Mục lục bài viết

1. Quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử

1.1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại hóa đơn sau đây: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,..., hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

 

1.2. Điều kiện hóa đơn hợp pháp

Hóa đơn hợp pháp theo quy định tại khoản 7 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định của pháp luật.

Hình thức, nội dung của hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau theo quy định tại điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu số mẫu hóa đơn

- Số hóa đơn

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng

- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

- Thời điểm lập hóa đơn

- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

-  Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)

- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

 

2. Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

2.1. Các trường hợp viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Có ba trường hợp hóa đơn sai tên hàng hóa như sau:

- Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử xuất sai tên hàng hóa, chưa gửi cho người mua

Trong trường hợp này, kế toán bên bán sẽ cần thực hiện việc xóa bỏ hóa đơn lập sai tên hàng hóa và sau đó xuất hóa đơn mới với thông tin hàng hóa đúng gửi cho bên mua

- Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử sai sót tên hàng hóa đã gửi cho người mua, tuy nhiên chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, chưa kê khai thuế

Trong trường hợp này, hai bên cần xác nhận sai sót, sau đó thu hồi hóa đơn đã lập sai bằng biên bản thu hồi hóa đơn. Bên bán sẽ tiến hành hóa bỏ hóa đơn đã thu hồi và lập hóa đơn điện tử mới gửi bên mua

- Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa nhưng đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế

Đối với trường hợp này, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và có xác nhận của bên bán và bên mua. Bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa cho đúng.

 

2.2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử ra sao?

* Đối với trường hợp hóa đơn sai sót khi chưa gửi khách hàng:

Hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thế mà chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì sẽ xử lý như sau theo quy định tại khoản 1 điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

  • Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót
  • Lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã. Sau đó gửi cho người mua
  • Cơ quan thuế sẽ thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế

* Đối với trường hợp hóa đơn sai sót nhưng đã gửi khách hàng

Đối với hóa đơn điện tử đã xuất, đã gửi Cơ quan Thuế và người mua, khi phát hiện sai sót, không căn cứ vào việc đã kê khai thuế hay chưa, người bán có thể điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế.

- Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh: theo điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thực hiện theo các bước sau để xử lý hóa đơn bị sai sót:

  • Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
  • Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
  • Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trên hóa đơn sẽ ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm"
  • Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh
  • Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.

- Cách 2: Lập hóa đơn thay thế: Theo điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có thể xử lý như sau:

  • Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế: Biên bản giữa bên mua và bên bán: trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
  • Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới. Trên hóa: đơn mới ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm"
  • Bước 3: Gửi cho Cơ quan Thuế: Sau đó, trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn có mã của CQT thì người bán cần gửi thông báo và hóa đơn mới cho CQT để CQT cấp mã mới cho hóa đơn điện tử.
  • Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau: Khi CQT cấp mã xong, người bán gửi hóa đơn cho người mua. Còn trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của CQT thì gửi thẳng cho người mua.

 

3. Hướng dẫn cách xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử trong phần mềm EFY-iHOADON

Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON

Xử lý trường hợp sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, vào mục "Xử lý hóa đơn" trên iHOADON

Bước 2: Chọn hóa đơn cần thay thế sau đó chọn mục "Thay thế"

Bước 3: Lập biên bản và hóa đơn thay thế hóa đơn sai sót

Biên bản giữa bên bán và bên mua là sự thỏa thuận giữa hai bên. Để lập biên bản đơn vị chọn mục lập biên bản. Sau đó, điều các thông tin có dấu sao đỏ và kiểm tra lại các thông tin của bên mua, bên bán trong biên bản. Người lập cần ghi rõ lý do hủy bỏ hóa đơn cũ. Sau đó nhấn Ghi tạm nếu chưa gửi biên bản hoặc ấn Ký và gửi để gửi biên bản cho khách hàng. Biên bản sẽ được gửi đến mail của bên mua.

Bước 4: Lập hóa đơn thay thế

Sau khi lập biên bản, đơn vị chọn đón và chọn mục lập hóa đơn thay thế. Điền các thông tin cho hóa đơn thay thế. Cần lưu ý khi điền không được để trông mục "Lý do thay thế". Sau khi điền xong, kiểm tra lại toàn bộ thông tin và ấn xuất hóa đơn. Hóa đơn thay thế sẽ có nội dung: Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số..., mẫu số..., ký hiệu...ngày...

Bước 5: Gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót trên iHOADON

Quay lại trang chủ, vào mục xử lý hóa đơn, chọn hóa đơn gốc (hóa đơn sai sót ban đầu) và chọn mục báo Cơ quan Thuế hóa đơn sai

Các thông tin liên quan tới hóa đơn gốc sẽ được tự động cập nhật, chỉ cần điều tính chất thông báo và lý do:

- Tính chất thông báo: Chọn mũi tên, chọn mục Thay thế

- Lý do: Điền lý do Thay thế và cần ghi lý do chi tiết, cụ thể để báo cáo lên Cơ quan Thuế

Sau đó, chọn Gửi thông báo cho Cơ quan Thuế để hoàn tất.

Bạn đọc có thể tham khảo bài viết: Hóa đơn điện tử khi nào phải hủy, thủ tục hủy như thế nào?

Mọi vướng mắc pháp lý về thuế, hóa đơn cần tham vấn ý kiến luật sự vui lòng liên hệ: 1900.6162 để được tư vấn hỗ trợ trực tuyến bởi Luật sư của Luật Minh Khuê. Rất mong nhận được sự hợp tác!