Thông báo lưu trú là gì? Khi nào phải thực hiện thông báo lưu trú?

Có một thực tế là không ít người trong chúng ta vẫn thường mang tâm lý "ngại" các thủ tục hành chính, hoặc cho rằng việc mình đi đâu, ở đâu ngắn ngày là quyền tự do cá nhân, không cần phải khai báo với ai. Sự lầm tưởng này vô tình dẫn đến những rắc rối pháp lý không đáng có, nhẹ thì bị xử phạt hành chính, nặng hơn là đánh mất đi quyền lợi được bảo vệ an toàn của chính bản thân và gia đình.

Để giúp người dân quản lý tốt quyền lợi của mình, đồng thời giúp cơ quan chức năng giữ gìn an ninh trật tự cho xóm làng, khu phố, pháp luật đã quy định một công cụ rất văn minh và nhanh chóng: Thông báo lưu trú. Vậy bản chất của Thông báo lưu trú là gì? Khi nào chúng ta bắt buộc phải thực hiện thủ tục này để vừa đúng luật, vừa bảo vệ được chính mình? 

1. Thông báo lưu trú là gì?

Trong cải cách hành chính và chuyển đổi số quốc gia tại Việt Nam, Sổ hộ khẩu và Sổ tạm trú bằng giấy, chính thức hết giá trị sử dụng kể từ ngày 31 tháng 12 năm 2022. Thay vào đó, Nhà nước thiết lập cơ chế quản lý dân cư hiện đại bằng phương thức điện tử thông qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.  

Theo quy định tại khoản 6 Điều 2 Luật Cư trú năm 2020, lưu trú được định nghĩa là việc công dân ở lại một địa điểm không phải là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của mình trong thời gian ít hơn 30 ngày.

Điều 30 Luật Cư trú 2020  sửa đổi bởi Khoản 9 Điều 4 Luật sửa đổi 10 Luật có liên quan đến an ninh, trật tự 2025 quy định về thông báo cư trú như sau:

“Điều 30. Thông báo lưu trú

1. Khi có người lưu trú qua đêm, thành viên hộ gia đình, người đại diện cơ sở chữa bệnh, cơ sở lưu trú du lịch, chủ sở hữu hoặc người được giao quản lý phương tiện, các cơ sở lưu trú khác có trách nhiệm thông báo việc lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú; trường hợp người đến lưu trú tại chỗ ở của cá nhân, hộ gia đình mà cá nhân, thành viên hộ gia đình không có mặt tại chỗ ở đó thì người đến lưu trú có trách nhiệm thông báo việc lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú.

2. Nội dung thông báo về lưu trú bao gồm: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu của người lưu trú; lý do lưu trú; thời gian lưu trú; địa chỉ lưu trú.

3. Việc thông báo lưu trú được thực hiện trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú; trường hợp người đến lưu trú sau 23 giờ thì việc thông báo lưu trú được thực hiện trước 08 giờ ngày hôm sau.

4. Bộ trưởng Bộ Công an quy định chi tiết việc thông báo lưu trú.”.

Vậy, có thể hiểu thông báo lưu trú là một thủ tục hành chính bắt buộc mang tính chất thông tin, công khai, nhằm ghi nhận sự thay đổi về chỗ ở tạm thời của công dân ngoài nơi thường trú hoặc tạm trú. Đây là nghĩa vụ pháp lý của cá nhân, hộ gia đình, hoặc các cơ sở kinh doanh lưu trú đối với cơ quan quản lý nhà nước, đồng thời là công cụ để Nhà nước quản lý dân cư, bảo đảm an ninh, trật tự an toàn xã hội.

Các loại hình cư trú bao gồm thường trú, tạm trú và lưu trú. Sự khác biệt giữa ba khái niệm này được thể hiện rõ nét qua các tiêu chí so sánh cụ thể dưới đây:

2. Khi nào phải thực hiện thông báo lưu trú?

Việc thông báo lưu trú là nghĩa vụ bắt buộc trong những trường hợp phát sinh việc lưu trú thực tế của công dân ngoài nơi cư trú thường xuyên hoặc tạm trú, và được thực hiện nhằm phục vụ công tác quản lý cư trú, bảo đảm an ninh, trật tự. 

Thứ nhất, về thời điểm phát sinh nghĩa vụ thông báo lưu trú, pháp luật xác định nghĩa vụ này được đặt ra ngay khi có người đến lưu trú tại địa điểm cư trú hợp pháp của cá nhân, hộ gia đình hoặc tại cơ sở lưu trú (như nhà ở, nhà trọ, khách sạn…). Việc “lưu trú” được hiểu là việc công dân ở lại trong thời gian ngắn, mang tính tạm thời, không thực hiện thủ tục đăng ký tạm trú. Do đó, ngay khi phát sinh tình huống có người đến ở lại (đặc biệt là qua đêm), chủ hộ hoặc người quản lý cơ sở lưu trú phải thực hiện thông báo với cơ quan công an có thẩm quyền.

Thứ hai, về chủ thể và trường hợp cụ thể phải thông báo, nghĩa vụ này áp dụng đối với:

• Hộ gia đình, cá nhân có người khác đến ở lại mà không thuộc thành viên thường trú hoặc đã đăng ký tạm trú;
• Người quản lý, vận hành cơ sở lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ, homestay…) khi tiếp nhận khách;
• Các trường hợp cho người khác ở nhờ, ở thuê, hoặc khách đến ở qua đêm.

Như vậy, chỉ cần có yếu tố “người đến ở lại thực tế” mà chưa đăng ký cư trú thì nghĩa vụ thông báo đã phát sinh, không phụ thuộc vào thời gian dài hay ngắn.

Thứ ba, về thời hạn thực hiện, pháp luật yêu cầu việc thông báo phải được tiến hành ngay khi phát sinh việc lưu trú, bảo đảm tính kịp thời trong quản lý cư trú. Trên thực tế quản lý hành chính, việc thông báo thường được yêu cầu thực hiện trong ngày, hoặc trước một mốc thời gian nhất định (ví dụ trước 22h hoặc 23h cùng ngày tùy địa phương). Điều này phù hợp với nguyên tắc quản lý được ghi nhận trong các văn bản hướng dẫn, theo đó thông tin lưu trú phải được cập nhật kịp thời về cơ quan công an cấp xã. 

Thứ tư, về phương thức thực hiện, việc thông báo lưu trú có thể được thực hiện linh hoạt thông qua nhiều hình thức như: trực tiếp tại cơ quan công an, qua điện thoại hoặc qua hệ thống điện tử, phản ánh xu hướng số hóa trong quản lý cư trú hiện nay.

Có thể khẳng định rằng: bất cứ khi nào phát sinh việc có người đến ở lại (đặc biệt qua đêm) tại một địa điểm mà người đó không đăng ký thường trú hoặc tạm trú, thì chủ thể quản lý địa điểm đó có nghĩa vụ phải thực hiện thông báo lưu trú ngay cho cơ quan công an có thẩm quyền. Đây là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, nhằm bảo đảm quản lý dân cư, phòng ngừa vi phạm pháp luật và giữ gìn trật tự, an toàn xã hội.

3. Trách nhiệm pháp lý của các chủ thể

 Điều 30 Luật Cư trú năm 2020 quy định cụ thể về việc phân chia trách nhiệm thực hiện thủ tục thông báo lưu trú đối với từng nhóm chủ thể quản lý chỗ ở. Việc phân định này đảm bảo rằng trong mọi tình huống thực tế, luôn có một chủ thể duy nhất chịu trách nhiệm pháp lý chính trước cơ quan Công an:

Chủ cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú: Đối với các địa điểm có chức năng kinh doanh dịch vụ lưu trú bao gồm khách sạn, nhà nghỉ, biệt thự du lịch, căn hộ du lịch, homestay, nhà trọ, nhà ngăn phòng cho thuê, ký túc xá sinh viên hoặc cơ sở lưu trú trong khu công nghiệp, người đại diện theo pháp luật hoặc người trực tiếp quản lý cơ sở là chủ thể chịu trách nhiệm chính. Họ có trách nhiệm yêu cầu người đến lưu trú xuất trình giấy tờ tùy thân hợp pháp để ghi nhận thông tin nhân thân và tiến hành thông báo lưu trú.

Chủ hộ hoặc thành viên hộ gia đình: Khi phát sinh trường hợp có người ngoài đến ở lại tại nhà ở riêng lẻ của hộ gia đình (ví dụ như bạn bè, người quen, họ hàng xa đến chơi nhà và ngủ lại qua đêm), chủ hộ hoặc bất kỳ thành viên nào của hộ gia đình có năng lực hành vi dân sự đầy đủ đều có nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện việc thông báo lưu trú cho cơ quan đăng ký cư trú sở tại.

Người đại diện của cơ sở y tế, chữa bệnh: Tại các bệnh viện, viện điều dưỡng hoặc các cơ sở y tế khác có chức năng điều trị nội trú, người đại diện hợp pháp của cơ sở đó chịu trách nhiệm lập danh sách toàn bộ bệnh nhân đến điều trị nội trú và thực hiện thông báo lưu trú với cơ quan Công an cấp xã nơi cơ sở đóng trụ sở.

Chính cá nhân đến lưu trú: Đây là trường hợp ngoại lệ đặc biệt được quy định nhằm lấp đầy khoảng trống quản lý. Trong tình huống cá nhân đến lưu trú tại chỗ ở của một cá nhân hoặc hộ gia đình khác mà chủ nhà hoặc toàn bộ các thành viên trong gia đình đó đều vắng mặt, không có mặt tại chỗ ở đó, trách nhiệm thực hiện thủ tục thông báo lưu trú sẽ được chuyển giao trực tiếp cho chính cá nhân đến lưu trú.

4. Thời điểm và thời hạn thông báo lưu trú

Thời điểm thực hiện thông báo lưu trú phát sinh ngay khi có người đến lưu trú thực tế tại chỗ ở hợp pháp hoặc cơ sở lưu trú. Điều này có nghĩa là việc thông báo không phụ thuộc vào việc lưu trú dài hay ngắn, mà chỉ cần có hành vi “ở lại” (đặc biệt là qua đêm) thì chủ hộ hoặc người quản lý cơ sở lưu trú phải thực hiện thông báo. Quy định này xuất phát từ nguyên tắc quản lý cư trú được ghi nhận trong Luật Cư trú 2020, theo đó mọi biến động về cư trú phải được cập nhật kịp thời vào Cơ sở dữ liệu về cư trú và do cơ quan đăng ký cư trú quản lý, tiếp nhận thông tin.

Thời hạn thực hiện thông báo lưu trú, pháp luật yêu cầu việc thông báo phải được tiến hành ngay lập tức hoặc trong thời gian sớm nhất kể từ khi phát sinh việc lưu trú, bảo đảm tính “kịp thời, liên tục” của thông tin cư trú.  Việc thông báo thường được thực hiện trong ngày phát sinh việc lưu trú, tuân thủ các khung giờ giới hạn cụ thể sau:

• Đối với trường hợp người đến lưu trú trước 23 giờ trong ngày: Việc thực hiện và hoàn tất thông báo lưu trú phải được tiến hành trước 23 giờ của chính ngày người đó bắt đầu đến lưu trú tại địa điểm.
• Đối với trường hợp người đến lưu trú từ sau 23 giờ trong ngày: Nếu công dân đến địa điểm lưu trú muộn sau 23 giờ đêm, việc thực hiện thông báo lưu trú được gia hạn thời gian thực hiện nhưng bắt buộc phải hoàn thành trước 08 giờ sáng của ngày hôm sau.

Tóm lại, thông báo lưu trú phải được thực hiện ngay khi phát sinh việc lưu trú và trong thời hạn sớm nhất (thông thường trong ngày), không được chậm trễ, bởi đây là nghĩa vụ pháp lý mang tính tức thời nhằm bảo đảm cập nhật kịp thời thông tin cư trú vào hệ thống quản lý dân cư theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. Quy trình và các hình thức thông báo lưu trú online

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 15 Thông tư số 55/2021/TT-BCA và hướng dẫn cải cách thủ tục hành chính của Bộ Công an, công dân và các cơ sở lưu trú hiện nay được lựa chọn các phương thức khai báo linh hoạt thông qua môi trường điện tử (online) hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký cư trú.

5.1. Quy trình thực hiện trực tuyến qua ứng dụng VNeID và Cổng dịch vụ công quốc gia

Phương thức trực tuyến là giải pháp được khuyến khích tối đa do tính chất xử lý dữ liệu tức thời, thực hiện mọi lúc mọi nơi và hoàn toàn miễn phí lệ phí hành chính.

5.1.1. Quy trình thông báo lưu trú qua ứng dụng di động VNeID

Để có thể tiến hành thông báo lưu trú thông qua VNeID, chủ thể thực hiện bắt buộc phải sở hữu tài khoản định danh điện tử Mức độ 2 và chuẩn bị sẵn các thông tin cá nhân của người đến lưu trú bao gồm họ tên, ngày sinh, và số định danh cá nhân. Quy trình bao gồm các bước sau:

Đăng nhập hệ thống: Người dùng truy cập vào ứng dụng VNeID trên thiết bị di động cá nhân, tiến hành đăng nhập tài khoản bằng mật khẩu hoặc sinh trắc học. Tại màn hình giao diện chính, người dùng lựa chọn mục Thủ tục hành chính.

Khởi tạo yêu cầu: Trong danh mục dịch vụ hành chính công, nhấn chọn mục Thông báo lưu trú và tiếp tục chọn nút Tạo mới yêu cầu ở góc dưới bên phải màn hình.

Xác định địa bàn quản lý: Hệ thống yêu cầu người dùng lựa chọn cơ quan Công an thực hiện tiếp nhận thông tin lưu trú bằng cách chọn đầy đủ các cấp hành chính từ cấp tỉnh, cấp huyện đến cấp xã nơi đặt chỗ ở.

Lựa chọn loại hình và tên cơ sở: Người dùng chọn loại hình cơ sở lưu trú thích hợp từ danh sách mặc định như hộ gia đình, cơ sở lưu trú du lịch, nhà trọ, bệnh viện.... Nếu là các cơ sở kinh doanh, hệ thống sẽ hiển thị danh sách tên cơ sở đã đăng ký để người dùng lựa chọn chính xác cơ sở của mình. Sau đó nhấn Tiếp tục để hệ thống xác nhận dữ liệu địa điểm.

Khai báo thông tin người lưu trú: Người dùng nhấn chọn vào mục Thêm người lưu trú. Tại đây, ứng dụng cung cấp ba cách thức nhập liệu linh hoạt gồm :

• Quét mã QR trên thẻ CCCD: Hướng camera điện thoại vào mã QR trên thẻ CCCD của người đến lưu trú, hệ thống sẽ tự động quét và điền dữ liệu vào các trường thông tin nhân thân một cách nhanh chóng và chính xác.
• Quét mã QR tài khoản VNeID: Quét trực tiếp mã QR tài khoản định danh điện tử trên ứng dụng VNeID của người đến lưu trú.
• Nhập thủ công: Tự tay nhập chính xác các thông tin cơ bản bao gồm Họ tên, Số định danh cá nhân, Ngày sinh, Giới tính.
• Lưu ý đặc biệt: Nếu người thực hiện thông báo đồng thời là người lưu trú, chỉ cần tích chọn vào ô xác nhận tương ứng để hệ thống tự động đồng bộ hóa thông tin cá nhân từ tài khoản.

Nhập chi tiết thông tin lưu trú: Điền các dữ liệu về thời gian lưu trú (bắt đầu từ ngày... đến ngày...) và lý do lưu trú (ví dụ: du lịch, khám chữa bệnh, thăm thân nhân, thuê phòng trọ...) rồi nhấn nút Lưu.

Hoàn thành gửi yêu cầu: Rà soát lại toàn bộ danh sách người lưu trú vừa thêm, tích chọn vào ô cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin khai báo, sau đó nhấn nút Gửi yêu cầu. Hệ thống sẽ chuyển tiếp thông tin trực tuyến đến Công an cấp xã để tiếp nhận.

5.1.2. Quy trình thông báo lưu trú qua Cổng dịch vụ công trực tuyến

Đối với việc thực hiện qua máy tính hoặc trình duyệt web, công dân thực hiện theo quy trình sau:

Truy cập hệ thống: Công dân truy cập vào địa chỉ Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an (dichvucong.bocongan.gov.vn). Tiến hành đăng nhập bằng tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc tài khoản định danh điện tử.

Lựa chọn thủ tục hành chính: Gõ tìm kiếm cụm từ "Thông báo lưu trú" trên thanh công cụ và chọn dịch vụ do Công an cấp xã thực hiện, sau đó chọn nút Nộp trực tuyến.

Điền thông tin tờ khai trực tuyến: Kê khai đầy đủ thông tin vào mẫu đơn điện tử bao gồm thông tin cơ quan Công an tiếp nhận, thông tin cơ sở lưu trú và danh sách người đến lưu trú với các thông tin chi tiết về nhân thân, thời gian, lý do lưu trú.

Gửi hồ sơ: Kiểm tra kỹ các dữ liệu đã nhập và nhấn gửi hồ sơ để hệ thống chuyển dữ liệu về phân hệ quản lý cư trú của Công an cấp xã giải quyết.

5.2. Quy trình thực hiện trực tiếp tại trụ sở Công an cấp xã

Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật đường truyền mạng hoặc chủ thể không có điều kiện tiếp cận các thiết bị di động thông minh, việc thông báo lưu trú trực tiếp được thực hiện như sau :

Chuẩn bị thông tin: Người thực hiện thông báo lưu trú đề nghị người đến lưu trú xuất trình thẻ Căn cước công dân, thẻ Căn cước, hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp để ghi nhận thông tin.

Đến cơ quan đăng ký cư trú: Người có trách nhiệm đến trực tiếp trụ sở Công an xã, phường, thị trấn hoặc địa điểm tiếp nhận thông báo lưu trú do Công an cấp xã quy định để khai báo trực tiếp với cán bộ trực ban cư trú. Ngoài ra, có thể thông báo gián tiếp thông qua số điện thoại hoặc hộp thư điện tử chính thức đã được Công an cấp xã niêm yết công khai tại trụ sở.

Tiếp nhận và cập nhật dữ liệu: Cán bộ Công an tiếp nhận thông tin khai báo trực tiếp hoặc qua điện thoại, kiểm tra tính hợp lệ của thông tin và tiến hành nhập ngay thông tin của người đến lưu trú vào phần mềm quản lý cư trú thuộc Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Thủ tục trực tiếp này được giải quyết ngay lập tức và không thu bất kỳ khoản phí hay lệ phí hành chính nào từ người dân.

6. Không thông báo lưu trú có bị phạt không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, hành vi không thực hiện thông báo lưu trú là hành vi vi phạm pháp luật và bị xử phạt vi phạm hành chính, bởi đây là nghĩa vụ bắt buộc gắn với quản lý cư trú của Nhà nước.

Kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2025, Nghị định số 282/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành và thay thế hoàn toàn cho Nghị định số 144/2021/NĐ-CP trước đây. Nghị định mới này đã điều chỉnh tăng mạnh mức xử phạt đối với các hành vi vi phạm về thông báo lưu trú của các cơ sở kinh doanh, đồng thời bổ sung các hành vi vi phạm liên quan đến dữ liệu số trên ứng dụng định danh quốc gia.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết khung xử phạt hành chính đối với các hành vi vi phạm về thông báo lưu trú theo quy định cũ (Nghị định 144/2021/NĐ-CP) và quy định mới (Nghị định 282/2025/NĐ-CP):

Nguyên tắc áp dụng mức phạt đối với tổ chức: Khung tiền phạt được thể hiện trong bảng trên là khung áp dụng đối với các hành vi vi phạm hành chính do cá nhân thực hiện. Trong trường hợp chủ thể thực hiện hành vi vi phạm là tổ chức (ví dụ: công ty kinh doanh khách sạn, bệnh viện tư nhân, doanh nghiệp quản lý khu ký túc xá công nghiệp), mức phạt tiền áp dụng sẽ gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. Đồng thời, các cơ sở vi phạm còn bị buộc áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là thực hiện đúng quy định pháp luật về cư trú và nộp lại số lợi bất hợp pháp có được từ hành vi vi phạm.

Kết luận

 Từ những phân tích trên có thể thấy rằng, thông báo lưu trú không chỉ là một thủ tục hành chính mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, phát sinh ngay khi có người đến lưu trú thực tế tại một địa điểm ngoài nơi cư trú thường xuyên hoặc tạm trú. Việc thực hiện đúng thời điểm, đúng đối tượng và đúng phương thức thông báo không chỉ giúp cá nhân, hộ gia đình, cơ sở lưu trú tránh được các chế tài xử phạt mà còn góp phần quan trọng vào công tác quản lý cư trú, bảo đảm an ninh, trật tự tại địa phương.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!