1. Khi công chứng hợp đồng ủy quyền có bắt buộc hai bên đều có mặt?

Hợp đồng ủy quyền là một thoả thuận quan trọng trong lĩnh vực pháp luật dân sự, đặc biệt khi có sự chuyển giao quyền lực và trách nhiệm từ bên ủy quyền sang bên được ủy quyền. Điều 562 của Bộ luật Dân sự 2015 đã đề cập đến định nghĩa và tính chất của hợp đồng ủy quyền. Theo đó, hợp đồng ủy quyền là một thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên được ủy quyền chịu nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, và bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao khi có sự thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.

- Ví dụ cụ thể có thể được hiểu qua tình huống ông A muốn ủy quyền cho ông B thực hiện thủ tục liên quan đến nhà đất. Trong trường hợp này, hợp đồng ủy quyền sẽ là công cụ pháp lý quan trọng, đặt ra nhiệm vụ và trách nhiệm của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền.

Tuy nhiên, để hợp đồng ủy quyền có hiệu lực, cần phải được công chứng theo quy định tại Điều 55 của Luật công chứng 2014. Theo quy định này, khi công chứng hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, cũng như hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc thông tin rõ ràng và hiểu biết đầy đủ về nội dung hợp đồng ủy quyền để tránh những tranh chấp sau này.

Ngoài ra, nếu bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng, quy định cụ thể tại Điều 55 cũng đã có hướng dẫn chi tiết. Bên ủy quyền sẽ yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú để công chứng hợp đồng ủy quyền, trong khi bên được ủy quyền cũng sẽ làm tương tự tại nơi cư trú của mình. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của hợp đồng ủy quyền thông qua quá trình công chứng chính thức.

Qua đó, quy trình công chứng không chỉ là bước quan trọng để chứng minh tính chân thực và pháp lý của hợp đồng ủy quyền mà còn là cơ hội để các bên hiểu rõ hơn về nghĩa vụ và quyền lợi của mình trong quá trình thực hiện thoả thuận. Điều này giúp ngăn chặn sự hiểu lầm và tranh chấp sau này, tạo ra một môi trường pháp lý ổn định và công bằng cho cả hai bên tham gia hợp đồng ủy quyền

 

2. Ra xã kí đối với thủ tục ủy quyền tại địa phương chưa có văn phòng công chứng được không?

Thuật ngữ "ủy quyền" trong lĩnh vực pháp lý thường được hiểu là hành động cho phép một cá nhân hoặc tổ chức thực hiện các quyền lợi hoặc nghĩa vụ thay mặt cho người khác. Trong ngữ cảnh của câu hỏi, thủ tục ủy quyền tại địa phương khi không có văn phòng công chứng liệu có thể thực hiện tại xã hay không? Điều này đòi hỏi chúng ta phải đi sâu vào quy định của Luật Công chứng năm 2014, đặc biệt là Điều 18 và Điều 19 của luật trên.

- Theo Điều 18 của Luật Công chứng năm 2014, có quy định rõ về nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng. Theo khoản 2 của điều này, phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được văn phòng công chứng. Điều này mang ý nghĩa là, nếu một địa phương chưa có văn phòng công chứng, họ có thể xem xét việc thành lập phòng công chứng thay vì văn phòng công chứng.

- Tuy nhiên, cần lưu ý rằng theo quy định của Điều 19, phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập. Điều này có nghĩa là quyết định về việc thành lập phòng công chứng không nằm trong thẩm quyền của cấp xã. Điều 19 cũng chỉ rõ rằng phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.

- Quan trọng hơn, trưởng phòng công chứng, người đại diện theo pháp luật của phòng công chứng, phải là công chứng viên và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm. Điều này nêu rõ yêu cầu về chuyên môn và quản lý của người đứng đầu phòng công chứng, nhằm đảm bảo tính chính xác và tính pháp lý của các thủ tục được thực hiện tại đơn vị này.

- Mặc dù Điều 18 không trực tiếp nói đến khả năng thực hiện thủ tục ủy quyền tại xã khi không có văn phòng công chứng, nhưng nó mở ra khả năng thành lập phòng công chứng tại những địa phương cần thiết. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi sự quyết định và hỗ trợ từ cấp tỉnh và Sở Tư pháp.

Do đó, khi bạn đối mặt với tình huống không có văn phòng công chứng tại địa phương, có thể liên hệ với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để biết thêm về khả năng thành lập phòng công chứng và thủ tục ủy quyền cụ thể tại xã. Nếu việc thành lập phòng công chứng không khả thi, có thể họ sẽ hướng dẫn bạn đến những cơ quan pháp lý khác để thực hiện thủ tục ủy quyền một cách hợp pháp và đáng tin cậy.

>> Tham khảo: Giấy ủy quyền có phải công chứng hay không?

 

3. Quy định về lưu trữ hồ sơ tại phòng công chứng ?

Hồ sơ tại phòng công chứng được lưu trữ theo quy định của Điều 64 trong Luật Công chứng 2014, một hệ thống các điều khoản cụ thể nhằm đảm bảo sự bảo quản chặt chẽ và an toàn của các văn bản công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm thực hiện các biện pháp an toàn để đảm bảo tính toàn vẹn và nguyên vẹn của hồ sơ công chứng.

- Theo quy định, bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Trong trường hợp muốn lưu trữ ngoài trụ sở, tổ chức cần có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp. Điều này nhấn mạnh vào sự quan trọng của việc duy trì một hệ thống lưu trữ đáng tin cậy để bảo vệ thông tin và dữ liệu quan trọng.

- Đặc biệt, quy định cũng nêu rõ trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong trường hợp cần cung cấp hồ sơ công chứng để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, hay thi hành án liên quan đến việc đã công chứng, tổ chức hành nghề công chứng phải chịu trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ liên quan. Điều này nhấn mạnh vào sự minh bạch và sẵn sàng hợp tác với cơ quan chức năng để đảm bảo tuân thủ theo quy định pháp luật.

- Ngoài ra, quy định cũng đề cập đến quy trình kê biên và khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Điều này phải được thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương. Quy định này nhằm đảm bảo quá trình kiểm tra và giám sát được thực hiện một cách công bằng và đúng quy trình.

- Về việc chuyển đổi hoặc giải thể phòng công chứng, quy định cũng rất chi tiết. Trong trường hợp chuyển đổi thành văn phòng công chứng, hồ sơ công chứng sẽ được quản lý bởi văn phòng công chứng mới. Trong trường hợp giải thể, hồ sơ công chứng phải được chuyển giao cho một phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng khác, được chỉ định bởi Sở Tư pháp. Quy định này đảm bảo tính liên tục của việc lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm pháp lý liên quan đến dữ liệu đã công chứng.

Tóm lại, quy định trong Điều 64 của Luật Công chứng 2014 không chỉ là cơ sở pháp lý mà còn là một hệ thống các quy tắc chi tiết nhằm đảm bảo tính minh bạch, an toàn và liên tục trong quản lý hồ sơ công chứng tại phòng công chứng. Điều này là quan trọng để đảm bảo sự tin cậy của dịch vụ công chứng và bảo vệ quyền lợi của những người liên quan

>> Xem thêm: Khi người ủy quyền chết hợp đồng ủy quyền có giá trị pháp lý không?

Quý khách có thể gọi tổng đài 1900.6162 để được tư vấn và giải đáp các câu hỏi của mình. Đội ngũ chuyên viên chúng tôi sẽ sẵn lòng lắng nghe và cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy về vấn đề quý khách quan tâm.

Ngoài ra, quý khách cũng có thể gửi email về địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi sẽ xem xét và phản hồi lại trong thời gian sớm nhất có thể. Qua email, quý khách có thể chia sẻ chi tiết về vấn đề của mình và gửi các tài liệu cần thiết nếu cần.