Hướng dẫn thủ tục sửa đổi, cấp lại, gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Nội dung được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Doanh nghiệp của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp, gọi:  1900 6162

Cơ sở pháp lý: 

- Luật quản lý ngoại thương năm 2017

- Nghị định 28/2018/NĐ-CP

Nghị định 28/2018/NĐ-CP quy định cụ thể về các trường hợp và thủ tục tiến hành sửa đổi, gia hạn và cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam. Luật Minh Khuê hướng dẫn cụ thể trong bài chia sẻ dưới đây:

1. Thủ tục sửa đổi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện 

1.1. Trương hợp sửa đổi

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 28/2018/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được sửa đổi trong các trường hợp sau:

a) Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện;

b) Thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện;

c) Thay đổi tên gọi hoặc hoạt động của Văn phòng đại diện đã được cấp phép;

d) Thay đổi địa điểm đặt trụ sở chính của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;

đ) Thay đổi tên gọi hoặc thay đổi nơi đăng ký thành lập của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài từ một nước sang một nước khác;

e) Thay đổi hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài.

Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi theo các trường hợp quy trên, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải gửi 01 hồ sơ đề nghị sửa đổi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đến cơ quan cấp Giấy phép để sửa đổi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

1.2. Hồ sơ, trình tự đề nghị sửa đổi giấy phép

Hồ sơ đề nghị sửa đổi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài bao gồm:

a) Văn bản đề nghị sửa đổi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;

b) Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam;

c) Văn bản, giấy tờ bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện mới của tổ chức xúc tiến thương mại được dịch ra tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam (áp dụng trong trường hợp sửa đổi theo quy định tại điểm a Khoản 1 Điều này);

d) Bản sao không cần chứng thực hợp đồng, thỏa thuận hoặc các giấy tờ liên quan về việc thay đổi địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện (áp dụng trong trường hợp sửa đổi theo quy định tại điểm b Khoản 1 Điều này);

đ) Bản sao Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài. Các giấy tờ quy định tại điểm này phải dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam (áp dụng trong trường hợp sửa đổi theo quy định tại điểm d, điểm đ, điểm e Khoản 1 Điều này).

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được lựa chọn một trong các cách thức gửi hồ sơ sau:

a) Gửi qua đường bưu điện đến cơ quan cấp Giấy phép;

b) Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan cấp Giấy phép. Người nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc ủy quyền của Văn phòng đại diện tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm sửa đổi Giấy phép và gửi bản sao Giấy phép đã được sửa đổi cho các cơ quan quy định tại Khoản 7 Điều 26 Nghị định 28/2018/NĐ-CP. Trường hợp không sửa đổi Giấy phép, cơ quan cấp Giấy phép phải nêu rõ lý do.

2. Thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Có nhu cầu tiếp tục hoạt động tại Việt Nam theo hình thức Văn phòng đại diện;

b) Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài vẫn đang hoạt động theo pháp luật của nước nơi tổ chức xúc tiến thương mại đó thành lập;

c) Không có hành vi vi phạm quy định tại điểm c Khoản 6 Điều 26 Nghị định 28/2018/NĐ-CP.

Trong trường hợp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bị mất, bị rách, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải gửi 01 văn bản đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu số 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký đến cơ quan cấp Giấy phép ngay sau khi phát sinh sự việc mất, rách.

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được lựa chọn một trong các cách thức gửi đơn đề nghị sau:

a) Gửi qua đường bưu điện đến cơ quan cấp Giấy phép;

b) Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan cấp Giấy phép. Người nộp đơn phải có giấy giới thiệu hoặc ủy quyền của Văn phòng đại diện tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm cấp lại Giấy phép và gửi bản sao Giấy phép đã được cấp lại cho các cơ quan quy định tại Khoản 7 Điều 26 Nghị định này.

3. Thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài thực hiện theo quy định tại Điều 29 Nghị định 28/2018/NĐ-CP. Theo đó:

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi có đủ các Điều kiện sau đây:

a) Có nhu cầu tiếp tục hoạt động tại Việt Nam theo hình thức Văn phòng đại diện;

b) Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài vẫn đang hoạt động theo pháp luật của nước nơi tổ chức xúc tiến thương mại đó thành lập;

c) Không có hành vi vi phạm quy định tại điểm c Khoản 6 Điều 26 Nghị định này.

Trong thời hạn ít nhất 60 ngày trước khi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hết hạn, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải gửi 01 hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tới cơ quan cấp Giấy phép gồm:

a) Văn bản đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu số 05 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;

b) Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. Các giấy tờ quy định tại điểm này phải dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

c) Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện tính đến thời điểm đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

d) Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được lựa chọn một trong các cách thức gửi đơn đề nghị sau:

a) Gửi qua đường bưu điện đến cơ quan cấp Giấy phép;

b) Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan cấp Giấy phép. Người nộp đơn phải có giấy giới thiệu hoặc ủy quyền của Văn phòng đại diện tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm gia hạn Giấy phép và gửi bản sao Giấy phép đã được cấp lại cho các cơ quan quy định tại Khoản 7 Điều 26 Nghị định này. Trường hợp không gia hạn Giấy phép, cơ quan cấp Giấy phép phải nêu rõ lý do.

Thời hạn gia hạn thực hiện như thời hạn Giấy phép của Văn phòng đại diện theo quy định tại Khoản 5 Điều 26 Nghị định này.

4. Mẫu đơn đề nghị sửa đổi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài

>>> Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 28/2018/NĐ-CP

ĐỀ NGHỊ SỬA ĐỔI GIẤY PHÉP THÀNH LẬP

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Kính gửi: Cục Xúc tiến thương mại - Bộ Công Thương

Tên tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài (ghi bằng chữ in hoa tên đầy đủ của tổ chức)        

...................................................................................................................................

Tên viết tắt (nếu có): ....................................................................................................

Quốc tịch: ...................................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính (địa chỉ trên Giấy phép thành lập): ...................................................

Điện thoại: ........................................................  Fax: ……………………………………….

Email: ...............................................................  Website: ………………………………….

Đại diện theo pháp luật (người đứng đầu tổ chức):

Họ và tên: ...................................................................................................................

Chức vụ: .....................................................................................................................

Quốc tịch: ...................................................................................................................

Tên Văn phòng đại diện: ..............................................................................................

Tên viết tắt (nếu có): ....................................................................................................

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện (ghi rõ số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố):      

Giấy phép thành lập số: ………………….….. cấp ngày... tháng … năm ..........................

Căn cứ Nghị định số.../2018/NĐ-CP ngày... tháng... năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về một số biện pháp phát triển ngoại thương, (tên tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài) đề nghị sửa đổi Giấy phép thành lập số... ngày... tháng... năm... với các nội dung cụ thể sau:

Nội dung Điều chỉnh: ...................................................................................................

Lý do Điều chỉnh: ........................................................................................................

(Tên đầy đủ của Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài) cam kết:

- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về sự trung thực và sự chính xác của những nội dung trên và hồ sơ kèm theo.

- Chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật Việt Nam về thành lập và hoạt động văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam và các quy định của pháp luật khác có liên quan./.

Hồ sơ gửi kèm (Ghi rõ và đầy đủ văn bản, tài liệu được gửi kèm theo hồ sơ)

5. Mẫu đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài

>>> Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định 28/2018/NĐ-CP

ĐỀ NGHỊ CẤP LẠI GIẤY PHÉP THÀNH LẬP

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Kính gửi: Cục Xúc tiến thương mại - Bộ Công Thương

Tên tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài (ghi bằng chữ in hoa tên đầy đủ của tổ chức):       

...................................................................................................................................

Tên viết tắt (nếu có): ....................................................................................................

Quốc tịch: ...................................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính (địa chỉ trên Giấy phép thành lập): ...................................................

Điện thoại: ……………………………………………. Fax: ..................................................

Email: …………………………………………………. Website: ...........................................

Đại diện theo pháp luật (người đứng đầu tổ chức):

Họ và tên: ...................................................................................................................

Chức vụ: .....................................................................................................................

Quốc tịch: ...................................................................................................................

Tên Văn phòng đại diện: ..............................................................................................

Tên viết tắt (nếu có): ....................................................................................................

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện (ghi rõ số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố):      

Giấy phép thành lập số: ...............................................................................................

Do: ……………………………………. cấp ngày ... tháng … năm ... tại .............................

Căn cứ Nghị định số .../2018/NĐ-CP ngày ... tháng ... năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về một số biện pháp phát triển ngoại thương, (tên tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài) đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập với lý do như sau:

...................................................................................................................................

(Tên đầy đủ của Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài) cam kết:

- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về sự trung thực và sự chính xác của những nội dung trên và hồ sơ kèm theo.

- Chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật Việt Nam về thành lập và hoạt động văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam và các quy định của pháp luật khác có liên quan./.

Hồ sơ gửi kèm: (Ghi rõ và đầy đủ văn bản, tài liệu được gửi kèm theo hồ sơ)

6. Mẫu đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài

>>> Mẫu số 05 ban hành kèm theo Nghị định 28/2018/NĐ-CP

ĐỀ NGHỊ GIA HẠN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Kính gửi: Cục Xúc tiến thương mại - Bộ Công Thương

Tên tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài (ghi bằng chữ in hoa tên đầy đủ của tổ chức):       

...................................................................................................................................

Tên viết tắt (nếu có): ....................................................................................................

Quốc tịch: ...................................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính (địa chỉ trên Giấy phép thành lập): ...................................................

Điện thoại: ..................................................................  Fax: ……………………………….

Email: ........................................................................  Website: ………………………….

Đại diện theo pháp luật (người đứng đầu tổ chức):

Họ và tên: ...................................................................................................................

Chức vụ: .....................................................................................................................

Quốc tịch: ...................................................................................................................

Tên Văn phòng đại diện: ..............................................................................................

Tên viết tắt (nếu có): ....................................................................................................

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện (ghi rõ số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố):      

Giấy phép thành lập số: ..............................................  cấp ngày... tháng …. năm … ….

Căn cứ Nghị định số .../2018/NĐ-CP ngày ... tháng ... năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về một số biện pháp phát triển ngoại thương, (tên tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài) đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện với nội dung cụ thể như sau:

1. Lý do đề nghị gia hạn: .............................................................................................

2. Thời hạn đề nghị được gia hạn thêm: .......................................................................

(Tên đầy đủ của Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài) cam kết:

- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về sự trung thực và sự chính xác của những nội dung trên và hồ sơ kèm theo.

- Chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật Việt Nam về thành lập và hoạt động văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam và các quy định của pháp luật khác có liên quan./.

Hồ sơ gửi kèm: (Ghi rõ và đầy đủ văn bản, tài liệu được gửi kèm theo hồ sơ)

Trên đây là tư vấn của chúng tôi.  Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900 6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Doanh nghiệp - Công ty luật Minh Khuê