Hướng dẫn ký nháy trên văn bản đăng ký đầu tư chuẩn nhất

1. Thế nào là ký nháy?

Hiện nay, chưa có quy định pháp luật cụ thể nào giải thích về thế nào là ký nháy. Tuy nhiên, trên thực tế, việc ký nháy có thể hiểu như sau:

- Ký nháy (ký tắt) thường được đặt ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy có thể đặt ở cuối cùng của văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở vị trí bên cạnh chữ "Nơi nhận" thuộc về phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

- Chữ ký nháy được sử dụng để xác định rằng văn bản đã được kiểm tra về độ chính xác nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền ký chính thức. Nó thể hiện rằng người ký nháy đã kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác và đúng quy trình của văn bản.

- Người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy. Ký nháy thường được thực hiện bằng cách viết chữ cái đầu của họ và chữ cái đầu của tên họ hoặc viết một dấu gạch ngang hoặc dấu gạch chéo.

Theo Mục II phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định về chữ ký trong văn bản hành chính hiện nay, các loại chữ ký và quyền hạn của người ký được xác định như sau:

Chữ ký của người có thẩm quyền: Chữ ký của người có thẩm quyền có thể là chữ ký trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử. Đây là hình thức xác nhận người có thẩm quyền đã chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản.

Ghi quyền hạn của người ký:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể: Người ký phải ghi chữ viết tắt "TM." vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Điều này nhằm xác định rõ người ký đại diện cho tập thể và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. 

- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng: Người ký phải ghi chữ viết tắt "Q." vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Điều này nhằm xác định rõ người ký có quyền ký thay cho người đứng đầu và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Người ký phải ghi chữ viết tắt "KT." vào trước chức vụ của người đứng đầu. Nếu cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành, người ký thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Điều này nhằm xác định rõ vai trò của người ký và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản

- Trường hợp ký thừa lệnh: Người ký phải ghi chữ viết tắt "TL." vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Điều này nhằm xác định rõ người ký đang thực hiện việc ký theo lệnh và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.

- Trường hợp ký thừa ủy quyền: Người ký phải ghi chữ viết tắt "TUQ." vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Điều này nhằm xác định rõ người ký đang thực hiện việc ký theo ủy quyền và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.

=> Những quy định này giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của người ký trong văn bản hành chính, đảm bảo tính chính xác và trách nhiệm cá nhân trong việc xác nhận và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.

2. Trách nhiệm của người ký nháy

Người ký nháy có trách nhiệm xác nhận rằng họ đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản, không có bất kỳ chỉnh sửa hay thay đổi gì thêm. Chữ ký nháy thể hiện sự đồng ý và chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản. Chữ ký nháy được coi là một biểu hiện của sự thể hiện ý kiến cá nhân hoặc sự xác nhận đọc hiểu của người ký về nội dung của văn bản. Bằng việc ký nháy, người ký xác nhận rằng họ đã đọc toàn bộ nội dung văn bản và đồng ý với những điều khoản, yêu cầu, hoặc cam kết được nêu trong đó.

Tuy nhiên, người ký nháy không chịu trách nhiệm trực tiếp về nội dung của văn bản khi có sai sót. Trách nhiệm chính thuộc về người có chữ ký chính thức tại văn bản. Người có chữ ký chính thức chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp và hợp lệ của nội dung văn bản mà họ đã ký. Trong trường hợp cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không tuân thủ đúng quy định, gây thiệt hại hoặc có hành vi vi phạm pháp luật, họ có thể bị áp dụng các hình thức kỷ luật, khiển trách từ phía cơ quan nội bộ áp dụng. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và trách nhiệm trong công việc của những người liên quan đến việc soạn thảo và xác nhận nội dung văn bản.

Như vậy, người ký nháy có trách nhiệm xác nhận đọc và hiểu nội dung văn bản, nhưng không chịu trách nhiệm trực tiếp về tính chính xác và hợp pháp của nội dung đó.

3. Các loại chữ ký nháy hiện nay

- Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản:

+ Chữ ký nháy này thường được sử dụng bởi người soạn thảo văn bản.

+ Chữ ký nháy tại dòng cuối cùng nhằm xác định người soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm với nội dung đã được soạn thảo.

- Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản:

+ Chữ ký nháy này được dùng để xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung.

+ Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.

+ Đồng thời, người ký nháy cũng có thể ký vào từng trang nếu văn bản đó có nhiều trang. Việc ký nháy vào từng trang cũng thể hiện tính liền mạch của văn bản, tránh việc bị đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

- Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận: Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

4. Hướng dẫn ký nháy trên văn bản đăng ký đầu tư chuẩn nhất 

- Đầu tư theo hình thức thành lập tổ chức kinh tế: Trước khi thành lập tổ chức kinh tế, nhà đầu tư góp vốn để thành lập tổ chức kinh tế là nhà đầu tư đứng tên và ký các văn bản, biểu mẫu thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Sau khi thành lập tổ chức kinh tế, tổ chức kinh tế là nhà đầu tư đứng tên và ký các văn bản, biểu mẫu thực hiện thủ tục đầu tư và báo cáo hoạt động đầu tư tại Việt Nam.

- Đầu tư theo hình thức góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp: Nhà đầu tư và tổ chức kinh tế nhận góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp ký văn bản đề nghị góp vốn, mua cổ phần, phần góp vốn.

- Đầu tư theo hình thức hợp đồng Build-Operate-Transfer (BCC): Các bên tham gia hợp đồng BCC đứng tên và ký các văn bản, biểu mẫu thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Theo quy định tại khoản 5 Điều 3 của Thông tư 16/2015/TT-BKHĐT, văn bản đề nghị thực hiện dự án đầu tư phải được nhà đầu tư ký tắt từng trang và ký đầy đủ tại trang cuối.

Nếu muốn tham khảo thêm thông tin chi tiết có thể xem thêm qua bài viết sau: Cơ quan nào cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư tại Việt Nam?

Quý khách hàng có thể liên hệ với Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline 1900.6162 để được tư vấn và giải đáp thắc mắc từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi. Đội ngũ luật sư sẽ lắng nghe và cung cấp thông tin cụ thể, tư vấn pháp lý chính xác, và giúp quý khách hàng giải quyết vấn đề một cách tốt nhất. Ngoài ra, nếu quý khách hàng có yêu cầu chi tiết, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu qua email tại địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Chúng tôi cam kết sẽ phản hồi và giải đáp thắc mắc nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ quý khách hàng trong mọi khía cạnh liên quan đến vấn đề pháp lý. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng.