Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Thuế của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Thuế, gọi:  1900.6162

CƠ SỞ PHÁP LÝ

Căn cứ  Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ;

Căn cứ  Thông tư số  200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp;

NỘI DUNG TƯ VẤN

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

1. Các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho

Thứ nhất, tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường: phản ánh giá trị của hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng đến cuối kỳ vẫn còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.

Thứ hai, tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu: 

Nguyên liệu, vật liệu là tài sản của doanh nghiệp do doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự chế biến; được sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm, xây dựng công trình, thực hiện dịch vụ. Gồm có: Nguyên liệu vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, vật tư thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.

Thứ ba, tài khaorn 153 - Công cụ, dụng cụ:

Công cụ, dụng cụ là tài sản của doanh nghiệp khoong đủ điều kiện tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng đối với tài sản cố định; do doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự sản xuất; được doanh nghiệp sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn như: máy móc, thiết bị, phương tiện, .... có giá trị nhỏ hơn 30 triệu đồng. 

Thứ tư, tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: là tài khoản dùng để phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, công trình, dịch vụ. Bao gồm: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp; Chi phí nhân công trực tiếp; Chi phí sử dụng máy thi công (đối với hoạt động xây lắp); Chi phí sản xuất chung;

Thứ năm, tài khoản 155 - Thành phẩm: phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của các loại thành phẩm của doanh nghiệp. Thành phẩm là kết quả của quá trình sản xuất do bộ phận sản xuất của doanh nghiệp sản xuất ra hoặc thuê ngoài gia công được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho.

Thứ sáu, tài khoản 156 - Hàng hóa:

Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để bán ( bán buôn và bán lẻ), Trường hợp hàng hóa mua về vừa dùng để bán, vừa dùng để sản xuất, kinh doanh không phân rõ ràng giữa hai mục đích bán lại hay để sử dụng thì vẫn phản ánh vào tài khoản 156 " Hàng hóa".

Thứ bảy, tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán:  phản ánh trị giá của hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán ( chưa được tính là doanh thu bán hàng trong kỳ đối với số hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng).

Kết cầu: Các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho mang kết cấu của nhóm tài khoản tài sản ( Biến động tăng: Ghi bên nợ, Biến động giảm: ghi bên có; Số dư: bên Nợ)

2. Cách xác định đơn giá nhập kho

Cách xác định đơn giá nhập kho cho đối tượng thuộc nhóm hàng tồn kho ( Giá trị ghi bên Nợ các tài khoản hàng tồn kho)

Tuân thủ theo nguyên tắc giá gốc.

Giá trị thực tế của hàng tồn kho

=

Giá mua của người bán

+

Chi phí thu mua

(vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt ....)

-

Các khoản được trừ

( chiêt khấu thương mại, giảm giá ....)

Chú ý: Trường hợp mua hàng tồn kho có nhiều mặt hàng, khác chủng loại, phát sinh chi phí thu mua, thì chi phí này phải được phân bổ cho từng đối tượng hàng mua cụ thể:
Có 2 cách phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị hàng mua và số lượng hàng mua.
Cách 1: Phân bổ theo giá trị của hàng mua

Chi phí phân bổ cho mặt hàng A

=

(Chi phí cần phân bổ

:

Tổng giá trị các mặt hàng trên hóa đơn)

x

Giá trị mặt hàng A

 

Chi phí mua hang cho 1 đơn vị mặt hang A

=

Chi phí phân bổ cho mặt hang A

:

Tổng số lượng mặt hang A

Cách 2: Phân bổ theo số lượng của hàng mua

Chi phí phân bổ cho mặt hàng A

=

Chi phí cần phân bổ

:

Tổng số lượng các mặt hàng trên hóa đơn

x

Số lượng mặt hàng A

 

Chi phí mua hàng cho 1 đơn vị mặt hàng A

=

Chi phí phân bổ cho mặt hang A

:

Tổng số lượng mặt hàng A

Như vậy, doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng 1 trong 2 cách phân bổ ghi trên để phân bổ chi phí mua hàng. Mục đích để tính ra Đơn giá nhập kho cho từng đối tượng hàng mua.

3. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

3.1 So sánh phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ

 

Kê khai thường xuyên

Kiểm kê định kỳ

Nội dung

+ Theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống;

+ Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho;

+ Trị giá hang tồn kho cuối kỳ bằng trị giá hàng tồn kho đầu kỳ cộng với trị giá hàng nhập kho trong kỳ - trị giá hàng xuất kho trong kỳ.

+ Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;

+ Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập trừ đi xuất trong kỳ;

+ Trị giá hàng xuất kho trong kỳ bằng trị giá hàng tồn kho đầu kỳ cộng với trị giá hàng nhập kho trong kỳ trừ đi trị giá hàng tồn kho cuối kỳ ( cuối kỳ mới tính được)

+ Cuối kỳ kiểm kể, xác định hàng tồn kho; sau đó kết chuyển trị giá hàng xuất trong kỳ;

Chứng từ sử dụng

+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;

+ Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa;

+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;

+ Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa;

Cuối kỳ kế toán nhận chứng từ nhập xuất hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hóa, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ.

Cách hạch toán

+ Mọi tình hình biến động tăng, giảm ( nhập, xuất) và số hiện có của vật tư, hàng hóa đều được phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho ( tài khoản 152,153,154,156,157)

+ Mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng ( tài khoản 611 – mua hàng)
+ Như vậy khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán ( để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán ( để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).

Ví dụ

+ Chẳng hạn như khi mua hàng:

Nợ tài khoản 156

Nợ tài khoản 1331 (nếu có)

            Có tài khoản 111 hoặc 112 hoặc 331 …

Nợ tài khoản 611 – mua hàng

Nợ tài khoản 1331 (nếu có)

            Có tài khoản 111 hoặc 112 hoặc 331 …

Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê:

Nợ 156/ có 611

Đối tượng áp dụng

+ Các đơn vị sản xuất ( công nghiệp, xây lắp, …) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lơn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao…

+ Các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa, vật tư xuất dung hoặc xuất bán thường xuyên ( cửa hàng bán lẻ …)

Ưu điểm

+ Xác định, đánh giá về số lượng và trị giá hàng tồn kho vào từng thời điểm xảy ra nghiệp vụ.

+ Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Giảm tính trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý (giữa thủ kho và kế toán).

+ Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán.

Nhược điểm

+ Tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho người làm công tác kế toán. Tuy nhiên, nhược điểm này được khắc phục khi doanh nghiệp tin học hóa công tác kế toán.

+ Công việc kế toán dồn vào cuối kỳ.

+ Công việc kiểm tra không thường xuyên trong tình hình nhập, xuất kho là liên tục sẽ  gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý.

+ Khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với ghi sổ kế toán.

Lưu ý: Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho nêu trên.

3.2 Lời khuyên cho doanh nghiệp

- Dựa vào ưu điểm, nhược điểm của mỗi phương pháp hạch toán hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể phân tích sự ảnh hưởng của mỗi phương pháp đến tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn phương pháp hạch toán thích hợp, mang lại hiệu quả trong công việc.
- Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho đơn vị sản xuất ( công nghiệp, xây lắp ...) và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như xe hơi, máy móc ....
+ Theo phương pháp này người làm công tác kế toán có thể giúp chủ doanh nghiệp biết được mặt hàng nào đang được tiêu thụ nhanh chóng để kịp thời mua thêm hàng nhập kho dự trữ và bán hàng, hay mặt hàng nào bị ứ đọng, khó tiêu thụ để nhanh chóng tìm giải pháp tiêu thụ hàng, thu hồi vốn; vì doanh nghiệp  kinh doanh các mặt hàng  có giá trị lớn, nếu để ứ đọng hàng nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lớn, kinh doanh không đạt hiệu quả.
+ Quá trình hoạt động giữa kế toán, thủ kho và phòng kinh doanh được diễn ra liên tục thông qua việc giao nhận các chứng từ.
- Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách .... như các nguyên phụ liệu để may mặc ( kim, chỉ, khuy áo ...) và các đơn vị sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hóa nào đó vì trong trường hợp này mới tính được tương đối chính xác giá thành.
+ Vì các mặt hàng có nhiều chủng loại và có giá trị thấp nên nếu lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên sẽ mất nhiều thời gian của công tác kế toán và có thể không mang lại hiệu quả vì độ chính xác không cao;
+ Theo phương pháp này khối lượng công việc kế toán dồn vào cuối kỳ lớn nên có thể gặp nhiều sai sót và khó điều chỉnh;
+ Trong kỳ chủ doanh nghiệp không thể nắm bắt tình hình tồn, nhập, xuất kho hàng hóa của doanh nghiệp thông qua  kế toán dẫn đến chậm trễ khi đưa ra các quyết định.
- Lựa chọn phương pháp thích hợp giúp công tác kế toán được thực hiện thuận lợi hơn, mang tính chính xác cao hơn và một phần giúp doanh nghiệp kinh doanh đạt hiệu quả dựa trên các báo cáo của kế toán.

Trên đây là tư vấn, phân tích quy định pháp luật của chúng tôi. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách cung cấp. Mục đích đưa ra bản tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Trường hợp trong bản tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong bản tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề, rất mong nhận được phản ánh của quý khách. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp, bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế - Công ty luật Minh Khuê