Hộ kinh doanh có được tham gia đấu thầu hay không? Tư cách hợp lệ của nhà thầu là Hộ kinh doanh

Trong tiến trình hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, việc tạo lập một môi trường cạnh tranh bình đẳng cho mọi thành phần kinh tế là mục tiêu xuyên suốt của hệ thống pháp luật Việt Nam. Một trong những bước tiến quan trọng nhất là việc thừa nhận và mở rộng cơ hội tham gia vào thị trường mua sắm công cho các chủ thể không có tư cách pháp nhân, mà điển hình là Hộ kinh doanh. Từ lâu, câu hỏi về việc liệu một thực thể mang tính chất gia đình, quy mô nhỏ có đủ tư cách hiện diện trong những gói thầu quy mô lớn hay không đã trở thành tâm điểm của nhiều cuộc tranh luận pháp lý giữa các đơn vị tư vấn và chủ đầu tư.

Với sự ra đời của Luật Đấu thầu năm 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành, khung pháp lý đã có những phản hồi trực diện, xác lập một hành lang lộ trình rõ nét cho Hộ kinh doanh khi gia nhập chuỗi cung ứng hàng hóa và dịch vụ cho Nhà nước. Việc công nhận tư cách hợp lệ của nhà thầu là Hộ kinh doanh không chỉ đơn thuần là việc mở rộng đối tượng tham gia, mà còn là sự khẳng định về tính đa dạng và nội lực của các đơn vị kinh tế cá thể. Tuy nhiên, để hiện diện một cách hợp lệ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, Hộ kinh doanh phải đáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe về đăng ký kinh doanh, năng lực tài chính và tính độc lập về pháp lý. 

1. Quy định chung về quyền tham gia đấu thầu của hộ kinh doanh

Trong bối cảnh hệ thống pháp luật cũ, hộ kinh doanh thường gặp lúng túng khi xác định tư cách tham dự thầu. Luật Đấu thầu 2013 chủ yếu tập trung vào đối tượng là tổ chức và cá nhân, khiến hộ kinh doanh rơi vào vùng xám pháp lý khi không hoàn toàn là tổ chức có tư cách pháp nhân nhưng cũng không chỉ đơn thuần là một cá nhân hành nghề độc lập. Luật Đấu thầu 2023 đã giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách đưa việc xác định tư cách hợp lệ của hộ kinh doanh thành một khoản độc lập tại Khoản 2 Điều 5.

Sự công nhận này khẳng định quyền tham gia đấu thầu của hộ kinh doanh dựa trên nguyên tắc cạnh tranh lành mạnh. Đấu thầu được định nghĩa là một quy trình lựa chọn nhà thầu dựa trên sự bảo đảm về công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. Khi hộ kinh doanh được quyền đứng tên dự thầu và ký kết hợp đồng, họ trở thành một "Nhà thầu chính" – chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp trước chủ đầu tư về chất lượng, tiến độ và các cam kết trong hồ sơ dự thầu.

Việc cho phép hộ kinh doanh tham gia đấu thầu không chỉ giúp gia tăng số lượng nhà thầu, đẩy mạnh tính cạnh tranh để tối ưu hóa ngân sách nhà nước mà còn giúp các hộ kinh doanh này có cơ hội nâng cao trình độ quản trị và năng lực chuyên môn thông qua quá trình cọ xát với các tiêu chuẩn khắt khe của dự án công.

2. Nhà thầu là hộ kinh doanh có tư cách hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện gì?

2.1. Có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật

Điều kiện tiên quyết để hộ kinh doanh có thể bước chân vào thị trường đấu thầu là việc sở hữu Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Theo Điểm a Khoản 2 Điều 5 Luật Đấu thầu 2023, đây là bằng chứng pháp lý cao nhất xác nhận sự tồn tại và hoạt động hợp pháp của hộ kinh doanh trước cơ quan quản lý nhà nước. Giấy chứng nhận này do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện (Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện) cấp cho cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký.

Mối liên hệ giữa pháp luật về đấu thầu và pháp luật về đăng ký kinh doanh là sự gắn kết về mặt xác thực thông tin. Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ căn cứ vào các thông tin ghi trên giấy chứng nhận như tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, mã số thuế và đặc biệt là ngành nghề kinh doanh để đối chiếu với yêu cầu của gói thầu.

Một hộ kinh doanh không thể tham gia gói thầu xây lắp nếu ngành nghề đăng ký chỉ bao gồm mua sắm hàng hóa. Sự minh bạch này bắt buộc các hộ kinh doanh phải chủ động thực hiện việc đăng ký thay đổi nội dung nếu có sự điều chỉnh trong hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế, nhằm tránh tình trạng bị loại thầu do không đáp ứng năng lực hành nghề.

2.2. Tình trạng hoạt động và trách nhiệm hình sự của chủ hộ kinh doanh

Sự khác biệt căn bản giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp nằm ở chỗ hộ kinh doanh không có sự tách biệt tuyệt đối giữa tài sản, trách nhiệm pháp lý của đơn vị và cá nhân chủ hộ. Do đó, Luật Đấu thầu 2023 quy định rất chặt chẽ về tình trạng hoạt động và tư cách cá nhân của người đứng đầu hộ kinh doanh.

Hộ kinh doanh phải đảm bảo không đang trong quá trình chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan chức năng thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Điều này nhằm bảo vệ lợi ích của chủ đầu tư, đảm bảo rằng nhà thầu đủ khả năng duy trì sự hiện diện pháp lý xuyên suốt thời gian thực hiện hợp đồng. Việc thu hồi giấy chứng nhận có thể xảy ra nếu hộ kinh doanh vi phạm các quy định về đăng ký kinh doanh, không báo cáo tình hình hoạt động hoặc vi phạm pháp luật chuyên ngành. Nếu hộ kinh doanh đang tạm ngừng kinh doanh, họ cũng cần lưu ý về thời điểm mở lại hoạt động trước khi tham gia dự thầu để đảm bảo tư cách hợp lệ tại thời điểm đóng thầu.

Vì chủ hộ kinh doanh là người đại diện duy nhất và chịu trách nhiệm vô hạn đối với các khoản nợ và nghĩa vụ của hộ, Luật Đấu thầu 2023 quy định chủ hộ không được đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Yêu cầu này khắt khe hơn so với doanh nghiệp (vốn tập trung vào tư cách của pháp nhân thay vì tất cả cá nhân góp vốn). Một khi chủ hộ đang đối mặt với các cáo buộc hình sự, khả năng điều hành và cam kết tài chính của hộ kinh doanh bị coi là không ổn định, dẫn đến việc mất quyền tham gia đấu thầu ngay lập tức. Điều này buộc các chủ hộ phải duy trì hồ sơ pháp lý cá nhân trong sạch nếu muốn tiếp cận các nguồn vốn ngân sách.

2.3. Các điều kiện bổ sung về tài chính và tính độc lập trong đấu thầu

Ngoài các điều kiện về giấy phép và tư cách cá nhân, hộ kinh doanh còn phải tuân thủ các quy định chung về tính cạnh tranh và minh bạch được áp dụng thống nhất cho mọi loại hình nhà thầu theo điểm c Khoản 2 Điều 5 Luật Đấu thầu 2023.

Đăng ký trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia: Điểm d Khoản 1 Điều 5 yêu cầu nhà thầu phải có tên trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Với lộ trình số hóa toàn diện, việc đăng ký này không còn là tùy chọn mà trở thành nghĩa vụ bắt buộc để nhà thầu có thể nộp hồ sơ dự thầu qua mạng (E-HSDT). Dữ liệu của hộ kinh doanh trên hệ thống sẽ được liên thông với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, giúp rút ngắn thời gian thẩm định năng lực và giảm thiểu sai sót hồ sơ giấy.

Bảo đảm tính độc lập và cạnh tranh: Hộ kinh doanh tham dự thầu phải đảm bảo tính độc lập về pháp lý và tài chính với các bên liên quan theo Điều 6 của Luật Đấu thầu 2023. Cụ thể, nhà thầu là hộ kinh doanh không được có mối quan hệ phụ thuộc hoặc chung quyền lợi với:

• Chủ đầu tư hoặc bên mời thầu của gói thầu đó.
• Các nhà thầu tư vấn quản lý dự án, tư vấn giám sát, tư vấn lập hoặc thẩm định hồ sơ mời thầu.
• Trong trường hợp đấu thầu hạn chế, các nhà thầu cùng tham dự thầu không được có mối quan hệ sở hữu chéo hoặc cùng một tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý.

Việc vi phạm các quy định về tính độc lập sẽ dẫn đến hành vi bị nghiêm cấm là "thông thầu" hoặc "vi phạm bảo đảm công bằng, minh bạch", có thể khiến hộ kinh doanh bị cấm tham gia đấu thầu từ 1 đến 5 năm hoặc bị xử lý hình sự tùy theo mức độ thiệt hại.

Một trong những thách thức lớn nhất đối với hộ kinh doanh khi tham gia đấu thầu là chứng minh tình hình tài chính lành mạnh thông qua nghĩa vụ thuế. Nhà thầu phải chứng minh đã hoàn thành các nghĩa vụ kê khai và nộp thuế đối với ngân sách nhà nước. Đối với hộ kinh doanh, điều này bao gồm lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phát sinh từ hoạt động kinh doanh.

Tại sao việc minh bạch thuế lại quan trọng? Trong đấu thầu, thuế là thước đo cho tính tuân thủ pháp luật và quy mô doanh thu thực tế của nhà thầu. Từ năm 2026, khi Việt Nam chuyển đổi từ thuế khoán sang cơ chế tự khai – tự nộp, hồ sơ thuế sẽ trở thành căn cứ quan trọng nhất để đánh giá năng lực tài chính của hộ kinh doanh thay cho báo cáo tài chính kiểm toán.

3. Những lưu ý thực tế khi hộ kinh doanh chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Mặc dù luật pháp đã tạo điều kiện, hộ kinh doanh vẫn cần có chiến lược chuẩn bị hồ sơ bài bản để vượt qua các vòng đánh giá năng lực kỹ thuật và tài chính.

So với các doanh nghiệp có quy mô vốn lớn, hộ kinh doanh thường có nguồn lực hạn chế hơn. Để đánh giá năng lực tài chính cho các gói thầu xây lắp, công thức tính toán nguồn lực tài chính (NLTC) thường được áp dụng nhằm đảm bảo nhà thầu có đủ dòng tiền thực hiện gói thầu song song với các công việc khác đang triển khai.

Trong đó:

• NLTC: Nguồn lực tài chính nhà thầu dự kiến huy động cho gói thầu đang xét.
• TNL: Tổng nguồn lực tài chính hiện có (bao gồm tiền mặt, tiền gửi, hạn mức tín dụng được cam kết).
• DTH: Tổng yêu cầu về nguồn lực tài chính hàng tháng cho tất cả các hợp đồng đang thực hiện.

Về mặt kinh nghiệm, hộ kinh doanh cần chứng minh thông qua các hợp đồng tương tự. Một điểm thuận lợi cho hộ kinh doanh là đối với các gói thầu quy mô nhỏ, bên mời thầu có thể cho phép sử dụng bản cam kết thay cho các bằng chứng phức tạp nếu gói thầu có tính chất đơn giản.

Thông thường, hồ sơ mời thầu yêu cầu báo cáo tài chính được kiểm toán trong 3 năm gần nhất. Tuy nhiên, do hộ kinh doanh không bắt buộc phải có báo cáo tài chính kiểm toán theo luật kế toán, họ có thể sử dụng các tài liệu thay thế được pháp luật thừa nhận. Các tài liệu này bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế (GTGT, TNCN) có xác nhận của cơ quan thuế hoặc được nộp qua cổng thuế điện tử.
• Biên bản kiểm tra quyết toán thuế của cơ quan thuế đối với hộ kinh doanh trong các kỳ gần nhất.
• Văn bản xác nhận của cơ quan thuế về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế tính đến thời điểm đóng thầu.

Hộ kinh doanh không có con dấu pháp nhân tròn như doanh nghiệp. Do đó, giá trị pháp lý của các văn bản trong hồ sơ dự thầu và hợp đồng sau này phụ thuộc hoàn toàn vào chữ ký trực tiếp của chủ hộ kinh doanh. Để tăng tính chuyên nghiệp, hộ kinh doanh có thể sử dụng các loại dấu vuông ghi thông tin tên, mã số thuế và địa chỉ, nhưng cần lưu ý rằng các loại dấu này không thay thế được chữ ký của chủ hộ trong các văn bản quan trọng.

4. Ưu đãi dành cho hộ kinh doanh trong đấu thầu gói thầu quy mô nhỏ

Chính phủ Việt Nam đã ban hành các chính sách ưu đãi đặc thù nhằm bảo vệ và thúc đẩy các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, trong đó hộ kinh doanh là đối tượng thụ hưởng trực tiếp.

4.1. Gói thầu xây lắp giá trị dưới 5 tỷ đồng

Đây là ưu đãi quan trọng nhất đối với hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Theo Điều 10 Luật Đấu thầu 2023 và hướng dẫn tại Nghị định 24/2024/NĐ-CP, các gói thầu xây lắp có giá gói thầu không quá 05 tỷ đồng được dành riêng cho doanh nghiệp siêu nhỏ và doanh nghiệp nhỏ tham dự thầu.

• Cơ chế thực hiện: Khi đăng tin mời thầu, chủ đầu tư phải ghi rõ gói thầu chỉ dành cho các đối tượng ưu đãi này.
• Lợi ích cho hộ kinh doanh: Loại bỏ sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp lớn, có tiềm lực tài chính và máy móc hùng hậu, giúp hộ kinh doanh có cơ hội thực hiện các công trình đơn giản tại địa phương.

4.2. Cộng điểm ưu đãi cho hàng hóa và nhân lực nội địa

Hộ kinh doanh cung cấp hàng hóa có xuất xứ Việt Nam hoặc sử dụng lao động là người khuyết tật, lao động nữ hoặc lao động tại địa phương nơi thực hiện dự án sẽ được hưởng các mức ưu đãi cụ thể khi đánh giá hồ sơ dự thầu.

Kết luận

Việc Luật pháp hiện hành cho phép và bảo đảm quyền tham gia đấu thầu của Hộ kinh doanh là một minh chứng thực tiễn cho nguyên tắc không phân biệt đối xử trong hoạt động đầu tư và công ích. Sự hiện diện của các nhà thầu là Hộ kinh doanh mang đến một luồng sinh khí mới cho thị trường đấu thầu, đặc biệt là ở những gói thầu quy mô nhỏ, các dịch vụ phi tư vấn hoặc cung cấp hàng hóa tại địa phương, nơi mà sự linh hoạt và chi phí vận hành thấp của hộ kinh doanh trở thành lợi thế cạnh tranh cốt lõi. Tuy nhiên, quyền lợi luôn đi liền với trách nhiệm pháp lý; Hộ kinh doanh cần nhận thức rõ rằng, một khi đã gia nhập thị trường đấu thầu, họ phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về tính minh bạch, chế độ kế toán và trách nhiệm vô hạn đối với các cam kết trong hợp đồng.

Trong tương lai, khi nền quản trị công ngày càng hướng tới sự chuyên nghiệp hóa và số hóa toàn diện thông qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, các Hộ kinh doanh cần chủ động nâng cao năng lực quản trị, cập nhật kiến thức pháp luật và chuẩn hóa hồ sơ năng lực để xóa bỏ rào cản về quy mô. Việc thiết lập một vị thế vững chắc cho Hộ kinh doanh trong đấu thầu không chỉ giúp các đơn vị này phát triển bền vững mà còn giúp Nhà nước tối ưu hóa nguồn ngân sách thông qua việc lựa chọn được những nhà thầu tận tụy và hiệu quả nhất. Có thể khẳng định, tư cách hợp lệ của Hộ kinh doanh trong đấu thầu chính là "chìa khóa" mở ra cánh cửa hội nhập cho hàng triệu hộ kinh doanh Việt Nam, góp phần thúc đẩy sự tăng trưởng kinh tế đồng đều và thịnh vượng.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!