Ký nháy là gì? Người ký nháy có trách nhiệm gì theo pháp luật?

1. Ký nháy là gì?

Chữ ký nháy hay còn gọi là chữ ký tắt là chữ ký của người có trách nhiệm đánh vào văn bản trước khi chuyển cho người ký chính thức, đã được kiểm tra về nội dung, hình thức, kỹ thuật trình bày và thể thức. Ký nháy đơn là chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn, dấu nháy đơn ở cuối văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Văn bản hành chính cũng có chữ ký nháy bên cạnh chữ “nơi nhận” ở phần tên đơn vị nhận. Người ký chỉ cần ký ngắn gọn ở những chỗ cần ký chứ không phải ký đầy đủ như ký thông thường. Chữ ký rất hữu ích để xác nhận rằng người đó đã xem xét tài liệu hoặc người đọc tài liệu đã đọc tất cả văn bản trên trang đã ký. Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản được ký và đối chiếu các quy định của luật bí mật nhà nước để xác định việc đóng dấu mật trước khi trình Thủ trưởng ký chính thức.

2. Người ký nháy có trách nhiệm gì theo pháp luật?

Chữ ký nháy cho biết rằng người ký đã đọc và phê duyệt nội dung của tài liệu và không chỉnh sửa hoặc thay đổi nó. Do đó, chữ ký hoặc là dấu hiệu nhận dạng cá nhân của cán bộ soạn thảo và thẩm định văn bản này hoặc văn bản hành chính, hoặc để xác nhận rằng người đọc văn bản đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trên trang web. Vậy nếu nội dung văn bản có sai sót thì người ký có phải chịu trách nhiệm không? Người ký không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do mình ký. Người chịu trách nhiệm trực tiếp là người ký hợp lệ văn bản. Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát, chuẩn bị hồ sơ vi phạm quy định, gây thiệt hại trong quá trình rà soát thì cán bộ đó có thể bị xử lý kỷ luật cảnh cáo trong nội bộ cơ quan mình có. Chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân đã rà soát văn bản hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy. Người ký nháy phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy trước khi trình lãnh đạo ký chính thức, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật.

3. Các loại chữ ký nháy:

- Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản: Thông thường chữ ký nháy này là từ trình của người soạn thảo văn bản. Việc ký nháy cũng như chữ ký cần thể hiện trách nhiệm của người soạn thảo văn bản đối với nội dung soạn thảo. Chữ ký này xác nhận tính toàn vẹn của tài liệu và người ký sẽ ký và xem xét nội dung của tất cả các tài liệu mà họ tạo hoặc xem xét. Chữ ký nhấp nháy ở cuối mỗi trang có chức năng giống như một con dấu xuyên biên giới. Tính liên tục của văn bản được biểu thị bằng cách ký vào từng trang của tài liệu nhiều trang. Người chỉnh sửa và người đánh giá có thể thêm hoặc xóa nội dung khỏi các trang của tài liệu để ngăn những người có ác ý thay thế chúng.

- Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản: Chữ ký nháy này xác nhận tính liên tục của văn bản, người ký lăn tay ký vào tất cả các văn bản do chính mình lập ra hoặc đối chiếu, kiểm tra. Chữ ký nhấp nháy ở cuối mỗi trang có chức năng giống như một con dấu xuyên biên giới. Đồng thời, nếu văn bản có nhiều trang thì người ký cũng có thể ký vào từng trang. Chữ ký trên mỗi trang cũng thể hiện tính liền mạch của văn bản và tránh thay thế, thêm hoặc xóa nội dung khỏi các trang của tài liệu. Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

- Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận: Chữ ký nháy trong tiêu đề của Người được ủy quyền là chữ ký của người chịu trách nhiệm kiểm tra tài liệu về lỗi chính tả, hoặc xác minh nội dung trước khi trình bày để người được ủy quyền ký chính thức. Hay được hiểu là chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

4. Cách sử dụng ký tắt, ký nháy:

Chữ ký nháy đơn là một chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn. Một số chữ ký dấu nháy đơn được ký ở cuối đoạn văn và ở cuối mỗi trang văn bản. Dấu nháy đơn còn được gọi bằng các tên khác và được viết tắt. Nói cách khác, người ký không ký toàn bộ chữ ký giống như chữ ký đầy đủ, mà chỉ cần ký chữ ký ở một nơi cụ thể. Trong thực tế, chữ ký nháy sẽ xuất hiện trong: Bên dưới mỗi trang văn bản của tài liệu là chữ ký nháy. Chữ ký nháy này xác nhận tính toàn vẹn của tài liệu, và người ký dấu vân tay ký vào tất cả các tài liệu mà họ đã tạo hoặc xem xét và xem xét. Tính liên tục của văn bản được biểu thị bằng cách ký vào từng trang của tài liệu nhiều trang. Người chỉnh sửa và người đánh giá có thể thêm hoặc xóa nội dung khỏi các trang của tài liệu để ngăn những người có ác ý thay thế chúng. Ký vào dòng nội dung cuối cùng trong tài liệu. Chữ ký này là chữ ký của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm thiết kế nội dung. Chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận thì người phê duyệt là chữ ký của người chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm tra chính tả hoặc kiểm tra nội dung của tài liệu trước khi trình người phê duyệt để ký chính thức. Ví dụ về các tài liệu yêu cầu chữ ký nháy: Tất cả các văn bản hành chính do cơ quan hành pháp của chính phủ sản xuất đều phải có chữ ký. Bao gồm văn bản quy phạm pháp luật và văn bản lưu hành nội bộ của một cơ quan, tổ chức. Ví dụ: quan chức, quyết định, văn bản quy phạm pháp luật, thông báo,.... Đối với các công ty tư nhân, tổ chức và cơ quan phi chính phủ, không phải tất cả các tài liệu đều yêu cầu chữ ký kép. Tuy nhiên, một số tài liệu yêu cầu chữ ký kép ở cuối mỗi trang của tài liệu bởi cả người biên tập và những người ký khác. Ví dụ: hợp đồng có nhiều trang, tài liệu chính thức có nhiều trang, thông báo của công ty có nhiều trang và người tạo tài liệu không phải là người được ủy quyền ký tài liệu.

5. Quy định hiện hành về chữ ký

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Hành chính, Mục II, Phụ lục I, quy tắc ký văn bản hành chính hiện hành như sau:

- Chữ ký của người được ủy quyền là chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người được ủy quyền trên văn bản điện tử. 

- Việc ghi quyền của người ký được thực hiện như sau: 

• Nếu ký thay mặt hiệp hội thì phải ghi chữ viết tắt “TM”. Trước tên nhóm lãnh đạo, hoặc tên cơ quan, tổ chức. 
• Nếu giao quyền cấp trưởng phải ghi chữ viết tắt “Q”. Trước vị trí đứng đầu cơ quan, tổ chức. 
• Chữ viết tắt “KT” nếu chữ ký đại diện cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trước vị trí đầu. Nếu cấp phó phụ trách hành chính, điều hành thì ký giống như cấp phó ký thay cấp trưởng.
• Trường hợp đăng ký quá hạn phải ghi chữ viết tắt “TL”. Trước vị trí đứng đầu cơ quan, tổ chức. 
• Khi ký giấy ủy quyền phải điền chữ viết tắt “TUQ”. Trước vị trí đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Lưu ý:

• Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
• Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

Trên đây là giải đáp thắc mắc về ký nháy và người chịu trách nhiệm theo pháp luật về ký nháy. Nếu còn thắc mắc khác liên quan, độc giả vui lòng liên hệ 19006162 để được hỗ trợ và giải đáp.