1. Tiền thuê nhà cho giám đốc, người lao động có được coi là chi phí được trừ?

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

- Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Như vậy, để tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hồ sơ chứng từ bao gồm:

- Hợp đồng lao động;

- Quy chế và thỏa ước lao động tập thế;

- Quy chế tài chính của công ty, tập đoàn lao động;

- Nêu rõ các quy chế thưởng phạt do chủ doanh nghiệp, hội đồng quản trị, giám đốc quy định đối với quy chế tài chính và tổng công ty theo quy định;

- Có hóa đơn, chứng từ đầy đủ, cụ thể:

+ Hợp đồng thuê nhà;

+ Chứng từ trả tiền thuê nhà;

+ Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho chủ nhà (nếu có).

2. Quy định về hạch toán tiền thuê nhà cho giám đốc và người lao động

Đối với phương thức hạch toán tiền thuê nhà khi chủ thể bên thuê là doanh nghiệp:

Khi hạch toán tiền thuê nhà cho giám đốc và người lao động, kế toán sẽ tiến hành hạch toán tiền thuê nhà như sau:

- Nợ tài khoản 331, là tài khoản dùng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp với bên bán, bao gồm cả các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, bao gồm các khoản thanh toán và ứng trước, thì phải trả cho người bán (hay còn gọi là tiền đặt cọc);

- Nợ tài khoản 242, là tài khoản dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau, thì sẽ dùng chi phí tiền nhà trả trước dài hạn;

- Nợ tài khoản 133, dùng để phản ánh thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ.

Cho đến giai đoạn cuối kỳ thì chủ thể có thẩm quyền là kế toán phải tiến hành phân bổ hạch toán tiền thuê nhà:

- Nợ tài khoản 642, là tài khoản dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp …), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… hay còn gọi là chi phí quản lý doanh nghiệp;

- Nợ tài khoản 242, là tài khoản dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau., hay còn gọi là chi phí trả trước dài hạn. Về vấn đề nộp thuế, thì doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng, kê khai thuế giá trị gia tăng được khấu trừ trên hóa đơn chứ không được chia số thuế giá trị gia tăng theo thời kỳ kê khai. Vì thế cần phải lưu ý để tránh sai lầm khi hạch toán tiền thuê bất động sản. Tuy nhiên cần lưu ý rằng đối với các khoản từ 20 triệu trở lên thì phải được thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản.

Đối với phương thức hạch toán tiền thuê nhà khi chủ thể bên cho thuê là doanh nghiệp:

Khi tiến hành tất toán tiền trong các kì thì doanh nghiệp là bên cho thuê phải hạch toán tiền thuê như sau:

-Tài khoản 111 (đây là khoản nợ dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ) và nợ tài khoản 112 (hay còn gọi là tiền gửi ngân hàng);

- Tài khoản 511, là tài khoản dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp, hay còn gọi là tiền cho thuê bất động sản của kỳ hiện tại;

- Tài khoản 3331, là thuế giá trị gia tăng phải nộp ghi trên hóa đơn;

- Tài khoản 3387, là doanh thu chưa thực hiện (giá cho thuê chưa có thuế giá trị gia tăng). Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng, khi tiến hành hạch toán thuê nhà thì chủ thể có thẩm quyền là kế toán, cần lưu tâm hơn một số vấn đề, doanh nghiệp cho thuê kê khai hóa đơn đầu ra vào kỳ kê khai thuế tại tháng chứ không chia nhỏ thuế giá trị gia tăng cho các kì theo kỳ hạn.

3. Quy định về hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp

Theo quy định pháp luật hiện hành, các công ty cần phải hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp để có thống kê số liệu về các khoản tiền đã chi ra cùng với đó là được trừ thuế theo quy định của pháp luật. 

Căn cứ theo quy định tại khoản 3, Điều 3, Thông tư 45/2013/TT-BTC về khấu hao tài sản cố định có các quy định những chi phí dưới đây không phải là tài sản cố định vô hình mà sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong nhiều nhất 3 năm theo quy định của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp 2008

- Chi phí thành lập doanh nghiệp

- Chi phí đào tạo nhân viên

- Chi phí quảng cáo trước khi thành lập doanh nghiệp

- Chi phí cho giai đoạn nghiên cứu

- Chi phí chuyển dịch địa điểm

- Chi phí mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, giấy chuyển giao công nghệ, bằng sáng chế, nhãn hiệu, lợi thế kinh doanh

Theo khoản 1, Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính có quy định rõ trừ những trường hợp được nêu tại khoản 2 doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi phí nếu đáp ứng điều kiện sau:

Các khoản chi phí này phát sinh thực tế có liên quan tới hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chi phí này có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.

Theo quy định tại khoản 12 Điều 14, Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định đối với các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa, vật tư được thực hiện bởi các tổ chức cá nhân do các sáng lập viên ủy quyền, có văn bản ủy quyền hợp lệ thì được quy định như sau.

- Các khoản chi phí này sẽ được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền và phải thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

- Nếu không giấy tờ hợp pháp doanh nghiệp không được kê khai những chi phí đó vào chi phí được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được hạch toán vào chi phí được trừ khác khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.

Như vậy, những khoản chi phí mà doanh nghiệp thanh toán dịch vụ trước khi thành lập trong trường hợp đã được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh nhưng không có văn bản ủy quyền rõ ràng khi thực hiện chi hộ giữa các thành viên hoặc không có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định, thì doanh nghiệp sẽ không được kê khai các khoản chi phí đó vào chi phí được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Xem thêm: Đưa chi phí điện, nước, thuê nhà vào chi phí hợp lý thế nào?

Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin về Hạch toán tiền thuê nhà cho giám đốc và người lao động mà Công ty Luật Minh Khuê muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 19006162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!