Quy định về lấy ý kiến thành viên bằng văn bản trong công ty TNHH

1. Quy định về lấy ý kiến thành viên bằng văn bản trong công ty TNHH thế nào?

1.1. Những trường hợp lấy ý kiến thành viên bằng văn bản

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên có thể thực hiện quyết định thông qua một trong hai hình thức sau đây:

- Biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp, với sự tham gia của các thành viên.

- Lấy ý kiến bằng văn bản.

Hội đồng thành viên, tổ chức quản trị cao nhất trong công ty TNHH, thường tiếp cận quyết định thông qua cuộc họp, tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, quyết định có thể được đưa ra sau khi lấy ý kiến bằng văn bản. Việc này thường được thực hiện trừ khi Điều lệ có quy định khác.

Quy trình lấy ý kiến bằng văn bản được áp dụng khi Hội đồng thành viên quyết định sẽ thực hiện quyết định dưới hình thức này. Để quyết định được coi là hợp lệ, cần có sự đồng thuận từ ít nhất 65% vốn điều lệ của các thành viên. Chủ tịch Hội đồng thành viên đảm nhận trách nhiệm lập phiếu lấy ý kiến và gửi cho các thành viên, đồng thời xác định rõ thời hạn cuối cùng để đưa ra ý kiến. Sau đó, ông ta phải tổng hợp kết quả trong vòng 7 ngày làm việc.

1.2. Thủ tục thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản

Theo quy định, nếu Điều lệ của công ty không có quy định khác, thì quy trình và phương thức lấy ý kiến của thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết, quyết định được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Quyết định về việc lấy ý kiến của thành viên Hội đồng thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết, quyết định đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền.

Cơ quan có thẩm quyền trong công ty TNHH là Chủ tịch Hội đồng thành viên.

Bước 2: Tiến hành soạn thảo và gửi các báo cáo, tờ trình liên quan đến nội dung cần quyết định, kèm theo phiếu lấy ý kiến đến các thành viên Hội đồng thành viên.

   - Chủ tịch Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm thực hiện công việc này.

   - Phiếu lấy ý kiến cần chứa đựng đầy đủ thông tin, được ký bởi các thành viên công ty, và bao gồm các mục sau:

      + Tên, mã số doanh nghiệp, và địa chỉ trụ sở chính.

      + Thông tin cá nhân của thành viên Hội đồng thành viên, bao gồm họ, tên, địa chỉ, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc các chứng thực cá nhân hợp pháp khác, và tỷ lệ phần vốn.

      + Vấn đề cần lấy ý kiến và ý kiến trả lời theo thứ tự tán thành, không tán thành, và không có ý kiến.

      + Thời hạn cuối cùng để gửi phiếu lấy ý kiến về công ty.

      + Họ, tên, và chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên.

   - Các thành viên phải ghi đầy đủ thông tin trong phiếu và chú ý đến thời hạn gửi phiếu về cho Hội đồng thành viên.

Bước 3: Tổ chức kiểm phiếu và thông báo kết quả

Trong khoảng thời gian 7 ngày làm việc, tính từ ngày kết thúc thời hạn mà các thành viên phải gửi ý kiến về công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm tổ chức kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, quyết định đã được thông qua đến tất cả thành viên.

Báo cáo kết quả kiểm phiếu có giá trị tương đương với biên bản họp của Hội đồng thành viên và bao gồm các thông tin chính sau:

- Mục đích và nội dung lấy ý kiến.

- Thông tin về thành viên đã gửi phiếu lấy ý kiến hợp lệ, bao gồm tên, họ, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp, cũng như người đại diện theo ủy quyền.

- Thông tin về thành viên không gửi phiếu hoặc gửi phiếu không hợp lệ.

- Vấn đề được lấy ý kiến và biểu quyết.

- Tóm tắt ý kiến của thành viên đối với từng vấn đề.

- Tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ, không hợp lệ, và không nhận được.

- Tổng số phiếu tán thành và không tán thành đối với từng vấn đề.

- Quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết.

- Chữ ký của người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên.

Đối với nội dung báo cáo kết quả kiểm phiếu, người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm liên đới về độ đầy đủ, chính xác và trung thực của thông tin này.

Về hiệu lực của lấy ý kiến thành viên bằng văn bản, nghị quyết của Hội đồng thành viên được coi là đã được thông qua theo hình thức này khi có sự tán thành từ ít nhất 65% vốn điều lệ của thành viên. Hiệu lực cụ thể phụ thuộc vào quy định của Điều lệ công ty.

Về mặt pháp lý, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác, nghị quyết của Hội đồng thành viên có hiệu lực thi hành từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi trong nghị quyết. Trong trường hợp thành viên yêu cầu hủy bỏ nghị quyết qua Tòa án hoặc Trọng tài, nghị quyết vẫn giữ hiệu lực đến khi có quyết định từ Tòa án hoặc Trọng tài.

2. Lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản trong công ty Cổ phần

Cho một công ty cổ phần, Đại hội đồng cổ đông đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống quản trị. Thông thường, quyết định được đưa ra thông qua cuộc họp, và đôi khi có sự tham gia của cổ đông qua ý kiến bằng văn bản. Vậy, khi nào cần thu thập ý kiến cổ đông bằng văn bản?

Theo quy định, Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có quyền thu thập ý kiến bằng văn bản từ cổ đông bất cứ khi nào cần thiết và mang lại lợi ích cho công ty, trừ những trường hợp sau đây:

- Sửa đổi hoặc bổ sung một số nội dung trong điều lệ của doanh nghiệp.

- Quyết định hướng phát triển kinh doanh của công ty.

- Thay đổi tổng số cổ phần và các loại cổ phần trong công ty.

- Bầu, miễn nhiệm hoặc sa thải các thành viên trong Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát của công ty.

- Quyết định đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ mức 35% tổng giá trị tài sản trở lên (theo báo cáo tài chính gần nhất của công ty).

- Thông qua nội dung trong báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm của công ty.

- Thực hiện các thủ tục giải thể hoặc tổ chức lại công ty.

Quy trình thu thập ý kiến của cổ đông bằng văn bản được quy định như sau trong các công ty cổ phần: Trong trường hợp Điều lệ công ty cổ phần không có các quy định khác, thì thủ tục thu thập ý kiến cổ đông bằng văn bản sẽ diễn ra tại cuộc họp đại hội cổ đông. Quy trình thực hiện bao gồm các bước sau:

Bước 1: Quyết định việc thu thập ý kiến cổ đông bằng văn bản

Ban quản trị trước tiên sẽ thống nhất và đưa ra quyết định về việc thu thập ý kiến bằng văn bản từ cổ đông. Ban quản trị có thẩm quyền này để thực hiện lấy ý kiến bằng văn bản thông qua nghị quyết tại Đại hội cổ đông, khi nhận thức được sự cần thiết vì lợi ích của công ty. Họ chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết Đại hội cổ đông, cùng các tài liệu giải trình và gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, việc gửi này phải được thực hiện trước thời hạn ít nhất là 10 ngày so với thời hạn gửi lại phiếu lấy ý kiến, trừ trường hợp Điều lệ không quy định thời hạn khác.

Bước 2: Thu thập phiếu ý kiến của cổ đông

- Phiếu lấy ý kiến được gửi đến cổ đông phải bao gồm các thông tin chính sau:

  + Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp

  + Mục đích thu thập ý kiến

  + Thông tin cá nhân của cổ đông, hoặc đại diện nếu là tổ chức

  + Số lượng cổ phần và phiếu biểu quyết của cổ đông

  + Vấn đề cần ý kiến để thông qua

  + Phương án biểu quyết: tán thành, không tán thành, hoặc không có ý kiến

  + Thời hạn gửi phiếu lấy ý kiến đã được trả lời

  + Chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị

Cần lưu ý rằng phiếu lấy ý kiến của cổ đông phải được gửi về công ty trước thời hạn xác định và phải tuân thủ các điều kiện quy định. Mọi phiếu gửi sau thời hạn, đã bị mở ra, hoặc tiết lộ qua hòm thư điện tử đều sẽ bị coi là không hợp lệ.

Bước 3: Tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản

Trách nhiệm thực hiện công việc này ney được giao cho Hội đồng quản trị. Đồng thời, quá trình kiểm phiếu và lập biên bản thu thập ý kiến cổ đông bằng văn bản cần phải được chứng kiến bởi Ban kiểm soát của công ty hoặc cổ đông không giữ chức vụ quản lý trong công ty. Sự tương tác giữa các bộ phận này là quan trọng để đảm bảo tính trung thực và chính xác của biên bản kiểm phiếu, đồng thời chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại phát sinh từ bất kỳ sai sót nào trong quá trình kiểm phiếu (nếu có).

Bước 4: Gửi biên bản kiểm phiếu

Hội đồng quản trị có trách nhiệm gửi biên bản kiểm phiếu đến tất cả các cổ đông của công ty trong khoảng thời gian 15 ngày từ khi hoàn thành quá trình kiểm phiếu. Trong trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, biên bản kiểm phiếu sẽ được công bố trên trang này. Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đã được thông qua, và các tài liệu liên quan được kèm theo phiếu lấy ý kiến sẽ được lưu trữ tại trụ sở chính của công ty.

Về mặt pháp lý, nghị quyết thông qua việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản sẽ có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Nghị quyết của Đại hội cổ đông được coi là đã được thông qua nếu có sự đại diện của ít nhất 51% tổng số phiếu tán thành. Điều này có nghĩa là quy trình lấy ý kiến bằng văn bản trong công ty cổ phần yêu cầu tỷ lệ tán thành 51%, thấp hơn so với yêu cầu là 65% trong trường hợp công ty TNHH.

3. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi doanh nghiệp thông qua quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản

Trong trường hợp của Hội đồng thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Đại hội đồng cổ đông, và Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, quá trình đưa ra các nghị quyết và quyết định thông qua hình thức lấy ý kiến bằng văn bản phải tuân theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Bản sao của biên bản họp, thông thường có trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, sẽ được thay thế bằng:

- Bản sao của báo cáo kết quả kiểm phiếu được thực hiện bởi Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.

- Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.

Bài viết liên quan: Quy trình thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản trong công ty TNHH

Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin trân trọng cảm ơn!