1. Bản sao từ bản chính là gì và giá trị pháp lý của văn bằng

Bản sao từ bản chính là bản chụp, bản in hoặc bản sao lại từ giấy tờ gốc; khi được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận là đúng với bản chính thì trở thành bản sao được chứng thực từ bản chính. Với bằng đại học, đây là hình thức được sử dụng rất phổ biến trong tuyển dụng, bổ nhiệm, thi tuyển, hoàn thiện hồ sơ hành chính và nhiều giao dịch dân sự khác.

Về giá trị pháp lý, điểm quan trọng nhất là bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Điều đó có nghĩa là về nguyên tắc, người nộp hồ sơ không phải cầm bản gốc đi nộp ở mọi nơi.

Pháp luật cũng bảo vệ giá trị của bản sao chứng thực bằng cách quy định rõ: khi cơ quan, tổ chức tiếp nhận đã nhận bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có căn cứ nghi ngờ bản sao giả mạo hoặc bất hợp pháp. Đây là cơ sở rất quan trọng để tránh tình trạng gây phiền hà cho người dân.

Cần lưu ý thêm một điểm về thuật ngữ: trong thực tế nhiều người quen gọi là “bản sao công chứng bằng đại học”, nhưng về mặt pháp lý, trường hợp sao y bằng đại học tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp hoặc tổ chức hành nghề công chứng là hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, không phải công chứng theo nghĩa chặt của Luật Công chứng.

2. Quy định pháp luật về thời hạn của bản sao bằng đại học công chứng

Tính đến ngày 29/08/2026, pháp luật hiện hành không quy định một thời hạn cố định như 3 tháng, 6 tháng hay 12 tháng đối với bản sao được chứng thực từ bản chính bằng đại học. Nói cách khác, không có quy định chung nào của Nhà nước buộc bản sao chứng thực bằng đại học tự hết hiệu lực chỉ vì đã được chứng thực quá lâu.

Lý do là giá trị sử dụng của bản sao chứng thực gắn với giá trị của bản chính. Bằng đại học là loại văn bằng có giá trị lâu dài, không phải giấy tờ có thời hạn như căn cước, hộ chiếu hay một số chứng chỉ quốc tế. Vì vậy, nếu bản chính vẫn hợp pháp và chưa bị thu hồi, hủy bỏ thì bản sao được chứng thực từ bản chính đó về nguyên tắc vẫn có giá trị sử dụng.

Tuy nhiên, trên thực tế nhiều cơ quan, doanh nghiệp, trường học vẫn yêu cầu bản sao chứng thực “trong vòng 3 tháng” hoặc “trong vòng 6 tháng”. Cần hiểu rõ đây thường là yêu cầu nội bộ về quản lý hồ sơ, không phải là thời hạn hiệu lực pháp lý chung do Nghị định 23/2015/NĐ-CP đặt ra. Vì thế, nếu gặp yêu cầu này, người dùng nên phân biệt giữa quy định pháp luật và quy chế tiếp nhận hồ sơ riêng của đơn vị.

Nói ngắn gọn, về mặt pháp luật chung, bản sao chứng thực bằng đại học không có hạn dùng cố định; nhưng về mặt thực tế nộp hồ sơ, người sử dụng vẫn nên kiểm tra yêu cầu riêng của cơ quan tiếp nhận để tránh phải đi bổ sung giấy tờ.

3. Các trường hợp bản sao bằng đại học không còn giá trị sử dụng

Mặc dù bản sao chứng thực bằng đại học không có hạn dùng cố định, nhưng nó không phải lúc nào cũng có giá trị vô điều kiện. Có một số trường hợp bản sao không còn giá trị sử dụng hoặc không được chấp nhận.

Trường hợp thứ nhất là bản chính bằng đại học đã bị thu hồi hoặc hủy bỏ. Theo quy định về quản lý văn bằng, nếu văn bằng bị phát hiện cấp sai đối tượng, cấp sai thẩm quyền, bị tẩy xóa, có gian lận hoặc để cho người khác sử dụng trái quy định thì cơ quan có thẩm quyền có thể ra quyết định thu hồi, hủy bỏ. Khi đó, bản sao chứng thực được lập từ văn bằng đó cũng không còn cơ sở pháp lý để sử dụng.

Trường hợp thứ hai là bản sao được chứng thực không đúng quy định pháp luật. Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định rõ giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý. Ví dụ: chứng thực sai thẩm quyền, chứng thực từ bản chính giả, ghi lời chứng sai mẫu, không đóng dấu đúng quy định hoặc thực hiện khi bản chính thuộc trường hợp bị cấm chứng thực.

Trường hợp thứ ba là bản chính dùng làm căn cứ chứng thực thuộc diện không được dùng để chứng thực bản sao, như: bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung; bản chính đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp; bản chính có nội dung trái pháp luật hoặc vi phạm đạo đức xã hội.

Trường hợp thứ tư là bản sao bị hư hỏng về hình thức đến mức không còn khả năng sử dụng thực tế, chẳng hạn rách nát, mờ dấu, mờ lời chứng, mất trang, mất dấu giáp lai đối với văn bản nhiều tờ. Khi đó, dù về nguồn gốc nó từng được chứng thực hợp lệ, cơ quan tiếp nhận vẫn có thể từ chối vì không đủ căn cứ kiểm tra tính toàn vẹn của giấy tờ.

4. Hướng dẫn thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính bằng đại học

Thủ tục chứng thực bản sao bằng đại học hiện nay tương đối đơn giản. Người yêu cầu cần chuẩn bị bản chính bằng đại học và bản sao cần chứng thực. Nếu chưa photo sẵn, trong nhiều trường hợp cơ quan chứng thực có thể tự chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực.

Về nơi thực hiện, người dân có thể lựa chọn cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định hiện hành, như Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài nếu đang ở nước ngoài. Việc lựa chọn nơi chứng thực nhìn chung không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu.

Về trình tự, người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Nếu bản sao đúng với bản chính và bản chính không thuộc trường hợp bị cấm dùng làm cơ sở chứng thực thì cơ quan sẽ ghi lời chứng, ký, đóng dấu và vào sổ chứng thực. Nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai theo quy định.

Về thời hạn giải quyết, nguyên tắc chung là giải quyết ngay trong ngày; nếu tiếp nhận sau 15 giờ thì có thể trả vào ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp cùng lúc yêu cầu chứng thực số lượng lớn hoặc giấy tờ phức tạp khó kiểm tra thì thời hạn có thể kéo dài thêm nhưng không quá mức luật cho phép hoặc theo thỏa thuận bằng văn bản.

Về phí chứng thực, mức thu phổ biến hiện nay là 2.000 đồng mỗi trang đối với trang thứ nhất và thứ hai; từ trang thứ ba trở đi là 1.000 đồng mỗi trang, nhưng tổng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng cho một bản. Trang làm căn cứ tính phí là trang của bản chính.

Đối với bằng đại học do cơ sở nước ngoài cấp, cần lưu ý thêm rằng theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, bằng tốt nghiệp và bảng điểm kèm theo do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp cho cá nhân là nhóm giấy tờ không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính. Tuy nhiên, khi dùng tại Việt Nam cho mục đích tuyển dụng hoặc học tiếp, người sử dụng vẫn có thể phải thực hiện thủ tục công nhận văn bằng theo quy định của ngành giáo dục.

5. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng văn bằng đã chứng thực

Lưu ý đầu tiên là chỉ sử dụng bản sao được chứng thực từ bản chính hợp pháp. Nếu bản chính là bằng giả, bằng bị sửa chữa hoặc bằng đã bị thu hồi thì bản sao chứng thực cũng không làm phát sinh giá trị hợp pháp.

Lưu ý thứ hai là không nên nhầm lẫn giữa “giá trị pháp lý” và “yêu cầu hồ sơ nội bộ”. Một bản sao chứng thực bằng đại học có thể vẫn hợp pháp dù đã được chứng thực từ lâu, nhưng cơ quan tuyển dụng vẫn có thể yêu cầu bản sao mới hơn theo quy chế riêng của họ. Trong trường hợp đó, nếu muốn hồ sơ được nhận nhanh, người nộp vẫn nên cân nhắc làm bản sao mới.

Lưu ý thứ ba là nếu dùng bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính thì nên nộp đúng trên môi trường điện tử. Khi tự in file điện tử ra giấy, bản in đó thường không còn đầy đủ giá trị xác thực số như bản điện tử gốc trong hệ thống.

Lưu ý thứ tư là phải bảo quản bản sao cẩn thận. Dù không phải bản gốc, nhưng bản sao bị mờ dấu, rách, mất trang hoặc hỏng lời chứng rất dễ bị từ chối tiếp nhận, gây mất thời gian làm lại.

Lưu ý cuối cùng là không cho người khác sử dụng văn bằng của mình trái quy định. Theo quy định quản lý văn bằng, việc để cho người khác sử dụng văn bằng có thể là căn cứ dẫn tới thu hồi, hủy bỏ văn bằng. Khi bản chính bị thu hồi thì toàn bộ giá trị sử dụng của các bản sao chứng thực liên quan cũng bị ảnh hưởng theo.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm: