1. Thế nào là văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật?
Theo quy định trong Luật Công chứng 2014 tại Khoản 1, Khoản 5 Điều 2, Công chứng là quá trình mà công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội, theo những quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức tự nguyện.
Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
Vì vậy, văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chức năng của tổ chức hành nghề công chứng.
2. Điều kiện chuyển nhượng văn phòng công chứng
Theo quy định tại Điều 29 của Luật Công chứng 2014, chuyển nhượng văn phòng công chứng chỉ được thực hiện khi các điều kiện sau đáp ứng:
- Văn phòng công chứng có thể được chuyển nhượng cho các công chứng viên khác, miễn là họ đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật. Điều kiện đó bao gồm việc văn phòng công chứng đã hoạt động công chứng ít nhất 02 năm.
- Công chứng viên đã chuyển nhượng văn phòng công chứng không được phép tham gia thành lập văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng.
Ngoài ra, pháp luật cũng quy định các điều kiện khi công chứng viên tiếp quản văn phòng công chứng đã chuyển nhượng, bao gồm:
+ Công chứng viên dự kiến phải đã từng hoạt động công chứng ít nhất 02 năm trở lên để có thể tiếp quản vị trí Trưởng Văn phòng công chứng.
+ Cam kết làm việc tại văn phòng công chứng đã được chuyển nhượng.
+ Cam kết thừa kế quyền và nghĩa vụ của văn phòng công chứng đã chuyển nhượng.
Dựa trên các quy định trên, ta có thể đưa ra nhận định về việc chuyển nhượng văn phòng công chứng như sau:
- Tài sản chuyển nhượng: Văn phòng công chứng được coi là tài sản chuyển nhượng, và điều kiện duy nhất để chuyển nhượng là văn phòng công chứng đã hoạt động công chứng ít nhất 02 năm. Điều này có nghĩa là văn phòng công chứng mới thành lập, chưa có đủ thời gian hoạt động 02 năm trở lên, sẽ không đủ điều kiện để chuyển nhượng. Tuy nhiên, việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh và tiếp nhận thành viên hợp danh mới là quyền tự do của các công chứng viên. Trong trường hợp văn phòng công chứng chưa đủ điều kiện chuyển nhượng do chưa đủ thời gian hoạt động 02 năm, các công chứng viên hoàn toàn có thể lựa chọn cách thức tiếp nhận công chứng viên hợp danh mới sau khi chấm dứt tư cách thành viên hợp danh cũ theo ý muốn, dẫn đến quy định điều kiện hoạt động công chứng ít nhất 02 năm bị vô hiệu hóa.
- Hạn chế đối với công chứng viên chuyển nhượng văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng phải tuân thủ theo quy hoạch, do đó, theo Khoản 1 Điều 29 của Luật công chứng năm 2014, công chứng viên đã chuyển nhượng văn phòng công chứng không được phép tham gia thành lập văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng. Trong khi đó, việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo ý muốn không bị áp dụng hạn chế theo quy định hiện hành, việc chấm dứt tư cách thành viên gần như không bị ràng buộc bởi bất kỳ nghĩa vụ nào ngoại trừ trách nhiệm đối với văn phòng công chứng. Điều này đã "đẩy" công chứng viên tới việc lựa chọn thay đổi thành viên hợp danh của văn phòng công chứng thay vì thực hiện chuyển nhượng văn phòng công chứng.
3. Hồ sơ thực hiện chuyển nhượng Văn phòng công chứng gồm những gì?
Hiện nay, việc chuyển nhượng văn phòng công chứng đã trở thành một vấn đề phổ biến và quen thuộc với nhiều người. Tuy nhiên, để thực hiện quá trình chuyển nhượng văn phòng công chứng, cần phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện, hồ sơ và thực hiện theo trình tự, thủ tục được quy định bởi pháp luật.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 15 của Nghị định 19/2015/NĐ-CP, văn phòng công chứng có nhu cầu chuyển nhượng phải nộp một bộ hồ sơ chuyển nhượng tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Hồ sơ này bao gồm các thông tin sau:
(1) Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng, bao gồm các nội dung chủ yếu như:
- Tên, địa chỉ trụ sở và danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.
- Tên, số Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng.
- Giá chuyển nhượng, cách thanh toán tiền và quy trình bàn giao Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.
- Quyền, nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác liên quan.
Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải có chữ ký của đại diện công chứng viên hợp danh đại diện cho các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng và các công chứng viên nhận chuyển nhượng, cũng như phải được công chứng.
(2) Văn bản cam kết của các công chứng viên nhận chuyển nhượng về việc thừa kế toàn bộ quyền, nghĩa vụ và tiếp nhận toàn bộ yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ đang được lưu trữ tại Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.
(3) Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.
(4) Bản sao Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng, cùng với giấy tờ chứng minh rằng công chứng viên nhận chuyển nhượng đã có kinh nghiệm công chứng ít nhất 02 năm, đối với công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng.
(5) Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.
(6) Kê khai thuế và báo cáo tài chính đã được kiểm toán trong 03 năm gần nhất của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.
4. Trình tự chuyển nhượng văn phòng công chứng
Dựa trên quy định tiểu mục 17 Phần B của Thủ tục hành chính, được ban hành kèm theo Quyết định 991/QĐ-BTP năm 2021, thủ tục chuyển nhượng Văn phòng công chứng được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Văn phòng công chứng có nhu cầu chuyển nhượng nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Bước 2: Sở Tư pháp sẽ lấy ý kiến từ tổ chức xã hội và ngành nghề công chứng viên (đối với những nơi đã thành lập Văn phòng công chứng) và trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.
Bước 3: Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định về việc cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh sẽ phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
Thời hạn giải quyết:
- Sở Tư pháp sẽ lấy ý kiến từ tổ chức xã hội và ngành nghề công chứng viên trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị từ Sở Tư pháp. Trong trường hợp từ chối, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh sẽ phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính là Quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng.
Cách thức thực hiện thủ tục: Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại Sở Tư pháp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp.
Có thể thấy, trình tự, thủ tục thực hiện việc chuyển nhượng văn phòng công chứng khá phức tạp và mất nhiều thời gian.
Để tìm hiểu thêm thông tin liên quan, mời quý bạn đọc cùng tham khảo bài viết: Thủ tục thành lập văn phòng công chứng theo quy định mới nhất?
Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên, mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.
