Khai trình sử dụng lao động theo quy định mới nhất?

1. Hiểu thế nào về khai trình lao động?

Khai trình việc sử dụng lao động là một nghiệp vụ được thực hiện định kỳ 02 lần một năm. Theo quy định, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện báo cáo để gửi đến Sở Lao Động - Thương binh và Xã hội vì thông thường sẽ không có văn bản hay thống báo nào để nhắc nhở doanh nghiệp cần phải tự thực hiện khi đến hạn chót nộp hồ sơ. Vậy nên, doanh nghiệp cần phải tự thực hiện khi đến hạn để tránh phát sinh truy thu.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã và đang bỏ qua bước khai trình lao động định kỳ hằng năm nhưng vẫn không nhận được công văn thanh tra hay quyết định truy thu. Do vậy, doanh nghiệp dần không chú trọng nghiệp vụ này. Thế nhưng doanh nghiệp cần biết, nếu doanh nghiệp có bất kỳ nghiệp vụ về bảo hiểm hay lao động đáng ngờ nào trong năm thì đều có thể bị thanh tra, và khi thanh tra, cán bộ sẽ kiểm tra chi tiết phần trình lao động.

2. Quy định khai trình lao động mới nhất

Quy định mới nhất về khai trình sử dụng lao động được đề cập trong Nghị Định 145/2020/NĐ-CP ban hành ngày 14/12/2020 có hiệu lực từ ngày 01/02/2021. Cụ thể:

Quy định về khai trình lao động lần đầu được nêu tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

"1.Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp."

Như vậy, doanh nghiệp đăng ký kinh doanh sau ngày 15/10/2020 thì không phải trình lần đầu nữa.

- Quy định về khai trình lao động định kỳ được nêu tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

"2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng văn bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyên nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Sở lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này."

Theo quy định trên thì doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo hàng năm chậm nhất ngày 05/06 và ngày 05/12.

3. Mẫu công văn đề nghị Khai trình sử dụng lao động

Hiện nay pháp luật chưa có quy định về công văn đề nghị khai trình sử dụng lao động mà chỉ có quy định về các biểu mẫu thực hiện Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ.

Hiện nay, thủ tục đăng ký doanh nghiệp đã tích hợp với khai trình lao động bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh là cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Do đó, mẫu công văn đề nghị khai trình sử dụng lao động chỉ có tính tham khảo.

4. Quy định khai trình lao động mới nhất.

4.1 Không cần phải khai trình lao động lần đầu với doanh nghiệp đăng ký sau 15/10/2020.

Vừa qua, Mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể thay đổi.

Cụ thể, doanh nghiệp phải sử dụng mẫu theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/10/2020. Mẫu giấy đăng ký mới này đã bao gồm nội dung khai trình việc sử dụng lao động rồi => Đây được xem như là 1 dạng hồ sơ phối hợp, liên thông thủ tục, nên doanh nghiệp không cần khai trình lần đầu nữa.

Như vây, doanh nghiệp không cần phải khai trình việc sử dụng lao động nếu đăng ký thành lập theo mẫu biểu của Nghị định 122/2020/NĐ-CP nữa.

4.2 Thay đổi thời gian báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ.

Thời gian khai trình theo định kỳ thay đổi như sau:

• Khai báo định kỳ 06 tháng (trước ngày 05/06)
• Khai báo định kỳ hằng năm (trước ngày 05/12)

(Trước đây phải trước 25/05 và trước 25/22 hàng năm)

4.3 Mẫu khai trình lao động định kỳ Nghị định 145.

Doanh nghiệp thực hiện khai báo thông tin thao Mẫu số 01/PLI phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP thay cho mẫu số 07 ban hành kèm Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH.

Ghi chú:

(1) Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện

(2) Vị trí việc làm phân loại theo:

- Cột (8) Nhà quản lý: Nhóm này bao gồm những nhà lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp và trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có giữ các chức vụ, có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ trung ương tới cấp xã;

- Cột (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm ở trình độ cao (đại học trở lên) trong lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh và quản lý, công nghệ thông tin và truyền thông, luật pháp, văn hóa, xã hội;

- Cột (10) Chuyên môn kỹ thuật trung: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi kiến thức và kinh nghiệm ở trình độ bậc trung (cao đăng, trung cấp) về các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, kinh doanh và quản lý, luật pháp, văn hóa, xã hội, thông tin và truyền thông, giáo viên, giáo dục, công nghệ thông tin.

4.4 Mức phạt khi không khai trình lao động hoặc khai trình sai quy định

Theo điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp vi phạm khai báo sử dụng lao động khi có một trong những hành vi sau:

• Không khai báo việc sử dụng lao động theo đúng quy định với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Không báo cáo tình hình thay đổi lao động với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương Binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Nếu doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm khai báo sử dụng lao động thì sẽ bị phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Đồng thời, doanh nghiệp phải đảm bảo thực hiện khai trình lại theo đúng quy định.

(Nghị định 28/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/04/2020, thay thế cho Nghị định 95/2013/NĐ-CP và Nghị định 88/2015/NĐ-CP).

Trên đây là bài viết của Công Ty Luật Minh Khuê của chúng tôi về vấn đề Khai trình sử dụng lao động theo quy định mới nhất. Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ qua tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số: 1900.6162 để được giải đáp thắc mắc nhanh nhất. Trận trọng cảm ơn!