1. Các hình thức đăng ký doanh nghiệp online
Đăng ký doanh nghiệp online là hình thức hiện đại cho phép các cá nhân và tổ chức thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Theo quy định tại khoản 1 Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình này được thực hiện thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, mang lại sự thuận lợi và nhanh chóng cho nhà đầu tư.
Người thành lập doanh nghiệp hoặc các doanh nghiệp có quyền lựa chọn giữa hai phương thức đăng ký: sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh. Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo ra bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp cho cá nhân, cho phép họ thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp một cách dễ dàng. Mỗi cá nhân chỉ được cấp một tài khoản duy nhất, và họ sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác cũng như tính hợp pháp của thông tin đăng ký mà mình cung cấp.
Ngoài ra, nhà đầu tư cũng có thể chọn đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số. Chữ ký số, với vai trò thay thế chữ ký thông thường trong các văn bản của cơ quan, tổ chức, được sử dụng để xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ. Đối với hình thức đăng ký này, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ dưới dạng văn bản điện tử với các định dạng như “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf” thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp, thay vì phải nộp bản giấy như trước đây.
Như vậy, việc đăng ký doanh nghiệp online không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhà đầu tư mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý nhà nước về doanh nghiệp.
2. Hướng dẫn thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp online
Quy Định Hồ Sơ Đăng Ký Doanh Nghiệp Qua Mạng Theo Nghị Định 01/2021/NĐ-CP
Theo quy định tại khoản 3 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử chỉ được chấp thuận khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cụ thể. Đầu tiên, hồ sơ phải có đầy đủ các giấy tờ cần thiết, và nội dung của các giấy tờ này phải được kê khai một cách đầy đủ và chính xác như hồ sơ bằng bản giấy, nhưng phải được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Đặc biệt, tên của các văn bản điện tử cần phải được đặt tương ứng với tên của loại giấy tờ trong hồ sơ bản giấy để tránh sự nhầm lẫn.
Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, hoặc cá nhân khác, có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử. Nếu không, họ có thể ký trên văn bản giấy và sau đó quét (scan) văn bản đó theo các định dạng như “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tính chính xác của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Hơn nữa, các thông tin đăng ký doanh nghiệp phải được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp một cách đầy đủ và chính xác, bao gồm cả thông tin về số điện thoại và địa chỉ thư điện tử của người nộp hồ sơ. Cuối cùng, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng cần được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục đăng ký, hồ sơ phải kèm theo các giấy tờ và tài liệu theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Những quy định này không chỉ đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà còn tạo ra một môi trường minh bạch và hiệu quả cho việc quản lý doanh nghiệp qua hệ thống điện tử.
Theo quy định tại Chương IV Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online được phân loại theo từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Đối với doanh nghiệp tư nhân, hồ sơ đăng ký bao gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp cùng với bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân. Đây là những tài liệu thiết yếu nhằm xác nhận quyền sở hữu và tính hợp pháp của doanh nghiệp.
Đối với công ty hợp danh, hồ sơ cần có giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên và bản sao của các giấy tờ pháp lý. Cụ thể, hồ sơ phải bao gồm giấy tờ pháp lý của thành viên công ty, người đại diện theo ủy quyền, và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, cần có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần, hồ sơ cần có giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, cùng với danh sách thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài. Các giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, thành viên công ty, cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài cũng phải được nộp kèm theo, cùng với giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu có.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, hồ sơ tương tự cũng bao gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, cùng với bản sao các giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và chủ sở hữu công ty. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư cũng cần được bổ sung.
Những quy định này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp cho các loại hình doanh nghiệp mà còn giúp nhà đầu tư thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp một cách thuận tiện và nhanh chóng thông qua nền tảng trực tuyến, góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số
Căn cứ vào Điều 44 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số được thực hiện theo ba bước cụ thể. Bước đầu tiên, người nộp hồ sơ cần tiến hành kê khai thông tin và tải các văn bản điện tử lên hệ thống. Sau đó, họ sẽ ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng và thực hiện việc thanh toán các khoản phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình đã được quy định trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ, người nộp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng. Giấy biên nhận này là bằng chứng cho thấy hồ sơ của họ đã được tiếp nhận thành công. Bước tiếp theo là chờ đợi phản hồi từ Phòng Đăng ký kinh doanh. Nếu hồ sơ đủ điều kiện để cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện việc cấp đăng ký và thông báo cho doanh nghiệp về kết quả này. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung các thông tin còn thiếu hoặc không hợp lệ.
Quy trình này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong việc đăng ký doanh nghiệp mà còn giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho các nhà đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong thủ tục hành chính là một bước tiến quan trọng, góp phần vào việc cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Theo quy định tại Điều 45 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bằng cách sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh được thực hiện qua ba bước rõ ràng và cụ thể. Bước đầu tiên, người nộp hồ sơ cần sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh của mình để kê khai các thông tin cần thiết, tải lên các văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thông qua hệ thống mạng. Đồng thời, họ cũng phải thanh toán các khoản phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình đã được hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp người nộp hồ sơ thực hiện ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục này, văn bản ủy quyền cần phải ghi rõ thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ.
Khi đã hoàn thành việc gửi hồ sơ, người nộp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Giấy biên nhận này không chỉ xác nhận rằng hồ sơ đã được tiếp nhận mà còn là căn cứ quan trọng cho việc theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ. Bước thứ ba là chờ đợi phản hồi từ Phòng Đăng ký kinh doanh. Nếu hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký cho doanh nghiệp và thông báo kết quả này cho người nộp hồ sơ. Ngược lại, trong trường hợp hồ sơ không đạt yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung thông tin qua mạng.
Đặc biệt, quy trình này không chỉ áp dụng cho việc đăng ký doanh nghiệp mà còn cho các thủ tục liên quan đến hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện và thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Việc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh trong thủ tục đăng ký này thể hiện sự linh hoạt và tiện lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong quản lý doanh nghiệp. Điều này góp phần thúc đẩy môi trường kinh doanh ngày càng phát triển và chuyên nghiệp hơn trong thời đại số hóa hiện nay.
3. Lưu ý khi đăng ký doanh nghiệp online
Khi thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp online, có một số lưu ý quan trọng mà người nộp hồ sơ cần phải ghi nhớ để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Đầu tiên, việc cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ là cực kỳ quan trọng. Những thông tin này sẽ quyết định đến việc hồ sơ đăng ký có được chấp nhận hay không. Bất kỳ sai sót nào trong việc kê khai thông tin có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung, gây mất thời gian cho cả người nộp hồ sơ lẫn cơ quan chức năng.
Bên cạnh đó, người nộp hồ sơ cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Các quy định này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh mà còn bảo vệ quyền lợi của người đầu tư và doanh nghiệp. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai.
Ngoài ra, trong trường hợp gặp khó khăn trong quá trình đăng ký, người nộp hồ sơ nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ các kênh hỗ trợ chính thức. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thường có các thông tin hướng dẫn chi tiết, cùng với đội ngũ tư vấn sẵn sàng giải đáp thắc mắc. Hơn nữa, các hiệp hội doanh nghiệp, tổ chức hỗ trợ khởi nghiệp cũng là nguồn thông tin hữu ích, giúp người nộp hồ sơ vượt qua các khó khăn và hoàn thành quy trình đăng ký một cách thuận lợi. Việc chú ý đến những điều này sẽ giúp quá trình đăng ký doanh nghiệp online diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời góp phần tạo dựng một môi trường kinh doanh minh bạch và bền vững.
Xem thêm bài viết: Lý do cán bộ công chức, viên chức không được quyền thành lập doanh nghiệp?
Khi quý khách có thắc mắc về quy định pháp luật, vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn và giải đáp quy định pháp luật nhanh chóng.
