1. Báo tăng BHXH là gì?
Báo tăng Bảo hiểm Xã hội (BHXH) là quá trình mà các doanh nghiệp thông báo cho cơ quan quản lý BHXH về việc có sự gia tăng về số lượng lao động mới tham gia vào tổ chức hoặc đơn vị của họ. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động hoặc tăng cường lực lượng lao động để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
1.1 Các trường hợp báo tăng BHXH
Theo Điều 98 của Luật Bảo hiểm Xã hội năm 2014, việc báo tăng BHXH được hiểu là khi một doanh nghiệp có bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến thông tin tham gia đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), họ cần thực hiện việc thông báo bằng văn bản đến cơ quan quản lý BHXH. Điều này là để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp trong việc quản lý các chế độ bảo hiểm xã hội.
Cụ thể một số trường hợp báo tăng BHXH như sau:
- Ký hợp đồng lao động với người lao động: Khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động mới với một người lao động, đây được coi là một trường hợp báo tăng BHXH. Doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan quản lý BHXH để cập nhật thông tin và bắt đầu đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động này.
- Người lao động đi làm sau nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại: Trong trường hợp người lao động nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm và sau đó quay trở lại làm việc, việc này được xem như một trường hợp báo tăng BHXH. Thông báo về việc này giúp cơ quan quản lý BHXH cập nhật tình trạng tham gia bảo hiểm của người lao động và tính toán các khoản đóng phù hợp.
- Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm lại: Khi một người lao động xin nghỉ không lương và thời gian nghỉ này kéo dài từ 14 ngày trở lên trước khi quay lại làm việc, đây được coi là một trường hợp báo tăng BHXH. Doanh nghiệp cần phải thông báo về việc này để cơ quan quản lý BHXH có thể điều chỉnh chính sách và tính toán các khoản đóng đúng theo thực tế.
1.2 Các quy định về thời gian báo tăng BHXH
Sau đây là những quy định về thời gian báo tăng bhxh mà doanh nghiệp cần chú ý như sau:
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho cơ quan BHXH.
- Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH về việc báo tăng lao động.
Trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng bhxh sẽ bị phạt theo quy định của pháp luật. Có 2 trường hợp chậm báo tăng bhxh như sau:
Trường hợp Chậm báo tăng lao động và không đóng bảo hiểm
Doanh nghiệp chậm báo tăng lao động và không đóng bảo hiểm sẽ bị phạt tiền từ 24% - 30% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm. Tối đa mức phạt không quá 150.000.00đ trong các hành vi sau:
- Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp.
- Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đúng mức quy định mà không phải là trốn đóng.
- Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải là trốn đóng.
- Đồng thời, bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả theo đúng quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Trường hợp Chậm báo tăng nhưng vẫn đóng bảo hiểm
Trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng nhưng vẫn đóng bảo hiểm đầy đủ thì doanh nghiệp vẫn được coi là không tham gia bảo hiểm xã hội. Múc phạt vi phạm sẽ như ở phần (a) bên trên. Số tiền hằng tháng doanh nghiệp đóng bảo hiểm được xem là mức tiền thừa.
Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thể hiện trong thông báo kết quả đóng bảo hiểm (C12-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017)
2. Hồ sơ kê khai báo tăng lao động khi không có sổ BHXH
Đối với vấn đề báo tăng lao động khi không có sổ bảo hiểm xã hội, căn cứ vào Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thì người lao động và đơn vị cần chú ý chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:
* Đối với người lao động:
- Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
+ Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
- Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng tại Tiết a, c và d Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
+ Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
* Đối với đơn vị:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Theo quy định trên, hồ sơ báo tăng lao động không yêu cầu sổ bảo hiểm xã hội. Do đó, bạn vẫn có thể làm thủ tục báo tăng để người lao động có thể tham gia đóng bảo hiểm. người lao động sẽ được đóng bảo hiểm nối tiếp theo số sổ trước đó đã đóng ở công ty cũ.
*Lưu ý: Mẫu D02-TS đã được thay thế bằng mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020.
3. Thủ tục báo tăng BHXH cho người chưa có sổ
3.1 Quy trình báo tăng BHXH cho người chưa có sổ
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ trên để nộp cho CQ BHXH
Bước 2: Nộp hồ sơ
Sau khi có đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH hoặc có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cơ quan BHXH mà doanh nghiệp đã đăng ký tham gia BHXH.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo quy định
- Cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận hồ sơ từ doanh nghiệp và tiến hành xử lý theo quy định của pháp luật.
- Đối với người lao động của doanh nghiệp lần đầu tham gia BHXH, thời gian mà Cơ quan BHXH cấp sổ bảo hiểm mới cho họ là 05 ngày làm việc kể từ ngày họ nhận đủ hồ sơ.
Bước 4: Nhận kết quả
- Sau khi xử lý xong, Cơ quan BHXH sẽ cập nhật thông tin trên cổng và doanh nghiệp có thể truy cập phần mềm VssID để kiểm tra thông tin liên quan đến việc đăng ký tham gia BHXH.
- Doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin về việc đăng ký và quyền lợi BHXH của người lao động sau khi hồ sơ đã được xử lý hoàn tất.
Quy trình này đảm bảo rằng doanh nghiệp và người lao động của họ thực hiện việc đăng ký BHXH một cách đúng quy định và có đầy đủ quyền lợi bảo hiểm.
3.2 Thời hạn giải quyết
Kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định:
- Trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới: không quá 05 ngày.
- Trường hợp tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất: không quá 05 ngày.
- Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: không quá 10 ngày.
- Trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN: không quá 03 ngày.
- Trường hợp xác nhận sổ BHXH: không quá 05 ngày.
- Trường hợp hoàn trả do đóng trùng BHXH, BHTN: không quá 10 ngày
Đối tượng thực hiện bao gồm: Đơn vị SDLĐ; NLĐ đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; NLĐ có từ 2 sổ BHXH trở lên đóng trùng BHXH, BHTN.
>> Xem thêm: Xin hủy sổ bảo hiểm xã hội do công ty cũ không chốt sổ bảo hiểm xã hội có được không ? Điều kiện chốt sổ BHXH ?
Trên đây là toàn bộ thông tin xoay quanh chủ đề "Hồ sơ kê khai báo tăng lao động khi không có sổ BHXH". Nếu quý khách hàng còn câu hỏi hay thắc mắc nào liên quan đến các vấn đề về pháp lý thì có thể nhấc máy lên và liên hệ tới số tổng đài 1900.6162 hoặc Email: lienhe@luatminhkhue.vn.
