Hướng dẫn cách viết tắt trên hóa đơn chứng từ chuẩn nhất

1. Hướng dẫn cách viết tắt trên hóa đơn chuẩn nhất 

Theo Điều 10, Khoản 5 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc viết tắt một số từ thông thường là được phép đối với các tổ chức và cá nhân cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, trong trường hợp thông tin về tên và địa chỉ của người mua quá dài.

Cụ thể các từ được viết tắt trên hóa đơn điện tử bao gồm:

(1) Quy định về việc ghi địa chỉ trên hóa đơn điện tử

Trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn quá dài, người bán có thể viết tắt một số danh từ thông dụng, nhưng vẫn phải đảm bảo rằng thông tin cung cấp bao gồm đầy đủ số nhà, tên đường, phường, xã, quận, huyện, và thành phố.

(2) Quy định về thông tin tên người mua trên hóa đơn điện tử

Giống như quy định về địa chỉ trên hóa đơn, trong trường hợp tên người mua quá dài, người bán có thể viết tắt tên đó. Tuy nhiên, việc viết tắt phải đảm bảo rằng thông tin về tên của người mua vẫn được xác định chính xác. Đồng thời, tên viết tắt này cần phải phù hợp với tên được đăng ký kinh doanh và mã số thuế (nếu người mua là một doanh nghiệp có đăng ký mã số thuế).

Lưu ý quan trọng:

- Không cho phép viết tắt bất kỳ thông tin nào liên quan đến nghiệp vụ kinh tế và tài chính trên hóa đơn điện tử.

- Trong khi được phép viết tắt trên hóa đơn, các bên liên quan phải đảm bảo thông tin đầy đủ, bao gồm số nhà, tên đường, phường, xã, quận, huyện, thành phố, và phải chính xác theo các văn bản chứng nhận như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

- Theo Công văn số 9208/CT-TTHT ngày 22/9/2017 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh, hình thức thanh toán không là yếu tố bắt buộc trên hóa đơn. Nếu có, và nếu bên bán và bên mua chưa xác định phương thức thanh toán, có thể sử dụng ký hiệu “TM/CK” để bảo đảm tính đúng đắn và hợp lệ của hóa đơn.

- Do đó, trong trường hợp hóa đơn điện tử có mục "hình thức thanh toán," việc viết tắt được phép như sau:

  - Nếu thanh toán bằng tiền mặt, người lập hóa đơn ghi "TM."

  - Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, người lập hóa đơn ghi "CK."

  - Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán, người lập hóa đơn để trống mục hình thức thanh toán hoặc ghi "TM/CK."

2. Những trường hợp không được phép viết tắt trên hóa đơn

Điều 18 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định như sau:

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế và tài chính trên chứng từ kế toán phải được ghi đầy đủ và không được viết tắt, tẩy xóa, hoặc sửa chữa.

- Khi thực hiện viết, cần sử dụng bút mực, số và chữ viết phải liên tục mà không có sự ngắt quãng, và chỗ trống phải được gạch chéo.

- Chứng từ bị tẩy xóa hoặc sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và không được ghi vào sổ kế toán.

- Trong trường hợp viết sai chứng từ kế toán, phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

Lưu ý rằng, khi lập hóa đơn và có sai sót trong việc viết tắt về tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng mã số thuế người mua được ghi đúng, các bên cần lập biên bản điều chỉnh thay vì lập hóa đơn điều chỉnh.

Kết luận:

- Chứng từ kế toán phải tuân theo nguyên tắc không được viết tắt, tẩy xóa hoặc sửa chữa trong nội dung nghiệp vụ kinh tế và tài chính.

- Trong trường hợp tên hoặc địa chỉ của người bán và người mua quá dài, được phép viết tắt theo tiêu chí "tên, địa chỉ."

- Được phép viết tắt tiêu chí "hình thức thanh toán" trên hóa đơn điện tử nếu có thông tin này.

3. Những lưu ý quan trọng về nội dung của hóa đơn

3.1. Quy định về tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

Dựa theo quy định tại khoản 1 của Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các yếu tố như tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và ký hiệu mẫu số hóa đơn được mô tả chi tiết như sau:

- Tên hóa đơn là xác định theo từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mỗi loại hóa đơn sẽ có tên riêng được hiển thị trên mỗi bản hóa đơn. Ví dụ như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.

- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn sẽ tuân theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3.2. Lưu ý về số hóa đơn

Dựa theo quy định tại khoản 3 của Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về số hóa đơn được mô tả như sau:

- Số hóa đơn là một số thứ tự được hiển thị trên hóa đơn khi người bán tạo hóa đơn. Số hóa đơn được biểu diễn bằng chữ số Ả-rập và giới hạn tối đa là 8 chữ số. Số hóa đơn này bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, có giới hạn tối đa là 99,999,999. Hóa đơn được lập theo thứ tự tăng dần liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Đối với hóa đơn do cơ quan thuế in, số hóa đơn đã được in sẵn và có thể sử dụng đến khi còn hiệu lực.

- Trong trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở sử dụng cùng một loại hóa đơn điện tử, số hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

- Nếu số hóa đơn không tuân theo nguyên tắc trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo rằng số hóa đơn sẽ tăng theo thời gian và mỗi số hóa đơn chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất, và không quá 8 chữ số.

3.3. Lưu ý về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Theo quy định của Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải chứa thông tin chi tiết về người bán, được xác định dựa trên các thông tin như tên, địa chỉ, và mã số thuế. Những thông tin này phải được thể hiện chính xác và trùng khớp với những thông tin được ghi rõ tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, và giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

3.4. Quy định về chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

Dựa theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xác nhận thông tin trên hóa đơn bao gồm chữ ký của người bán và người mua theo các quy tắc sau đây:

- Trong trường hợp hóa đơn được in bởi cơ quan thuế, hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), và chữ ký của người mua (nếu có).

- Đối với hóa đơn điện tử:

  - Nếu người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức, chữ ký số trên hóa đơn sẽ là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức đó.

  - Trong trường hợp người bán là cá nhân, chữ ký số có thể là chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Nên lưu ý rằng, trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có cả chữ ký số của người bán và người mua, mà thay vào đó, quy định cụ thể sẽ được áp dụng theo khoản 14 của Điều 10 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bài viết liên quan: Các trường hợp được, không được viết tắt trên chứng từ kế toán

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!