Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Thuế của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Thuế, gọi: 1900.6162

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

1. Cơ sở pháp lý:

- Căn cứ quy định tại Luật Thương mại số 36/2005/QH11;

- Thông tư s 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành luật thuế GTGT;

- Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều luật thuế GTGT;

- Thông tư số 78/2014/tt-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính quy định về người nộp thuế;

- Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính quy định về cấp hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;

>> Xem thêm:  Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện ? Điều kiện, hồ sơ, thủ tục để mở chi nhánh ?

2. Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo Luật doanh nghiệp 2014 được ban hành từ ngày 01/01/0215 thì văn phòng đại diện được hiểu như sau:
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, công ty mẹ, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật”. Như vậy Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của Văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của Doanh nghiệp đã mở Văn phòng đại diện đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý: Điều 3 Luật Thương mại 2005

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

3. Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật hiện nay

3.1 Thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

  • Bước 1: Hiện nay, việc thành lập văn phòng đại diện của công ty trước hết sẽ thực hiện kê khai đăng ký trực tuyến, trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp Quốc gia.
  • Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ và nộp hồ sơ thông báo Thành lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch và Đầu tư nơi dự định đặt văn phòng đại diện.
  • Bước 3: Hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

→ Lưu ý: Kèm theo Thông báo thành lập, phải có đầy đủ các giấy tờ tài liệu nêu trong thành phần hồ sơ.

3.2 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

Căn cứ theo Nghị định số 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp; Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT hướng dẫn hồ sơ để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện gồm có:

  • Thông báo thành lập văn phòng đại diện theo mẫu II-11 Phụ lục Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT;
  • Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên/ Chủ sở hữu công ty/ Chủ tịch công ty/ Hội đồng quản trị/ Các thành viên công ty hợp danh tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp;
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Bản sao chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Văn bản ủy quyền (nếu có)
  • Một số giấy tờ khác theo quy định.

4. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện:

4.1 Tiến hành đóng mã số thuế văn phòng đại diện:

– Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đóng mã số thuế văn phòng đại diện gồm thông báo, Biên bản họp, quyết định của hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/chủ doanh nghiệp về việc giải thể văn phòng đại diện.

>> Xem thêm:  Tư vấn thành lập hộ kinh doanh cá thể, thành lập công ty, chi nhánh, VPĐD

– Nộp hồ sơ tại chi cục thuế cấp quận, huyện. Thời gian giải quyết hồ sơ: Sau 5 – 10 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ kiểm tra sổ sách kế toán, tình hình báo cáo nộp tờ khai, đóng thuế của văn phòng đại diện doanh nghiệp để tiến hành thủ tục khóa mã số thuế văn phòng đại diện

>>> Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của công ty và giám đốc văn phòng đại diện bị giải thể liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ văn phòng đại diện. Công ty có văn phòng đại diện bị giải thể phải chịu tránh nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán những khoản nợ theo quy định của pháp luật.

4.2 Tiến hành làm thủ tục hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện

Doanh nghiệp chuẩn bị:

– Công văn trả con dấu của văn phòng đại diện cần giải thể.

– Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh) về việc trả con dấu văn phòng đại diện.

– Quyết định về việc trả con dấu văn phòng đại diện.

4.3 Làm thủ tục trả giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

- Thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện

- Quyết định của Hội đồng thành viên (nếu là công ty TNHH 2 thành viên trở lên), tất cả thành viên hợp danh (nếu là công ty Hợp danh), Đại hội đồng quản trị (nếu là công ty Cổ phần), chủ sở hữu công ty (nếu là công ty TNHH 1 thành viên) về việc giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

- Biên bản họp Hội đồng thành viên (nếu là công ty TNHH 2 thành viên trở lên), tất cả thành viên hợp danh (nếu là công ty Hợp danh), Hội đồng quản trị (nếu là công ty Cổ phần), chủ sở hữu công ty (nếu là công ty TNHH 1 thành viên) về việc giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

- Xác nhận không nợ thuế theo Quyết toán đã duyệt đến thời điểm giải thể văn phòng đại diện (nếu trụ sở văn phòng đại diện ở khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính của doanh nghiệp)

>> Xem thêm:  Hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện và mức nộp thuế môn bài theo quy định của pháp luật

- Giấy chứng nhận đã nộp con dấu hoặc văn bản xác nhận chưa khắc dấu văn phòng đại diện (đối với trường hợp chưa khắc dấu).

- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, thì trong hồ sơ sử dụng mẫu Thông báo tại Phụ lục II-12 và Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ khác có giá trị thay thế.

5. Tại sao văn phòng đại diện không thể xuất hóa đơn thanh lý tài sản khi giải thể?

Tại khoản 2 Điều 17 Luật Thương mại 2005 quy định về quyền của Văn phòng đại diện như sau:

“2. Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.”

Căn cứ theo quy định tại Điều 18 Luật Thương mại 2005 có quy định về nghĩa vụ của văn phòng đại diện như sau:

Điều 18. Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

1. Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

2. Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.

3. Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.

4. Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

5. Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.

6. Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Căn cứ theo quy định ở trên thì văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được trực tiếp ký hợp đồng với khách hàng nên cũng không thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn cả khi thanh lý tài sản của văn phòng.

6. Làm sao để hạch toán chi phí mua tài sản thanh lý của văn phòng đại diện khi không có hóa đơn?

Căn c Thông tư s 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành luật thuế GTGT và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều luật thuế GTGT:

>> Xem thêm:  Mẫu thông báo thay đổi địa điểm đặt trụ sở của trung tâm trọng tài của tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam (Mẫu số

+ Tại Điều 3 quy định về người nộp thuế:

“Người nộp thuế GTGT là tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT ở Việt Nam, không phân biệt ngành nghề, hình thức, tổ chức kinh doanh (sau đây gọi là cơ sở kinh doanh) và tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa, mua dịch vụ từ nước ngoài chịu thuế GTGT (sau đây gọi là người nhập khẩu)

…"

+ Tại Khoản 3 Điều 5 quy định các trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT:

“3. Tổ chức, cá nhân không kinh doanh, không phải là người nộp thuế GTGT bán tài sản....”

- Căn cứ Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính quy định về người nộp thuế:

“Người nộp thuế thu nhập doanh nghiệp là tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có thu nhập chịu thuế (sau đây gọi là doanh nghiệp)...”

- Căn cứ Khoản 1 Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính quy định về cấp hóa đơn do cơ quan thuế đặt in:

1. Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.

Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoc thuc trường hợp không phải kê khai, np thuế giá tr gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn....”

>> Xem thêm:  Mẫu công văn báo cáo đặt văn phòng đại diện (Mẫu số 6)

- Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ tài chính sa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) quy định:

“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy đnh của pháp luật:

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt...

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gm:

...2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư s 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

>> Xem thêm:  Mẫu thông báo lập chi nhánh/văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài ở nước ngoài (Mẫu số 14/TP-TTTM)

- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mt. Trường hợp giá mua hàng hóa dch v trên bng kê cao hơn giá th trường ti thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá th trường tại thời điểm mua hàng, dch v cùng loi hoặc tương t trên th trường xác đnh li mức giá để tính li chi phí được trừ khi xác đnh thu nhp chu thuế.

Từ các quy định trên, theo sự tư vấn của chúng tôi thì Văn phòng đại diện là tổ chức không kinh doanh bán thanh lý tài sản thì không phải kê khai nộp thuế GTGT đối với số tài sản trên, cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ cho trường hợp trên. (Nội dung này Cục Thuế TP Hà Nội đã có công văn số 72018/CT-TTHT ngày 29/10/2018 tr lời Văn phòng đại diện CIBES LIFT HOLDING AB tại Hà Nội).

Trường hợp Công ty mua tài sản thanh lý của Văn phòng đại diện nếu khoản chi này đáp ứng đủ các điều kiện: thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; có đủ chứng từ hp pháp mang tên địa ch, mã số thuế của Công ty (trường hợp Văn phòng đại diện không thuộc đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ thì Công ty phải có hồ sơ chứng từ chứng minh khoản chi phí trên như hợp đồng mua bán hàng hóa, Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn GTGT theo mẫu 01/TNDN được ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC , chứng từ thanh toán cho bên bán, các giấy tờ liên quan chứng minh văn phòng đại diện là chủ sở hữu của hàng hóa, thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Khoản chi phí nêu trên của Công ty không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC .

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

>> Xem thêm:  Mẫu đơn đề nghị thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của tổ chức trọng tài nước ngoài (Mẫu số 03/TP-TTTM)

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê

>> Xem thêm:  Tư vấn thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh ?