1. Thế nào là ký đối ứng (Countersign) ?
Chữ ký là một biểu tượng viết tay của con người. Nó có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ để thể hiện dấu ấn của một người. Chữ ký thường thấy trên các tài liệu, hợp đồng, văn bản pháp lý, v.v. với ý nghĩa minh chứng cho sự hiện diện của người đó.
Ký đối ứng (tiếng Anh là Countersign) được hiểu là một dạng chữ ký, thể hiện sự cam đoan tính chân thực bản viết tay của người khác. Đây được xác định là một hình thức để kiểm soát đối ứng một hình thức kiểm soát đối ứng khi các chi phiếu của công ty được ký bởi nhiều người ký phát. Những người viết chi phiếu được ủy quyền của công ty được lên danh sách trong nghị quyết công ty.
2. Quy định chung về chữ ký trên văn bản hành chính
Căn cứ tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì thẩm quyền ký trên văn bản ban hành phải được xác định theo quy định như sau:
Thứ nhất, đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách,điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Thứ hai, đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Ngoài ra, trong các trường hợp đặc biệt thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Về hình thức chữ ký thì phải được thực hiện theo quy định như sau:
- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
- Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện chữ ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020. Cụ thể thì hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền thực hiện lý số là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
3. Cách thức ghi thông tin người ký văn bản chung
Khi thực hiện ký vào văn bản thì người ký phải tiến hành ghi chức vụ, chức danh (nếu có) và họ tên của người ký vào phần ký tên. Việc ghi chức vụ, chức danh và họ tên của người ký văn bản hành chính theo quy định về chữ ký trên văn bản phải thực hiện theo các quy định như sau:
- Về chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định;
-Về chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn;
- Về họ và tên người ký văn bản thì bao gồm họ, tên đệm và tên của người ký văn bản. Ví dụ: Nguyễn Văn A
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch, văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
Ngoài ra, một số trường hợp còn sử dụng cả chữ ký nháy. Chữ ký nháy được hiểu là chữ ký của người có trách nhiệm nhằm xác định lại các văn bản trước khi ban hành và đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân đã rà soát văn bản hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy. Người ký nháy phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy trước khi trình lãnh đạo ký chính thức đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật.
Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản. Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.
4. Quy định về chữ ký trong chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Đặc biệt nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
Nếu doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy. Hiện nay, chứng từ điện tử được khuyến khích sử dụng rộng rãi thay cho chứng từ giấy nhằm dễ dàng lưu trữ, khó làm giả và có tính bảo mật cao.
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chữ ký chứng từ kế toán là quy định bắt buộc phải có trong chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Qua đó, thể hiện được giá trị của chứng từ trong hoạt động kế toán.
Ngoài ra, quý khách có thể tham khảo thêm về bài viết của Luật Minh Khuê như sau: Thay đổi giám đốc có phải thay đổi chữ ký số không?
Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.6162 hoặc gửi email trực tiếp tại: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.
