Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, tổ chức hành nghề công chứng giữ vai trò trung gian pháp lý quan trọng, góp phần bảo đảm tính an toàn, hợp pháp và ổn định cho các giao dịch dân sự, thương mại. Thông qua hoạt động công chứng, các hợp đồng, giao dịch được xác nhận về tính xác thực và phù hợp với quy định pháp luật, từ đó hạn chế tranh chấp và phòng ngừa rủi ro pháp lý. Để hoạt động công chứng diễn ra minh bạch, chuyên nghiệp và đúng định hướng, pháp luật không chỉ trao quyền mà còn đặt ra những nghĩa vụ cụ thể đối với tổ chức hành nghề công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng là gì?
Theo khoản 5 Điều 2 Luật công chứng 2024 quy định như sau:
Hành nghề công chứng là việc công chứng viên của 01 tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Từ quy định trên, tổ chức hành nghề công chứng là chủ thể trung gian mang tính bắt buộc trong hoạt động công chứng, bởi công chứng viên không được hành nghề độc lập với tư cách cá nhân mà phải hoạt động trong khuôn khổ một tổ chức được thành lập và đăng ký hợp pháp.
Như vậy, tổ chức hành nghề công chứng chính là cơ sở pháp lý và tổ chức bảo đảm cho công chứng viên thực hiện chức năng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Thông qua tổ chức này, Nhà nước thực hiện việc quản lý hoạt động công chứng một cách thống nhất, đồng thời đặt ra cơ chế kiểm soát về điều kiện hành nghề, trách nhiệm nghề nghiệp và nghĩa vụ bồi thường khi có thiệt hại xảy ra.
Từ nội hàm của quy định có thể hiểu rằng, tổ chức hành nghề công chứng không chỉ đơn thuần là nơi công chứng viên làm việc, mà còn là chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý liên quan đến hoạt động công chứng do công chứng viên của mình thực hiện. Chính tổ chức này tạo ra tư cách hoạt động hợp pháp, bảo đảm tính ổn định, minh bạch và an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế trong xã hội.
Do đó, tổ chức hành nghề công chứng là tổ chức được thành lập và đăng ký hoạt động theo quy định pháp luật, nơi công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng và thông qua đó xác lập, bảo đảm trách nhiệm pháp lý đối với hoạt động nghề nghiệp công chứng.
2. Quyền của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định mới nhất
Theo điều 35 Luật công chứng 2024, tổ chức hành nghề công chứng được trao những quyền nhất định nhằm bảo đảm tính chủ động, độc lập và điều kiện cần thiết để thực hiện chức năng công chứng. Các quyền này vừa gắn với đặc thù nghề nghiệp, vừa thể hiện cơ chế xã hội hóa hoạt động công chứng trong giai đoạn hiện nay. Cụ thể:
- Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 37 của Luật này và người lao động khác làm việc cho tổ chức mình.
Điều 37. Hình thức hành nghề của công chứng viên
1. Các hình thức hành nghề của công chứng viên bao gồm:
a) Công chứng viên là viên chức của Phòng công chứng;
...
c) Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.
Quyền này thể hiện sự tự chủ về tổ chức và nhân sự của tổ chức hành nghề công chứng. Thông qua việc ký kết hợp đồng, tổ chức xác lập quan hệ pháp lý rõ ràng với công chứng viên và người lao động, bảo đảm cơ sở pháp lý cho việc phân công công việc, quản lý chuyên môn, chi trả thù lao và thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật về công chứng.
- Thu phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng, chi phí khác theo quy định của Luật này và luật khác có liên quan.
Đây là quyền gắn liền với hoạt động cung ứng dịch vụ công chứng, bảo đảm nguồn tài chính để duy trì và phát triển tổ chức. Tuy nhiên, việc thu phí phải đúng mức, đúng chế độ và công khai, minh bạch theo quy định pháp luật, nhằm bảo vệ quyền lợi của người yêu cầu công chứng và giữ gìn uy tín nghề nghiệp.
- Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức.
Quy định này thể hiện tính linh hoạt và phục vụ của hoạt động công chứng trong cơ chế xã hội hóa. Việc được cung cấp dịch vụ ngoài giờ hành chính giúp tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, doanh nghiệp, đặc biệt trong các giao dịch cần thực hiện kịp thời, qua đó nâng cao tính hiệu quả và khả năng tiếp cận dịch vụ công chứng.
- Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu có liên quan theo quy định của pháp luật để phục vụ hoạt động công chứng.
Quyền này có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm tính chính xác, khách quan của văn bản công chứng. Việc tiếp cận và khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác giúp công chứng viên xác minh nhân thân, tình trạng pháp lý của tài sản, hạn chế rủi ro giả mạo, góp phần tăng cường an toàn pháp lý cho các giao dịch.
- Quyền khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Quy định mở này nhằm bảo đảm tính linh hoạt, bao quát của hệ thống pháp luật, tạo điều kiện để tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các quyền phát sinh phù hợp với sự phát triển của pháp luật và thực tiễn xã hội.
Tóm lại, các quyền của tổ chức hành nghề công chứng được xác lập nhằm bảo đảm sự tự chủ trong tổ chức và hoạt động, đồng thời đặt trong khuôn khổ quản lý chặt chẽ của pháp luật, qua đó góp phần duy trì tính chuyên nghiệp, minh bạch và an toàn của hoạt động công chứng trong đời sống pháp lý.
3. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định mới nhất
Theo Luật Công chứng, bên cạnh các quyền được trao, tổ chức hành nghề công chứng còn phải thực hiện nhiều nghĩa vụ nhằm bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và an toàn của hoạt động công chứng. Các nghĩa vụ này thể hiện rõ trách nhiệm của tổ chức không chỉ đối với Nhà nước mà còn đối với công chứng viên, người lao động và người yêu cầu công chứng. Cụ thể:
- Theo dõi, bảo đảm cho công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc thực hiện thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật, tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và thực hiện các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nghĩa vụ này thể hiện vai trò quản lý nội bộ của tổ chức hành nghề công chứng. Tổ chức không chỉ là nơi công chứng viên làm việc mà còn phải giám sát việc tuân thủ pháp luật, đạo đức nghề nghiệp và các quy định quản lý chuyên ngành, qua đó bảo đảm tính chuẩn mực và uy tín của hoạt động công chứng.
- Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê. Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ như một chủ thể kinh doanh, bao gồm quản lý lao động đúng quy định, kê khai và nộp thuế, thực hiện chế độ tài chính – kế toán và thống kê theo quy định pháp luật.
- Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước và bảo đảm việc công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình thực hiện đúng quy định về ngày, giờ làm việc của tổ chức. Quy định này nhằm bảo đảm tính ổn định, thống nhất và thuận tiện cho người dân khi tiếp cận dịch vụ công chứng, đồng thời duy trì kỷ luật hành chính trong hoạt động nghề nghiệp.
- Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình; báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt và niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật của tổ chức mình. Đây là nghĩa vụ bảo đảm tính công khai, minh bạch. Việc niêm yết giúp người dân dễ dàng tiếp cận thông tin, hạn chế tiêu cực và bảo vệ quyền lợi của người yêu cầu công chứng.
- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình; bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật. Nghĩa vụ này nhằm bảo đảm cơ chế bảo vệ quyền lợi của người bị thiệt hại nếu xảy ra sai sót trong hoạt động công chứng, đồng thời tăng cường trách nhiệm nghề nghiệp của tổ chức và công chứng viên.
- Tiếp nhận, quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình. Quy định này góp phần đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chứng viên tương lai, bảo đảm tính kế thừa và phát triển bền vững của nghề công chứng.
- Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình trong việc hành nghề công chứng, tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm. Nghĩa vụ này bảo đảm công chứng viên được cập nhật kiến thức pháp luật, nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thực tiễn.
- Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về giao dịch đã công chứng; giấy tờ, tài liệu đã chứng thực. Đây là biểu hiện của cơ chế quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, giúp bảo đảm tính minh bạch và kịp thời phát hiện, xử lý vi phạm (nếu có).
- Lập sổ yêu cầu công chứng, sổ công chứng, các loại sổ khác và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật.
Việc ghi chép và lưu trữ hồ sơ đầy đủ có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm giá trị pháp lý lâu dài của văn bản công chứng và phục vụ công tác kiểm tra, tra cứu khi cần thiết.
- Cung cấp thông tin để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của pháp luật. Nghĩa vụ này gắn với yêu cầu chuyển đổi số và xây dựng hệ thống dữ liệu công chứng thống nhất, góp phần phòng ngừa rủi ro, gian lận trong giao dịch.
- Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác. Đây là nguyên tắc cốt lõi của nghề công chứng, bảo đảm quyền riêng tư và an toàn thông tin của cá nhân, tổ chức.
- Sử dụng con dấu tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng và thực hiện quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu là yếu tố xác lập giá trị pháp lý của văn bản công chứng, vì vậy việc quản lý và sử dụng phải tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật.
- Tiếp nhận hồ sơ công chứng do Sở Tư pháp chỉ định theo quy định của pháp luật. Nghĩa vụ này bảo đảm sự phối hợp giữa tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan quản lý nhà nước trong những trường hợp cần thiết.
- Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan. Quy định mở nhằm bảo đảm tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đầy đủ các trách nhiệm phát sinh theo hệ thống pháp luật hiện hành.
Tóm lại, hệ thống nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được thiết kế toàn diện, bao quát cả trách nhiệm chuyên môn, trách nhiệm quản lý nội bộ và trách nhiệm xã hội, qua đó bảo đảm hoạt động công chứng diễn ra đúng pháp luật, minh bạch, an toàn và góp phần củng cố niềm tin pháp lý trong các giao dịch dân sự, kinh tế.
Kết luận
Như vậy, quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được xây dựng trên cơ sở hài hòa giữa quyền tự chủ nghề nghiệp và trách nhiệm pháp lý trước Nhà nước và xã hội. Việc trao quyền giúp tổ chức hành nghề công chứng chủ động, linh hoạt trong hoạt động chuyên môn; trong khi đó, việc quy định nghĩa vụ chặt chẽ bảo đảm tính chuẩn mực, minh bạch và trách nhiệm nghề nghiệp. Đây chính là nền tảng pháp lý quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đồng thời củng cố niềm tin của xã hội vào giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Trong bối cảnh cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế sâu rộng, việc tuân thủ đầy đủ quyền và nghĩa vụ theo quy định pháp luật sẽ góp phần xây dựng đội ngũ tổ chức hành nghề công chứng chuyên nghiệp, uy tín và phát triển bền vững.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
