Mục lục bài viết

 

1. Khái niệm chữ ký số

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được các doanh nghiệp hiện nay sử dụng một cách rất phổ biến để nhằm thuận tiện hơn khi công ty thực hiện các giao dịch với các bên thứ ba, bên đối tác cũng như là thuận tiện hơn trong việc ban hành các văn bản nội bộ trong công ty. 

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì không có bất cứ quy định nào quy định về việc trong doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng cũng sẽ có một số các trường hợp mà pháp luật quy định khi thực hiện các giao dịch, các thủ tục này thì bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Những trường hợp này bao gồm: 

- Khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục kê khai đóng bảo hiểm xã hội: Theo Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH đã có quy định cụ thể là khi các doanh nghiệp thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội cho người lao động thông qua các giao dịch điện tử thì đều phải có chữ ký số hợp pháp với quy định của pháp luật. 

- Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

- Sử dụng để làm các thủ tục kê khai, nộp các tờ khai thuế và nộp thuế:  Điều 17 Luật quản lý thuế năm 2019 đã quy định về trách nhiệm của người nộp thuế, cụ thể tổ chức, cá nhân có phát sinh các hoạt động sản xuất kinh doanh mà có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin thì khi thực hiện các giao dịch liên quan đến kê khai, nộp thuế cho cơ quan quản lý thuế (thực hiện kê khai bằng phương pháp điện tử) thì phải sử dụng chữ ký số để thực hiện các thủ tục này.

 

2. Giá trị pháp lý của chữ ký số 

Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng những điều kiện như sau: 

- Chữ ký này được lập (tạo ra) trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và phải được kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó;

- Chứ ký số phải được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai được nêu trên, nội dung này phải được ghi trên chứng thư số và phải do một trong tổ chức dưới đây cấp: 

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức đã được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

- Khóa bí mật của chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Giá trị pháp lý của chữ ký số được xác định như sau: 

- Các loại văn bản mà pháp luật có yêu cầu về chữ ký thì khi sử dụng chữ ký số, chữ ký số được xem là đáp ứng yêu cầu (có giá trị pháp lý) khi chữ ký số đấy được ký bằng loại chữ ký số được đảm bảo là chữ ký điện tử an toàn theo quy định nêu trên.

- Đối với các loại văn bản mà cần được đóng dấu của các cơ quan nhà nước (các cơ quan, tổ chức) thì chữ ký số sử dụng được xem là có giá trị pháp lý khi phải đáp ứng được điều kiện chữ ký số an toàn theo quy định đã được nêu ở trên.

- Với những chữ ký số và các chứng thư số nước ngoài mà được cấp phép và sử dụng ở tại Việt Nam thì sẽ có giá trị pháp lý giống như chữ ký số và chứng thư số do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số ở tại Việt Nam cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam.

 

3. Thay đổi giám đốc có cần phải thay đổi chữ ký số không?

Không phải trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi nào cũng phải làm thủ tục thay đổi chữ ký số mà việc thay đổi chữ ký số chỉ được thực hiện khi mà doanh nghiệp có những nội dung thay đổi làm ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sử dụng của chữ ký số, cụ thể các trường hợp thay đổi như sau: 

 

3.1 Những trường hợp doanh nghiệp cần cập nhận thông tin chữ ký số 

Đây là trường hợp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình doanh nghiệp có một số thay đổi nhất định trong doanh nghiệp. Tuy nhiên việc thay đổi này không làm ảnh hưởng quá nhiều đến quá trình sử dụng chữ ký số, không ảnh hưởng đến các giao dịch về chữ ký số đã và đang được thực hiện, ví dụ như các trường hợp: 

- Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp trên Sở kế hoạch đầu tư, tuy nhiên việc đổi tên không làm ảnh hưởng đến mã số thuế của doanh nghiệp (doanh nghiệp giữ nguyên mã số thuế cũ);

- Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh (thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp);

Khi phát sinh những thay đổi này trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp chỉ cần liên hệ lại với công ty cấp chữ ký số cũ cho mình để cập nhật lại những thông tin đã thay đổi.

 

3.2 Những trường hợp cần đổi chữ ký số mới

Doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi chữ ký số mới khi có những thay đổi làm ảnh hưởng hoàn toàn đến quá trình sử dụng chữ ký số, nếu những thông tin sau khi thay đổi làm cho thông tin trên chữ ký số cũ không còn giá trị pháp lý nữa thì doanh nghiệp sẽ cần phải mua chữ ký số mới. Những trường hợp này bao gồm: 

- Doanh nghiệp thay đổi mã số thuế hiện tại thành một mã số thuế khác;

- Doanh nghiệp thực hiện thủ tục mở thêm các chi nhánh mới hoặc các địa điểm kinh doanh mới.

 

3.3 Những trường hợp không cần thay đổi chữ ký số

Đây là trường hợp mà những thông tin doanh nghiệp thay đổi không làm ảnh hưởng tới quá trình sử dụng chữ ký số ví dụ như trường hợp doanh nghiệp có làm các thủ tục thay đổi vốn điều lệ, thay đổi ngành nghề kinh doanh hoặc các thủ tục thay đổi giám đốc công ty, thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Như vậy: Căn cứ theo nội dung trên thì việc thay đổi giám đốc không thuộc các trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi chữ ký số mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng chữ ký số cũ.

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê đã sưu tầm và biên soạn. Mọi vướng mắc quý khách hàng vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật thuế trực tuyến thông qua số tổng đài: 19006162 hoặc liên hệ với văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Trân trọng!