Mục lục bài viết

1. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm bao nhiêu ký tự?

Theo điểm a, Khoản 2, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử như sau: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Điều này nghĩa là khi một tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và muốn sử dụng hóa đơn điện tử, họ cần phải đăng ký và nhận mã số thuế từ cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn điện tử. Mã số thuế này sẽ được tích hợp vào hóa đơn điện tử, chứng minh rằng hóa đơn này đã được cơ quan thuế cấp phép và theo dõi. Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và quản lý thuận lợi hơn cho việc thuế và quản lý thuế GTGT. Mã số thuế trên hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế theo dõi giao dịch và thuế phải nộp của các doanh nghiệp và cá nhân một cách chặt chẽ và chính xác.

Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021, được sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022, quy định về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử như sau:

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là một chuỗi gồm 34 ký tự. Chuỗi này được tạo ra duy nhất cho từng hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị được cơ quan thuế ủy quyền. Điều này có nghĩa là mỗi hóa đơn điện tử phải có một mã cơ quan thuế đặc biệt và duy nhất, giúp xác định nguồn gốc và tính chính xác của hóa đơn đó trong quá trình quản lý thuế và kiểm tra từ phía cơ quan thuế. Quy định này cũng đảm bảo tính minh bạch và chặt chẽ trong quá trình quản lý và giám sát giao dịch thương mại điện tử.

 

2. Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền 

Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021, được sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022, mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền và có cấu trúc. Dải ký tự gồm 23 ký tự được chia thành các phần như sau:

C1C2C3C4C5C6C7C8C9C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

Đây là một chuỗi đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong quá trình xác định cơ quan thuế liên quan đến hóa đơn điện tử. Cụ thể, từng phần của chuỗi có thể mang thông tin khác nhau về cơ quan thuế, đặc điểm quản lý, vùng địa lý, hoặc các thông tin khác liên quan đến thuế và quản lý tài chính. Mỗi mã là duy nhất và đặc trưng cho một cơ quan thuế cụ thể.

Trong quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo điểm 1, tiểu mục 3, Mục IV, Phần I của Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021, chi tiết như sau:

(1) Một ký tự đầu C1:

- Được quy định là chữ cái M, đại diện cho việc hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

(2) Sáu (06) ký tự của ký hiệu hóa đơn điện tử:

- Ký tự đầu tiên:

Là một (01) chữ cái, được quy định là C hoặc K, thể hiện:

+ C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

+ K: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

- Hai ký tự tiếp theo: Là hai (02) chữ số Ả rập, thể hiện năm lập hóa đơn điện tử, xác định từ hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022, thì thể hiện là số 22; năm 2023 thì thể hiện là số 23.

- Một ký tự tiếp theo:

Là một (01) chữ cái, được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H, thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

+ T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ D: Hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

+ L: Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

+ M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

+ N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

+ B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

+ G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.

+ H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

- Hai ký tự cuối:

+ Là chữ viết do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Trong trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn, sử dụng hai ký tự cuối để phân biệt. Nếu không có nhu cầu quản lý, sử dụng là YY.

+ Tại bản in của hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được hiển thị ở phía trên bên phải của hóa đơn hoặc vị trí dễ nhận biết.

Dưới đây là ví dụ về các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

- “1C22TAA” - Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

- “2C22TBB” - Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.

- “1C23LBB” - Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

- “1K23TYY” - Hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

- “1K22DAA” - Hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

- “6K22NAB” - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

- “6K22BAB” - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

(2) Một ký tự C2:

Mã ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được mô tả chi tiết như sau:

 

- Một ký tự C2:

+ Là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định.

+ Có giá trị là một chữ số tự nhiên: 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

  • Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
  • Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
  • Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.
  • Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
  • Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
  • Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

- Hai ký tự C3C4: Là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của Người Nộp Thuế (NNT).

- Năm ký tự C5C6C7C8C9: Là một chuỗi 05 ký tự do Cơ Quan Thuế (CQT) cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống Hóa Đơn Điện Tử (HĐĐT) của CQT, đảm bảo tính duy nhất.

- Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20: Là chuỗi 11 số tăng liên tục được tự sinh từ phần mềm bán hàng.

- Dấu gạch ngang (-): Là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do CQT cấp, chuỗi số tăng liên tục tự sinh từ phần mềm bán hàng.

 

3. Cơ quan thuế sẽ ủy quyền cho đơn vị nào tạo ra mã này? 

Theo quy định tại tiểu mục 3, Mục IV, Phần I, quy định ban hành kèm theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử, như sau:

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm 34 ký tự và là duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị do cơ quan thuế ủy quyền tạo ra trên các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Điều này có nghĩa là mã của cơ quan thuế được xác định theo một chuỗi ký tự gồm 34 ký tự cụ thể. Mã này là duy nhất, tức là không trùng lặp, và được tạo ra bởi hệ thống của cơ quan thuế hoặc được tạo ra bởi hệ thống của đơn vị được cơ quan thuế ủy quyền. Mục đích của việc quy định này là để đảm bảo tính nhất quán và duy nhất của mã cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử, giúp theo dõi, quản lý và xác định nguồn gốc xuất xứ của các giao dịch kinh doanh được thực hiện thông qua hóa đơn điện tử.

Quý khách có nhu cầu xem thêm bài viết sau:

Nếu quý khách hàng đang gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào hoặc có câu hỏi cần được giải đáp, xin vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi thông qua Tổng đài tư vấn pháp luật thuế trực tuyến qua số hotline 1900.6162. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng lắng nghe và cung cấp sự tư vấn chuyên nghiệp để giúp quý khách giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và đúng luật. Ngoài ra, quý khách hàng cũng có thể gửi yêu cầu chi tiết qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng một cách chu đáo và chất lượng.