Quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử mới nhất

Mở đầu năm 2023, bước ngoặt quan trọng trong lĩnh vực tài chính và hạch toán đã được khắc phục bằng việc ban hành quy định mới về việc lưu trữ hoá đơn điện tử. Những điều chỉnh này không chỉ tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho việc áp dụng hoá đơn điện tử một cách hiệu quả, mà còn chứa đựng những khía cạnh thú vị về việc tận dụng tiềm năng của công nghệ trong việc quản lý và bảo tồn tài liệu tài chính.

1. Hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào?

Việc lưu trữ hoá đơn điện tử là một nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Điều 6 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Đặc biệt, các khoản quy định tại mục 1 và mục 2 của Điều 6 này đã xác định rõ cách thức lưu trữ và bảo quản hoá đơn điện tử, tạo ra một khung pháp lý chặt chẽ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và thống nhất trong việc thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử.

Điểm đầu tiên, quy định rõ ràng rằng hoá đơn điện tử phải được lưu trữ và bảo quản bằng các phương tiện điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc sử dụng công nghệ để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho thông tin trong quá trình lưu trữ.

Thêm vào đó, quy định tiếp theo thể hiện sự linh hoạt trong việc lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp với mỗi tổ chức, cá nhân dựa trên đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của họ. Điều này khẳng định sự nhận thức về sự đa dạng trong cách thức triển khai quy định, tạo điều kiện tối ưu cho mọi đơn vị tham gia.

Bên cạnh đó, quy định cũng đảm bảo tính sẵn sàng và khả năng tra cứu hóa đơn điện tử khi cần thiết. Điều này không chỉ đảm bảo tính tương thích với việc in ấn ra giấy mà còn khẳng định mục tiêu của việc lưu trữ là để dễ dàng truy cập và xử lý thông tin.

Với tầm nhìn dài hạn, quy định về tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn của thông tin trong suốt quá trình lưu trữ là một mối quan tâm quan trọng. Bằng việc bảo đảm rằng thông tin không bị thay đổi hoặc sai lệch, quy định này thể hiện cam kết về tính chính xác và đáng tin cậy của hoá đơn điện tử.

Về mặt thời gian, quy định yêu cầu lưu trữ hoá đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán, thường là 10 năm. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo tồn thông tin tài chính trong suốt thời gian dài để phục vụ cho mục đích kiểm toán, xác minh và truy vết.

Cuối cùng, quy định cũng chỉ ra quyền và trách nhiệm tiêu hủy hoá đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ. Việc tiêu hủy cần được thực hiện cẩn trọng để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Tóm lại, việc quy định về lưu trữ hoá đơn điện tử trong năm 2023 đã thể hiện sự tập trung vào việc tận dụng công nghệ, tuân thủ pháp luật và đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho thông tin tài chính của các tổ chức và cá nhân. Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn đặt nền móng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

2. Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không?

Theo quy định chi tiết tại Điều 6 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, một bước tiến đáng kể trong việc lưu trữ hoá đơn điện tử đã được ánh sáng. Bản quy chế này không chỉ định rõ khả năng lưu trữ hoá đơn điện tử bằng phương tiện điện tử, mà còn khẳng định một khả năng tối ưu, khi hoá đơn có thể dễ dàng chuyển từ dạng điện tử sang dạng giấy hoặc được truy cập thông qua cơ chế tra cứu khi cần thiết.

Thêm vào đó, việc đề cập đến khoản 1 của Điều 7 Nghị định 123 tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng hoá đơn điện tử. Theo đó, việc in hoá đơn điện tử ra giấy chỉ cần thực hiện trong những trường hợp có sự phát sinh của yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc theo các quy định của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra. Qua điều này, nổi lên khả năng tương tác linh hoạt của hoá đơn điện tử với môi trường kinh doanh và quản lý, khi chỉ thực hiện in giấy khi có nhu cầu cụ thể từ phía các cơ quan chức năng.

Mang tính toàn vẹn và minh bạch, việc in hoá đơn điện tử ra giấy được coi là một hình thức ghi sổ và theo dõi. Điều này tạo cơ sở để duy trì thông tin hoá đơn trong hệ thống quản lý, không chỉ trong mục đích ghi chép mà còn hỗ trợ trong việc theo dõi quy trình giao dịch và quản lý tài chính.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc in hoá đơn điện tử ra giấy chỉ mang tính chất lưu giữ và không có giá trị trong các giao dịch, thanh toán. Một điểm đáng chú ý nữa là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được kết nối với cơ quan thuế theo Nghị định này có thể sử dụng dữ liệu điện tử để tạo hóa đơn, tạo sự tiện lợi và hiệu quả cho các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghiệp vụ hàng ngày.

Tóm lại, bằng việc tạo ra một hệ thống lưu trữ linh hoạt và tiện ích cho hoá đơn điện tử, các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã góp phần xây dựng một môi trường kế toán và tài chính hiện đại, ứng dụng công nghệ để thúc đẩy tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý tài liệu và giao dịch kinh doanh.

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra

Hóa đơn giấy, vốn chỉ có một bản duy nhất, tượng trưng cho hình ảnh truyền thống của tài liệu giao dịch. Tuy nhiên, với hoá đơn điện tử, hình thức này đã trở nên phong phú hơn khi gồm cả hai file kèm theo: một file PDF hiển thị nội dung chi tiết của hoá đơn và một file XML chứa dữ liệu hoá đơn. Trong cặp này, chỉ có file XML được coi là mang giá trị pháp lý thực sự, bởi nó đại diện cho dữ liệu nguyên thủy của hoá đơn mà không hề bị sửa đổi. Trong khi đó, file PDF chỉ đóng vai trò là phiên bản trực quan để giúp người dùng có thể dễ dàng xem và in hoá đơn nếu cần.

Không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ trên máy tính, việc sao lưu cả hai file này trên các thiết bị ngoại vi như USB, đĩa CD càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Việc này thể hiện tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu trong trường hợp máy tính gặp sự cố hoặc các vấn đề kỹ thuật khác. Bằng cách giữ chặt cả hai file, người dùng có thể đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin gốc và tránh mất dữ liệu quan trọng.

Với việc phối hợp sử dụng cả hai phiên bản hóa đơn, cùng với việc thực hiện sao lưu đều đặn, người dùng sẽ tạo ra một hệ thống lưu trữ an toàn và hiệu quả cho hoá đơn điện tử. Hệ thống này không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu mà còn mang lại sự yên tâm và tiện lợi trong việc quản lý và sử dụng thông tin tài chính.

3.1. Đối với hóa đơn điện tử đầu vào

Một quy trình tổ chức và hiệu quả trong việc quản lý hóa đơn được đề xuất như sau:

Bước đầu tiên, hãy tạo ra một tài khoản email riêng, dành riêng cho việc lưu trữ hóa đơn. Điều này giúp tạo ra một hệ thống riêng biệt và tiện lợi để theo dõi thông tin liên quan đến hóa đơn. Tiếp theo, thông báo email này đến tất cả các bên bán để chắc chắn rằng họ có thông tin về kênh lưu trữ này. Hơn nữa, có thể cài đặt email này để tự động chuyển tiếp tới một địa chỉ email cấp quản lý, tạo ra một hệ thống giám sát thêm về việc lưu trữ hóa đơn.

Một bước quan trọng tiếp theo là lập một thư mục trên Google Drive, sử dụng chính địa chỉ email lưu trữ hóa đơn để tạo sự tương thích và sự thuận tiện. Việc lưu trữ hóa đơn trên nền tảng đám mây như Google Drive giúp đảm bảo tính bền vững và an toàn cho dữ liệu.

Khi nhận được email từ bộ phận kế toán, hãy tiến hành tải xuống hóa đơn và lưu trữ nó tại thư mục đã tạo trên máy tính. Sau đó, nên thực hiện việc đổi tên file hóa đơn để phản ánh các thông tin quan trọng như mã số thuế, tên người bán và số hóa đơn. Việc này sẽ giúp tạo ra một hệ thống lưu trữ dễ tìm kiếm và sắp xếp.

Hơn nữa, khi bạn mở hóa đơn ra để kiểm tra sơ bộ, hãy cập nhật những thông tin quan trọng từ tờ hóa đơn vào một file Excel. Cụ thể, có thể ghi lại mã số thuế người bán và mã tra cứu hóa đơn, và chèn liên kết tới hóa đơn trong file Excel này để dễ dàng truy cập và tra cứu khi cần.

Cuối cùng, việc đồng bộ hóa thư mục máy tính, chứa các hóa đơn, lên Google Drive tạo ra một tầng bảo vệ thêm cho dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin tài chính quan trọng luôn được sao lưu và có sẵn trên nền tảng đám mây, tránh rủi ro mất dữ liệu do sự cố máy tính hoặc lưu trữ.

3.2. Đối với hóa đơn điện tử bán ra

Các doanh nghiệp có thể thực hiện việc lưu trữ hóa đơn đầu ra theo các bước hợp lý và bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin, cụ thể như sau:

Trước hết, để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, hãy tạo một thư mục đặc biệt trên máy tính. Trong thư mục này, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ một cách có trật tự và hợp lý. Đồng thời, hãy thực hiện việc cập nhật nội dung quan trọng từ hóa đơn điện tử vào một file Excel riêng. Các thông tin cần được ghi lại trong file Excel có thể bao gồm tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước và sau VAT, cũng như mã tra cứu cho mỗi hóa đơn. Việc này sẽ giúp tạo ra một cơ sở dữ liệu tổ chức và dễ tìm kiếm cho các thông tin quan trọng.

Tuy nhiên, không chỉ giới hạn việc lưu trữ trên máy tính, việc đồng bộ thư mục lưu trữ với Google Drive cũng là một bước quan trọng. Việc đồng bộ hóa giữa máy tính và nền tảng đám mây này đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu. Điều này bảo vệ thông tin khỏi các sự cố kỹ thuật và đồng thời tạo ra khả năng truy cập từ xa và chia sẻ dễ dàng cho những người có quyền truy cập.

Việc tối ưu hóa việc lưu trữ hóa đơn điện tử thông qua việc tạo thư mục trên máy tính, cập nhật file Excel và đồng bộ hóa với Google Drive không chỉ tạo ra một quá trình lưu trữ hiệu quả mà còn đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho thông tin tài chính quan trọng của doanh nghiệp.

3.3 Điều kiện để bảo đảm giá trị pháp lý của hoá đơn điện tử là?

1. Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

2. Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

3.4 Trường hợp gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán phải làm thế nào?

Trong trường hợp này, người bán phải thông báo với cơ quan thuế để hỗ trợ xử lý sự cố. Nếu trong thời gian xử lý sự cố mà người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Công ty Luật Minh Khuê trân trọng gửi đến quý khách hàng những tư vấn quý báu và thiết thực. Chúng tôi trân trọng và muốn chia sẻ với quý khách một lời mời đặc biệt, đặc biệt dành cho những tình huống pháp lý mà quý khách đang đối diện hoặc bất cứ thắc mắc nào cần sự hỗ trợ và lời khuyên từ chúng tôi. Rất mong quý khách không ngần ngại liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến mà chúng tôi đã thiết lập, qua số hotline độc quyền: 1900.6162.

Hơn nữa, để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho quý khách, chúng tôi chân thành mời quý khách gửi thư điện tử với đầy đủ chi tiết đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Điều này sẽ giúp chúng tôi nắm rõ hơn về tình huống cụ thể và từ đó có thể cung cấp hỗ trợ và lời giải đáp cho những thắc mắc của quý khách với tốc độ nhanh chóng nhất.

Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến quý khách hàng vì sự hợp tác và tin tưởng quý báu mà quý khách dành cho chúng tôi. Sẽ là niềm vinh dự cho chúng tôi được đồng hành cùng quý khách trên con đường giải quyết các vấn đề pháp lý và mang lại sự an tâm tuyệt đối.