Hướng dẫn về biên lai điện tử và chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

1. Quy định về việc sử dụng biên lai điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2022, đã đưa ra một thay đổi quan trọng trong cách tổ chức xử lý các giao dịch tài chính. Nghị định này cho phép họ chuyển sang sử dụng biên lai điện tử, đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động tài chính. Tuy nhiên, có một điều quan trọng cần lưu ý: Tổng cục Thuế đang tiến hành một công việc quan trọng và tỷ mỷ. Họ đang cần cù xây dựng định dạng dữ liệu chuẩn cho biên lai điện tử và tinh chỉnh quy trình thực hiện đi kèm.

Quá trình này không đơn giản. Đó là một sáng kiến đa chiều nhằm đảm bảo rằng việc chuyển đổi sang biên lai điện tử sẽ diễn ra một cách trơn tru, hiệu quả và tuân thủ tất cả các quy định liên quan. Công việc tỷ mỷ trong việc chuẩn hóa định dạng dữ liệu và quy trình là một bước quan trọng trong việc tiến hóa của các thực hành tài chính. Nó hứa hẹn không chỉ một hệ thống thuận tiện và hiện đại hơn cho các tổ chức mà còn cách thức hoạt động hiệu quả và chính xác hơn để cơ quan thuế quản lý và kiểm toán giao dịch tài chính. Việc thực hiện Nghị định 123 đánh dấu một sự thay đổi mô hình trong việc ghi chép tài chính, một sự thay đổi hứa hẹn nhiều lợi ích, bao gồm giảm lãng phí giấy, tăng độ chính xác và tăng tốc trong việc truy xuất dữ liệu. Đó là một sự thay đổi thú vị, đưa các tổ chức Việt Nam gần hơn với thời đại kỹ thuật số. Tuy nhiên, nó cũng là một công việc phức tạp, và công việc đang được thực hiện bởi Tổng cục Thuế có vai trò quyết định trong việc đảm bảo sự thành công của sự chuyển đổi này.

Trong giai đoạn mà chúng ta chưa có được hướng dẫn cụ thể từ phía Tổng cục Thuế, việc tiếp tục sử dụng biên lai giấy truyền thống vẫn là một phương án thực tế cho các tổ chức, bao gồm cả tổ chức UNIT. Các lựa chọn có thể bao gồm việc đặt in biên lai giấy, tự in chúng, mua từ cơ quan thuế hoặc sử dụng biên lai điện tử theo hướng dẫn của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Trong thời kỳ chờ đợi hướng dẫn chính thức, việc này là cách hợp lý để đảm bảo sự liên tục trong quy trình giao dịch tài chính của tổ chức, đồng thời giảm bất kỳ rủi ro nào có thể phát sinh từ việc áp dụng các biện pháp mới. Điều này cũng là cách để đảm bảo tuân thủ mọi quy định và giảm thiểu bất kỳ vấn đề hợp pháp nào có thể phát sinh trong thời gian này.

2. Quy định về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử

Theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo hình thức không yêu cầu đăng ký, thông báo phát hành, hoặc chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế (CQT) không bắt buộc phải tuân thủ một loạt các quy định phức tạp. Thay vào đó, họ có thể tự mình phát triển một hệ thống phần mềm để quản lý và sử dụng các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử. Điều này đòi hỏi họ phải đảm bảo rằng hệ thống này tuân thủ toàn bộ các yêu cầu cơ bản như quy định tại Khoản 1 của Điều 32 trong Nghị định 123.

Việc này đòi hỏi sự tự chủ và chịu trách nhiệm của các tổ chức trong việc xây dựng và duy trì hệ thống phần mềm của họ để đảm bảo tính bảo mật, đáng tin cậy, và tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tự quản lý và duy trì sự tuân thủ với các quy định pháp luật, đồng thời khuyến khích sáng tạo và tích hợp công nghệ trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.

Trong giai đoạn chưa kịp triển khai hoàn toàn chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử, tổ chức, bao gồm cả các cơ quan thuế và doanh nghiệp, có khả năng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức tự mình phát hành. Điều này tạo ra một cơ hội cho họ tự quản lý và điều chỉnh quy trình tài chính của mình trong giai đoạn chuyển đổi này. Việc này đòi hỏi tính sáng tạo và khả năng thích nghi của họ để thích nghi với sự thay đổi trong phương thức ghi chép thuế TNCN và đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan. Điều này có thể được xem như một bước đầu tiên trong việc thúc đẩy việc áp dụng công nghệ và tối ưu hóa quy trình tài chính.

Kể từ ngày 1/7/2022, cơ quan thuế đã chấm dứt việc cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thông qua việc đặt in từ phía họ. Tuy nhiên, trong trường hợp các tổ chức hoặc doanh nghiệp vẫn còn tồn đọng các chứng từ khấu trừ thuế TNCN mua từ cơ quan thuế trước đó, họ sẽ tiếp tục sử dụng chúng cho đến khi chúng được tiêu hao hoặc hết hạn sử dụng. Điều này đánh dấu một sự thay đổi quan trọng trong việc quản lý chứng từ tài chính và khấu trừ thuế TNCN, đồng thời khuyến khích việc sử dụng các biện pháp điện tử hiện đại hơn trong tương lai.

3. Quy chế cung cấp thông tin hoá đơn điện tử

Trong thời điểm hiện tại, Hệ thống Hóa đơn Điện tử (HĐĐT) đã hoàn toàn đáp ứng nhu cầu tra cứu hóa đơn điện tử thông qua Cổng điện tử và ứng dụng di động (cho phép tra cứu toàn bộ nội dung hóa đơn). Ngoài việc cung cấp dịch vụ tra cứu hóa đơn, Tổng cục Thuế đã chuyển một bước quan trọng hơn với việc chia sẻ cơ sở dữ liệu này với các cơ quan liên quan. Tổng cục Thuế đã phát hành Công văn số 1737/TCT-QLRR vào ngày 23/5/2022 để hướng dẫn Cơ quan thuế các cấp về việc ký kết Quy chế mẫu về trao đổi thông tin hóa đơn điện tử. Điều này đánh dấu một sự tiến bộ trong việc tạo điều kiện cho sự liên kết và chia sẻ thông tin hóa đơn điện tử giữa các cơ quan có liên quan, từ đó nâng cao khả năng quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính trong cộng đồng kinh doanh. Điều này giúp tạo ra một môi trường kinh doanh hiệu quả và tuân thủ pháp luật hơn trong lĩnh vực hóa đơn điện tử.

Trong Quy chế và các Công văn đã cung cấp hướng dẫn chi tiết, Cơ quan thuế các cấp được hướng dẫn cụ thể về việc làm việc và trao đổi thông tin với các cơ quan quản lý hành chính nhà nước tại địa phương. Đây có thể bao gồm cơ quan quản lý thị trường, cơ quan công an, hoặc các cơ quan có hoạt động tố tụng và điều tra. Mục tiêu của việc hướng dẫn chi tiết này là để tạo ra cơ sở hợp pháp và quy trình chính thức cho việc ký kết Quy chế về trao đổi thông tin hóa đơn điện tử với các cơ quan liên quan. Quy trình này giúp đảm bảo tính hợp pháp, tuân thủ và hiệu quả trong việc liên kết và trao đổi thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử giữa Cơ quan thuế và các cơ quan quản lý khác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính. Điều này đồng thời hỗ trợ trong việc duy trì quy định pháp lý và tạo nền tảng cho môi trường kinh doanh tuân thủ pháp luật và minh bạch hơn.

Nội dung trao đổi thông tin sẽ được Cơ quan thuế các cấp xác định và ký kết dựa trên yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước, và mỗi cơ quan quản lý sẽ thực hiện thủ tục hành chính cụ thể tương ứng với từng trường hợp và cơ quan hoặc tổ chức bên ngoài liên quan. Quy trình này cung cấp một cơ chế linh hoạt cho việc trao đổi thông tin giữa Cơ quan thuế và các cơ quan quản lý khác, trong đó các yêu cầu và thủ tục hành chính cụ thể sẽ được tuân thủ đối với mỗi cơ quan hoặc tổ chức bên ngoài. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ trong việc chia sẻ thông tin và thúc đẩy hiệu quả trong quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh. Đồng thời, nó cũng đóng góp vào việc thúc đẩy sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong môi trường kinh doanh.

Ngoài ra, để đảm bảo rằng yêu cầu về trao đổi thông tin được đáp ứng đúng thời hạn, Tổng cục Thuế, thông qua Ban Quản lý hóa đơn điện tử và Cục Công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT), đang chạy đua với thời gian để hoàn thiện các tài liệu và tài liệu yêu cầu nghiệp vụ cần thiết. Mục tiêu là xây dựng một ứng dụng mà đáp ứng tối ưu nhu cầu cung cấp thông tin theo Quy chế. Việc này đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc đảm bảo tính sẵn sàng và hiệu quả trong việc thực hiện việc chia sẻ thông tin hóa đơn điện tử giữa Cơ quan thuế và các cơ quan khác. Sự đẩy nhanh trong việc hoàn thiện tài liệu và tạo ra ứng dụng phù hợp là một phần quá trình chuẩn bị quan trọng để đảm bảo sự thành công của việc triển khai Quy chế.

Trong trường hợp mà các cơ quan thuế tại mọi cấp có sự đồng thuận và sẵn sàng chấp nhận yêu cầu cung cấp thông tin từ các cơ quan quản lý nhà nước khác tại địa phương, họ sẽ tiến hành trao đổi thông tin này với Tổng cục Thuế, đặc biệt thông qua Ban Quản lý hóa đơn điện tử. Điều này sẽ đánh dấu bước quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và hiệu quả trong việc chia sẻ thông tin giữa các cơ quan quản lý tại cơ sở và cấp trên. Tổng cục Thuế, thông qua Ban Quản lý hóa đơn điện tử, sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và định hình quá trình trao đổi thông tin này, đảm bảo rằng nó tuân thủ đầy đủ các quy định và quy chế liên quan. Điều này cung cấp cơ hội để tạo ra một môi trường hiệu quả hơn cho việc quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính và đồng thời thúc đẩy sự tuân thủ pháp luật và minh bạch trong các hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, co thể tham khảo: Thời điểm nào khấu trừ thuế TNCN theo mức giảm trừ 11 triệu đồng/tháng. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.