1. Thế nào là mã định danh học sinh?
Theo quy định của Điều 2 Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT, mã định danh được sử dụng để quản lý thông tin đối tượng trên cơ sở dữ liệu Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) là một chuỗi ký tự độc nhất, nhằm xác định đối tượng đó trong hệ thống dữ liệu GD&ĐT. Đối tượng này có thể là sinh viên, giáo viên, trường học, khóa học, hoặc bất kỳ thực thể nào khác liên quan đến lĩnh vực giáo dục. Mã định danh được thiết kế để đảm bảo tính duy nhất, tức là không có hai đối tượng nào sẽ có cùng một mã định danh. Điều này giúp hệ thống dễ dàng xác định và tìm kiếm thông tin liên quan đến một đối tượng cụ thể mà không gặp phải sự trùng lặp thông tin. Mã định danh thường được sử dụng như một khóa chính trong cơ sở dữ liệu, đồng thời cũng có thể xuất hiện trong các hệ thống thông tin và tài liệu khác để tham chiếu đến đối tượng tương ứng.
Mã định danh học sinh, cụ thể là mã số định danh cá nhân, bao gồm 12 chữ số và được dùng để xác thực thông tin công dân trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. Đây chính là mã số 12 chữ số có trên thẻ căn cước công dân tích hợp chip hiện nay.
Đối với những người từ 14 tuổi trở lên, mã số định danh chính là mã số thẻ căn cước công dân nếu đã được cấp. Đối với những người dưới 14 tuổi, mã định danh sẽ được ghi trong giấy khai sinh. Cả nước, Bộ Công an đã triển khai quá trình cấp số định danh cá nhân cho toàn bộ công dân, bao gồm cả trẻ sơ sinh. Mỗi công dân đều có một số định danh cá nhân được lưu trữ trong Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đối với trẻ em chưa đủ 14 tuổi để làm thẻ căn cước công dân, mã định danh của họ sẽ được ghi rõ trong giấy khai sinh. Nếu có thay đổi hoặc cần thông tin chi tiết, Công an các địa phương ở cấp phường, xã nơi thường trú sẽ tiến hành liên hệ và thông báo mã định danh cá nhân đến người dân để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu.
2. Sử dụng thống nhất mã định danh học sinh ở tất cả cấp học
Theo quy định của Điều 10 trong Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT, mã định danh trên cơ sở dữ liệu Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) được xác định như sau:
+ Bộ Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) quy định mã định danh cho các đối tượng quản lý trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT, bao gồm Sở GD&ĐT, phòng GD&ĐT, cơ sở giáo dục đại học, trường cao đẳng sư phạm, giáo viên, giảng viên, cán bộ quản lý giáo dục, nhân viên và người học. Mã định danh của cơ sở giáo dục do Sở GD&ĐT hoặc phòng GD&ĐT trực tiếp quản lý được cấp từ khi thông tin đầu tiên được nhập vào cơ sở dữ liệu GD&ĐT.
+ Mã định danh của mỗi đối tượng quản lý trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT là duy nhất và không thay đổi từ lần nhập dữ liệu đầu tiên. Mã này được sử dụng thống nhất ở tất cả các cấp học, đảm bảo mỗi học sinh và sinh viên chỉ có một mã định danh duy nhất cho mọi cấp học. Điều này giúp trong việc theo dõi và quản lý thông tin của học sinh và sinh viên qua các cấp học khác nhau. Việc sử dụng một mã định danh thống nhất ở tất cả các cấp học cũng đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng truy cập thông tin của một đối tượng từ mọi cấp học khác nhau trong hệ thống giáo dục. Mã định danh duy nhất này thường được thiết kế để không thay đổi qua thời gian, giúp duy trì liên kết với thông tin của học sinh hoặc sinh viên ngay từ khi họ nhập học và theo học qua các khối học khác nhau.
+ Mã định danh được thiết kế để phục vụ công tác quản lý, báo cáo, kết nối dữ liệu trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT và các mục đích khác theo quy định của Bộ GD&ĐT.
+ Trong trường hợp cơ sở giáo dục không hoạt động nữa, Sở GD&ĐT hoặc phòng GD&ĐT chỉ cập nhật thông tin trạng thái của cơ sở giáo dục mà không xóa mã định danh và hồ sơ trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT. Thông tin về cơ sở giáo dục không hoạt động có thể cần được báo cáo cho các cơ quan quản lý giáo dục. Việc giữ lại thông tin giúp trong quá trình kiểm soát và đánh giá.
+ Đối với giáo viên, giảng viên, cán bộ quản lý và nhân viên chuyển công tác, ngưng làm việc hoặc thôi việc, cơ sở giáo dục sẽ cập nhật trạng thái và thông tin hồ sơ điện tử mà không xóa hồ sơ và mã định danh trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT.
+ Đối với người học tạm dừng học, thôi học, hoặc chuyển đi, cơ sở giáo dục và các cơ quan liên quan chỉ cập nhật trạng thái hồ sơ điện tử mà không xóa hồ sơ trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT. Thông tin về người học tạm dừng, thôi học hoặc chuyển đi có thể được liên kết với các cơ sở dữ liệu khác, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu về cơ hội nghề nghiệp hoặc hồ sơ y tế. Việc giữ lại thông tin này giúp duy trì liên kết và tương tác giữa các hệ thống khác nhau.
Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT có hiệu lực từ ngày 14/02/2022 và thay thế Thông tư 26/2019/TT-BGDĐT. Trước đó, Thông tư 26/2019/TT-BGDĐT không quy định mã định danh cho các đối tượng quản lý trên cơ sở dữ liệu GD&ĐT sử dụng thống nhất trong ngành giáo dục và không áp dụng mã định danh xuyên suốt ở tất cả các cấp học.
>> Xem thêm: Hướng dẫn tra mã định danh học sinh Online nhanh nhất
3. Danh mục cơ sở dữ liệu Giáo dục và đào tạo
Thông tư 42/2021/TT-BGDĐT mô tả rõ danh mục các cơ sở dữ liệu Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) được Bộ Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) xây dựng và quản lý thống nhất trên toàn ngành giáo dục, bao gồm:
+ Cơ sở dữ liệu về Giáo dục mầm non: Thông tin về mạng lưới cơ sở giáo dục mầm non. Thông tin về nhà trẻ, nhóm trẻ, lớp mẫu giáo. Hồ sơ lý lịch, kết quả học tập, nuôi dưỡng, sức khỏe của trẻ. Thông tin cơ bản về cơ sở vật chất, thiết bị dạy học, đồ chơi trẻ em, và các thông tin khác theo quy định.
+ Cơ sở dữ liệu về Giáo dục phổ thông (bao gồm Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông): Thông tin về cơ sở giáo dục, loại hình giáo dục, điểm trường chính. Thông tin cơ bản của cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên. Thông tin người học về quá trình học tập, kết quả học tập. Thông tin cơ bản về nguồn lực tài chính (nguồn thu), các khoản chi, và các thông tin khác theo quy định.
+ Cơ sở dữ liệu về Giáo dục thường xuyên: Thông tin về mạng lưới cơ sở giáo dục thường xuyên. Thông tin cơ bản về danh sách lớp học, loại lớp, hình thức học tập, chương trình học, hướng nghiệp và dạy nghề.
+ Cơ sở dữ liệu về Giáo dục Đại học (áp dụng cho các cơ sở giáo dục đại học và các trường cao đẳng sư phạm): Thông tin cơ bản về chương trình đào tạo, loại chương trình, khóa đào tạo, loại hình đào tạo, chuẩn đầu ra. Thông tin cơ bản của cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên. Thông tin người học về tuyển sinh, quá trình học tập, kết quả học tập, rèn luyện, văn bằng, ra trường có việc làm.
Các cơ quan quản lý giáo dục và các cơ sở giáo dục có thể sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu để quản lý, ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng, và khai thác dữ liệu. Đồng thời, họ chịu trách nhiệm cụ thể về việc quản lý và sử dụng thông tin từ các tài khoản người dùng. Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức, và cá nhân ngoại trừ ngành giáo dục có thể tiếp cận thông tin từ cơ sở dữ liệu GD&ĐT theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.
Ngoài ra, quý bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết: Mã định danh học sinh là gì? Cách tra cứu mã học sinh
Nếu có bất cứ vướng mắc nào về vấn đề này hay gặp phải bất kỳ vấn đề pháp lý nào khác cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới Luật Sư Tư Vấn Pháp Luật Miễn Phí Online 24/24: 1900.6162 để được giải đáp nhanh chóng. Trân trọng!
