Hợp đồng ủy quyền có cần phải công chứng không?

1. Khái niệm về uỷ quyền, giấy uỷ quyền

Ủy quyền là việc giao cho một người khác thay mặt mình sử dụng quyền mà mình có được một cách hợp pháp. Quan hệ ủy quyền thường là quan hệ giữa cá nhân với nhau mang tính chất tương trợ, giúp đỡ.

Giấy ủy quyền là một văn bản pháp lý trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại giấy ủy quyền. Việc lập giấy ủy quyền có 2 trường hợp xảy ra:

• Ủy quyền đơn phương, tức Giấy ủy quyền không có sự tham gia của bên nhận ủy quyền. Việc lập giấy ủy quyền không đòi hỏi bên nhận ủy quyền phải đồng ý và không có giá trị bắt buộc bên nhận ủy quyền phải thực hiện các công việc ghi trong giấy. Do vậy, nếu sau khi Giấy ủy quyền được lập mà bên nhận ủy quyền không thực hiện công việc theo cam kết thì bên ủy quyền cũng không có quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền phải thực hiện, kể cả việc bồi thường thiệt hại, nếu có.
• Ủy quyền có sự tham gia của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Trường hợp này về hình thức là giấy ủy quyền nhưng về bản chất là hợp đồng ủy quyền. Nếu có tranh chấp, pháp luật sẽ áp dụng các quy định về hợp đồng ủy quyền để giải quyết. Theo đó, người được ủy quyền chỉ được thực hiện các công việc và hưởng các quyền trong phạm vi quy định của giấy ủy quyền. Trong trường hợp người được ủy quyền có hành vi vượt quá phạm vi đó thì phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với phần vượt quá.

2. Thời hạn ủy quyền

Căn cứ theo Điều 563, Bộ luật dân sự năm 2015 thì thời hạn ủy quyền do hai bên thỏa thuận hoặc do pháp luật định. Trong trường hợp hai bên không thỏa thuận hoặc pháp luật không có quy định thì thời hạn là một năm kể từ ngày xác lập ủy quyền.

“Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.”

Tuy nhiên, nếu hai bên có thỏa thuận về thời hạn ủy quyền nhưng trong một số trường hợp thì thời hạn này có thể kết thúc khác so với thỏa thuận. Ví dụ công việc được ủy quyền đã hoàn thành; người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền; người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết; người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại; người đại diện không còn đủ điều kiện quy định; căn cứ khác làm cho việc đại diện không thể thực hiện được.

3. Nội dung (phạm vi) ủy quyền

Bộ luật Dân sự năm 2015 không quy định rõ phạm vi hay là những vấn đề được ủy quyền. Nội dung được quy định cụ thể tại một số văn bản pháp luật chuyên ngành (hộ tịch[1],...). Tuy nhiên, việc ủy quyền phải bảo đảm quy định chung tại Điều 3, Điều 9, Điều 10 Bộ luật Dân sự năm 2015. Theo đó, cá nhân, pháp nhân thực hiện quyền dân sự theo ý chí của mình, không được trái với các nguyên tắc cơ bản và giới hạn của việc thực hiện quyền dân sự.

- Các nguyên tắc cơ bản gồm:

+ Mọi cá nhân, pháp nhân đều bình đẳng, không được lấy bất kỳ lý do nào để phân biệt đối xử; được pháp luật bảo hộ như nhau về các quyền nhân thân và tài sản.

+ Cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội có hiệu lực thực hiện đối với các bên và phải được chủ thể khác tôn trọng.

+ Cá nhân, pháp nhân phải xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình một cách thiện chí, trung thực.

+ Việc xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự không được xâm phạm đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của người khác.

+ Cá nhân, pháp nhân phải tự chịu trách nhiệm về việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ dân sự.

 - Giới hạn việc thực hiện quyền dân sự:

+ Cá nhân, pháp nhân không được lạm dụng quyền dân sự của mình gây thiệt hại cho người khác, để vi phạm nghĩa vụ của mình hoặc thực hiện mục đích khác trái pháp luật.

+ Trường hợp cá nhân, pháp nhân không tuân thủ quy định nêu trênn thì Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền khác căn cứ vào tính chất, hậu quả của hành vi vi phạm mà có thể không bảo vệ một phần hoặc toàn bộ quyền của họ, buộc bồi thường nếu gây thiệt hại và có thể áp dụng chế tài khác do luật quy định.

4. Hình thức ủy quyền

Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về hợp đồng ủy quyền từ Điều 562 đến Điều 569. Tại Điều 562 quy định: 

“Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”.

Bộ luật Dân sự 2015 không quy định về hình thức Giấy ủy quyền. Tuy nhiên, Giấy ủy quyền lại được ghi nhận trên thực tế và tại nhiều văn bản khác, như: Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ 2005:

“1. Việc uỷ quyền tiến hành các thủ tục liên quan đến việc xác lập, duy trì, gia hạn, sửa đổi, chấm dứt, huỷ bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ phải được lập thành giấy uỷ quyền.

2. Giấy uỷ quyền phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ đầy đủ của bên uỷ quyền và bên được uỷ quyền;

b) Phạm vi uỷ quyền;

c) Thời hạn uỷ quyền;

d) Ngày lập giấy uỷ quyền;

đ) Chữ ký, con dấu (nếu có) của bên uỷ quyền.

3. Giấy uỷ quyền không có thời hạn uỷ quyền được coi là có hiệu lực vô thời hạn và chỉ chấm dứt hiệu lực khi bên uỷ quyền tuyên bố chấm dứt uỷ quyền”.

Hay tại khoản 19 Điều 20 Thông tư số 58/2020/TT-BCA ngày 16 tháng 6 năm 2020  của Bộ Công an  quy định về quy trình cấp, thu hồi đăng ký, biển số phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, quy định về giải quyết một số trường hợp khi đăng ký, cấp biển số xe, trong đó xe là tài sản chung của vợ chồng:

“a) Chủ xe tự nguyện khai là tài sản chung của vợ chồng, phải ghi đầy đủ họ, tên và chữ ký của vợ, chồng trong giấy khai đăng ký xe; trường hợp xe thuộc tài sản chung của vợ chồng đã đăng ký đứng tên một người, nay có nhu cầu đăng ký xe là tài sản chung của hai vợ chồng: Giấy khai đăng ký xe, có chữ ký của hai vợ chồng thì cơ quan đăng ký xe thu lại giấy chứng nhận đăng ký xe cũ, cấp giấy chứng nhận đăng ký xe mới; b) Xe của đồng sở hữu khi bán, cho, tặng phải có đủ chữ ký hoặc giấy ủy quyền bán thay của các chủ sở hữu”.

Như vậy, hình thức ủy quyền được thể hiện dưới hai hình thức: Hợp đồng ủy quyền và Giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật hoặc do các bên thỏa thuận.

5. Một số trường hợp ủy quyền bắt buộc phải công chứng

Theo Bộ luật dân sự không có quy định cụ thể về những trường hợp nào giấy ủy quyền bắt buộc phải công chứng. Giấy ủy quyền cần được công chứng sẽ tùy thuộc vào lĩnh vực ủy quyền luật chuyên ngành sẽ điều chỉnh cụ thể. Pháp luật Việt Nam tôn trọng sự thỏa thuận giữa các bên trong việc lựa chọn hình thức công chứng giấy ủy quyền trong một số trường hợp không bắt buộc. 

Luật chuyên ngành điều chỉnh trường hợp phải công chứng giấy ủy quyền cụ thể như:

- Theo Khoản 1 Điều 101 Bộ Luật dân sự 2015 

Thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân ủy quyền cho người đại diện cho hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

- Theo khoản 1 Điều 35 Luật an toàn vệ sinh lao động 2015

Người đại diện được người sử dụng lao động ủy quyền để thực hiện điều tra tai nạn lao động cấp cơ sở, trong trường hợp chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở, người làm công tác an toàn lao động, người làm công tác y tế.

- Theo khoản 3 Điều 45 Luật lý lịch tư pháp năm 2009

Cá nhân ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1(trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì không cần văn bản ủy quyền).

- Theo Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai năm 2013 quy định

Quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn quyền sử dụng đất của chủ sử dụng đất có nêu khi thực hiện các quyền này người sử dụng phải lập thành văn bản và được công chứng hoặc chứng thực, việc công chứng thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, việc chứng thực thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Khi ủy quyền thực hiện các quyền trên, giấy ủy quyền cũng phải được công chứng hoặc chứng thực thì mới có giá trị pháp lý. 

- Theo Điều 2 Thông tư 15/2015/TT-BTP

Ủy quyền đăng ký hộ tịch: Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký hộ tịch (khai sinh, xác định lại dân tộc…) được ủy quyền cho người khác thực hiện thay. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực.

Tại Khoản 2 Điều 96 Luật hôn nhân và gia định năm 2014

Ủy quyền của vợ chồng cho nhau về việc thỏa thuận mang thai hộ phải lập thành văn bản có công chứng. Việc ủy quyền cho người thứ ba không có giá trị pháp lý.

Như vậy, theo những phân tích và dẫn chứng cụ thể ở trên. Giấy ủy quyền không nhất thiết phải công chứng, chứng thực mới có giá trị pháp lý, trừ một số trường hợp bắt buộc theo quy định của pháp luật. Những trường hợp ủy quyền bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng không thực hiện mà một bên hoặc các bên đã thực hiện ít nhất 2/3 nghĩa vụ trong giấy ủy quyền thì vẫn có hiệu lực.  

>> Xem thêm: Công chứng ủy quyền sử dụng xe ô tô cần những gì?

6. Thủ tục công chứng giấy ủy quyền

Theo quy định tại Điều 55 Luật công chứng 2014, quy định về thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền chứ không bắt buộc phải công chứng giấy ủy quyền.

Để đảm bảo giá trị pháp lý, giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền cần phải được công chứng. Khi yêu cầu công chứng giấy ủy quyền, các bên cần phải cung cấp các loại giấy tờ sau:

Các giấy tờ của bên ủy quyền cần chuẩn bị:

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp về thân nhân, nơi ở của vợ, chồng hoặc của người được ủy quyền đại diện nếu ủy quyền (bản chính và bản sao).

- Trường hợp hai vợ chồng bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch.

+ Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

Các giấy tờ của bên nhận ủy quyền cần chuẩn bị:

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao).

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch.