Kỹ năng soạn thảo Nghị quyết, Quyết định của Đoàn

1. Quy trình soạn thảo văn bản của Đoàn

• Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa (thông thường xuất phát từ ý tưởng chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, từ các vấn đề đã được thể hiện trong kế hoạch, chương trình công tác của cơ quan, tổ chức). Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn thông tin liên quan đến văn bản.
• Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước.
• Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng hoặc Phó) phòng, ban hoặc Văn phòng xét duyệt trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký duyệt hoặc cho ý kiến chính thức vào dự thảo (bản thảo văn bản).
• Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo làn cuối, đánh máy (hoặc in), kiểm tra lại văn bản, sửa chữa những sai sót về thể thức, lỗi chính tả trước khi trình ký.
• Bước 5: Trình lãnh đạo cơ quan ký theo thẩm quyền.
• Bước 6: Sao chụp, nhân bản theo số lượng nơi nhận và làm các thủ tục phát hành văn bản (đánh số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, lưu văn bản) theo quy định.

2. Kỹ năng soạn thảo Nghị quyết

* Khái niệm

Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đoàn các cấp, hội nghị đoàn viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.

* Yêu cầu khi soạn thảo Nghị quyết

Nội dung của Nghị quyết phải đảm bảo vừa mang tính khái quát lại vừa phải cụ thể rõ ràng, đảm bảo trình bày đúng thể thức văn bản Nghị quyết.

Riêng nội dung Nghị quyết liên tịch phải đảm bảo tính hài hòa, đáp ứng điều kiện thực thi của các bên tham gia ký kết.

* Kết cấu, nội dung của một Nghị quyết

Một Nghị quyết thường gồm 2 phần:

• Phần mở đầu: Nêu bật được những căn cứ lý luận và thực tiễn, sự cần thiết phải ban hành Nghị quyết để phát huy kết quả đạt được, đặc biệt là sự cấp thiết trong việc chỉ ra hướng giải quyết tồn tại, hạn chế của vấn đề cụ thể.
• Phần thứ hai: Chia thành 3 mục

+ Nêu rõ quan điểm, mục tiêu của Nghị quyết nhằm làm gì? Giải quyết vấn đề cụ thể gì?

+ Nêu rõ từng nhóm nội dung, giải pháp cụ thể, các phương thức, cách thức tổ chức triển khai hiệu quả để đối tượng cần tiếp thu hay cấp dưới có thể lựa chọn phương án tối ưu để giải quyết những vấn đề tồn tại của đơn vị, của cấp mình.

+ Tổ chức, phân công, phân cấp triển khai thực hiện các nội dung, phương hướng nêu ra trong Nghị quyết.

3. Kỹ năng soạn thảo Quyết định

* Khái niệm

Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức, cơ quan của Đoàn.

* Yêu cầu khi soạn thảo Quyết định

Phải đảm bảo tính pháp lý, tính khoa học, tính hiệu quả, tính khả thi.

* Kết cấu nội dung của Quyết định

• Phần thứ nhất: Bao gồm các căn cứ ra Quyết định (căn cứ pháp lý và cơ sở thực tiễn ban hành quyết định).
• Phần thứ hai: Nội dung Quyết định thường viết dưới dạng các điều.

Ví dụ về Quyết định nhân sự:

Điều 1: Điều động ai? Đang làm gì? Ở đơn vị nào? Sẽ làm gì ở đơn vị nào? Hoặc công nhận ai? Bộ phận nào? Chức vụ gì?

Điều 2: Quyền lợi, nghĩa vụ cụ thể.

Điều 3: Trách nhiệm, thời gian thi hành.

4. Kỹ thuật soạn thảo Chỉ thị

* Khái niệm

Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp bộ đoàn, tổ chức, cơ quan Đoàn cấp dưới thực hiện các chủ trương, công tác hoặc một số nhiệm vụ cụ thể.

* Những yêu cầu khi soạn thảo Chỉ thị

Nêu rõ được căn cứ cũng như nội dung của Chỉ thị sao cho có sức thuyết phục để đối tượng áp dụng của Chỉ thị tự giác chấp hành.

Những nội dung và biện pháp trong Chỉ thị không nên quá gò bó, cứng nhắc, phải biểu thị tính cưỡng chế bên cạnh tính thuyết phục để tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy tính năng động sáng tạo trong quá trình thực hiện.

*Bố cục của Chỉ thị

Nội dung được bố cục 3 phần

+ Phần mở đầu của Chỉ thị, phần này có 3 cách viết:

Cách 1: Nêu mục đích của việc ra Chỉ thị.

Cách 2: Nêu căn cứ pháp lý làm cơ sở cho việc ra Chỉ thị.

Cách 3: Nêu trực tiếp tình hình mà chủ đề của Chỉ thị đề cập.

+ Phần nội dung của Chỉ thị: Nhận xét ưu, khuyết điểm, thuận lợi khó khăn, nhận định triển vọng phát triển trong tương lai. Sau đó, nêu các chủ trương hoặc giao nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được. Hướng dẫn cho các cấp về biện pháp thực hiện kèm theo điều kiện bảo đảm cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ.

+ Phần tổ chức thực hiện: Phần này cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, hành văn dứt khoát nhưng không cứng nhắc, dùng từ dễ hiểu, có tính thuyết phục cao.

5. Kỹ năng soạn thảo Quy định

* Khái niệm

Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp bộ đoàn, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có chức năng, nhiệm vụ.

* Yêu cầu khi soạn thảo văn bản Quy định

Trong văn bản Quy định phải nêu rõ được đối tượng, phạm vi chịu sự điều chỉnh của những quy tắc được nêu ra; phải giải thích rõ những khái niệm chung để thống nhất cách hiểu đối với người đọc, người thuộc phạm vi, đối tượng điều chỉnh của Quy định.

* Kết cấu, nội dung của một Quy định

Vì Quy định là văn bản thuộc nhóm văn bản pháp quy nên kết cấu thành các chương, điều, khoản rõ ràng, mỗi chương là tập hợp một nhóm quy tắc cụ thể, điều chỉnh một/ một nhóm hành vi.

Văn bản Quy định thường có kết cấu 2 phần với các nội dung như:

• Phần 1: Nêu rõ các căn cứ để ban hành Quy định, trích dẫn những điều, khoản, văn bản pháp quy liên quan đến việc soạn thảo các nội dung trong Quy định.
• Phần 2: Thường gồm 3 nhóm quy tắc, kết cấu thành các chương, điều, khoản.

+ Nhóm quy tắc, quy định chung: Trong phần này, người soạn thảo phải đưa ra định nghĩa để giải thích rõ ràng nhằm thống nhất cách hiểu về những từ ngữ khái niệm cụ thể.

+ Nhóm các chương, điều, khoản: Mỗi điều, khoản là một quy tắc bắt buộc mà người soạn thảo đưa ra.

+ Nhóm các điều, khoản quy định hiệu lực thi hành, đối tượng chịu tác động bắt buộc của quy định, khen thưởng, kỷ luật.

6. Kỹ thuật soạn thảo Quy chế

* Khái niệm

Quy chế là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn.

* Yêu cầu khi soạn thảo Quy chế

Phải căn cứ, bám sát vào chủ trương, chính sách, những văn bản quy phạm pháp luật, của Đảng và Nhà nước.

Nội dung của Quy chế đảm bảo rõ ràng, cụ thể, được trình bày theo từng nhóm nội dung có liên quan đến nhau thành từng chương, điều. Đảm bảo đúng thể thức của loại văn bản quy phạm.

* Kết cấu, nội dung của Quy chế

Kết cấu của Quy chế thường có 2 phần:

• Phần 1: Các căn cứ pháp quy liên quan đến nội dung Quy chế.
• Phần 2: Nội dung Quy chế gồm các chương, điều, khoản, điểm, là những nguyên tắc nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc... của cơ quan, cấp bộ đoàn, được chia làm 3 nhóm quy tắc bắt buộc thực hiện.

+ Một, nhóm những quy định chung: Là những định nghĩa để giải thích rõ ràng nhằm thống nhất cách hiểu về những từ, cụm từ nào đó.

+ Hai, các chương, điều, khoản: Mỗi điều, khoản là một quy tắc bắt buộc được thực hiện mà người soạn thảo đưa ra, tập hợp những điều, khoản có mói quan hệ, ý nghĩa giống nhau thành một chương.

+ Ba, các điều khoản thi hành: Xác định đối tượng chịu tác động của các quy tắc trong Quy chế; khen thưởng, kỷ luật.

7. Kỹ thuật soạn thảo Công văn

* Khái niệm

Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan Đoàn.

* Yêu cầu khi soạn thảo Công văn

• Ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, có tính thuyết phục.
• Mỗi Công văn chỉ nên đề cập đến một vấn đề cụ thể, thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải quyết.
• Trình bày đúng quy định của pháp luật hiện hành về quy phạm văn bản.
• Công văn không nên dùng lời lẽ có tình cảm cá nhân hoặc trao đổi những công việc mang tính chất cá nhân trong Công văn.

* Phạm vi sử dụng Công văn

• Thông báo một vấn đề, một chủ trương trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Đoàn đã được ban hành trong một văn bản trước.
• Hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên.
• Thông báo một hoạt động diễn ra trong tương lai.
• Hỏi ý kiến vè một vấn đề trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Đoàn.
• Trình bày một kế hoạch mới; xác nhận một vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức Đoàn; thăm hỏi, cảm ơn, trả lời...

* Kết cấu và cách trình bày

Một Công văn thường gồm 3 phần:

+ Đặt vấn đề

+ Giải quyết vấn đề

+ Kết luận vấn đề

• Cách viết phần đặt vấn đề: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để viết Công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vẫn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu.
• Cách viết phần nội dung: Nêu ra các phương án giải quyết vấn đề đã nêu, sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào sau để làm nổi bật chủ đề cần giải quyết.

Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại Công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đưa ra. Đối với từng loại Công văn có những cách thể hiện đặc thù.

+ Công văn đề xuất thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.

+ Công văn tiếp thu, giải trình hoặc phê bình đều phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua các chủ thể khác.

+ Công văn từ chối thì phải dùng ngôn ngữ lịch sự và có sự động viên cần thiết.

+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc hoàn thành không kịp thời.

+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng.

• Cách viết phần kết thúc Công văn: Ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là lời cảm ơn nếu thấy cần thiết).

* Phương pháp soạn thảo một số loại Công văn thông dụng

1. Công văn phúc đáp:

• Mở đầu:

+ Đối với cơ quan cấp trên: Thực hiện văn bản số... ngày... /... /... của về việc...

+ Đối với cơ quan ngang cấp: Phúc đáp văn bản số ... ngày... của về việc...

+ Đối với cơ quan cấp dưới: Trả lời văn bản số ... ngày... /.../... của về việc...

• Nội dung:

+ Nêu những nội dung trả lời vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc.

+ Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra).

+ Thời gian đại hội, hội nghị khai mạc.

+ Địa điểm.

+ Thành phần tham dự.

+ Nêu tóm tắt nội dung nghị sự (nếu hội nghị đề cập một số nội dung thì trình bày tóm tắt).

Chú ý: Nếu yêu cầu người sử dụng mang theo tài liệu, báo cáo, những giấy tờ có liên quan khác hoặc những điều kiện vật chất khác thì có thể lưu ý đại biểu ở phần cuối tờ Công văn.

• Kết thúc:

+ Yêu cầu các đại biểu có mặt đúng thành phần (nếu yêu cầu đại biểu có chức vụ nhất định, không chấp nhận người đi thay).

+ Nếu không giới hạn thành phần thì két thúc chỉ cần: Mong sự có mặt của các đại biểu đúng giờ.

1. Công văn giải thích:

• Mở đầu: Nêu tên của văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp bộ đoàn.
• Nội dung:

+ Nêu những chủ trương chính trong văn bản.

+ Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản.

+ Các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp.

• Kết thúc: Có thể phân tích ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành).

8. Kỹ năng soạn thảo báo cáo

* Khái niệm

Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của cấp bộ đoàn, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.

* Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo

• Phải bảo đảm bảo tính trung thực, chính xác

+ Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí.

+ Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt hiện tượng nhằm bóp méo sự thật, phải trung thực và khách quan toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trong Báo cáo. Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra giải pháp không đúng, xử lý kịp thời và không triệt để.

• Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm

+ Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ chính của tổ chức mình để đưa vào Báo cáo, không nên liệt kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra. Tập họp được các số liệu chính xác, ăn khớp với nhau là việc làm cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua những con số đó. cần tránh những con số “ma” hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì. Trường họp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đinh kèm theo Báo cáo các bản phục lục số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kết luận trong Báo cáo.

+ Một bản báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài học gì thì đó là Báo cáo kém chất lượng, hiệu quả. Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại Báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc Báo cáo mà có phương pháp viết Báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu. Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa vào các số liệu rắc rối mà phải chọn đúng trọng tâm, trọng điểm.

• Báo cáo phải kịp thời: Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc. Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có những quyết định và mệnh lệnh chính xác, nhiều trường họp gây ra hậu quả lớn trong quản lý.