơ quan thuế nơi đặt chi nhánh.

Lưu ý: Chi nhánh hạch toán phụ thuộc dù cùng tỉnh hay khác tỉnh đều không phải kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp mà kê khai tập trung tại trụ sở chính và khai thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của tổ chức trả thu nhập.

Ngoài ra cần lưu ý, tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Chi nhánh" đối với chi nhánh, cụm từ "Văn phòng đại diện" đối với văn phòng đại diện, cụm từ "Địa điểm kinh doanh" đối với địa điểm kinh doanh. Như vậy, cấu thành tên chi nhánh sẽ bao gồm các thành tố sau đây: Cụm từ "Chi nhánh", loại hình doanh nghiệp, tên riêng của doanh nghiệp. Ví dụ như: Chi nhánh công ty cổ phần xxx

 

2.2. Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Về đặc điểm của văn phòng đại diện bao gồm:

  • Văn phòng đại diện vẫn có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện;
  • Không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, những vẫn ký hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp;
  • Văn phòng đại diện không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập.

Về địa điểm được phép đặt văn phòng đại diện, doanh nghiệp có quyền lập nhiều văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện, song vì là đơn vị phục thuộc của công ty nên văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

Về phạm vi hoạt động: văn phòng đại diện không tự mình thực hiện các công việc kinh doanh được. Văn phòng đại diện chỉ làm chức năng, nhiệm vụ ủy quyền các hoạt động bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Tức là, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Về vấn đề khai thuế và hạch toán thuế:

  • Trường hợp văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường, không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải đống thuế môn bài;
  • Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn;
  • Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

Lưu ý khi đặt tên văn phòng đại diện, tên văn phòng đại diện phải được viết bằng chữ cái trong bảng tiếng việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo "Văn phòng đại diện". Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

 

2.3. Địa điểm kinh doanh

Đại điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể. Đây là nơi thực hiện hoạt động kinh doanh nên được đăng ký một số ngành nghề kinh doanh theo đăng ký của doanh nghiệp. Do đó, địa điểm kinh doanh được hiểu là nơi tiến hành các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và là nơi được phép kinh doanh trong phạm vi một nhóm ngành cụ thể đã đăng ký từ ngành nghề của doanh nghiệp.

Về đặc điểm của địa điểm kinh doanh bao gồm:

  • Địa điểm kinh doanh không được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng;
  • Ngành nghề kinh doanh của địa điểm kinh doanh công ty phải được đăng ký và hoạt động theo ngành nghề của công ty mẹ;
  • Mọi hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh hoàn toàn phụ thuộc vào công ty, hạch toán phụ thuộc;
  • Tại địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp không được ký kết hợp đồng và không được xuất hóa đơn.

Về nơi được phép đặt địa điểm kinh doanh. Nơi đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp phải căn cứ vào nơi đặt trụ sở chính. Theo đó, doanh nghiệp không được phép thành lập địa điểm kinh doanh ngoài phạm vi cấp tỉnh / thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Trụ sở chính và địa điểm kinh doanh không được cùng một nơi. Trụ sở chính cí thể không tiến hành hoạt động kinh doanh, còn địa điểm kinh doanh bắt buộc phải tiến hành hoạt dộng kinh doanh theo ngành, nghề doanh nghiệp đã đăng ký.

Về mục đích khi thành lập địa điểm kinh doanh:

  • Doanh nghiệp muốn mở rộng địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính nhưng trong cùng tỉnh/thành phố hoặc khác tỉnh/thành phố;
  • Muốn thành lập một đơn vị kinh doanh với thủ tục đơn giản, hồ sơ không phức tạp và thời gian nhanh chóng;
  • Những doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi kinh doanh của mình nhưng không nuốn phát sinh các thủ tục kê khai thuế phức tạp như chi nhánh nhưng lại có thể phát sinh được hoạt động kinh doanh, khác với văn phòng đại diện công ty chỉ là nơi để giao dịch, chào hàng thì nên lựa chọn hình thức thành lập địa điểm kinh doanh.

Về vấn đề kê khai thuế, hạch toán thuế: 

+ Địa điểm kinh doanh phải thực hiện hạch toán thuế phụ thuộc vào công ty theo hình thức kê khai thuế tập trung. Bởi địa điểm kinh doanh không có con dấu riêng, không được đứng tên trong các hợp đồng kinh tế, không có hóa đơn và không có mã số thuế riêng.

+ Đối với địa điểm kinh doanh được đặt trùng với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì sẽ thực hiện kê khai và nộp thuế cho địa điểm kinh doanh. Trường hợp địa điểm kinh doanh được đặt ngoài tỉnh thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính chính, địa điểm kinh doanh phải đăng ký mã số thuế phụ thuộc tại cục thuế nơi mở địa điểm kinh doanh và khê khai theo mã số thuế phụ thuộc.

Theo đó, địa điểm kinh doanh không phải khai nộp thuế , việc khai nộp thuế sẽ do chinh nhánh hoặc công ty chủ quản thực hiện. Địa điểm kinh doanh chỉ có thể sử dụng chung hóa đơn với công ty mẹ. Việc khai thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nếu có phát sinh doanh thu, khai tập trung tại trụ sở chính nếu không phát sinh doanh thu.

Như vậy, tùy thuộc vào mục đích kinh doanh của mỗi doanh nghiệp thì sẽ lựa chọn việc thành lập các đơn vị trực thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh sao cho phù hợp.

Trên đây là bài viết tham khảo của công ty Luật Minh Khuê về đơn vị trực thuộc và những quy định liên quan đến đơn vị trực thuộc. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho quý khách hành khi muốn tìm hiểu thêm về các loại hình đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, về thủ tục thông báo đăng ký các đơn vị trực thuộc và một số điều cần lưu ý liên quan đến đơn vị trực thuộc.

Nếu quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc, không hiểu nào về vấn đề này hay bất kỳ vấn đề pháp lý liên quan nào khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí của công ty Luật Minh Khuê chúng tôi 1900.6162 để nhận được sự giải đáp thắc mắc nhanh chóng, kịp thời đến từ đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm chuyên môn. Xin cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng. Trân trọng!