Mẫu bảng phân công nhiệm vụ cho nhân viên bằng Execl, Word

Phân công nhiệm vụ luôn là một trong những công việc quan trọng và ảnh hưởng tới sự phát triền của công việc. Trong một tập thể để hoạt động một cách có hiệu quả thì việc phân công công việc chiếm một vai trò vô cùng quan trọng. Một công việc sẽ đạt được hiệu quả tốt nhất khi và chỉ khi việc phân công nhiệm vụ cho từng thành viên hợp lý và ngược lại nếu việc phân chia công việc không tốt thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ làm việc. Như vậy có thể thấy rằng việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên là vô cùng cần thiết. Đa phần các chủ thể đều lựa chọn hình thức phân công công việc hằng ngày cho nhân viên dựa trên một bảng. Vậy mẫu bảng phân chia công việc cho nhân viên được xây dựng như thế nào? Những vấn đề cơ bản đối với việc phân công công việc cho nhân viên được các nhà quản lý thực hiện ra sau? Cùng tìm hiểu nội dung liên quan đến mẫu bảng phân công nhiệm vụ trong bài viết của Luật Minh Khuê dưới đây.

1. Phân công nhiệm vụ là gì?

Phân công nhiệm vụ là việc yêu cầu các thành viên trong một nhóm, một tổ chức thực hiện những công việc của nhóm/ tổ chức đảm nhiệm, trưởng nhóm đối với tư cách đại diện cho nhóm/tổ chức mà giao việc cho các thành viên.

Đây là chức năng quan trọng trong vai trò chức năng quản lý. Trưởng nhóm, người đứng phân công nhiệm vụ bằng cách ủy quyền thực hiện  các nhiệm vụ cho các thành viên và tạo động lực để họ hoàn thành công việc đúng yêu cầu.

2. Mẫu bảng phân công nhiệm vụ cho nhân viên là gì?

Trong một tổ đội nhóm thì việc để tổ đội nhóm này hoạt động động đạt được hiệu quả tốt nhất là sự gắn kết chia sẻ công việc giữa các thành viên để tạo dựng và nắm bắt được những điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên để phân công công việc cho từng nhân viên hàng ngày một cách chính xác và đúng nhất, tạo dụng một kết quả tốt nhất. Do đó, không thể nào thiếu sự góp mặt của mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên. Mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên là mẫu được lập ra để sử dụng phân công công việc cho nhân viên. Cũng chính vì vậy mà nội dung của mẫu bảng phân công nhiệm vụ này sẽ bao gồm các nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc cho từng nhân viên, thời gian nhiệm vụ và công việc được giao.

Trong quá trình phân công công việc, người thực hiện hoạt động phân công công việc cho nhân viên cần phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết và liên tục cập nhập những vấn đề trong nội bộ cho từng thành viên. Nhờ đó, các thành viên sẽ làm việc hiệu quả hơn sẽ không rơi vào tình trạng lúng túng khi khách hàng hỏi về thông tin công việc.

>> Tham khảo: Mẫu quyết định phân công nhiệm vụ, giao nhiệm vụ mới nhất 

3. Mẫu bảng phân công công việc hàng ngày cho nhân viên để làm gì?

Mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên được lập ra để phân chia công việc cho hiệu quả và phù hợp. Tuy nhiên nếu người giao việc muốn việc phân công của mình là tối ưu và hiệu quả nhất thì cần nắm rõ các nguyên tắc sau đây:

- Đảm bảo phân chia đúng việc cho đúng người, đúng năng lực và thời điểm.

- Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng

- Luôn đề cao tính công bằng và hợp lý 

- Luôn giám sát tiến độ

- Yêu cầu thành viên phản hồi và báo cáo công việc.

Như vậy có thể thấy rằng đối với một người tham gia vào quá trình thực hiện giao việc cho nhân viên thì cần phải nắm rõ mục tiêu cho từng công việc là bí quyết đầu tiên để phân chia nhiệm vụ cho nhân viên trong doanh nghiệp hiệu quả. Bắt đầu từ đó, người giao việc sẽ dễ dàng giải thích để các thành viên hiểu về công việc của mình và thực hiện hoàn thành công việc một cách chu toàn nhất. Ngoài ra, xác định rõ mục tiêu còn giúp người giao việc cũng có thể đề ra được những tiêu chí đo hiệu suất làm việc cho từng thành viên trong quá trình làm việc.

Để có thể chia công việc một cách công bằng và không gây tranh cái giữa thành viên, bạn cần tìm hiểu kỹ càng về điểm mạnh và điểm yếu của từng người. Nhờ vậy, độ hao phí chất xám sẽ được hạn chế tối đa và nhân sự được sắp xếp cho công việc hợp lý trong quá trình làm việc.

Một điều vô cùng quan trọng mà người phân công việc không nên cố sức ôm lấy tất cả công việc để rồi không đạt hiệu quả như mong đợi. Bởi vì, khi hoạt động trong một đội nhóm thì việc chia sẻ nhiệm vụ không chỉ giảm bớt khối lượng công việc mà còn trao cơ góp sức và thể hiện năng lực của từng nhân viên. Ngoài ra, người phân công công việc cũng không nên can thiệp quá nhiều vào quá trình làm việc của nhân viên để họ không cảm thấy lãnh đạo không tin tưởng vào năng lực của mình.

Bên cạnh việc giao nhiệm vụ, người phân công công việc còn cần phải trao quyền, cung cấp nguồn lực và công cụ hỗ trợ xử lý công việc. Bằng cách đó, nhân viên không chỉ hoàn thành tốt công việc của mình mà còn có thể xử lý những vấn đề phát sinh ngoài phạm vi phụ trách. Ngoài ra, họ còn được tự do làm việc và chủ động khắc phục khi mắc lỗi.

4. Lợi ích của việc phân công công việc

- Đối với người phân công:

+ Có thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và kiểm soát công việc

+ Điều hòa được công việc của phòng ban

+ Minh chứng được năng lực điều hành với doanh nghiệp

+ Tăng ảnh hưởng và uy tín đối với nhân viên

+ Củng cố được quyền hạn và trách nhiệm cho việc quản lý, giám sát, đánh giá

+ Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa

- Đối với người được phân công:

+ Tính tham gia cao hơn, dẫn đến sự tinh thần làm việc ngày càng tốt hơn

+ Nâng cao giá trị của họ đối với doanh nghiệp

+ Cơ hội phát triển chuyên môn, cơ hội phát triển các kỹ năng: Xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, thương lượng và thuyết phục.

+ Tạo cho họ sự hài lòng của bản thân khi hoàn thành công việc

- Đối với tập thể:

+ Đào tạo một tập thể có năng lực phù hợp với công việc

+ Tiết kiệm chi phí

+ Tăng năng suất lao động của tập thể

+ Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm

>> Tham khảo: Mẫu phân công nhiệm vụ trong Ban chấp hành chi bộ 

5. Vai trò của phân công nhiệm vụ, vai trò của người phân công nhiệm vụ

Vai trò của phân công nhiệm vụ:

- Đối với người được phân công nhiệm vụ: Đối với người được giao nhiệm vụ, phân chia công việc trong nhóm sẽ có vai trò như sau:

+ Có nhiều cơ hội cải thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn của bản thân

+ Cảm thấy hài lòng khi hoàn tất nhiệm vụ

+ Nâng cao giá trị của bản thân

+ Có thêm nhiều cơ hội chinh phục và thách thức bản thân

+ Có thêm nhiều công việc và nâng cao tinh thần làm việc

+ Biết bản thân cần làm gì và có trách nhiệm hơn với công việc được giao

- Đối với người được phân công nhiệm vụ:

Dưới đây là vai trò của phân công nhiệm vụ đối với người có trách nhiệm giao việc (cấp quản lý):

+ Điều hòa và giảm áp lực công việc

+ Có thêm nhiều thời gian làm công việc khác

+ Nâng cao sự kế thừa của nguồn nhân lực

+ Hoàn thành công việc nhanh chóng

+ Hình thành lòng tin với nhân viên

+ Hình thành sự ảnh hưởng của bản thân.

+ Thể hiện năng lực

 Vai trò của người phân công nhiệm vụ:

- Thứ nhất: Hỗ trợ cho các thành viên trong tổ chức:

+ Cần ủy quyền và cung cấp cho các thành viên những công cụ cần thiết để hoàn thành dự án là điều chắc chắn. Người siêng năng, năng động, sáng tạo sẽ có thể có cảm giác chán trường, thất vọng nếu họ không có tự do, thoải máy trong sáng tạo, quyền sử dụng các công cụ và các nguồn lực khác mà họ cần để hoàn thành công việc

+ Do đó, khi đưa ra những nguyên tắc của bản thân cần đảm bảo rằng các thành viên trong tổ chức có thể yên tâm làm việc với mọi điều kiện tốt nhất. Tránh những vấn đề không đáng có thể xảy ra làm ảnh hưởng tới mới các mối quan hệ trong tổ chức.

+ Cần thiết lập ra mục tiêu rõ ràng, loại bỏ những trở ngại và cung cấp sự hỗ trợ cho nhóm của bạn cần để đạt được những mục tiêu đó. Làm việc tập thể sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu tổ chức đoàn kết, giữ môi trường vui vẻ.

- Thứ hai: Phát huy sức lực tập thể và khơi dậy những tiềm lực cá nhân

+ Người đứng đầu tổ chức là người nắm bắt và đưa ra những đánh giá sức mạnh của tinh thần đồng đội và làm thế nào để tận dụng tốt nhất công cụ này. Ý nghĩa của làm việc nhóm cũng chính là nhằm nâng cao tinh thần đồng đội giữa các nhân viên trong nhóm.

+ Người phân công công việc cần xem xem xét các kết quả mà bạn muốn và các nhiệm vụ mà bạn nghĩ là cần thiết để đạt được chúng sau thời gian triển khai làm việc.

+ Mọi tổ chức muốn thành công cần biết cách tối đa hóa tài năng của các thành viên trong nhóm, nhưng sức mạnh thực sự của tinh thần đồng đội đến từ sự gắn kết của tinh thần đồng đội đến từ sự gắn kết của nhóm và năng lượng kết hợp tập trung vào mục tiêu chung.

6. Mẫu bảng phân công nhiệm vụ cho nhân viên bằng excel, word

Căn cứ vào tính chất từng công việc, quý khách hàng có thể tải mẫu bảng phân công nhiệm vụ cho nhân viên dưới đây để sử dụng và từng hạng mục công việc cụ thể:

6.1 Mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên (Mẫu số 1) 

6.2 Mẫu bảng phân công nhiệm vụ cho nhân viên (mẫu số 2) 

6.3 Mẫu bảng phân công nhiệm vụ cho nhân viên (mẫu số 3) 

7. Quy định liên quan đến vấn đề giao nhiệm vụ cho nhân viên:

- Thẩm quyền giao việc, giao nhiệm vụ cho nhân viên:

+ Người đứng đầu trong cơ quan, đơn vị, tổ chức: Đó có thể là Thủ trưởng của các cơ quan, đơn vị Nhà nước; Tổng giám đốc/Giám đốc của các công ty, doanh nghiệp. Đây là người quản lý có vị trí cũng như quyền lực cao nhất và quyết định có hiệu lực tối cao nhất trong đơn vị, cơ quan đó.

+ Người đứng đầu trong một bộ phận, một văn phòng, một nhóm: Ví dụ như các trưởng phòng, trưởng bộ phận, trưởng nhóm nghiên cứu sinh. Với sự phân công nhiệm vụ của người đứng đầu, đây là những người có nhiệm vụ phân công nhiệm vụ cho những người thuộc sự quản lý của mình trong một nhóm, trong một văn phòng, một bộ phận....

+ Người được ủy quyền ra quyết định phân công nhiệm vụ. Đối tượng này có thể là người không có quyền ra quyết định nhưng được người có quyền phân công nhiệm vụ cho những người khác ủy quyền để ký quyết định phân công công việc.

- Kỹ năng phân công công việc:

Kỹ năng phân công công việc là kỹ năng phân tích, sắp xếp và giao nhiệm vụ cũng như quyền hạn thực hiện công việc cho từng thành viên nhóm. Đây là một nhiệm vụ thiết yếu và quan trọng trong công tác quản lý. Người có nhiệm vụ phân chia công việc trong nhóm phải đảm bảo tính minh bạch, phù hợp để tăng cường sự gắn kết và nâng cao hiệu suất làm việc.

Bên cạnh việc phân chia, nhà quản lý hay leader còn phải hỗ trợ cung cấp đầy đủ nguồn nhân lực, phương tiện và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên, thành viên nhóm thực hiện công việc. Ngoài ra, việc nói rõ mong muốn và kết quả làm việc như thế nào cũng rất là cần thiết để các nhân viên nắm rõ được việc bản thân đang làm.

- Lợi ích của phân công công việc với tập thể, nhóm:

Phân công nhiệm vụ hợp lý trong tập thể, nhóm sẽ mang lại rất nhiều lợi ích đến tình hình công việc và các thành viên trong nhóm. Dưới đây là một vài lợi ích cụ thể mà việc phân chia nhiệm vụ mang đến:

Thứ nhất, sử dụng năng lực của từng thành viên hiệu quả

Việc sử dụng tối đa năng lực của từng thành viên trong nhóm là cách hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Vì vậy, bạn cần lưu ý phân công các  nhiệm vụ cho thành viên dựa theo khả năng, điểm mạnh của mỗi cá nhân. Hơn nữa, một điều quan trọng mà bạn cần phải lưu ý là thái độ phải tỏ ra thiện chí nhằm giúp người nhận việc cảm thấy được tôn trọng và tận tâm làm việc

Thứ hai, Phát triển năng lực các thành viên

Bên cạnh lợi ích là hoàn thành các nhiệm vụ hiệu quả hơn, việc phân chia công việc còn giúp các thành viên được rèn luyện và phát triển năng lực của bản thân. Hiểu rõ năng lực của từng người và giao nhiệm vụ phù hợp vừa tăng năng suất, vừa giúp nhân sự khai phá tiềm năng của chính mình.

Thứ ba, tiết kiệm chi phí

Bên cạnh những lợi ích phân công công việc trên, việc giao nhiệm vụ phù hợp trong nhóm còn giúp các tập thể, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Nhờ phân chia nhiệm vụ phù hợp theo năng lực của từng nhân viên, thời gian hoàn thành sẽ nhanh hơn và chất lượng công việc được nâng cao. Bằng cách đó, chi phí thực hiện dự án, công việc cũng được giảm bớt.

Thứ tư, quản lý tốt thời gian, công việc đúng hạn

Quản lý tốt thời gian là yếu tố quan trọng và cần thiết nếu muốn đảm bảo hiệu suất làm việc. Nếu các nhiệm vụ không được phân chia hợp lý, tiến độ làm việc sẽ bị đình trệ, tốn nhiều thời gian và giảm chất lượng công việc. Vì vậy, các nhóm cần cùng nhau thảo luận để phân chia nhiệm vụ phù hợp cho từng thành viên nhằm hoàn thành công việc đúng hạn.

>> Tham khảo thêm: Mẫu Quy định về phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn trong ban tổng giám đốc, kế toán trưởng