Mẫu bản thông tin cá nhân (Phụ lục 4)

1. Mẫu bản thông tin cá nhân là gì?

Để quản lý và tuân thủ tốt hơn trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, việc có thông tin cá nhân của những người có ảnh hưởng trong tổ chức là rất quan trọng. Mẫu thông tin cá nhân là một công cụ hữu ích để thu thập các thông tin cần thiết về những người này, bao gồm cổ đông lớn, thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, (Tổng) Giám đốc, Phó (Tổng) Giám đốc, Giám đốc chi nhánh, người làm việc tại bộ phận kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Mẫu thông tin cá nhân bao gồm các chi tiết chủ yếu về cá nhân của những người có ảnh hưởng trong tổ chức. Thông tin này gồm có tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, quốc tịch, vị trí và vai trò trong tổ chức, tình hình tài chính, kinh nghiệm làm việc và các thông tin liên quan khác. Mục tiêu của mẫu này là thu thập thông tin cá nhân một cách toàn diện, chính xác và rõ ràng.

Mẫu thông tin cá nhân là một công cụ quan trọng để thu thập và bảo vệ thông tin cá nhân của cổ đông lớn và các vị trí quản lý trong tổ chức. Thông tin này giúp tổ chức hiểu rõ hơn về người có liên quan, bảo vệ quyền riêng tư và tuân thủ các quy định pháp luật. Mẫu thông tin cá nhân cũng giúp quá trình xác thực và đánh giá độ tin cậy của cổ đông lớn và các vị trí quản lý. Thông tin này bao gồm tình hình tài chính, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và khả năng lãnh đạo của cổ đông lớn và các vị trí quản lý. Thông tin này giúp xác định tính phù hợp và đáng tin cậy của cổ đông lớn và các vị trí quản lý trong tổ chức. Ngoài ra, mẫu thông tin cá nhân cũng hỗ trợ quản lý rủi ro và tuân thủ các quy tắc kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Thông tin này bao gồm thông tin về người làm việc tại bộ phận kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Thông tin này giúp xác định và đánh giá khả năng kiểm soát và tuân thủ quy trình, quy định và chuẩn mực nội bộ của tổ chức.

2. Mẫu bản thông tin cá nhân (Phụ lục 4)

Căn cứ theo Thông tư 210/2012/TT-BTC (đã hết hiệu lực pháp luật) hướng dẫn về thành lập và hoạt động công ty chứng khoán. Cụ thể mẫu quyết định về việc cung cấp thông tin tài liệu bằng chứng quy định tại mẫu 06-KN (chỉ mang tính chất tham khảo):

>>>>Tải xuống mẫu bản thông tin cá nhân (phụ lục 4)

PHỤ LỤC IV

MẪU BẢN THÔNG TIN CÁ NHÂN

(Ban hành kèm theo Thông tư số 210/2012/TT-BTC ngày 30 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢN THÔNG TIN CÁ NHÂN

(Áp dụng cho cổ đông lớn là cá nhân, người đại diện phần vốn góp của tổ chức, thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, (Tổng) Giám đốc, Phó (Tổng) Giám đốc, Giám đốc chi nhánh, người làm việc tại bộ phận kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ)

1)                  Họ và tên: Nguyễn Văn A                        Giới tính: nam/nữ;

2)                  Ngày, tháng, năm sinh: 01/01/19xx

3)                  Nơi sinh: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh

4)                  Quốc tịch: (Các quốc tịch hiện có) Việt Nam

5)                  Số chứng minh nhân dân/hộ chiếu 03620100xxxx ngày cấp 01/01/20xx nơi cấp Công An tỉnh Bắc Ninh có giá trị đến ngày 01/01/20xx (đối với hộ chiếu) hoặc số giấy tờ chứng thực cá nhân khác

6)                  Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: số nhà xx khối/xóm/thôn/ xx phường/xã Đình Bảng quận/huyện Từ Sơn tỉnh/thành phố Bắc Ninh

7)                  Chỗ ở hiện tại: số xx đường Hào Nam, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

8)                  Trình độ chuyên môn: Đại học

9)                  Nghề nghiệp: xx

10)              Tên và địa chỉ pháp nhân mà mình đại diện, tỷ lệ vốn góp được đại diện (trường hợp là người đại diện phần vốn góp của cổ đông pháp nhân).

11)              Số lượng, tỷ lệ cổ phần nắm giữ tại các công ty chứng khoán (liệt kê cụ thể)

12)              Quá trình đào tạo chuyên môn:

13)              Quá trình làm việc:

14)             Kê khai người có liên quan (kê khai toàn bộ mối quan hệ “người có liên quan” theo quy định tại Khoản 23 Điều 4 Luật Doanh nghiệp)

Tôi cam kết và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực các nội dung nêu trên.

                                                                                                                        ngày... tháng... năm ...

Xem Thêm: Mẫu biển bản xác nhận công khai bản đồ địa chính (phụ lục 14)

3. Một số lưu ý về mẫu bản thông tin cá nhân.

- Thông tin cá nhân cơ bản: Mẫu bản thông tin cá nhân nên yêu cầu các thông tin cá nhân cơ bản bao gồm họ và tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ liên lạc, số điện thoại, địa chỉ email và số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của cá nhân.

- Vị trí và vai trò công việc: Yêu cầu cung cấp thông tin về vị trí và vai trò công việc của cá nhân trong tổ chức, bao gồm thông tin về chức danh, phòng ban, bộ phận hoặc chi nhánh mà cá nhân đang công tác.

- Thời gian làm việc: Yêu cầu cung cấp thông tin về thời gian bắt đầu làm việc trong tổ chức, thời gian giữ vị trí hiện tại và bất kỳ thời gian nghỉ việc trước đó (nếu có).

- Quan hệ liên quan: Mẫu bản thông tin cá nhân nên yêu cầu các thông tin về quan hệ liên quan của cá nhân với tổ chức, bao gồm thông tin về việc cá nhân có quan hệ gia đình với bất kỳ thành viên nào của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc các cổ đông lớn khác hay không.

- Lịch sử công việc và kinh nghiệm: Yêu cầu cá nhân cung cấp thông tin về lịch sử công việc và kinh nghiệm chuyên môn của mình. Điều này có thể bao gồm thông tin về các công ty trước đây mà cá nhân đã làm việc, vị trí và vai trò công việc trong mỗi công ty đó, thời gian làm việc và mô tả ngắn về nhiệm vụ và thành tựu quan trọng.

- Trình độ học vấn và đào tạo: Mẫu bản thông tin cá nhân cần yêu cầu cá nhân cung cấp thông tin về trình độ học vấn

Mặc dù biên bản lấy mẫu có nhiều tác dụng, song cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Cụ thể:

- Bảo mật thông tin: Một mẫu bản thông tin cá nhân cần đảm bảo tính bảo mật của thông tin cá nhân được cung cấp. Có thể có rủi ro về việc thông tin cá nhân bị lộ ra bên ngoài nếu không áp dụng các biện pháp bảo mật thích hợp.

- Thiếu tính chi tiết: Một mẫu bản thông tin cá nhân có thể không đủ chi tiết để thu thập tất cả các thông tin quan trọng về cá nhân. Có thể cần phải điều chỉnh hoặc bổ sung mẫu để đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin cần thiết.

- Độ chính xác của thông tin: Tùy thuộc vào sự trung thực và đáng tin cậy của người cung cấp thông tin, mẫu bản thông tin cá nhân có thể gặp phải sự không chính xác hoặc thiếu sót trong thông tin được cung cấp. Điều này có thể ảnh hưởng đến quá trình đánh giá và xác minh thông tin cá nhân.

- Cản trở và khó khăn trong việc thu thập thông tin: Có thể có những trường hợp mà các cá nhân không muốn hoặc không sẵn lòng cung cấp các thông tin cá nhân yêu cầu. Điều này có thể tạo ra sự cản trở và khó khăn trong việc thu thập đầy đủ thông tin từ tất cả các cá nhân liên quan.

- Sự thay đổi thông tin cá nhân: Thông tin cá nhân có thể thay đổi theo thời gian. Mẫu bản thông tin cá nhân cần được cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng thông tin được thu thập là chính xác và cập nhật.

- Tuân thủ quy định pháp luật: Mẫu bản thông tin cá nhân cần tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư. 

Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin tư vấn về mẫu bản thông tin cá nhân mà Luật Minh Khuê cung cấp  tới quý khách hàng. Còn bất kỳ điều gì vướng mắc quý khách hàng vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc qua email lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ tốt nhất từ Luật  Minh Khuê. Chúng tôi rất hân hạnh nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Trân trọng./