Quy định ký nháy văn bản theo nghị định 30/2020/NĐ-CP

1. Ký nháy văn bản có được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP không? 

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư là văn bản pháp lý quan trọng quy định thống nhất về thể thức, kỹ thuật trình bày, ký ban hành và quản lý văn bản hành chính. Tuy nhiên, nếu tra cứu toàn bộ nội dung của Nghị định này sẽ thấy không có điều khoản nào định nghĩa hoặc quy định trực tiếp về "ký nháy" hay "chữ ký nháy".

Điều đó không đồng nghĩa với việc ký nháy không được áp dụng trong thực tế. Trên thực tế, ký nháy vẫn là một nghiệp vụ phổ biến trong quá trình soạn thảo, kiểm tra và trình ký văn bản tại các cơ quan, tổ chức. Đây được xem là một bước kiểm soát nội bộ nhằm xác nhận văn bản đã được rà soát trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức.

Việc thực hiện ký nháy hiện nay chủ yếu được xây dựng trên cơ sở:

• Quy chế làm việc, quy chế văn thư hoặc quy chế quản lý văn bản của từng cơ quan, tổ chức.
• Các quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về trách nhiệm của người ký văn bản, thể thức trình bày và quy trình xử lý văn bản.
• Thực tiễn quản lý hành chính nhằm kiểm soát nội dung, thể thức và trách nhiệm của từng cá nhân tham gia soạn thảo.

Đáng chú ý, khoản 5 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

"Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành."

Quy định này khẳng định người ký chính thức là chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý đối với văn bản được ban hành. Vì vậy, trong thực tiễn, nhiều cơ quan thiết lập quy trình ký nháy để bảo đảm dự thảo đã được các bộ phận chuyên môn, pháp chế hoặc văn phòng kiểm tra trước khi trình lãnh đạo ký, qua đó hạn chế sai sót và phân định trách nhiệm trong nội bộ.

Bên cạnh đó, Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về bố cục, vị trí các thành phần thể thức của văn bản hành chính. Mặc dù không quy định vị trí ký nháy, nhưng đây là căn cứ để các cơ quan bố trí chữ ký nháy sao cho không ảnh hưởng đến thể thức chuẩn của văn bản.

Có thể thấy, Nghị định 30/2020/NĐ-CP không bắt buộc phải ký nháy và cũng không quy định cụ thể cách ký nháy. Việc có thực hiện ký nháy hay không phụ thuộc vào quy chế nội bộ của từng cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, đây vẫn là một nghiệp vụ được áp dụng rộng rãi nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát văn bản trước khi ban hành.

2. Ký nháy là gì? Ký nháy có phải là ký tắt không?

Ký nháy là việc người tham gia soạn thảo, kiểm tra hoặc thẩm định văn bản sử dụng chữ ký viết tắt hoặc chữ ký rút gọn để xác nhận đã hoàn thành phần việc của mình trước khi văn bản được trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Trong hoạt động hành chính, chữ ký nháy không làm phát sinh hiệu lực pháp lý của văn bản. Mục đích của việc ký nháy là:

• Xác nhận người có trách nhiệm đã kiểm tra nội dung hoặc thể thức văn bản.
• Thể hiện quá trình kiểm soát nội bộ trước khi phát hành.
• Phân định trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình soạn thảo và xử lý văn bản.
• Hạn chế việc sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nội dung sau khi đã được kiểm tra.

Nhiều người thường sử dụng hai thuật ngữ "ký nháy" và "ký tắt" như nhau. Trong thực tế công tác văn thư, hai cách gọi này thường cùng chỉ hành vi ký xác nhận nội bộ trước khi ban hành văn bản.

Tuy nhiên, xét dưới góc độ pháp luật, "ký tắt" là thuật ngữ đã được quy định tại khoản 7 Điều 2 Luật Điều ước quốc tế năm 2016. Theo quy định này, ký tắt là việc người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký xác nhận văn bản điều ước quốc tế đã hoàn tất quá trình đàm phán và thống nhất nội dung trước khi ký chính thức.

Trong khi đó, đối với văn bản hành chính, pháp luật hiện hành chưa có khái niệm chính thức về ký nháy hoặc ký tắt. Vì vậy, đây chủ yếu là thuật ngữ nghiệp vụ được sử dụng trong thực tiễn quản lý.

Có thể phân biệt ký nháy với chữ ký chính thức như sau:

Như vậy, ký nháy không thay thế chữ ký chính thức và cũng không làm phát sinh hiệu lực của văn bản. Đây chỉ là một bước kiểm tra trong quy trình xử lý văn bản nhằm bảo đảm nội dung và hình thức trước khi trình ký.

3. Ký nháy ở đâu? Quy định vị trí chữ ký nháy trong văn bản

Một trong những vấn đề được quan tâm nhiều nhất là ký nháy phải thực hiện ở vị trí nào trên văn bản. Hiện nay, Nghị định 30/2020/NĐ-CP không quy định cụ thể vị trí đặt chữ ký nháy. Do đó, việc bố trí chữ ký nháy được thực hiện theo quy chế nội bộ hoặc thông lệ của từng cơ quan, tổ chức.

Trong thực tiễn, chữ ký nháy thường xuất hiện tại các vị trí sau:

3.1. Ký nháy tại phần "Nơi nhận"

Đây là vị trí phổ biến nhất trong các văn bản hành chính.

Chữ ký thường được đặt ở khu vực gần mục "Nơi nhận" tại cuối văn bản. Người ký thường là Chánh Văn phòng, lãnh đạo văn phòng hoặc cán bộ văn thư sau khi đã kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và đối tượng nhận văn bản.

Việc ký nháy tại vị trí này thể hiện văn bản đã được rà soát trước khi phát hành.

3.2. Ký nháy cạnh phần chức danh của người ký chính thức

Một số cơ quan bố trí chữ ký nháy ngay bên cạnh hoặc phía dưới chức danh của người có thẩm quyền ký.

Người ký nháy thường là lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc người phụ trách pháp chế nhằm xác nhận rằng dự thảo đã được kiểm tra về nội dung chuyên môn, căn cứ pháp lý và thể thức trình bày trước khi trình lãnh đạo xem xét.

3.3. Ký nháy trên từng trang văn bản

Đối với các hợp đồng, báo cáo, đề án hoặc văn bản có nhiều trang, người soạn thảo hoặc người kiểm tra có thể ký nháy tại góc dưới của từng trang.

Mục đích là:

• Bảo đảm tính liên tục của tài liệu.
• Hạn chế việc thay thế hoặc bổ sung trang sau khi đã được kiểm tra.
• Tạo thuận lợi cho việc xác định trách nhiệm khi có sai sót.

3.4. Ký nháy sau dòng nội dung cuối cùng

Một số đơn vị yêu cầu người soạn thảo ký nháy ngay sau dòng kết thúc nội dung chính của văn bản trước khu vực dành cho chữ ký chính thức.

Việc này nhằm xác nhận toàn bộ nội dung đã hoàn chỉnh và hạn chế việc bổ sung thêm thông tin vào phần trống của văn bản.

Có thể thấy, pháp luật không quy định thống nhất vị trí ký nháy. Vì vậy, để bảo đảm thực hiện đúng quy trình, cá nhân soạn thảo nên tuân thủ quy chế văn thư hoặc hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan, đơn vị mình.

4. Nguyên tắc ký nháy trong văn bản hành chính

Mặc dù không có quy định riêng về kỹ thuật ký nháy, việc thực hiện vẫn cần bảo đảm các nguyên tắc chung của công tác văn thư và quản lý văn bản.

- Chỉ ký nháy khi được phân công hoặc theo quy chế nội bộ

Không phải mọi cá nhân tham gia xử lý văn bản đều phải ký nháy. Người thực hiện thường được xác định trong quy chế làm việc của cơ quan, bao gồm người soạn thảo, trưởng đơn vị chuyên môn, bộ phận pháp chế hoặc văn phòng.

- Ký nháy sau khi đã hoàn thành việc kiểm tra

Chữ ký nháy thể hiện người ký đã xem xét phần việc thuộc trách nhiệm của mình. Vì vậy, chỉ nên ký sau khi đã kiểm tra đầy đủ nội dung, số liệu, căn cứ pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày.

Việc ký trước khi rà soát hoặc ký theo hình thức đối phó có thể dẫn đến sai sót trong quá trình ban hành văn bản.

- Không làm ảnh hưởng đến thể thức văn bản

Chữ ký nháy phải được đặt ở vị trí phù hợp, không che khuất nội dung, không lấn sang khu vực dành cho chữ ký chính thức hoặc con dấu của cơ quan.

Đây cũng là yêu cầu nhằm bảo đảm văn bản vẫn đáp ứng đúng thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Sử dụng mực đúng quy định

Khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định đối với văn bản giấy, khi ký phải dùng bút có mực màu xanh và không sử dụng loại mực dễ phai.

Mặc dù quy định này áp dụng đối với việc ký văn bản nói chung, trong thực tiễn nhiều cơ quan cũng áp dụng thống nhất đối với chữ ký nháy để bảo đảm tính đồng bộ và thuận tiện trong lưu trữ.

- Ký nháy không thay thế chữ ký của người có thẩm quyền

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất.

Chữ ký nháy chỉ có ý nghĩa trong phạm vi kiểm soát nội bộ. Văn bản chỉ được ban hành khi có chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc theo phân cấp, phân quyền của cơ quan, tổ chức.

Do đó, dù văn bản đã có đầy đủ chữ ký nháy của các bộ phận liên quan nhưng chưa có chữ ký chính thức thì vẫn chưa đủ điều kiện để ban hành hoặc phát sinh hiệu lực.

5. Khi nào phải ký nháy? Những trường hợp cần ký nháy văn bản

Pháp luật hiện hành không quy định mọi văn bản đều bắt buộc phải có chữ ký nháy. Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng không đặt ra yêu cầu phải ký nháy trước khi ban hành văn bản. Do đó, việc ký nháy chủ yếu được thực hiện theo quy chế làm việc, quy chế văn thư hoặc quy trình kiểm soát nội bộ của từng cơ quan, tổ chức.

Mặc dù không phải là thủ tục bắt buộc theo quy định của pháp luật, nhưng trên thực tế, ký nháy được áp dụng khá phổ biến trong các trường hợp sau:

5.1. Văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành

Đây là trường hợp phổ biến nhất.

Sau khi hoàn thiện dự thảo, văn bản thường được chuyển qua các bộ phận chuyên môn để rà soát trước khi trình lãnh đạo. Mỗi cá nhân hoặc đơn vị tham gia kiểm tra sẽ ký nháy nhằm xác nhận đã hoàn thành phần việc thuộc trách nhiệm của mình.

Quy trình này giúp hạn chế tình trạng văn bản còn sai sót về nội dung, căn cứ pháp lý hoặc thể thức nhưng vẫn được trình ký.

5.2. Văn bản có nhiều bộ phận cùng tham gia soạn thảo

Đối với các quyết định, đề án, quy chế, báo cáo hoặc văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn, dự thảo thường được lấy ý kiến của nhiều phòng, ban.

Trong trường hợp này, chữ ký nháy là căn cứ xác định từng đơn vị đã thống nhất hoặc chịu trách nhiệm đối với phần nội dung mình phụ trách.

5.3. Văn bản có nhiều trang

Đối với hợp đồng, báo cáo, hồ sơ dự án hoặc tài liệu có số lượng trang lớn, nhiều cơ quan yêu cầu ký nháy ở từng trang.

Việc ký nháy nhằm:

• Bảo đảm tính liên tục của tài liệu.
• Hạn chế việc thay thế hoặc bổ sung trang sau khi đã được kiểm tra.
• Hỗ trợ xác định tài liệu gốc trong quá trình lưu trữ.

5.4. Văn bản có nội dung quan trọng hoặc có giá trị lớn

Các văn bản liên quan đến tài chính, đầu tư, đấu thầu, hợp đồng kinh tế, nhân sự hoặc quyết định quản lý quan trọng thường trải qua nhiều cấp kiểm tra trước khi ban hành.

Trong các trường hợp này, ký nháy là một bước kiểm soát rủi ro nhằm bảo đảm văn bản đã được rà soát đầy đủ về chuyên môn và pháp lý.

5.5. Văn bản thuộc quy trình kiểm soát nội bộ của cơ quan

Nhiều cơ quan, doanh nghiệp quy định rõ trong quy chế nội bộ về việc bắt buộc phải ký nháy trước khi trình ký.

Ví dụ:

• Chuyên viên ký nháy xác nhận nội dung.
• Trưởng phòng ký nháy xác nhận chuyên môn.
• Bộ phận pháp chế ký nháy xác nhận căn cứ pháp luật.
• Chánh Văn phòng ký nháy xác nhận thể thức văn bản.

Việc ký nháy theo quy trình này giúp nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân và tạo cơ sở để truy vết khi phát hiện sai sót.

6. Ký nháy có giá trị pháp lý không? Người ký nháy có phải chịu trách nhiệm?

Đây là một trong những vấn đề được quan tâm nhiều nhất khi thực hiện công tác văn thư.

6.1. Ký nháy không làm phát sinh hiệu lực pháp lý của văn bản

Khác với chữ ký của người có thẩm quyền, chữ ký nháy không phải là điều kiện để văn bản được ban hành hoặc có hiệu lực.

Ngay cả khi văn bản có đầy đủ chữ ký nháy của các bộ phận liên quan nhưng chưa có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền thì văn bản vẫn chưa được coi là đã ban hành.

Ngược lại, nếu văn bản đã được người có thẩm quyền ký đúng quy định thì việc thiếu chữ ký nháy thường không làm mất hiệu lực pháp lý của văn bản đối với bên ngoài, mặc dù có thể vi phạm quy trình xử lý nội bộ.

6.2. Người chịu trách nhiệm pháp lý là người ký ban hành

Khoản 5 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

"Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành."

Theo quy định này, trách nhiệm pháp lý đối với văn bản trước hết thuộc về người ký chính thức và người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Chữ ký nháy không làm chuyển giao hoặc thay thế trách nhiệm của người ký ban hành.

6.3. Người ký nháy vẫn phải chịu trách nhiệm trong phạm vi công việc được giao

Mặc dù không chịu trách nhiệm pháp lý như người ký ban hành, người ký nháy vẫn phải chịu trách nhiệm đối với phần việc mình đã kiểm tra.

Nếu để xảy ra sai sót do thiếu kiểm tra hoặc kiểm tra không đầy đủ, người ký nháy có thể bị xem xét:

• Trách nhiệm kỷ luật theo quy chế của cơ quan.
• Trách nhiệm bồi thường nếu gây thiệt hại theo quy định của pháp luật.
• Trách nhiệm hình sự nếu có hành vi cố ý làm sai lệch hồ sơ, giả mạo tài liệu hoặc đồng phạm trong các hành vi vi phạm pháp luật.

Do đó, ký nháy không chỉ mang ý nghĩa xác nhận đã xem xét văn bản mà còn gắn với trách nhiệm nghề nghiệp của người thực hiện.

7. Hướng dẫn ký nháy văn bản đúng quy định

Mặc dù pháp luật chưa quy định cụ thể cách ký nháy, việc thực hiện nên tuân thủ các nguyên tắc của công tác văn thư và quy chế nội bộ của cơ quan.

Bước 1. Hoàn thiện dự thảo văn bản

Người soạn thảo cần kiểm tra đầy đủ:

• Nội dung.
• Căn cứ pháp lý.
• Số liệu.
• Chính tả.
• Thể thức trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Chỉ khi dự thảo đã hoàn thiện mới thực hiện ký nháy.

Bước 2. Ký nháy tại vị trí theo quy định nội bộ

Tùy quy chế của từng cơ quan, chữ ký nháy có thể được đặt:

• Gần mục "Nơi nhận".
• Cạnh chức danh của người ký chính thức.
• Cuối dòng nội dung cuối cùng.
• Góc dưới từng trang đối với văn bản nhiều trang.

Không nên ký tại vị trí làm che khuất nội dung hoặc ảnh hưởng đến khu vực dành cho chữ ký chính thức và con dấu.

Bước 3. Sử dụng mực đúng quy định

Theo khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, đối với văn bản giấy, khi ký phải dùng bút có mực màu xanh và không sử dụng loại mực dễ phai.

Không nên sử dụng:

• Mực đỏ.
• Bút chì.
• Bút xóa hoặc các loại mực dễ tẩy xóa.

Bước 4. Chuyển văn bản theo đúng quy trình

Sau khi ký nháy, văn bản tiếp tục được chuyển đến các bộ phận có liên quan để rà soát hoặc trình người có thẩm quyền ký ban hành.

Chữ ký nháy không thay thế việc phê duyệt hoặc ký chính thức.

Bước 5. Lưu trữ theo quy định

Sau khi văn bản được ký chính thức và phát hành, hồ sơ cần được lưu giữ đầy đủ để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu hoặc xác định trách nhiệm khi cần thiết.

8. Ai là người có thẩm quyền ký nháy văn bản?

Khác với người ký ban hành được pháp luật quy định cụ thể về thẩm quyền, người ký nháy không được xác định trực tiếp trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Việc phân công người ký nháy phụ thuộc vào quy chế của từng cơ quan, tổ chức.

Thông thường, các đối tượng sau đây có thể thực hiện ký nháy:

- Người trực tiếp soạn thảo văn bản

Đây là người chịu trách nhiệm về nội dung ban đầu của dự thảo.

Việc ký nháy thể hiện đã kiểm tra thông tin, số liệu, căn cứ pháp lý và hoàn thiện dự thảo trước khi trình lãnh đạo.

- Trưởng phòng hoặc lãnh đạo đơn vị chuyên môn

Sau khi chuyên viên hoàn thiện dự thảo, lãnh đạo đơn vị chuyên môn sẽ kiểm tra lại nội dung thuộc lĩnh vực mình phụ trách.

Chữ ký nháy của người này thể hiện sự thống nhất về mặt chuyên môn trước khi trình cấp trên.

- Bộ phận pháp chế

Đối với các văn bản quan trọng hoặc liên quan đến pháp luật, cán bộ pháp chế có thể ký nháy sau khi rà soát:

• Tính hợp pháp.
• Căn cứ pháp lý.
• Sự thống nhất với các quy định hiện hành.

- Chánh Văn phòng hoặc bộ phận văn thư

Người làm công tác văn thư thường kiểm tra:

• Thể thức trình bày.
• Kỹ thuật trình bày.
• Thông tin phát hành.
• Thành phần hồ sơ.

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, bộ phận văn thư có thể ký nháy trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức.

Như vậy, người ký nháy không có thẩm quyền cố định theo pháp luật mà được xác định theo chức năng, nhiệm vụ và quy chế của từng cơ quan.

9. Ký nháy và ký chính thức khác nhau như thế nào?

Mặc dù đều là hình thức ký trên văn bản, ký nháy và ký chính thức có bản chất, mục đích và giá trị pháp lý hoàn toàn khác nhau.

Có thể hiểu đơn giản, ký nháy là bước kiểm soát trong nội bộ cơ quan, còn ký chính thức là hành vi thể hiện ý chí của người có thẩm quyền để ban hành văn bản. Hai loại chữ ký này có vai trò khác nhau và không thể thay thế cho nhau trong quy trình xử lý văn bản.

Quý bạn đọc cũng có thể đọc thêm một số nội dung về ký nháy khác như:

• Quy định về ký nháy và trách nhiệm của người ký nháy?
• Ký nháy là gì? Người ký nháy có trách nhiệm gì theo pháp luật?
• Người ký nháy có phải chịu trách nhiệm gì không?