Và rắc rối nó bắt đầu từ sáng nay khi em đóng nhầm dấu của CN Quảng Nam vào quyển HĐ của CN Bình Định và không biết phải giải quyết thế nào vì nếu hủy quyển HĐ trên thì Cty em đã sai vì luật quy định ko được đóng dấu khống. Mong anh/chị hỗ trợ, tư vấn giúp em hướng giải quyết ạh!! Cám ơn anh/chị!!
>> Luật sư tư vấn pháp luật thuế gọi:1900.6162
Luật sư tư vấn:
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến Công ty luật Minh Khuê, đối với thắc mắc của bạn chúng tôi xin được tư vấn cho bạn như sau:
1. Quy định của pháp luật về dấu treo
1.1. Dấu treo là gì?
Dấu treo hay mộc treo là một loại dấu quan trọng của công ty nào đó được dùng để đóng lên những văn bản khác nhau. Nó thường được đóng ở trang đầu tiên của các văn bản. Phần đóng dấu này sẽ bao gồm các vị trí như: một phần tên của cơ quan/tổ chức hoặc có thể đóng dấu ở phụ lục đi kèm theo các loại văn bản chính. Việc đóng dấu treo cũng như đóng các loại con dấu khác. Nó cần tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Đây cũng chính là cách xét duyệt văn bản để thông báo loại văn bản đó đã được thông qua và chấp nhận.
Ý nghĩa của việc đóng dấu treo:
- Dấu treo được sử dụng để đánh dấu lên trên những văn bản nội bộ nhằm thông báo đến toàn thể mọi người có liên quan trong công ty/doanh nghiệp.
- Dấu treo được sử dụng để đóng lên phía góc trái của liên đỏ đem lại giá trị giúp xác định thẩm quyền và các thông tin thể hiện trên đó. Điều này hạn chế tình trạng giả mạo của văn bản và các loại giấy tờ khác.
- Dấu treo được đóng lên văn bản sẽ được xem như một bộ phận của văn bản chính. Bởi vậy, việc đóng dấu treo cần phải thực hiện khi ban hành những văn bản khi có hoạt động nào đó trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức,... nào đó.
Khi nào đóng dấu treo:
Có rất nhiều trường hợp sử dụng dấu treo. Tuy nhiên khi sử dụng dấu treo được coi là phù hợp khi được chia thành 02 trường hợp chính như sau:
- Khi không có sự ủy quyền:
Dấu treo sẽ được sử dụng khi người chịu trách nhiệm được ký ở phía dưới không có thẩm quyền với mục đích đóng dấu lên chữ ký của mình đã ký tại văn bản đó.
Với trường hợp không có sự ủy quyền này thường gặp ở các phòng đào tạo của trường đại học hoặc phòng công tác sinh viên. Nó thường được dùng trong quá trình xin dấu của sinh viên hay bạn có thể bắt gặp dấu treo trên các hóa đơn.
- Khi ban hành các văn bản:
Trường hợp tiếp theo có thể sử dụng dấu treo là khi ban hành những loại văn bản. Nó thường được dùng cho những văn bản pháp luật hoặc phụ lục theo đúng quy định của Pháp luật. Ví dụ như những văn bản do các cơ quan ban hành văn bản đã có hiệu lực được Luật pháp quy định.
- Cơ sở pháp lý:
+ Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
1.2. Quy định về đóng dấu treo
Căn cứ theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, dấu treo không có giá trị pháp lý.
Nhà nước và pháp luật không công nhận có tính pháp lý của tài liệu mà chỉ chứng nhận với mọi người tính chất của văn bản. Việc đóng dấu được xem là quá trình xác minh không thể thiếu của tài liệu chính. Nếu cơ quan, tổ chức xác minh hoặc sửa đổi những điều mới trong nội quy hoặc trong những trường hợp để đóng dấu thì có thể sử dụng dấu treo để chứng thực sự thay đổi của mình. Tuy nhiên không phải lúc nào cơ quan cũng có thể dùng dấu treo hay đóng lên bất cứ loại văn bản nào. Việc đóng dấu này còn phụ thuộc vào nội dung, tính chất và trong từng trường hợp của cơ quan.
Đa số các dấu treo trên đều không được quy định là có tính pháp lý. Chẳng hạn khi xảy ra tranh chấp, nếu như văn bản đã được đóng dấu treo đem ra làm bằng chứng thì sẽ không còn khả năng chứng thực và hoàn toàn không có giá trị.
- Dấu treo trên hóa đơn:
Ở trên hóa đơn, dấu treo cũng được áp dụng và thực hiện đúng theo quy định của nhà nước. Đơn vị được phép đóng dấu treo trên hóa đơn cho toàn bộ các hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng. Ngoài ra, nhiệm vụ của người đóng dấu là phải thực hiện đúng tiêu chuẩn và quy định về con dấu.
Người bán cần phải có thư ủy quyền từ những người đứng đầu trong đơn vị. Với điều kiện là người bán phải trực tiếp ký, ghi rõ họ và tên, chức vụ, địa chỉ đầy đủ trên hóa đơn. Từ đó, họ mới được các đơn vị đứng đầu đóng dấu vào hóa đơn mình đang làm.
Đối với loại hóa đơn dành cho doanh nghiệp, dấu treo được đóng vào vị trí góc bên trái tên cơ quan. Người đóng dấu cần phải hiểu rõ nguyên tắc đóng dấu treo hoàn chỉnh và chính xác với công việc mình đang làm. Vì vậy, hóa đơn trở thành căn cứ có tư cách pháp nhân nếu người đứng đầu đơn vị ủy quyền lại cho người bán ký tên. Đồng thời giao cho họ chịu trách nhiệm về các khoản cần ghi rõ tên đầy đủ của mình trên hóa đơn do doanh nghiệp ban hành.
Đối với loại hóa đơn bán hàng, việc sử dụng dấu treo cũng không cần phải có sự đồng ý từ ban giám đốc công ty. Chỉ cần sự ủy quyền và ký tên của những người chịu trách nhiệm đóng dấu lên văn bản là người bán có thể xuất hóa đơn cho khách hàng hay thực hiện các chỉ tiêu cho công ty khi thực hiện 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2. Phải làm thế nào khi đóng nhầm dấu hai công ty trên hóa đơn
Căn cứ theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau:
"d) Tiêu thức "người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)"
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn".
Như vậy, trong trường hợp của bạn đóng nhầm dấu của chi nhánh Quảng Nam vào quyển hóa đơn của chi nhánh Bình Định và bạn cũng không cung cấp thêm thông tin ràng Công ty đã gửi hóa đơn xuống các chi nhánh hay không.
Như vậy, dựa trên căn cứ quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì Bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật xin chia ra từng trường hợp cụ thể để bạn có thể dễ dàng xử lý như sau:
- Trường hợp 1: Nếu hóa đơn được lập và đã được gửi cho chi nhánh ở Bình Định những hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán sẽ gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
- Trường hợp 2: Hóa đơn đã được gửi cho chi nhánh ở Bình Định, được lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, tuy nhiên người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
- Trường hợp 3: Hóa đơn đã được gửi cho chi nhánh ở Bình Định, được lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót, đồng thời người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,... tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn được ghi số âm.
Như vậy, chi nhánh Bình Định là đơn vị bán hàng thì không thể đóng dấu của chi nhánh Quảng Nam được. Việc đóng dấu nhầm cả quyền đồng nghĩa với việc bạn phải hủy toàn bộ số hóa đơn sai đó và làm công văn giải trình với cơ quan thuế về lý do hủy hóa đơn này theo quy định của pháp luật.
Nếu có bất kỳ vướng mắc nào xin vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến của Công ty Luật Minh Khuê qua số điện thoại 1900.6162 để được hỗ trợ giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác ! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn !
